#GTD: Bienestar y Gestión eficiente de compromisos

GTD - Gestión eficiente compromisos

Conversando ayer con mi colega y amigo Jerónimo Sánchez salió a reducir la relevancia que tiene para el bienestar de las personas la gestión de los compromisos. De hecho, el propio David Allen afirma que buena parte del estrés que sufren las personas es consecuencia de llevar a cabo una mala gestión de los compromisos que adquirimos.

Por ello, quería compartir contigo algunos de los beneficios que puedes obtener si realizas una gestión eficiente de tus compromisos con GTD®:

  • Generar confianza en los demás, en las relaciones que tienes con ellos y, en general, en tu propia marca personal.
  • Desenvolverse mejor en el entorno, de manera más ágil, con mayor claridad de ideas y tomando mejores decisiones.
  • Te sientes mejor con lo que haces… y con lo que no haces.
  • Eliminas la angustia por tener demasiadas cosas por hacer. Ya sabes que siempre vas a tener más trabajo que tiempo, y por tanto siempre vas a tener demasiadas cosas por hacer.
  • Dejas de sentir culpabilidad por no llegar a todo, así como las sensaciones de frustración y malestar que ello genera.

¿Consideras que alcanzar alguno de los beneficios anteriores merece la pena?. ¿Cuál ha llamado más tu atención? ?¿Por cuál querrías empezar?. Lo cierto es que la respuesta a esta última pregunta es irrelevante ya que gestionar tus compromisos de manera eficiente con GTD® te aportará de forma global todas esas situaciones… y muchas más.

Por otro lado, tan importantes son los compromisos que adquirimos con los demás como los que adquirimos con nosotros mismos. Ocuparte únicamente de los primeros descuidando los segundos es absurdo, tanto como aplicar GTD® al plano profesional y no al personal. Este aspecto tiene más relevancia de la que la mayoría de las personas que se acercan a GTD® consideran.

A la hora de gestionar tus compromisos, sea propios o con alguien, recuerda que siempre puedes hacer tres cosas (tienes más información en este post):

  • No adquirir el compromiso: si piensas que no es el momento de comprometerse, no lo hagas. Simple.
  • Renegociar el compromiso: puedes haber adquirido un compromiso y ser necesario volver a plantear los términos que te llevaron a asumirlo. Es natural y ocurre todos los días. Mejor negociar que incumplir.
  • Cumplir el compromiso: siempre tienes la opción de poner todo lo que haya que poner para cumplir con el compromiso. Si tomas la decisión, llevarlo a cabo sólo depende de ti.

GTD® es una metodología de productividad personal que ofrece la posibilidad de evitar los sentimientos negativos que aparecen cuando no se gestionan adecuadamente las cosas, consiguiendo generar sensaciones positivas que tendrán impacto en tu bienestar. Así que si quieres gestionar de manera efectiva tus compromisos, tienes la solución en GTD®.

Como es habitual cada año, mi intención en verano es seguir compartiendo mis experiencias en el blog, aunque nuevos proyectos profesionales consumirán buena parte de mi atención. Esto, unido a que en esta época aprovecho para abrir nuevas vías de aprendizaje y que la familia demanda más atención, tendrá como consecuencia que baje un poco el ritmo. No obstante, seguiré activo en redes sociales y a vuestra disposición en Twitter y LinkedIn. Me encantará saber cómo de efectivo está siendo vuestro verano 😉

¡Felices vacaciones!

VI Jornadas OPTIMA LAB: Haciendo bien las cosas correctas


Hace unos días celebramos las VI Jornadas de Innovación de OPTIMA LAB. Como en las últimas ocasiones, tuvieron lugar en el Palacio de los Infantes de Euroforum, en San Lorenzo de El Escorial. Este lugar es muy especial para mí ya que, en mi época universitaria, asistí a varias sesiones de los Cursos de Veranos de El Escorial y allí conocí a quien posteriormente se convirtió en mi mujer, precisamente, casándonos en el Real Monasterio de El Escorial. Vamos, que las Jornadas de Innovación se celebren en este entorno sólo puede dar lugar a cosas muy buenas. Conecting the dots 😉

VI Jornadas OPTIMA LABComo en todas las Jornadas anteriores, salvo en las iniciales que estuvieron más orientadas a conocernos y sentar las bases de lo que es hoy OPTIMA LAB, aprovechamos para juntarnos y avanzar en algunas cosas sobre las que resulta más efectivo trabajar presencialmente que en los hangouts que realizamos todas las semanas.

