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Pero, ¿qué es GTD?

Logo de GTD

Esta es, posiblemente, una de las preguntas que más me han realizado últimamente (junto con la de “¿cuál es tu secreto para mantenerte tan bien?” 🙂) y en estos días pasados de celebraciones navideñas, cargados de comidas y cenas con familiares y amigos, también ha salido en un buen número de ocasiones a relucir. Seguramente, porque me puedo considerar “orgulloso” de ser un friki que busca la mejora continua, liberarme del estrés (bueno, eso lo busca todo el mundo pero pocos hacen algo que realmente funcione para conseguirlo) y ser lo más eficaz posible, y por ello siempre que puedo meto la cuña.

Puedo asegurar que en todos los casos en los que respondía, la cara de la otra persona era todo un poema. Y no creo que fuese porque lo que dijese no tuviese sentido, sino porque la mayoría no está preparada para comprenderlo. Bueno, si lo están pero no lo saben.

Pero volvamos al objetivo que me ha hecho escribir este post (responder de manera sencilla a qué es GTD, o mejor qué es para mí GTD). Podría decir que GTD es el acrónimo de Gettings Things Done (traducido al castellano algo así como “haciendo que las cosas estén hechas”, pero sin duda es mejor no traducirlo… al menos literalmente), una metodología de productividad personal creada por David Allen. Cómo existen multitud de referencias en Internet sobre su autor y la propia metodología (podéis buscar en la web de propia metodología o en Wikipedia), no voy a extenderme más sobre la explicación objetiva de todo ello pero si quería comentar qué es para mí GTD.

Recuerdo que mientras asistía a un curso en Ákoras sobre Practicioner en PNL , una compañera preguntó en uno de los descansos: “habláis maravillas de ello, ¿pero qué es GTD?”. Lo primero que se me vino a la mente fue darle la explicación ortodoxa de lo que era GTD pero, ante el riesgo de que no volviese a dirigirme la palabra, preferí tratar de explicar lo que GTD significaba para mí. Lo que me salió fue, más o menos: “GTD ofrece una sistematización de los procesos personales de actuación y comportamiento de cada individuo que le permiten maximizar la eficiencia de sus acciones alineándolas a los objetivos que persigue en su vida profesional y personal”.

Claro, ante esa respuesta la compañera “plegó velas” y creo recordar que no volvimos a hablar sobre el tema (menos mal que algun compañero pudo reconducir la situación, jeje). Como siempre trato de aprender de la experiencia, traté de no cometer el mismo error la siguiente oportunidad que tuve de hablar de ello, y en ese caso simplemente comenté, no sin cierto cuidado, que “GTD es una metodología de planificación y organización del trabajo muy eficiente en entornos de mucha actividad y responsabilidad, que ayudaba a tomar las mejores decisiones para hacer aquello que debíamos o podíamos hacer en cada momento para conseguir los objetivos que teníamos”. Aquello parece que enganchó más, aunque realmente estuviese diciendo lo mismo.

En cualquier caso, me ocurre que cada vez que me preguntan sobre qué es GTD respondo de una manera diferente en función del estado de ánimo, del contexto, de la experiencia, de la persona,…, pero siempre subyacen las mismas ideas: método, responsabilidad, toma de decisiones, eficiencia y, sobretodo, que es algo que funciona. Porque, al fin y al cabo, como indica el propio David Allen, la respuesta es simple: GTD es algo que te ayuda a hacer que todo funcione.

No necesitamos más tiempo

Varios relojesLa mayoría de la gente sigue pensando que para hacer todas las cosas que tiene que hacer, ya sean en el ámbito personal o profesional, lo único que necesitaría es tiempo y en general, la respuesta habitual es “tener más tiempo”. Antes de seguir leyendo, trata de responder a las siguientes preguntas en un breve ejercicio de reflexión:

  • ¿Qué necesitarías para alcanzar tus objetivos?
  • ¿Qué necesitarías para reducir tu nivel de estrés o ansiedad?
  • ¿Qué necesitarías para sentirte a gusto con lo que haces?
  • ¿Qué necesitarías para mejorar, día a día, en aquello que haces?  ¿Y en aquello que te gustaría hacer?

