IX Jornadas OPTIMA LAB: Comunicación, claridad y adaptación

“Los problemas de hoy son el resultado de los problemas del pasado”. Peter Senge

He llegado a estas IX Jornadas con la reserva encendida. Algo cansado y saturado de tantos proyectos y frentes abiertos, personales y profesionales. Habrá que ir pensado en cerrar aquellos que haya que cerrar. El traje de Superman ya va quedando pequeño.

A pesar de llegar como he llegado, estas IX Jornadas han supuesto una inyección de aire fresco y energía en la vorágine del día a día. Un día y medio de paréntesis muy necesario.

Jornadas atípicas en su duración. Día y medio en lugar de los dos días y medio habituales. En ocasiones, los proyectos y el trabajo en cliente dan poca tregua y hay que adaptarse.

También han sido unas jornadas diferentes en su contenido. Dedicamos la tarde del primer día a trabajar, junto a Xavier Vila y Cristina García de Quesada, actualizando el material fotográfico para nuestros perfiles en redes sociales. Una experiencia estupenda que disfruté mucho, gracias a la complicidad y profesionalidad que ambos generaron en la sesión de trabajo. Se nota cuando alguien trabaja siguiendo un propósito y haciendo lo que le gusta. Para tomar nota…

Por cierto, en el collage que encabeza este post, cortesía de Antonio José con material de las sesiones de trabajo con Xavi y Cristina, puedes ver a José Miguel, Paz, Cruz, Jordi, Jerónimo, Antonio José y un servidor. Faltaba Jesús, que no pudo asistir a la segunda jornada.

La jornada completa del segundo día la dedicamos a trabajar en Euroforum, lugar habitual de nuestras reuniones presenciales. Aprovecho para dar las gracias a mis colegas por ofrecerme la oportunidad de dinamizar esta jornada.  

Fue una jornada de mucha reflexión, de mucha comunicación directa y, sobre todo, de sinceridad. En mi opinión, había llegado el momento de hacer una puesta en común del estado del proyecto OPTIMA LAB desde las diferentes perspectivas de quienes formamos parte de ello. La inercia de varios años de trabajo juntos, la responsabilidad de hacer realidad la formaciónGTD® oficial en España y nuestro propósito de hacer llegar la efectividad personal a la sociedad así lo requerían.

Me resultó muy útil evaluar el estado, el sentido y el propósito de nuestra situación como red productiva. Personalmente, siempre he creído que hemos hecho muchas cosas bien y que aún tenemos mucho recorrido de mejora. ¿Cómo surgió el proyecto? ¿Qué ha cambiado desde entonces? ¿Cómo solapan los intereses personales de los nodos en el proyecto? ¿Qué cambiar y para qué hacerlo? ¿Qué hay que seguir haciendo igual y qué hacer de forma diferente?.

Preguntas necesarias que provocaron reflexiones, respuestas y discusiones enriquecedoras. Puntos de vista diversos que resultaron en conclusiones concretas. Y de todas esas conversaciones, emerge la necesidad de evolucionar el modelo porque una red en estrella tiene pocas opciones de ser una red productiva.

De estas jornadas, me he llevado una serie de ideas, reflexiones y conclusiones que comparto a continuación:

  • La estructura es insuficiente como solución. Son las personas quienes marcan el ritmo y el funcionamiento de cualquier organización. También en los modelos redárquicos. Personas a ritmos inadecuados provocan resultados inadecuados.
  • Trabajar en red exige autonomía y responsabilidad, que va más allá de escribir esas palabras en post como este. Personalmente, aún estoy por descubrir cosas en este sentido y con recorrido de mejora en este camino hacia la madurez
  • La comunicación directa y sincera es un activo fundamental en cualquier relación. En los modelos redárquicos, más aún. Hacerlo de manera correcta y natural es todo arte y, en este punto, quiero dar las gracias a José Miguel por crear las condiciones que lo permitieron
  • La queja y la excusa son recursos fáciles que todos tenemos al alcance. Hay que aprender a ignorarlos y centrarnos en lo que podemos y tenemos que hacer: esfuerzo, trabajo y más trabajo
  • Si tienes dudas, pregunta. Si necesitas algo, pide. La mayoría de la gente quiere ayudar, sobre todo si se va en el mismo barco que tu
  • Cualquiera tiene el talento para trabajar en red (aquí discrepo con mi colega José Miguel y es algo sobre lo que dedicaré tiempo a reflexionar en vacaciones)
  • Manejar la incertidumbre ha pasado a ser algo fundamental en nuestra vida. Hay que aprender a vivir con ella…
  • En la vida, hay que tomar decisiones… Por más que trates y pretendas que sea el tiempo quien las tome
  • La implementación es imprescindible para alcanzar resultados. Como decía Peter Drucker, “la estrategia es una commodity, pero la ejecución es un arte”