Seguimos utilizando
el modelo de trabajo 
de reunión
por tiempo y energía que probamos en su día y que tan buenos resultados nos está dando. Semanas antes preparamos los materiales mediante nuestros canales y tableros colaborativos de Slack y Trello, de modo que nada más llegar nos pusimos a trabajar. Nada de empezar por la primera ocurrencia ni por lo que más apetezca. Empezamos por donde había que empezar, haciendo bien las cosas correctas.

Comenzamos las jornadas de la mano de Antonio José Masiá, quien nos expuso el trabajo realizado en las últimas semanas como resultado de su proceso de certificación en el iOpener Institute de la mano de Santi García. Las conclusiones fueron excepcionales y completamente alineadas a la realidad de nuestra red. Esto nos ayuda a seguir trabajando en la línea que venimos haciendo.

Posteriormente, y como viene siendo habitual desde hace un tiempo, contamos con la asistencia de profesionales invitados. Esta vez disfrutamos con la intervención de María Montaña Redondo para conocer detalles de dress code aplicado a nuestra actividad. Aparentemente es un tema poco relacionado con la efectividad, pero se vuelve relevante cuando entiendes e interiorizas que hay que hacer bien las cosas correctas.

Una parte considerable de estas jornadas las dedicamos a profundizar en la experiencia que ha supuesto para Jerónimo Sánchez los primeros cursos oficiales de GTD en España. Tanto a nivel de desarrollo de la formación como de feedback de los clientes, el resultado no ha podido ser más satisfactorio. Es muy relevante que las organizaciones demanden con cada vez más intensidad este tipo de formación, señal de que la preocupación por soluciones que mejoren de verdad la productividad personal es cada vez mayor.

También hemos seguido profundizando en conocer mejor a nuestros clientes. Gracias a las semillas que dejó plantadas Juanjo Brizuela en las III y IV Jornadas, y a mis años de experiencia comercial, he aprendido que este es un tema que nunca tiene fin. En este asunto, contar con José Miguel en la red es un privilegio gracias a su experiencia en el sector. Abordamos un rico debate sobre el estado del arte en los Recursos Humanos y las organizaciones, aprovechando niveles de energía altos y bastante tiempo disponible. El tema lo merecía y obtuvimos muchas ideas que iremos desarrollando en los próximos meses.

Aprovechando su experiencia como Master Practitioner en PNL, Paz Garde nos habló sobre la aplicación del metamodelo a la comunicación, surgiendo un interesante debate que me ha dejado líneas de trabajo interesantes. Por otro lado, Cruz Guijarro aprovechó para exponer el avance de los últimos proyectos en los que está trabajando y, en particular, compartió la experiencia obtenida con la publicación del Ranking OPTIMA LAB de blogs de efectividad, el cual actualiza todos los meses en su blog.

VI Jornadas OPTIMA LAB Tandoori

Artesanos sufriendo… y disfrutando

También hubo tiempo para el ocio y aprovechamos para desvirtualizar a Alberto Almoguera, bloguero y un habitual en nuestras conversaciones en redes sociales con gran interés en productividad personal y organizativa. Fue un placer cenar con él y espero que disfrutase igual que nosotros. Además, como no podía ser de otra manera, hubo cena “fetiche” en el restaurante favorito de la red. En esta ocasión sí que me pude sumar a la cena después de mis dos últimas ausencias… y volví por la puerta grande: algunas lágrimas, sudores, enrojecimento facial y algún que otro improperio consecuencia de la alquimia de Nadim. O nos estamos haciendo mayores o tenemos que ir más a menudo 😉

VI Jornadas OPTIMA LAB Euroforum

Artesano disfrutando con su trabajo

Entre slots de trabajo, pudimos hablar en un breve hangout con Jesús Serrano, amigo y nodo latente de la red. Después de cinco ediciones de estas Jornadas de Innovación contando con su presencia, no tenerle en éstas se nos hizo raro. ¡Un abrazo compañero!

El último día lo dedicamos a varios temas y, fundamentalmente, a grabar el video-resumen
sobre las jornadas que puedes ver al inicio del post. Me lo pase genial con la grabación y disfrute mucho con el trabajo realizado por
Óscar Moussa. En todo momento nos facilitó la complicada tarea de ponerse ante las cámaras echándonos unas risas.