Estoy seguro, y por favor escribe en la parte de comentarios si he acertado o no, de que ninguno (o casi ningun) habéis llegado a la conclusión de que la respuesta a ninguna de ellas es “más tiempo”. Y si ha sido así, deberías de volver a reflexionar sobre ello, porque:

  • No necesitas más tiempo para alcanzar tus objetivos. Necesitas definirlos bien, reflexionar sobre ellos, visualizarlos cómo serían una vez conseguidos,…
  • No necesitas más  tiempo para reducir tu nivel de estrés o tu nivel de ansiedad. Hay mucha gente con mucho tiempo a su disposición con elevados niveles de ambas cosas.
  • No necesitas más tiempo para sentirte bien con lo que haces. Necesitas haber reflexionado sobre lo que haces, posiblemente sobre tu propósito, sobre lo que te gusta, sobre como haces las cosas,…, pero no necesitas más tiempo.
  • Tampoco necesitas más  tiempo para plantearte acciones de mejora en tu día a día. Necesitas identificar qué haces, cómo lo haces, para qué lo haces y definir qué quieres conseguir de manera que sepas si has conseguido esa mejora o no.

 

Seguimos creyendo que si tuviésemos más tiempo, conseguiríamos más cosas o haríamos más cosas. Realmente, el tiempo no se puede gestionar (te animo a que leas la definición de la palabra gestión y comprendas porque no se puede aplicar al concepto  tiempo). No puedes tener más o menos tiempo del que ya tienes ya que todos tenemos el mismo tiempo (24 horas al día) y por muy bien que creas que puedes  gestionarlo nunca podrías llegar a tener 25 horas, ni 23 horas en el caso de que lo hicieses mal (hace tiempo que trabajaba en desarrollar una maquina para viajar en el tiempo, pero me pareció más eficaz trabajar en mi productividad personal ;-)).

Sin embargo, lo que si podemos hacer es  gestionar lo que hacemos con el tiempo que disponemos. Puedes gestionar para qué utilizas tu tiempo (resultados), qué haces (acciones) y cómo las haces (proceso). Pero no puedes gestionar el tiempo ya que es una simple variable más, una circunstancia que puede condicionarte pero sobre la que no tienes decisión ni posibilidad de influir y por tanto no lo puedes gestionar.  Es por ello que en el trabajo del conocimiento  no tiene sentido hablar de “gestión del tiempo”, sino más bien de “gestión de la atención”. Si no lo ves, trata de responderte a la siguiente pregunta: ¿qué puedo hacer para tener más tiempo?. Realmente no podemos hacer nada. La anterior es una pregunta muy habitual que nos seguimos haciendo, generalmente cuando sentimos que no llegamos a realizar todo lo que queremos hacer.  Pero es una pregunta con trampa y tenemos tendencia a engañarnos a nosotros mismos para desentendernos de nuestras responsabilidades.

Y entonces, ¿qué podemos hacer? ¿Cómo podemos hacer más de lo que hacemos? ¿Cómo puedo evitar sentirme frustrado ante el número de cosas que tengo que afrontar? ¿Cómo puedo disfrutar de mis aficiones, hobbies, familia,…?. De momento, un primer paso es interiorizar que por mucho que intentemos gestionar mejor nuestro tiempo, no conseguiremos nada con ello porque realmente estaremos intentado hacer algo que no podemos hacer.

 

¿Control y Perspectiva?

Control y Perpectiva con GTDDice David Allen, autor de la metodología GTD,  que los principales ingredientes que necesitamos para conseguir que todo nuestro entorno personal y profesional funcione son el control y  la perspectiva. Si podemos aplicar, de manera eficaz, ambos conceptos a nuestro trabajo y a nuestra vida personal habremos llegado a un estado en el que el margen de mejora será escaso, ya que tendrás  claro que hacer (control) y tendrás claro para qué hacerlo (perspectiva).

Pero, ¿qué es control y qué es perspectiva?. Personalmente, entiendo el término control como el conjunto de hábitos que van a permitir tener orden, confianza, seguridad o tranquilidad. Perspectiva es lo que me da enfoque, orientación  y visión en lo que hago.

Tanto el control como la perspectiva son conceptos que está íntimamente relacionados, y uno de los errores más comunes que se producen en el uso de GTD es centrarse en el desarrollo únicamente de uno de ellos y dejar de lado al otro. La relación entre el control y la perspectiva es tan directo que olvidarnos de uno de ellos provocará un déficit a medio plazo en el otro que afectará a su vez al primero. Por ello, se debe trabajar sobre ambos elementos y de ahí que GTD sea considerado como una metodología holística de productividad personal.

