Archivo por meses: mayo 2014

Papá, apúntalo en tu GTD para que no se le olvide a mamá

Niño llorando

La mente no está diseñada para almacenar información. Tal afirmación puede resultar evidente pero en realidad, y basándonos en hechos empíricos de nuestro día a día,  parece que no lo es tanto. Nos empeñamos en seguir, inútilmente, tratando de recordar todo aquello que tenemos que hacer. ¿Te suena algo de esto?:

  • “recuerda que compre tal cosa cuando esté allí” (¿recordarte yo?… búscate la vida que quien lo necesita eres tú)
  • “a ver si me acuerdo de llevar los papeles al banco” (si, a ver a ver…)
  • “acordaos de llevar leídos los papeles a la reunión” (si te preocupa que lo hagan, busca la manera de motivarlos para que lo lleven a cabo)
  • etc…

En todos los casos, se trata de utilizar una poderosa herramienta para una actividad para la que no está diseñada. A menudo debato sobre este tema sin dejar de sorprenderme al descubrir que las creencias de las personas, en general, no tienen ningún fundamento científico ni práctico para continuar con esta práctica. La mente humana, y en realidad la de cualquier  animal medianamente evolucionado, está diseñada para ayudarle a la adaptación de los estímulos y circunstancias del medio en el que vive. En definitiva, la mente o el cerebro, están para ayudar en la adaptación al medio.

Desde hace millones de años, los homínidos han ido evolucionado, desarrollando y aumentando cada vez más su capacidad craneal debido al aumento del volumen de la masa cerebral. Al contrario de otras especies de primates, los seres humanos no desarrollábamos mayor fuerza, potencia o agilidad (salvo hechos particulares como el ser bípedo o la prensión dactilar), sino que desarrollamos habilidades intelectuales complejas relacionadas directamente con el tamaño de nuestro cerebro. Todo ello ha sido consecuencia de que nuestro cerebro se adaptaba, pensaba (consciente o inconscientemente) en como solucionar problemas de adaptabilidad, de peligro, de necesidad,… En definitiva, el cerebro pensaba una solución a un problema concreto, buscaba un resultado, analizaba las diferentes maneras en que podía conseguirlo, seleccionaba una, la ejecutaba, fallaba, volvía a intentar, ….

No voy a afirmar tajantemente que la mente no sirve para almacenar información. En cierta manera, si que almacena información en forma de recuerdos, experiencias, …, pero lo hace de una manera selectiva que no es la idónea para un entorno en constante cambio, de agilidad en la toma de decisiones, de presión, …, como es el actual. Es decir, no es que la mente haga mal o bien almacenar información, es que, simplemente, lo hace de manera que no nos sirve y no nos ayuda en nuestro medio natural actual: la sociedad del conocimiento. Si la mente hiciese bien su trabajo de recordar, no digo que nos tuviésemos que acordar de todo pero si de aquello que necesitamos recordar, cuando lo tenemos que recordar y como lo tenemos que recordar. Pero no es así.

Es decir, la mente puede almacenar información y puede memorizar, pero no está preparada para hacerlo de manera eficaz en nuestro “medio” actual. La usamos para ello porque creemos que no tenemos otra cosa (o no nos han enseñado a hacerlo de otra manera), pero no lo hace bien. Es cierto que hay gente con buena memoria (o eso dicen, porque habría que ver exactamente el ratio de éxito en sus accesos a recuerdos, entendidos como el resultado positivo en el que se solapa el acceso al recuerdo/información con el momento adecuado y necesario para hacerlo) pero no es lo habitual.

Como GTD es un solución orientada a la obtención de resultados en nuestra sociedad del conocimiento con el menor estrés posible, ofrece una respuesta a esta circunstancia cada vez más común de “acordarse de (cada vez) más cosas”. Para ello, en GTD se establecen las suficientes y necesarias  herramientas de recopilación para poder capturar todo lo que llame nuestra atención, de modo que se produzca un “vaciado constante” de nuestra mente que nos permita tener tranquilidad y foco en nuestra actividad del momento. La tranquilidad, realmente, no te la proporciona el no tener nada en la mente sino tener la certeza de que todo lo que ha llamado tu atención y sobre lo que tienes que actuar, lo tienes capturado y que en el momento oportuno (tras procesarlo convenientemente) tendrás el recordatorio apropiado, en el sitio adecuado y en el momento adecuado. Esto que puede parecer relativamente innecesario, permite a los usuarios de GTD tener una mayor agilidad, capacidad y sensación de creatividad y menor estrés a la hora de usar la mente para lo que está diseñada: tener ideas que nos permitan adaptarnos al entorno. En consecuencia, GTD te ayuda a pensar y a pensar, además, mejor.

Como dice David Allen, “your mind is for have ideas, not for hold them” o como dice mi hijo: “Papá, apúntalo en tu GTD para que no se le olvide a mamá” 😉

 

 

Photo Credit: Myles! via Compfight cc

GTD: Innovación disruptiva para las personas

GTD - innovación disruptiva para las personasEn el sector de la industria, en términos generales,  innovar es mejorar los productos o servicios que se ofrecen al mercado de manera continuada. Se trata de un proceso gradual donde poco a poco, en base a experiencias y benchmarkings, distintas características funcionales, técnicas, de diseño u operativas, evolucionan sobre el paradigma anterior en el que fueron diseñadas para buscar o dar respuesta a nuevas necesidades.