Mucho trabajo realizado, pero mucho más por realizar. Parece que está todo por hacer, como le gusta citar a mi colega Antonio José Masía, parafraseando a Pau García-Milá. Y me temo que les voy a dar la razón. El verano se presenta intenso y las VII Jornadas de Septiembre están a la vuelta de la esquina. Mientras, en OPTIMA LAB seguiremos haciendo bien las cosas correctas.

Gestiona tus compromisos sin estrés

Selección de alternativas

 

Gestionar mal nuestros compromisos nos lleva a comprometernos con más cosas de las que podemos abordar. Ese exceso de compromisos hace que las personas pierdan el control sobre el trabajo que deben realizar. Es entonces cuando el estrés aparece.

El exceso de compromiso y la pérdida de control sobre nuestro trabajo se retroalimentan. Se produce un efecto de bola de nieve que hace que el problema vaya en aumento: mayor descontrol implica mayor desconocimiento de tu realidad. A mayor desconocimiento tendemos a seguir asumiendo compromisos de forma descontrolada. Se entra en un bucle de inefectividad incremental.

Casi todos hemos vivido la frustración y estrés que genera este tipo de situaciones.

Hace unos días compartía conversación con una persona que me confesaba el elevado nivel de frustración vital al que había llegado. Esta frustración venía del completo descontrol sobre su vida personal y profesional. Esta persona, madre trabajadora (y autónoma) con tres hijos vivía con la sensación de tener el agua al cuello cada día, reaccionando de manera estresada a cada situación nueva que aparecía. En lo profesional, tenía un sinfín de cosas por empezar, muchas ideas para emprender, tantas acciones y proyectos por terminar que ni se acordaba, llegaba siempre al límite de las fechas,…

Después de esos momentos de desahogo necesario en este tipo de situaciones, llegó a la conclusión de que tenía varios problemas. Uno era su incapacidad para decir no cuando no podía asumir más cosas. Otro era que sentía el impulso de empezar todo según surgía ya que, aparentemente, iba a tardar muy poco tiempo en acabarlo. Y, por último, le resultaba imposible dejar cosas sin hacer posponiéndolas para más adelante. Todo ello me resultaba familiar. Son reflexiones habituales que comparten las personas que asisten a los talleres de mejora de la efectividad personal que facilitamos en OPTIMA LAB.

Desgraciadamente, es habitual que las personas se comprometan con más cosas de las que pueden afrontar. Algunas de las razones más evidentes para ello son:

  • Un exceso de voluntarismo de hacer muchas cosas relacionado con un nivel preocupante de desconocimiento de su realidad, que lleva a decidir impulsivamente sin enfriar el pensamiento.
  • En las culturas latinas en general y, en España en particular, parece que cuesta mucho decir no. Mientras que en otros países es algo habitual, e incluso es una cualidad a respetar, en España está mal visto.
  • Ausencia de un sistema de organización personal que permita una visión completa y actualizada de todos los compromisos que ya tienen, tanto con uno mismo como con terceras personas.
  • Desconocer que es posible aprender a gestionar de manera efectiva los compromisos. En particular, esta es una de las claves que diferencia a las personas efectivas de las que no lo son. Está en tu mano aprender, si es que quieres, maneras efectivas para gestionar tus compromisos.

Metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, ofrecen soluciones para que las personas puedan tomar conciencia de todos esos compromisos. Además, permiten establecer una relación con esos compromisos, trabajando de manera eficiente en su consecución tomando las mejores decisiones en cada momento.

¿Te imaginas que controlas todos los compromisos que has adquirido? ¿Te imaginas que tienes claro qué es todo lo que tienes que hacer? ¿Te imaginas que sabes a qué no te puedes comprometer ahora? ¿Te imaginas que, además, te sientes bien?

Aprender a gestionar tus compromisos de manera efectiva no quiere decir que vayas a conseguir hacer todo lo que tendrías o te gustaría hacer. Como profesional del conocimiento, tendrás que dejar cosas sin hacer. Pero, sin duda, te será más fácil saber qué cosas dejas sin hacer y cuáles son las razones que te llevan a hacerlo, si aprendes a trabajar de manera efectiva gestionando tus compromisos sin estrés.

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#debatiendo: ¿engañarse para mejorar la efectividad?

engarñarse_mejorar_efectividad

Durante el fin de semana mantuve un debate muy interesante con Jeroen Sangers en Twitter como consecuencia de los comentarios que publicaba en su blog, a raíz de este post de Jerónimo Sánchez sobre “Lo que nos enseña de verdad la Ley de Parkinson”.