Por ejemplo, si no tienes ordenado y colocada la ropa de tu armario, es posible que no puedas ponerte ese traje para la fiesta de aniversario. O si no tienes la seguridad en que todos los asuntos pendientes con tu cliente están avanzando satisfactoriamente, es posible que no puedas plantearle nuevas vías de colaboración. En ambos ejemplos, tener control te permitirá avanzar en la perspectiva. Personalmente, mi experiencia me dice que tiene efectos más inmediatos trabajar el control, porque te permite posteriormente abordar la perspectiva con mayor tranquilidad, seguridad y libertad. Sin embargo cuando he descuidado el eje de la perspectiva, he llegado a momentos de estancamiento e incluso a plantearme para qué estaba haciendo lo que estaba haciendo.

Tanto para trabajar el control como la perspectiva, GTD nos ofrece diferentes estados o pasos que debemos ir cubriendo secuencialmente. En el eje del control, tenemos 5 etapas, mientras que en el eje de la perspectiva tenemos los llamados 6 horizontes de enfoque. La interdependencia entre ellos es muy fuerte y descuidar alguno hará que el funcionamiento global de tu día a día se resienta.

Personalmente, esta combinación de ejes o enfoques me parece tan potente que he decidido usarla como nombre para este blog. Y es que, ya seas un alto directivo, un comercial estresado, una madre  preocupada, un creativo exitoso, una programadora infatigable o cualquier profesión que te imagines, tener control y perspectiva te ayudará, tanto en el día a día como en tu paseo hacia el futuro, tanto en lo profesional y en lo personal. Como dice Tom Robbins: “si no vas a manejar tu propio barco, no te sorprendas de lo poco adecuado que es el puerto donde estás amarrado”.

Nota: imagen cortesía de Edgar Barany en Flickr

Una nueva realidad necesita nuevas competencias

 

Nuevo camino

En pleno siglo XXI, todos los que desarrollamos nuestra actividad en la llamada sociedad de conocimiento nos hemos acostumbrado a un ritmo de cambio para el que no hemos sido preparados. Si dejamos al margen actividades propias relacionadas con cadenas de producción, procesos industriales preestablecidos o, más concretamente, trabajos donde la toma de decisión no forma parte de la propia actividad, nos encontramos con que, en mayor o menor medida, todos somos superados en ocasiones por los acontecimientos. ¿Te suena alguna de las siguientes situaciones?

  • Bandeja de email desbordada
  • Multitud de llamadas por atender y realizar
  • No llegar a tiempo a una reunión … o a recoger a los niños
  • No estar satisfecho plenamente con el plan estratégico que has presentado… por falta de tiempo
  • Olvidar la compra de algo que necesitas para hacer una reparación en casa
  • Acudir al médico sin llevar los análisis que te mandó… porque se te olvidó hacerlos
  • No he dado respuesta a este cliente, ni a este, ni a este, …
  • Etc…

Hoy en día los avances tecnológicos (dispositivos móviles, el correo electrónico, las redes sociales,…) hacen que las posibilidades de intercambiar información se hayan incrementado exponencialmente respecto a hace 20 años. Este hecho no es negativo en sí mismo, apostaría que todo lo contrario, pero todas las monedas tienen su cara y su cruz, y la cruz en este caso es que no hemos sido preparados para procesar de manera eficiente todas estas interacciones con nuestro entorno digital. Si además añadimos las circunstancias y eventos de relación de nuestro entorno analógico, el puzzle se complica.

En definitiva, hoy en día tenemos un gran número de inputs que, por nuestra educación y preparación, implican de manera directamente proporcional la generación de más outputs en nuestra actividad profesional y personal y, como el tiempo es finito y no lo podemos gestionar, se incrementa la variable estrés de nuestra ecuación vital.

Pero afortunadamente, hay esperanza. Al igual que las políticas tayloristas de la época de la sociedad industrial dieron lugar a una revolución en los modelos de trabajo y producción, hoy en día necesitamos nuevos modelos que nos aporten esa forma revolucionaría de relacionarnos eficientemente con nuestro entorno. Necesitamos comprender  a qué nos enfrentamos, necesitamos conocer lo que hemos de emplear y cómo hacerlo, necesitamos saber que no nos han preparado para ello y necesitamos ser conscientes de que nuevas realidades, necesitan nuevas competencias. Y tal y como postula Jose Miguel Bolivar, en nuestra realidad actual una de esas competencias nuevas y clave, es la productividad personal.

