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Prestar la atención justa a las distracciones

Haciendo demasiadas cosasEn los diferentes entornos de aprendizaje y estudio sobre la productividad personal para el siglo XXI que he conocido, siempre se ha tenido presente, y ha sido foco de preocupación, el cómo la mente focaliza su esfuerzo y qué se podría hacer para gestionar de manera eficiente ese proceso de atención. Las causas y consecuencias de los procesos de atención y distracción son un motivo, cada vez mayor, de preocupación para las organizaciones que necesitan mejorar su productividad y eficacia de manera real y sostenida, es decir cuando se preocupan de mejorar la eficacia de las personas, buscando mejorar sus resultados. De hecho, en la mayoría de las situaciones en las que he podido contrastar casos de aguda sensación de problemas de productividad e ineficacia, el trasfondo real que provoca dicha situación se debía a una mala gestión, por ineficiente e incorrecta, de la atención de la propia persona sobre su entorno.

La evolución tecnológica de los últimos años (Internet, emails, smartphones, mensajería instantánea,…), así como la escasa formación práctica sobre su buen uso productivo, han permitido incrementar el número y la rapidez de las interacciones entre las personas, provocando con ello mayor celeridad en la aparición de cambios y elevando el número de elementos, eventos o interrupciones con los que tenemos relación. Por ejemplo, mientras que un directivo o manager en la década de los noventa podía redactar o tratar entre 10 y 15 cartas, o gestionar entre 10 y 25 llamadas por día, a día de hoy es posible que los emails de sus inbox no bajen de 200-300, que le sea imposible gestionar todas las llamadas que recibe en su móvil y que no pueda atender su mensajería instantánea. Es decir, se han incrementado las opciones potenciales de distracción para los profesionales en general y, con ello, los costes directos e indirectos asociados de las organizaciones y el impacto negativo en procesos de valor de carácter creativo, de reflexión o de planificación.

 Básicamente, una distracción puede provocarse por dos vías básicas:

  • distracción extrínseca: es la motivada por factores externos a nosotros donde el origen causante de la distracción se ubica fuera de nuestros procesos mentales. Por ejemplo son las distracciones causadas por interrupciones, llamadas telefónicas, emails recibidos, …
  • distracción intrínseca: su origen tiene lugar en los diferentes procesos mentales que tenemos durante la ejecución de una actividad, sean conscientes o inconscientes. Nuestra mente los evoca independientemente del contexto en el que nos encontremos.

Para el primero de los casos, no existe una solución eficiente que elimine dichas distracciones ya que no las podemos cortar en origen. Podemos gestionarlas de manera eficaz, pero no podemos evitar el envío de emails, de llamadas e incluso de interrupciones. Podremos, también, poner en práctica mecanismos de eficiencia para concienciar y optimizar en origen, pero su resultado y eficacia no dependerá de nosotros (por ejemplo, podríamos pedir que determinados compañeros reduzcan el número de emails que nos envíen, pero dependerá de ellos el hacerlo o no. Lo que si depende de ti, es la gestión que hagas de esos emails y esto último, al depender de ti, si que te podrás conseguir resultados satisfactorios).

Para las distracciones intrínsecas, tenemos también mecanismos para gestionarlas de manera eficaz. Gestionar las distracciones intrínsecas de manera eficaz no es otra cosa que prestarles la atención suficiente  que te permita dejarles de prestar atención  y, de ese modo, puedas continuar con el foco en la actividad que estabas realizando  evitando periodos de distracción que afecten a la productividad. Por ejemplo, GTD facilita procesos para vaciar la mente, de manera eficaz, o de captura  y recopilación que hacen que, a pesar de sufrir una distracción, se le dedique el tiempo justo para que puedas evitar tener que preocuparte por actuar de manera inmediata sobre ella. Realmente, en ese momento prestamos atención a lo que llama nuestra atención, pero la manera en que lo gestionamos evita que se pierda el foco del proceso productivo ya que ubicaremos esa distracción capturada en el lugar adecuado para iniciar el proceso de reflexión sobre qué hacer con ello más adelante.