 En ocasiones y de forma espontánea, de manera similar a las mutaciones que dan lugar a la selección natural de las especies en la naturaleza pero no de forma tan aleatoria, surge una innovación que rompe radicalmente con los modelos y paradigmas existentes. Se trata de una innovación diferencial y rompedora que hace de ese producto o servicio la referencia del mercado y obliga al resto de la industria y sector a adaptarse, cambiado sus procesos y esquemas para, simplemente, no desaparecer. Es lo que denomina innovación disruptiva.

 A lo largo de la historia de la humanidad, estas innovaciones disruptivas son las que han propiciado, de una u otra manera, grandes saltos cualitativos en la evolución de las sociedades. Algunos ejemplos significativos pueden ser la aparición del fuego o la invención de rueda, la máquina de vapor que dio lugar a la revolución industrial, la electricidad o el telégrafo que transformaron  la sociedad de finales del siglo XIX y principios del XX, o las tecnologías de la información e Internet como impulsores de la sociedad del conocimiento que actualmente vivimos.

 Es importante diferenciar entre una innovación lineal y el concepto de innovación disruptiva. Si tomamos como ejemplo el sector de la fotografía, en los años 80 y 90, las principales marcas líderes del sector orientaban sus innovaciones, de tipo lineal en este caso, a la mejora de aspectos como el incremento de la velocidad de obturación, captar mejor la luminosidad y el movimiento, superar la calidad de los negativos, disminuir el tamaño y peso de los equipos, adaptar la ergonomía, … En definitiva innovaciones “lineales” que eran necesarias y buenas, pero que no rompían el mercado ni la industria de la fotografía, por entonces, de tipo analógico. En este caso, la innovación disruptiva llegó con la aparición de la fotografía digital, cuando dejó de ser necesario el uso de carretes, negativos, revelados,… El modelo de fotografía con formato digital transformó la industria y el consumo. Es cierto que las primeras cámaras digitales eran peores en cuanto a calidad fotográfica con respecto a las convencionales y que, al principio, solo fueron adoptadas por unos pocos early adopters  del momento (lo que muchos llaman ahora frikies), generalmente provenientes del mundo tecnológico. Las posteriores innovaciones lineales sobre las cámaras digitales no han hecho otra cosa que consolidar la inevitable transformación que ya había comenzado en el  sector y la industria: se mejoró, y se sigue mejorando,  la calidad de la fotografía, la usabilidad, la sencillez en el manejo, el tamaño de las cámaras, el almacenamiento, …, pero todo se generó a partir de la innovación disruptiva de la fotografía digital.

En materia de organización, eficacia, eficiencia y productividad, tanto a nivel personal y empresarial, estamos viviendo un momentos de importantes cambios y de transformación evidente. Es un proceso que ya ha empezado y del que sólo unos pocos estamos siendo plenamente conscientes. Es cierto que, tanto en términos de management como en organización y productividad personal, desde hace tiempo se han venido produciendo innovaciones de tipo lineal con la aparición de diferentes técnicas de gestión de tiempo y/o prioridades, modelos organizativos jerárquicos, matriciales y pseudofuncionales, y metodologías diversas de gestión de proyectos. Unas innovaciones lineales que podían dar respuesta, en mayor o menor medida, a ciertas necesidades del momento pero que, a todas luces, no son suficientes ni óptimas para el paradigma actual de competitividad, que nos guste o no, existe y nos afecta de forma directa. Porque, no te dejes engañar: no estamos en una crisis, sino en una época de cambio… muy acelerado.

 En cuanto a la productividad y organización personal y profesional se refiere, mi opinión es que la innovación disruptiva que transformará el paradigma vendrá de la mano de los conceptos, hábitos y  filosofía de la metodología GTD. Porque, en mi experiencia, GTD aporta algo realmente diferencial, necesario, demandando, aplicable y que funciona para recuperar el control de tu vida, dar sentido a tus acciones, optimizar tus recursos y conseguir objetivos y resultados.

En todo proceso de innovación disruptiva, es la innovación original la que siembra la semilla de transformación del sector, de la industria o del modelo y, como comentaba con el ejemplo de la evolución de la fotografía, es adoptado solamente por unas pocas personas que, bien por pura necesidad, casualidad o inteligencia, ven las ventajas que esa innovación aportará a la sociedad. GTD es esa innovación disruptiva en materia de organización, productividad, eficacia y eficiencia para la personas que vivimos y nos desarrollamos en está nueva sociedad del conocimiento, y estoy convencido de que evolucionará para dar más y mejores respuestas a los retos personales y profesionales a los que nos enfrentaremos.

Por todo lo anterior, te animo a que te sumes a la innovación disruptiva que supone GTD para tu desarrollo personal y profesional y, de ese modo, te puedas desenvolver sin estrés, de manera eficiente, eficaz y organizada, como dice David Allen, en el juego de tu trabajo y en el negocio de tu vida.