Jeroen argumentaba en nuestro debate que, basándose en la Teoría de la Motivación Temporal, utilizar fechas subjetivas (es decir, no reales e inventadas por uno mismo) para hacer tu trabajo es una solución sostenible para encontrar motivación y mejorar la efectividad personal. 

Comparto los principios de la Teoría de la Motivación Temporal, pero discrepo con el enfoque de usar fechas inventadas, tanto desde una perspectiva general para la toma de decisiones como desde la perspectiva concreta para mejorar la efectividad personal.

¿Qué dice objetivamente la Teoría de la Motivación Temporal?

La Teoría de la Motivación Temporal afirma que las fechas límite (deadlines) influyen en la motivación para conseguir resultados, hacer cosas y, como consecuencia, en la procrastinación. Ante esto hay poca discusión pues a medida que se va acercando un deadline, el interés o los motivos para hacer algo con eso, se incrementa. Si quieres profundizar sobre el concepto de “procastinación”, te recomiendo esta magnífica serie de posts de mi colega y amigo Antonio José Masiá.

Sin embargo, una cosa es que las fechas límite motiven a la acción y otra es interpretar que cualquier tipo de fecha límite lo haga. Como ya escribí en su día, hay dos tipos de fechas: las fechas objetivas (reales y no inventadas) y las fechas subjetivas (irreales e inventadas por uno mismo). En ninguna parte de la Teoría de la Motivación Personal se hace referencia a que las fechas se deban inventar y que sembrar tu calendario de fechas inventadas por ti mismo vaya a resultar motivador. Conviene separar el grano de la paja.

¿Te es útil realmente inventarte las cosas?

Es evidente que la información real es mejor y más útil para tomar decisiones que la información inventada. ¿Prefieres que el médico te diagnostique con datos reales o que se los invente?. ¿Prefieres saber dónde van a estar realmente tus hijos el fin de semana o que se inventen dónde van a estar?. ¿Prefieres que el hombre del tiempo se invente la previsión o que utilice la información que facilitan los satélites meteorológicos?. ¿Sigo?.

Las decisiones que tomes serán más o menos acertadas dependiendo de varios factores y algunos de ellos quedarán fuera de tu zona de influencia. Sin embargo, cuando hablamos de efectividad personal, para decidir correctamente qué hacer hay dos factores fundamentales: pensar en qué se va a hacer  y utilizar información real. Usar fechas inventadas para decidir qué vas a hacer no requiere pensar en absoluto (da igual cuando las pongas, incluso puedes cambiarlas siempre que quieras) y, desde luego, no es información real. ¿Cómo de correctas te gustarían que fuesen las decisiones que tomas?.

Inventarse fechas sirve para motivarse de manera efectiva… ¿en serio?

Me cuesta creer que nadie pueda encontrar motivación sostenible utilizando fechas inventadas y sobrecargando innecesariamente su calendario con deadlines falsos. Me cuesta más aún imaginar que, y me parece completamente absurdo, que se pretenda relacionar sin fundamento usar fechas inventadas con factores de motivación como modelo para mejorar la efectividad personal.

Es posible que, al inicio, utilizar fechas inventadas pueda aportar un efecto motivacional circunstancial y momentáneo. Sin embargo, nuestro cerebro es difícil de engañar y sabe perfectamente que esas fechas carecen de fundamento y que, si las incumples, no va a pasar nada. ¿Nada?. Bueno, el incumplimiento sistemático de esas fechas, bien sea porque no llegues en tiempo o porque las vayas posponiendo una y otra vez, además de ineficiente, te acaba pasando factura en forma de frustración y pérdida de perspectiva real de tu trabajo.

Sin embargo cuando la fecha es objetiva, es decir, real, la cosa cambia. Cumplir o incumplir ese deadline ya tiene consecuencias reales, ya sean positivas por cumplimiento o negativas por incumplimiento. Es decir, la gratificación o el castigo pasan a ser reales, lo que sí que tiene un efecto motivacional real.

Conclusión

Si buscas motivación para poder hacer tu trabajo de manera efectiva, busca motivos reales. Si tomas decisiones sobre lo que debes hacer basándote en información falsa, es muy probable que el resultado de esas decisiones no sea el que esperas ni deseas. Ello te generará probablemente frustración, malestar y, curiosamente, desmotivación que es precisamente lo contrario a lo que buscas.