Si somos puristas, realmente, el desencadenante de la distracción siempre es interno. Aunque el origen sea un email, una llamada o una interrupción (origen externo), es nuestra mente consciente (nosotros) la que decide atender (prestar o no prestar atención) la distracción. Y es que la mente es ganadora, o mejor dicho, superviviente por naturaleza y ante cualquier “amenaza desconocida” (distracción) reacciona queriendo, primero, saber qué es y, segundo, queriendo hacer algo con ella cuanto antes. Hace unos años este modelo de actuación no era un problema, pero con el gran número (y su falta general de definición) de inputs, distracciones y acontecimientos de cambios que se producen en nuestro entorno, actualmente no es válido si queremos ser eficaces.

GTD recoge los principios suficientes y necesarios para poder enfrentarnos de manera eficiente a lo que llama nuestra atención, y para  no hacerlo a lo que no debemos. Además, los proporciona de manera sistematizada y separada de otros procesos mentales que demandan unos comportamiento diferentes (por ejemplo, no actuamos igual ante la captura de un input, que ante la reflexión sobre qué significa ese elemento que capta nuestra atención). Por ello, la adopción de GTD como medio para mejorar la productividad en las empresas del siglo XXI debería ser, sin duda, algo a lo que los managers y directivos deberían prestar atención y gestionarlo de manera inteligente y eficaz. Por que al fin y al cabo, tenemos que prestar atención a lo que llama nuestra atención si queremos ser eficaces en nuestra vida profesional y personal.

GTD. Un camino de transformación

Transformación abierta

GTD no es una solución simple ni fácil, aunque es cierto que ambos términos son plenamente subjetivos y depende su significado del mapa de cada persona. Me gusta siempre hacer mención a ello para que nadie se lleve a engaños, y para prevenir a los que piensen que comprándose los libros de David Allen o leyendo blogs sobre productividad y GTD (¡ojo, hay blogs de imprescindible lectura!) van a sufrir de manera inmediata una catarsis productiva inmediata. A mí me ha costado mucho esfuerzo y dedicación comprender e interiorizar esta nueva forma de relacionarme con mi entorno, y a la gente que conozco como usuarios de esta metodología tampoco les ha sido sencillo.

Para empezar, el Sr. Allen no nos lo pone fácil. Palabras como proyecto, planificación o acción para la mayoría de nosotros  tienen otros significados diferentes a los que tienen realmente, de manera práctica,  en GTD. Ello complica el que nos familiarecemos con la metodología al principio porque nuestra mente trata de adaptar lo que leemos a lo que conocemos y porque, en consecuencia y para avanzar con éxito, tenemos que desaprender conceptos que casi llevamos marcados a fuego desde que somos niños. No obstante, para no levantar alarmas ni barreras,  este proceso de desaprendizaje no es tan complejo como parece (es más fruto de las constancia y de los hábitos que de cualquier otra cosa) y una vez interiorizados los nuevos significados ya no los perderemos, porque tal y como se definen en GTD tienen incluso más lógica para nuestra naturaleza.

Por si lo anterior no fuese suficiente, va el Sr. Allen y nos propone una metodología basada en hábitos y claro, para los que no los tienen es una faena porque cuesta adquirirlos.  Estos hábitos van destinados a familiarizarse con el sistema y darle fiabilidad. Hábitos como la revisión semanal, el procesamiento diario o la recopilación constante, por ejemplo. Todos aportan cosas por separado pero si tienes todos, el resultado final es muy diferente ya que la globalidad del sistema es mayor y mejor que la suma de sus partes.

Normalmente queremos conseguir las cosas con el menor esfuerzo posible. Está en nuestra naturaleza porque de ese modo consumimos menos energía y nuestro metabolismo puede decelerar su actividad, su desgaste y, por tanto, su envejecimiento. Lo perfecto, lo ideal como holgazanes naturales que somos, sería que existiese una pastilla azul que al tomarla nos cambiase y transformase en personas eficaces  preparadas para afrontar los retos de nuestra época. Pero GTD no es esa pastilla azul (ni creo que exista), y nos obliga a esforzarnos, cambiar y responsabilizarnos.  Eso es precisamente una de sus virtudes, nos permite aprender por el camino de la transformación de manera que interiorizamos sus hábitos y comprensión de una manera más eficaz y sostenible en el tiempo.

Por tanto, si quieres un sistema que te permita conseguir tus objetivos de una manera sencilla y rápida no inviertas tu tiempo con GTD. Hazlo sólo si, de verdad, buscas un sistema que funcione.