Archivo por meses: Septiembre 2014

Los principales hábitos para aprender GTD usando GTD

Aprender HaciendoEn el post de la semana pasada comentaba la estrecha relación existente entre los hábitos y la metodología de productividad personal GTD. La reflexión más relevante a la que he llegado, al aprender GTD, consiste en la importancia de ser consciente de los hábitos que hay que adquirir para llegar a poder usar de manera eficiente la metodología de productividad personal más eficaz, hasta la fecha, que he usado (y han sido unas cuantas).

Hoy quería compartir contigo, de manera general, cuáles son los principales hábitos que componen GTD según mi experiencia como usuario. Si estás pensando en aprender GTD es tan importante que los conozcas como que seas consciente de que no es necesario (ni posible) que los comiences a aplicar todos a la vez. Aprender a usar bien GTD no es un proceso rápido, pero tampoco es un todo o nada ya que desde el momento en que comiences a poner en práctica alguno de estos hábitos empezarás a obtener mejores resultados que tenías antes. Es decir, no tienes que estar aplicando todos los hábitos a la vez desde el primer momento para ser más eficaz que antes. También es cierto que el uso de todos los hábitos supondrá una mejora exponencial de tu productividad, porque en GTD “el todo es mayor que la suma de las partes”.

Un hábito es un comportamiento repetido regularmente. Con mayor precisión, según la RAE, un hábito es un “modo especial de proceder o conducirse adquirido por repetición de actos iguales o semejantes, u originado por tendencias instintivas” . De esta definición, resulta evidente que para que algo que haces sea un hábito debe ser un acto repetitivo y regular, consciente o instintivo, que puedes adquirir (aprender). Estas características sobre los hábitos en general, son perfectamente válidas para los hábitos en GTD. Debes tener en cuenta que adquirir hábitos es un proceso de aprendizaje y, como tal, debes ser consciente y constante en su ejecución. No te valdría de nada empezar de manera muy intensa (por ejemplo, tratando de adquirir más de un hábito a la vez) si posteriormente vas a abandonar al sentirte desmotivado por la dificultad y complejidad de querer abarcar demasiado. Los hábitos de GTD, abordados de uno en uno, son relativamente sencillos de adquirir más allá de la propia dificultad que supone la adquisición de cualquier hábito. Si quieres profundizar en conocer cómo adquirir hábitos de manera general, puedes leer este post de Rubén Alzola, o este y este post de Jerónimo Sánchez.

Pero, ¿cuales son esos hábitos principales y necesarios para poder usar y aprender GTD de manera eficaz?. A continuación te expongo los que considero, según mi propia experiencia de más de 5 años usando GTD,  son los hábitos a adquirir más relevantes:

  • Capturar o Recopilar
  • Transformar o definir qué son las cosas
  • Vaciar regularmente las bandejas de entrada
  • Identificar bandejas de entrada y simplificarlas
  • Usar varias listas, o lo que es lo mismo: no usar una única lista de acciones
  • Agrupar acciones en función de lo que necesito para hacerlas
  • Usar la agenda solo para eventos con fecha
  • Revisar
  • Empezar y acabar las cosas
  • Poner tu atención en lo que haces
  • Usar la lista de A la Espera
  • Usar la lista Algún Día/Tal Vez
  • Aprovechar tus niveles de energía
  • Agrupar acciones en función del tiempo necesario para realizarlas
  • Dividir proyectos (resultados) en cosas “accionables”

En próximos posts compartiré mi experiencia con cada de estos hábitos, así como su significado y cuál es el valor que aportan. Con ello me gustaría acompañarte en esa extraordinaria, e intensa, experiencia que supone aprender GTD usando GTD. ¿Te apuntas?

GTD es cuestión de hábitos

 

Practicar - Flechas en la dianaEn muchas ocasiones escucho sin argumentación evidente lo complicado que es aprender y usar GTD. Hay gente que afirma que es tan complicado que no lo consideran útil para ellos (a pesar de que lleven años probando técnicas de organización de dudosa eficacia), que cuesta más el collar que el perro ya que se dedica demasiado tiempo a organizar las cosas y al mantenimiento del sistema. En cierta manera es cierto: al ser GTD un sistema completo de organización y productividad personal, no solo se enfoca en el hacer, sino en definir ese hacer y en facilitar la toma de decisiones para seleccionar qué hacer.

En el trabajo del conocimiento (eso que tú y yo hacemos, aunque no lo creas) tan importante es hacer como definir qué hay que hacer. Esto último no es otra cosa que saber el resultado que queremos o necesitamos obtener con nuestras acciones. Es extraño que, tanto el trabajo que nos viene de fuentes externas (clientes, jefes, partners, familia, amigos,…) como el propio trabajo que nos asignamos a nosotros mismos, venga claramente definido de forma tachable, tal y como suele comentar José Miguel Bolívar.

Debido a que GTD pivota sobre definir, revisar y hacer el trabajo, no es realmente una metodología compleja sino completa. Y no es compleja porque, simplemente, para llegar a usar GTD de manera eficaz tendrás que ir adquiriendo ciertos hábitos de forma constante y poco a poco. Es cierto que hay una dificultad oculta en todo el proceso de aprendizaje de GTD: el desaprendizaje de los malos hábitos productivos que hemos ido desarrollando a lo largo del tiempo. Es el desaprendizaje de esos hábitos poco o nada productivos la parte más complicada para llegar a usar GTD, pero con práctica, consciencia y paciencia lo consigues.