En conclusión, jornadas diferentes y necesarias. Las decisiones tomadas ofrecerán resultados en los próximos meses. Resultados que, sean los que sean, van a beneficiar a OPTIMA LAB como proyecto.

Por mi parte, ganas de trabajar más y mejor, aprendiendo para estar a la altura de un proyecto que sigue creciendo, donde los límites únicamente los marcan las creencias de quienes estamos en él.

GTD: Autenticidad extrema frente a ignorancia extrema

GTD® es una metodología que ayuda a mejorar la efectividad personal mediante una serie de hábitos sencillos al alcance de cualquier persona.

En ocasiones, aparece cierto debate sobre qué y cuándo estás usando GTD® y cuándo no.

Pero la cuestión es muy sencilla: cuando desarrollas todos los hábitos de GTD® es cuando puedes decir que estás usando GTD®.

Si sólo desarrollas algunos de los hábitos de GTD®, estarás usando parcialmente aspectos de GTD®, pero no GTD®.

Y puede que con eso te sea suficiente. Poner en práctica algunos de los principios de GTD® ya aporta beneficios significativos. Imagínate practicar todos….

Hay gente que interpreta que desarrollar los hábitos de GTD® es usar «GTD® extremo». Te propongo unas reflexiones sobre ello:

  • Si prestas tus servicios como profesional, ¿esperas que te los remuneren de forma «extrema» o te conformarías con sólo una parte?
  • Cuando contratas y pagas por un servicio, ¿esperas que te lo proporcionen de forma «extrema» o te valdría con recibir solo una parte de lo que has pagado?
  • Si alguien llega a un compromiso contigo, ¿esperas que lo cumpla de forma «extrema» o te conformas con algo distinto de lo acordado?
  • ¿Algo es «extremo» simplemente por «ser lo que es»?

GTD® es lo menos parecido a algo «extremo». Se trata de una metodología sencilla, potente y adaptable.  Desarrollar sus hábitos, practicados tal y como se indica en la metodología, es lo que garantiza poder trabajar sin estrés,  mantener la sensación de control sobre todos tus frentes abiertos y enfocarte en lo más relevante.

Otra cosa es que no quieras, no sepas o no seas capaz de poner en marcha GTD®.  También es posible que no te compense el esfuerzo o que carezcas del compromiso para ello, y que decidas utilizar solo alguno de los hábitos que propone GTD®. Probablemente también te resulte útil, pero es importante tener claro que «estás usando algunos hábitos de GTD®» y que «NO estás usando GTD®».

Lo que sí me parece de una ignorancia extrema es obstinarse en no aprender. A día de hoy, GTD® es lo suficientemente popular y está lo suficientemente explicado como para que cualquier persona con un mínimo de interés pueda comprender fácilmente qué conjunto de hábitos forman GTD® y qué son sucedáneos o adaptaciones de GTD®. Empeñarse en confundir «auténtico» con «extremo», llamar a las cosas lo que no son o, peor aún, descalificar algo simplemente porque no lo entendemos o no hemos podido o sabido adoptarlo, solo sirve para evidenciar nuestra incapacidad para aprender.

Actualmente, GTD® es la mejor metodología de organización personal para muchas personas. Por supuesto, hay otras alternativas muy válidas, y  cada persona puede organizarse como quiera. Lo que sí me parece importante es llamar a las cosas por su nombre y reconocer el mérito de los que se atreven a ir más lejos.

Porque si hay algo extremo, y peligroso, es la ignorancia.

