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Ejecutando la gestión de compromisos con GTD

ejecucion ejercicio gimnasia

En el post anterior consideré oportuno hablar sobre la importancia de saber gestionar los compromisos de manera eficaz y de cómo GTD nos proporciona la sistemática para poder hacerlo. Vimos que dicha sistemática consiste realmente en un proceso de transformación del estado del compromiso que tenemos en nuestro “radar” siguiendo las siguientes etapas:

  1. Capturamos el compromiso potencial cuando capta nuestra atención

  2. Pensamos sobre dicho compromiso para aclarar su significado y qué resultado deseamos obtener

  3. Colocamos las acciones y recordatorios que nos van a a llevar a cumplirlo en aquellos lugares o herramientas de gestión (listas, calendario, carpetas,…) que nos ayudarán a ejecutarlos.

En este post me gustaría reflejar esta sencilla sistemática de gestión del compromiso con un ejemplo práctico que ayude a “bajar a tierra” la teoría expuesta en el anterior post. Para ello, vamos a ir revisando qué ocurre en cada uno de los pasos:

  1.  En algún momento, por ejemplo en una reunión, capta tu atención la idea de presentar a un cliente una propuesta sobre unos servicios que podrían ayudarle a conseguir los resultados de los que te está hablando. Pasas inmediatamente a anotar en tu sistema de captura (libreta, móvil, …) algo del estilo “propuesta cliente X”. En  ese momento, seguro que respiras aliviado porque ya puedes seguir centrando toda tu atención en la conversación con el cliente, sin dedicar un porcentaje de tu atención a repetirte cosas como “que no se me olvide hablarle de este servicio”, “en cuanto llegue a la oficina le mando información”,… Estarás 100% a lo que tienes que estar: escuchar. Tienes el compromiso capturado.
  2. Ya en tu oficina de vuelta de la reunión, consideras conveniente revisar tus anotaciones y lees la anotación que hiciste: “propuesta cliente X”. En este momento tienes que empezar con el proceso de aclarar qué quieres hacer con esto. Lo primero es preguntarte si quieres/tienes que hacer algo con ello o no. Si es que no, descartarías el compromiso y, además, deberías sentirte  bien con la decisión. En nuestro caso decidimos que sí queremos hacer algo con ello y, por tanto, el siguiente paso sería pensar en qué tengo que hacer y, sobre todo, qué debería suceder para que eso que tengo que hacer pudiese considerarlo como acabado. Es decir, una cosa es pensar “Presentar propuesta sobre servicios de formación al cliente X” y otra es “Propuesta con descripción de servicios y precios sobre servicios de formación enviada al Cliente X antes del 30 de marzo” . Lo primero nos activa y lo segundo nos motiva.
  3. Una vez que hemos visualizado el resultado de lo que tenemos que hacer, el siguiente paso sería aclarar la siguiente acción física que debemos acometer para acercarnos a ese resultado. En nuestro ejemplo podría ser algo del estilo “escribir la planificación de acciones y resultados intermedios” o “llamar al cliente X para contrastar las expectativas que busca en una presentación de servicios”. Sea cual sea la siguiente acción es importante ubicarla allí donde estemos seguros de que vamos a tener la capacidad de hacer algo con ella.

Con este sencillo proceso, gestionamos de manera eficaz el compromiso inicial (en este caso un compromiso con nosotros mismos) y lo más importante es que:

  • el compromiso que has decidido acometer ya no está, únicamente, en tu cabeza por lo que puedes “liberar” esa parte de la atención de tu mente a cosas más necesarias (y tratar de acordarte constantemente de algo no es necesario cuando dispones de un sistema que lo puede hacer por ti)
  • tienes claro lo que necesitas alcanzar para dar por cumplido ese compromiso. En nuestro caso: “Propuesta con descripción de servicios y precios sobre servicios de formación enviada al Cliente X antes del 30 de marzo”
  • sabes cual es el siguiente paso que tienes que dar para acercarte a ese cumplimiento y alcanzar el resultado que buscas. Por ejemplo, “escribir la planificación de acciones y resultado intermedios” o “llamar al cliente X para contrastar las expectativas que busca en una presentación de servicios”

Este sencillo ejercicio de pensamiento y clarificación  no lleva más de dos o tres minutos y, además, nos da la tranquilidad de saber que cumplir con nuestros compromisos no va a depender, únicamente, de nuestra memoria… o de la falta de ella  😉

Aprende a manejar eficazmente los compromisos con GTD

Firmando compromisoYa hemos visto que la mejora de la eficacia y de la productividad en los entornos en los que desarrollamos nuestra vida profesional y personal en el siglo XXI sólo puede hacerse realidad si trabajamos sobre cómo gestionar mejor nuestra atención, los compromisos que adquirimos y si dejamos de pensar que todo ello depende de cómo gestionar el tiempo.