Por tanto, la productividad debe dejar de ser entendida por las personas como un tema ligado estrictamente al trabajo, al jefe o  a la explotación laboral. Debemos ser conscientes de que la única manera de sacar todo el provecho  a nuestra vida profesional y personal, es siendo más productivos y lo mejor de todo es que:

  •  la productividad se puede aprender, tanto a nivel personal como a nivel de la organización o empresa
  • se trata de un proceso de continuo aprendizaje y descubrimiento, ayuda al desarrollo de las personas tanto en los ámbitos profesionales como personales
  • que su eficacia es logarítmica en un eje esfuerzo-resultado, donde a mayor conocimiento y práctica se obtienen mejores resultados
  • está al alcance de cualquiera … que quiera aprender

Por todo lo anterior, si las personas y organizaciones queremos adaptarnos a las exigencias del siglo XXI deberemos de dejar de pensar y hacer cosas del siglo XX. Debemos de desarrollar nuevas competencias para la nueva realidad que vivimos y en este sentido, la productividad personal es la más cercana por la que podemos empezar, la que más depende de nosotros mismos y la que tenemos más a nuestro alcance.

Photo Credit: Ben Heine via Compfight cc

Imagen del Big Bang

Sólo es el principio

Imagen del Big Bang

La vida es constante cambio y desgraciadamente nadie nos prepara para ello cuando somos pequeños (ni cuando somos mayores, así que nos tenemos que ponernos las pilas nosotros mismos). Este mundo actual, complejo, cambiante, competitivo y a veces irracional, puede llegar a sobrepasarnos en algún momento. ¿Me vas a decir que no has tenido esa sensación alguna vez?. No pasa nada, eres humano. ¿No?.

Yo he tenido la suerte, o mejor dicho he buscado de alguna manera la suerte, de encontrarme y conocer a grandes personas que me han ayudado a descubrir que hay otra manera de hacer las cosas, que hay herramientas y competencias extraordinarias que nos ayudan y son claves para el momento en el vivimos, a entenderlas, aplicarlas y aprender sobre ellas constantemente. Si tengo que agradecer especialmente a alguien todo ello es a mi “jefe de filas” de los domingos: gracias JM por descubrirme todo un mundo de posibilidades 😉

Realmente todo es mejora continua, todo es beta permanente. Ya no vale con conseguir algo y conformarnos con ello. Es algo que estoy entendiendo ahora, y cuesta asumirlo. No es un capricho, es una necesidad y aquel que no quiera verlo, sea organización o persona, lo tendrá muy dificil más pronto que tarde. Muchas cosas en los últimos años me han hecho ver, identificar e interiorizar la realidad del mundo en el que vivimos, tanto a nivel personal como profesional, y que tenemos que aprender constantemente para adaptarnos a él porque no sobrevive el más fuerte, ni el más inteligente ni el que tiene más recursos, sino quien es capaz de adaptarse más rápidamente a los nuevos entornos y circunstancias, y creo firmemente que nuestros entornos y circunstancias cada vez cambian con mayor rapidez, ¿tu no?.

Me aventuro a lanzar este es un blog para, de alguna manera, compartir y aprender sobre cómo podemos evolucionar para afrontar la nueva realidad en la que nos encontramos, eso que se conoce como la realidad del siglo XXI en la sociedad moderna donde ya no nos sirve aplicar técnicas, filosofías y aprendizajes del siglo pasado, y donde la formación tradicional ha demostrado ser un absoluto fracaso. Mi intención es compartir mis experiencias y aprendizajes, de modo que puedan ser de alguna manera útiles a quien las lea. Ese es en verdad mi objetivo: aprender y ayudar, ayudar aprendiendo y aprender ayudando. Al principio compartiré mis experiencias con el aprendizaje y aplicación de la metodología GTD, pues mucho de lo que soy ahora personal y profesionalmente se lo debo a ella, aunque es posible que incluya experiencias sobre otras técnicas y aprendizajes en los que ando inmerso. Sin embargo no me cierro para nada a dar la lata con otros temas, es más: amenazo con hacerlo. 😉

Este es un blog para aprender. Voy a disfrutar del camino. ¿Te subes al tren?…