El email como excusa

Todo se pretende comunicar, pedir o informar por ese maldito gran invento.

Casi todo el mundo recela de él, quejándose de lo mucho que reciben pero agradeciendo, en silencio, el poder usarlo sin límites.

Tomó el control de las organizaciones hace años. Se fue introduciendo poco a poco, siendo aceptado por todo el mundo. Su facilidad de uso y la inmediatez de los resultados que aportaba cambió, para bien, la forma de trabajar. Y eso le dio el poder.

Un poder difícil de arrebatar a día de hoy. Muchos de sus más silenciosos y fervientes usuarios son también sus más públicos detractores. Incongruencias de la vida.

Creyendo erróneamente que el exceso de trabajo y el estrés es consecuencia suya, se busca el truco fácil o el “tip” de oferta para acabar con él, reducirlo al mínimo y mantenerlo, al menos, bajo control. Sin saber qué significa eso exactamente.

Pero lo cierto es que el email nunca ha sido, ni será, el problema de la falta de efectividad en las organizacionesPor mucho que interese que así sea. Una manera más de echar balones fuera sobre la responsabilidad de las personas de hacer lo correcto de manera efectiva.

Porque el verdadero problema es desconocer qué comportamientos y estrategias seguir para desenvolverse de manera efectiva en la realidad que se vive en las organizaciones… y esforzarse en ponerlas en práctica.

Llegar a todo

Probablemente, en algún momento, sientas que tienes demasiadas cosas para hacer y te falta tiempo para poder hacerlas.

Conviene que vayas tomando conciencia de que esa realidad es y será así: cuando tu día termine, siempre te quedarán cosas sin hacer.

Porque es imposible llegar a todo. Lo sabes. Y la solución está muy lejos de tener relación con el tiempo que tienes disponible.

¿Qué podrías cambiar para que deje de ocurrir?. ¿Qué podrías hacer de manera distinta para quedarte en «limpio» y empezar con el contador a cero al día siguiente?

Realmente, en mi experiencia, lamento decirte que no hay nada que puedas hacer para llegar a ese punto. ¿Verdaderamente importa?

No conozco nada, ni nadie, que vaya a hacer que tu contador de cosas por hacer se quede a cero cada día. Y lo cierto es que no lo necesitas.

Sin embargo, sí que puedes aprender a tomar buenas decisiones sobre qué cosas tienes que hacer, que cosas puedes dejar para más adelante y que cosas vas a dejar sin hacer.

Podrás decidir mejor si tienes claras todas las opciones posibles y puedes reflexionar sobre cuál es la aportación real de valor para tu trabajo de cada una de esas cosas. De ese modo, podrás hacer las cosas que aporten más valor y dejarás sin hacer las que te aportarían menos valor.

Porque, de lo que se trata, es que al final del día reflexiones sobre las cosas qué has hecho y las que has dejado sin hacer, y te sientas bien al saber que has actuado de forma correcta… sin haber llegado a todo.

#efectividad2017: Mis compañeros creen que tengo superpoderes

 

En el post de hoy, publico la cuarta de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando en 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy tengo la satisfacción de entrevistar a David Jodra, responsable del Área de Proyectos de Tyntec, emprendedor y con más de 13 años de experiencia en el sector de las tecnologías de la información.

Conozco a David desde hace tiempo, cuando coincidimos en “épocas profesionales pasadas”, y me siempre me llamó la atención su proactividad para conseguir resultados, su nivel de compromiso, las ganas de aprender y la búsqueda permanente del equilibrio entre las diferentes áreas de su vida.  

En esta entrevista, David nos cuenta cómo conoció la metodología GTD®, su experiencia de aprendizaje y como la efectividad personal ha pasado a formar parte de su vida. Espero que la disfrutes tanto como yo.

David, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Después de 5 años trabajando como ingeniero, en 2009 me encontré en una posición de manager en la que el número de tareas se multiplicó exponencialmente y mi anterior sistema de organización iba a explotar. Debía hacer algo, si no el estrés acabaría conmigo.

Pasé horas investigando por Internet, hasta que encontré algo que se llamaba GTD®, que me convenció.