Generalmente, el estrés común (ese que sufre la inmensa mayoría de profesionales) aparece por la mala administración de los compromisos que adquirimos no solo con terceros sino también con nosotros mismos. La sensación de pérdida de control sobre todo lo que debemos hacer es la que produce ese estrés y sólo cuando conseguimos manejar y administrar todos esos frentes abiertos, que nuestros compromisos han generado, es cuando la sensación de bienestar aparece y, por tanto, el estrés disminuye.

Por regla general nos comprometemos con más cosas de las que verdaderamente podemos afrontar pudiendo, además, hacerlo de manera consciente o inconsciente. Estos compromisos generan sensaciones y situaciones que constantemente van a estar requiriendo de nuestra atención y provocando distracciones hasta que les demos respuesta y solución eficaz. Para ello cabe pensar que lo más inteligente sería aplicar un proceso de gestión coherente, eficaz y definido a todos esos compromisos que adquirimos o potencialmente podríamos adquirir.

Una vez que comprendemos el verdadero significado del término compromiso en la productividad, para hacer una gestión eficaz de ello debemos, al menos, tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Lo primero es capturar, recoger o anotar ese compromiso de alguna manera que nos sirva y nos aporte la tranquilidad suficiente para no “olvidarnos” de él. Para ello, y dado que ya sabemos que la mente no está diseñada para recordar ni almacenar ideas, lo mejor es poder anotar ese compromiso en algún sistema fiable que nos de la garantía y tranquilidad para poder pensar y aclarar qué debemos hacer con él más adelante.

  • ¿Qué significa, para mi, realmente ese compromiso?. Muchas veces anotamos cosas que en un momento dado nos parecen interesantes o captan nuestra atención pero que al cabo de un tiempo  dejan de hacerlo. El segundo paso de una gestión eficaz de compromisos es aclarar qué quiero o tengo que hacer con cada uno de ellos. Esta misma semana José Miguel Bolivar  escribía un completísimo e imprescindible post sobre cómo aclarar nuestros compromisos para tener control. Decidir si tenemos o no que hacer  algo con ese compromiso, cómo quiero o puedo comprometerme realmente  y decidir qué hacer para cumplirlo son los aspectos básicos a realizar para poder aclarar aquello que, en algún momento, ha captado nuestra atención.

  • Si ya sabemos lo que hay que hacer y el resultado que deseamos, lo siguiente sería elaborar los recordatorios adecuados que nos sirvan para poder seleccionar eficazmente las acciones que debemos ejecutar de cara a cumplir cada compromiso asumido.

Como se puede ver, se trata de un  que va transformando la propia naturaleza del compromiso:

  1. detectas algo que llama tu atención  y lo capturas para no olvidarlo (compromiso potencial)
  2. aclaras qué significa para tí ese compromiso y piensas sobre si realmente quieres/puedes hacer algo con ello (compromiso aclarado o consciente)
  3. defines las acciones que necesitarás para llevarlo a cabo (compromiso definido) para…
  4. preparar las estructuras, elementos y recordatorios que te van a permitir llevarlo a cabo (compromiso en ejecución).

Lo mejor de todo es que este flujo de gestión del compromiso es indiferente de la naturaleza del propio compromiso. No importa si estás definiendo el plan estratégico de tu compañía, la presentación de una oferta a un cliente o si tienes que arreglar la bici de tu hijo. El modelo es el mismo y únicamente tendrá las connotaciones propias de la naturaleza de cada uno de ellos en función del área de responsabilidad en el que te encuentres.

Por tanto, parece del todo evidente que si lo que quieres es reducir tu sensación de estrés y mejorar tu bienestar y claridad de ideas, tienes que empezar a ser consciente de qué compromisos adquieres y cómo quieres relacionarte con ellos. En definitiva, tienes que aprender a gestionar tus compromisos de manera eficaz.