Mejorar tu forma de trabajar es más sencillo de lo que te querrán hacer creer, siempre que bases tu mejora en tomar las decisiones correctas con información correcta. Como decía Platón, una buena decisión está basada en conocimiento y el conocimiento se basa en gran medida en información real. Tú decides cómo quieres, si es que de verdad quieres, comprometerte contigo mismo para mejorar, pero recuerda, y es importante, que para mejorar realmente tu efectividad personal, los atajos son mentira.

Efectividad personal: evita el exceso de compromisos

Demasiados compromisos

Una de las principales causas del estrés que sufren las personas se debe al sobrecompromiso que adquieren con las cosas que les gustaría hacer. Comprometerte a hacer más cosas de las que puedes hacer te llevará, lógicamente, a no poder hacer todo y te acabará llevando una situación nada deseable de estrés, ansiedad e insatisfacción.

El sobrecompromiso consiste en adquirir más compromisos de los que puedes gestionar de manera efectiva. Gestionar un compromiso de manera efectiva significa realizar las acciones necesarias para cumplir con dicho compromiso, tomando las mejores decisiones para ello y haciendo un uso óptimo de los recursos que necesites.

En la mayoría de las ocasiones, el problema viene derivado del significado que tiene la palabra compromiso para las personas. Ya he hablado sobre este tema aquí, aquí y aquí. Reconozco la intención positiva de las personas a comprometerse en exceso, fruto de un voluntarismo exagerado, inconsciente y muy peligroso.  Es cierto que, por motivos culturales, cuesta decir no a los demás y, también, nos cuesta decirnos que no a nosotros mismos. En el primer caso, la tendencia a comprometernos a hacer cosas que nos piden los demás es prácticamente automática: si nos piden algo, en muchas ocasiones, lo hacemos anteponiéndolo a cosas que ya estamos haciendo o que deberíamos hacer. En el segundo caso, el exceso de emoción y la falta de reflexión racional juegan un papel decisivo para comprometerse en exceso.  

Entender que debes limitar las cosas con las que te comprometes es fundamental para empezar a poder trabajar y vivir sin estrés. Antes había menos cosas con las que comprometerse y, por tanto, el riesgo de sobrecomprometerte era menor. Pero en la sociedad actual, la sociedad del conocimiento y el trabajo que se deriva de ella, el trabajo del conocimiento, no es así: todo cambia más a menudo, el significado que tienen las cosas y cómo nos pueden afectar no es evidente. Es esta falta de evidencia lo que provoca, junto al voluntarismo que comentaba anteriormente, que las personas adquieran más compromisos de los que pueden gestionar de manera efectiva.

Para evitar caer en un exceso de compromisos tienes que aprender a enfriar tu proceso de toma de decisiones sobre las cosas con las que te vas a comprometer. Tomar decisiones en caliente no es la mejora manera de tomar buenas decisiones. Si tienes ante ti un posible compromiso, antes de decidir en caliente si te vas a comprometer tienes que pensar. Es algo a lo que las personas están menos acostumbradas de lo que creen, pero es algo de vital importancia a día de hoy (y lo de vital no es sentido figurado). Hay que pensar y, además, hacerlo bien de modo tengas muy claro:

  • ¿Qué es realmente este compromiso?. ¿Es el momento de comprometerme con esto?
  • Si no me comprometo, ¿qué es lo peor que puede pasar?. ¿Qué gano y qué pierdo?
  • Si debo o puedo comprometerme, ¿cual es el resultado que tengo que conseguir para poder dar por cumplido ese compromiso (conmigo o con otras personas)?
  • ¿Qué acciones puedo hacer que me aproximen al cumplimiento de ese compromiso?. ¿Voy a poder hacerlas?

Estas son algunos ejemplos de preguntas que podrías hacerte para pensar y saber más sobre ese posible compromiso que estás a punto de decidir adquirir. En definitiva, se trata de pensar de modo que puedas tomar buenas decisiones evitando actuar de forma rápida e impulsiva. Porque en un mundo donde siempre vas a tener más cosas por hacer que tiempo disponible para hacerlas, es fundamental elegir bien qué te comprometes a hacer y con qué no te comprometes. En definitiva, se trata de que evites el exceso de compromisos si quieres mejorar tu efectividad personal… y tu vida.