Lo iba haciendo a mi manera hasta que hasta que mi amigo David Sánchez me habló del libro de David Allen y me introdujo de lleno en el mundo de la efectividad personal. Y, a partir de este momento, GTD® se convirtió en una pieza imprescindible de mi vida, tanto personal como profesional.

¿Cómo fueron tus ‘primeros días’ al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Inicialmente, GTD® era para mi un simple sistema de listas, un “apoyo”. Era muy útil, pero me decía a mi mismo que nunca iba a pasar mucho tiempo solo actualizando mi sistema de organización.

Pese a ello, inconscientemente cada día dedicaba más tiempo a la gestión de GTD®, hasta darme cuenta de que era una inversión: el trabajo productivo era cada vez más rápido y efectivo. No era solo un sistema de listas, era mucho más: me permitía ser 100% productivo en cualquier contexto.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

No solamente me “caí del vagón” varias veces, sino que en algunos casos hasta me pasó el tren por encima.

Cuando no era constante en mi sistema de organización, perdía su utilidad, y llegué a abandonar el sistema durante meses. Luego el estrés regresaba y me ponía a correr hasta atrapar nuevamente el tren.  

La parte positiva es que cada caída vino acompañada por una mejora del sistema, cambiando los puntos débiles que me impedían ser constante por otros más óptimos.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

En 2014 tomamos la decisión de mudarnos la familia entera de Madrid a Alemania, con dos niños muy pequeños (1 y 3 años). Aparte de empezar en un trabajo nuevo, debía reconstruir mi vida familiar: guardería para los niños, encontrar vivienda, acostumbrarme a un idioma y una cultura distintos…

El nivel de exigencia de lo que tenía por delante era muy alto, por lo que decidí pegarme al 100% a mi GTD®, para que la mente no me bloqueara ante la complejidad. Aunque GTD® no haga milagros, mejoró la efectividad, redujo el stress y me dio grandes resultados en este proceso.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

Me ha enseñado a pensar de forma más ágil. Cuando tengo un proyecto largo y complejo – personal o profesional –  solo necesito desglosar la siguiente tarea y en cuanto tengo un rato libre ejecutarla sin interferencias, lo que se traduce en mayor efectividad.

Esta actitud genera una sensación de seguridad y confianza que reduce el estrés tanto en mi mismo como en la gente que me rodea.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Hay los que me ven como un “friki” y los que demuestran interés y curiosidad. No me suelo encontrar medias tintas. Por suerte, los segundos suelen ser más que los primeros 🙂

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Tras unos años de utilizar GTD®, quise mejorar mi sistema de organización añadiendo las perspectivas de las que habla David Allen en su libro. Cómo había muy poca documentación al respecto, me puse a hacerlo a mi manera, intentado desglosar los propósitos de la vida: ¿para qué estoy en este mundo?

El hábito de priorizar o incluso descartar las tareas de acuerdo a los propósitos que me he definido en la vida me llevó a otro nivel de productividad: se redujeron enormemente los proyectos empezados y no acabados, ya que todo proyecto y sus tareas deben pasar por el filtro de si realmente están alineados con mis propósitos.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Muchas veces mis compañeros creen que tengo superpoderes, no se me olvida nada y ejecuto las tareas de forma muy rápida.

Cuando les cuentas el “secreto” de los superpoderes, suelen interesarse por cómo funciona realmente GTD®. Incluso en mi trabajo me pidieron si les podía hacer una clase de GTD® para todo el departamento, que también querían aprenderlo. Aprender estos hábitos de efectividad personal son muchos años de voluntad y práctica, aunque la clave es despertar esta curiosidad para empezar.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Un hábito muy importante para mí es apuntar cualquier tarea que me venga a la cabeza, en cualquier momento y en cualquier lugar. Es un “outsourcing” de pensamientos que me permite una efectividad y concentración mucho más alta, evitando que estos pensamientos vuelvan 528 veces a mi cabeza. Viene una vez, lo capturo y se va hasta que le toque ser procesado. Y para esta captura suelo utilizar mi móvil. Socialmente esto se ve como “este está siempre mirando whatsapp” aunque realmente se trate de lo contrario, un gran hábito productivo 😉