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Una manera realmente sencilla y rápida de implantar GTD

Making choices.Seguramente, si estás leyendo este post es porque posiblemente en algún momento hayas leído sobre GTD. O puede que alguien te haya hablado de ello y hayas decidido pasarte por uno de los blogs con más prestigio y de referencia que escribe sobre el tema, es decir, este (es broma, jeje). O puede que ya conozcas GTD y estés buscando una manera sencilla y rápida de implementarlo, en contra de lo que gran mayoría de usuarios avanzados, y expertos en la materia como, por ejemplo, este, este, este o este podrían opinar.

Pues lo siento, si detrás de este título esperabas realmente una manera sencilla y rápida de implantar GTD, sin esfuerzo ni dedicación, has picado. Perdóname el atrevimiento al usar un título algo engañoso, pero espero que eficaz, para llamar tu atención. Pero es que creo que la mejor manera de ayudarte a implementar GTD es empezando por compartir contigo la realidad, de cara a que puedas considerar tus verdaderas expectativas respecto a usar o no usar GTD.

Veamos, ¿estás en alguna de estas situaciones?:

  • estás agobiado con mucho trabajo y buscas una manera de organizarte mejor
  • te gustaría tener más tiempo libre terminando antes tus tareas
  • piensas que tienes compromisos, contigo y con otras personas, que incumples sistemáticamente
  • tu día a día es una vorágine de peticiones, interrupciones, urgencias,…, y no puedes gestionarlo
  • por mucho que planificas tu día a día, nunca consigues cumplir con lo que te propones
  • y, por mucho que planificas tus proyectos, te da la sensación de que no los terminas nunca
  • te acuerdas de hacer cosas justamente cuando menos puedes hacerlo, o directamente cuando no puedes hacerlo
  • no te acuerdas de hacer o haber hecho algo cuando tienes o tendrías que haberlo hecho
  • piensas que tu día a día no te deja ver más allá que tu futuro inmediato
  • crees que, como tu situación es especial, no hay nada que te sirva relamente como ayuda para mejorar ya que has probado muchos otros estupendos y revolucionarios sistemas de gestión del tiempo
  • no te importaría dedicar, poco a poco, tiempo y esfuerzo para ir adoptando una manera eficaz de pensar y relacionarte con tu entorno, pensada para los tiempos que vives

 

Podría seguir escribiendo situaciones con las que te sentirías, seguramente, identificado. Pero, si eres un profesional preocupado por tu trabajo (por cuenta ajena, propia, empresario,…), si eres una persona inquieta con ganas de aprender, de hacer cosas nuevas (viajes, experiencias, deportes, actividades, …) o, simplemente, de vivir mejor y has contestado afirmativamente algunas de las preguntas anteriores, tomándome la licencia de darte un consejo que no me has pedido, te animo a que durante un tiempo trates de conocer y usar GTD como medio para organizarte mejor y ser más eficaz. Eso si, no esperes que te resulte sencillo, que sea fácil o que sea rápido, porque muchos aprendizajes que merecen la pena conllevan tiempo, esfuerzo, ensayo, error, frustración, cabreo, más error, júbilo, reflexión, más cabreo, más esfuerzo y, eso si, una enorme dosis de satisfacción cuando echas la vista atrás y ves de dónde partías y dónde estás, pero sobre todo, hasta dónde puedes llegar.

Ahora que se acerca el verano y las vacaciones, puede ser un gran momento para comiences a dar “pasos de bebé” en busca de una manera de vivir mejor, con menos estrés, más control sobre tu día a día y con mayor conciencia de lo que haces y para qué lo haces. Eso si, poniendo mucho de tu parte… ¿Te animas?

Derribando barreras al procesar tu trabajo con GTD

Breaking barriers

 

En el post de la semana pasada, reflexionaba sobre cómo el uso de un lenguaje nebuloso a la hora de especificar y definir tus acciones hacia que tu capacidad para organizarte y ser eficaz se viese afectada negativamente. Veíamos, también, que la principal herramienta con la que contamos para abordar ese proceso de clarificación es tener el hábito de pensar acerca de lo que es aquello sobre lo que queremos hacer algo. Usar un lenguaje detallado, concreto y claro nos ayudaba a afrontar esa acción con más energía, claridad y eficacia, y sobre todo nos ayuda en el proceso de selección de las cosas que hacemos.

En mi experiencia como usuario de GTD, el principal problema al que nos enfrentamos a la hora de tratar de aclarar (transformar en tangible lo intangible, lo indefinido en definido) algo que hayamos recopilado es que no estamos acostumbrados a pensar. Ni más ni menos. Esta afirmación tan categórica es tan cierta como que la responsabilidad de no hacerlo en nuestra y no del entorno en el desarrollamos nuestra actividad. Derivar la responsabilidad de no pensar a esos falsos “ladrones de tiempo” que son las interrupciones, la cantidad de cosas por hacer, la ausencia de tiempo, …, no es más que querer seguir quedándote detrás de la barrera a la hora de afrontar el reto de poner a funcionar tu mente en lo que es realmente buena.

¿Cuáles son algunos de los principales problemas que los usuarios de GTD pueden encontrar a la hora de pensar sobre sus elementos recopilados?. ¿Qué factores o barreras debes identificar, para solucionar, como potenciales problemas cuando afrontes la fase de procesar para transformar tus “cosas” en “acciones”?. Obviando las subjetividades inherentes a cada persona, podemos identificar de manera objetiva las siguientes:

1.) La prisa: motivada por esos equivocados niveles de autoexigencia que muchas veces nos imponemos, querer hacer mucho no es condición necesaria ni suficiente para hacer más, y mucho menos para hacer mejor. En muchos casos, creemos que vaciar una bandeja de entrada es el objetivo de la etapa de procesar, pero realmente el objetivo de la etapa de procesar es vaciar tu bandeja de entrada pensando qué es y qué tienes que hacer con cada uno de sus elementos. Porque mover una cosa indefinida de un sitio (bandeja de entrada) a otro (una lista de acciones) no te aportará ningún valor si la indefinición continúa existiendo. Porque en GTD, procesar es “transformar” las cosas no “cambiar las cosas de sitio”

2.) No tener el hábito de pensar en definir las cosas: cualquier metodología de productividad personal pasa por adquirir una serie de hábitos y GTD no es diferente en eso (aunque si lo es en la naturaleza de los hábitos con respecto a otras metodologías). Desarrollar un hábito conlleva esfuerzo (¡¡un palo!!) y, curiosamente, cuando se habla  de mejorar la organización y eficacia se suelen demandar resultados inmediatos y cualquier cosa que lo impida es utilizado como argumento en contra del funcionamiento real y aplicación de la metodología. Pensar en definir tus cosas es un hábito, y como cualquier hábito al principio has de desarrollar la capacidad consciente de hacerlo.

3.) No saber plantearse las preguntas adecuadas: relacionado con lo que comentaba antes de “no saber pensar”, el no conocer qué tenemos que hacer es motivo de parálisis en la ejecución (y para ser eficaz, tienes que “hacer”). La buena noticia es que a pensar también se aprende, y a pensar en aclarar tus cosas en GTD se aprende de manera sencilla siempre que lo enfoques desde la perspectiva del desarrollo del hábito. Porque pensar no es más que hacerte determinadas preguntas, como por ejemplo:

  • ¿qué significa esto para mí?
  • ¿qué tengo o quiero hacer con ello?
  • ¿qué tiene que ocurrir para que pueda darlo por finalizado?
  • ¿cuál es la próxima acción física que debo realizar y qué o quién necesitaría para hacerlo?

En este punto, es importante desarrollar el hábito de visualizar el resultado que buscamos y lo que tiene que pasar para que eso sobre lo que estamos pensando quede transformado.

4.) No querer plantearse las preguntas adecuadas: una vez que hemos entendido que las prisas no nos ayudan en nuestro proceso de mejorar la organización y eficacia personal, que aceptamos que es posible crear una serie de hábitos para pensar de manera eficaz a definir nuestras acciones y que sabemos cómo hacerlo y qué preguntas utilizar para ello, solo queda “vencernos a nosotros mismos”. Por diversos motivos (pereza, ausencia de interés en afrontar responsabilidades, creencias limitantes, …) en ocasiones evitamos, de manera consciente, pensar en definir nuestras acciones de forma detallada. Ante esto, creo que lo más inteligente que puedes hacer es darte la oportunidad de “probar” la diferencia entre pensar y no pensar en tus cosas, y ver que ocurre en tu día a día en una situación y otra. Si ya sabes lo que es y las consecuencia que tiene “no pensar”, prueba a “pensar” y vive lo que es y las consecuencias que tiene. Luego, tú eliges.

Las barreras a la hora de pensar en el etapa de procesar pueden ser diversas, y todo el mundo en algún momento u otro de la etapa de aprendizaje de GTD se enfrenta con ellas. Para ciertas personas, algunas de las barreras serán más complicadas de solventar que otras, a otros les llevará más tiempo tomar conciencia de ellas y para otros serán incluso invisibles. Pero lo importante es saber identificar cuándo estamos ante una de esas barreras que nos impiden pensar de manera eficaz en definir nuestras acciones, cómo poder solventarlas y cómo continuar con el proceso genuino de GTD, porque de lo contrario estarás construyendo su sistema GTD sobre un castillo de naipes. Recuerda que pensar en GTD es “transformar” lo indefinido e intangible en algo concreto, detallado y “consegible”.

 

PD: vaya mi agradecimiento para  José Miguel BolívarJesús Serrano por sus aportaciones en forma de ideas al post 😉

Contra el vicio de tachar, la virtud de pensar… con GTD

rodin_pensador

Está demostrado que lo que nos gusta cuando nos enfrentamos a una lista de tareas o acciones incompletas es comenzar a tachar aquellas que hemos ido completado. En alguna ocasión he escuchado a José Miguel Bolívar decir que “el cerebro es un puñetero al que le encanta tachar cosas pendientes por hacer. Es un yonki del tachado“.

Hacer listas de cosas, tareas, proyectos o acciones pendientes está muy bien. De hecho, es uno de los pilares en los que se basa GTD. El asunto no está en hacer o no hacer esos listados, sino en cómo los haces y cómo los manejas. Porque no es lo mismo ver en tu lista: “confirmar oferta cliente X” que “llamar al cliente X para preguntarle si ha recibido la oferta, su impresión sobre la misma y qué próximas acciones cree que podríamos emprender“. Es habitual caer en el error de pensar que no es necesario definir con tanto detalle lo que vas a anotar porque:

  • Crees que cuando leas lo que has anotado, aunque sea indefinido (“confirmar oferta cliente X”), te acordarás de lo que tenías que hacer
  • Tardas más en escribir el detalle completo de la frase que si únicamente pones algo más “sintentizado”
  • Piensas: “si tengo pocas cosas en mis listas, ¿para que lo voy a definir con tanto detalle?“. O la versión “extendida”: “si tengo un montón de cosas en mis listas, ¡no puedo detallar todo!

Los tres casos anteriores son las habituales justificaciones que se pueden escuchar cuando se cuestiona a las personas sobre la razón por la que usan un “lenguaje nebuloso” a la hora de definir su trabajo. Todas están basadas en falsas creencias subjetivas que inciden directamente sobre los problemas de organización y eficacia de la gran mayoría de las personas en nuestra sociedad actual.

Cuando escribes algo en ese lenguaje nebuloso es porque no tienes claro cuál es el significado de lo que, esa cosa que previamente has anotado, tiene para ti. Por ejemplo, si alguien dice que para él “confirmar oferta cliente X” es algo suficientemente claro, es legítimo cuestionarse esa afirmación al no identificarse por ningún lado:

  • ¿Cuándo va a saber si esa oferta está confirmada o no?
  • ¿Cómo va a saber que es así?
  • ¿Él tiene que confirmar al cliente X o el cliente X confirmarle a él?
  • ¿Para qué quiere confirmarla?
  • …..

Al final se trata de aclarar qué es lo significa eso y anotar detalladamente lo que tiene ser realizado, y para ello debes hacerte determinadas preguntas básicas que te ayuden en el proceso. Es aquí donde suele entrar el segundo de los puntos que veíamos anteriormente: “pero es que así, voy a tardar mucho es escribir lo que tengo que hacer”. Aquí la respuesta es si y no. Es sí, porque es evidente que no tardas los mismo en escribir algo indefinido que algo definido. Pero la diferencia no viene del tiempo de escritura, sino del tiempo que inviertes en pensar qué es esa cosa y qué tienes que escribir para que sea algo detallado, concreto y tachable. La principal diferencia entre algo escrito en lenguaje nebuloso y algo en lenguaje concreto viene de ese proceso de pensar (lo que en GTD se conoce como aclarar o procesar). Y ese proceso de pensar es un “simple” hábito, que como tal se puede entrenar con un poco de constancia. Es posible que al principio puedas tardar unos segundos en aclarar con detalle qué significado tiene para ti lo que tienes delante y qué acción tienes que acometer, pero con la práctica lo llegarás a hacer de manera instintiva y natural, momento en el cual esa preocupación por el tiempo que tardas en escribir algo nebuloso respecto a  algo concreto habrá desaparecido y, además, tendrás elementos 100% tachables en tu lista de acciones.

Y hablando de la lista de acciones nos encontramos con el tercer punto, que está relacionado con el número de elementos de la lista. Si tienes pocos elementos puedes pensar que no es necesario detallar lo que tienes que hacer. En mi experiencia aquí pueden aparecer dos problemas. El primero, relacionado con el número en si mismo ya que si eres una persona que trabajas en proyectos propios o ajenos, tienes familia, aficiones, …, seguro que tienes muchas cosas que quieres o tienes que hacer (en GTD se habla de no diferenciar entre lo profesional y lo personal, pero ya hablaremos de eso en otro momento), pero que nos las tengas apuntadas porque no hayas vaciado tu mente. Moraleja: si tus listas de acciones tienen relativamente pocos elementos igual deberías plantearte si todo lo que tienes que hacer está realmente en esa lista. El segundo asunto relacionado es que si suponemos que todo lo que tienes que hacer está en esa lista, ¿por donde crees que vas a empezar?. ¿Por aquello que lees y no sabes muy bien qué es o por aquello que te dice claramente qué es y lo que tienes que hacer?. Si dejamos al margen los falsos mitos de la importancia y la urgencia, siempre vas a empezar por lo que es más sencillo de ejecutar y de tachar, y para ello tiene que estar lo suficientemente definido.

Definir qué son las cosas, qué significan para ti, qué quieres o tienes que hacer con ellas y, en definitiva, pensar en las cosas es uno de los pasos más diferenciales que aporta GTD en su proceso del flujo de trabajo y el más crítico para obtener una eficiente implementación de la metodología. Si realmente quieres mejorar tu organización y eficacia personal, tienes que empezar por aclarar todo lo que tienes que hacer y dejar claro a tu “yo” del futuro qué tiene que hacer para ir completando y tachando las acciones de sus listas.