En mi experiencia personal, cuando comiences a aprender GTD te será muy útil conocer los diferentes hábitos de los que se compone. Una vez los tienes identificados, y como parte del proceso de aprendizaje, es conveniente identificar el “contrahábito” que, por norma general, estarás usando actualmente. Por ejemplo, si un hábito en GTD es “revisar periódicamente la lista de A la Espera”, puede que tu “contrahábito” sea “recordar las cosas que me debe la gente cuando les veo” (al menos este era el mío 😉 ). De esta manera tomarás consciencia de lo que tenemos que conseguir (el hábito) y de lo que hacemos hasta la fecha (el contrahábito). Aprenderás a desarrollar el nuevo hábito al tiempo que te deshaces del antiguo.

Reconozco que tardé un tiempo en aprender la importancia que los hábitos tienen en GTD y me gustaría que, si estás en proceso de aprender GTD, tomases conciencia de ello. Al fin y al cabo, GTD no es complejo ni difícil, porque por más que se fundamente en unas estructuras, sistemas y flujos de trabajo definidos, GTD simplemente es cuestión de hábitos.

OPTIMA LAB: compromiso con el cambio y la mejora de las organizaciones

Primeras Jornadas OPTIMALAB “Bienvenidos a las primeras Jornadas de Innovación en productividad personal y organizativa OPTIMA LAB”. Así  abría José Miguel Bolívar las que han sido unas de las sesiones de trabajo más inspiradoras y productivas a las que he asistido últimamente.

Y es que, a lo largo de los días 5 y 6 de septiembre tuve la oportunidad de compartir con el propio José Miguel, Paz Garde, Antonio José Masiá, Cruz Guijarro, Jesús Serrano y Silvestre Segarra ideas, visiones, realidades, experiencias y aprendizajes dentro de la Comunidad de Práctica OPTIMA LAB. Las instalaciones y el entorno- el Campus Infantes de Euroforum en El Escorial (Madrid)- donde tuvieron lugar ayudaron, sin duda, al estupendo y agradable desarrollo de las sesiones. Si tuviese que poner un “pero” sería la ausencia de Jerónimo Sánchez que se encontraba en México y no pudo asistir presencialmente, aunque estuvo presente en las redes sociales gracias al seguimiento en Twitter del evento con el hashtag #optimalab.

La CoP (Comunidad de Práctica) OPTIMA LAB surge como consecuencia de los intereses e inquietudes en compartir conocimientos y aprendizajes sobre la innovación en la productividad personal y organizativa. Esta iniciativa, nacida de las experiencias e inquietudes de José Miguel Bolívar como Consultor Artesano en Productividad e Innovación, ha ido madurando estos meses en numerosas sesiones de trabajo online y offline, constante interacción, comunicación directa y un profundo compromiso de todos y entre todos los componentes de la CoP. Ni de lejos podía imaginarme la cantidad de experiencias que hemos tenido y el gran ambiente en el que se han desarrollado.

jornadas_optimalabAsistentes a las I Jornadas de OPTIMA LAB en El Escorial. De izquierda a derecha: Silvestre Segarra, José Miguel Bolívar, Paz Garde, el que os escribe, Cruz Guijarro, Antonio José Masiá y Jesús Serrano

 

Si tuviese que responder a la pregunta (que seguro me haría Paz 😉 ) “¿qué te llevas de este encuentro?”, sin duda alguna se mezclarían los aspectos profesionales y personales. En lo profesional me llevo una mochila cargada de tesoros en forma de ideas, conceptos, sensaciones, proyectos y, sobre todo, motivación para continuar con esta experiencia. En lo personal, el haber compartido momentos, conversaciones y la compañía de estupendas personas, con enfoques enriquecedores.

Mi visión personal es que OPTIMA LAB es una gran oportunidad para que las personas y las organizaciones puedan mejorar aprendiendo a gestionar el cambio constante en el que están inmersas por la vía de la innovación en la productividad. Ya no estamos en un contexto en el que hay que hacer más cosas, sino hacerlas mejor y eso se traduce en dotar de significado, definición, perspectiva y sentido a lo que se hace. Es posible que la sociedad actual no esté preparada para afrontar estos cambios pero sin duda tendrá que estarlo y en OPTIMA LAB se trabaja con ese horizonte: se busca la innovación para la mejora de la productividad personal y organizativa con el objeto de ayudar a las personas y organizaciones. Porque en OPTIMA LAB somos consultores artesanos, adheridos a #redca, convencidos de sus valores  y  comprometidos con el cambio y la mejora de las organizaciones.

Cenando en Tandoori Station

Consultores Artesanos cenando en Tandoori Station

Me gustaría dar las gracias a Jose Miguel y Paz por la inmejorable organización de las jornadas (reserva en Tandoori incluída); a Cruz, Silvestre, Antonio José y Jesús por haber realizado el esfuerzo de desplazarse y, por supuesto, a Jero pues días antes me ayudó con un feedback muy interesante sobre la que sería mi exposición en las jornadas. Agradecer a todos en general por haber compartido estos meses de trabajo, esfuerzo, ejercicios de consentimiento integrativo, comunicación directa y buenos momentos.

OPTIMA LAB no ha hecho más que empezar, queda mucho por hacer y mucho camino por recorrer, pero nace en el momento adecuado. Y dado que la innovación no se improvisa sino que hay que trabajarla, ahora toca seguir trabajando. Eso sí, de manera productiva. 😉

Devorando proyectos con GTD

Cuchillo y tenedor

Querer obtener resultados buscando la satisfacción inmediata es algo habitual en nuestros días. En parte es consecuencia del entorno en el que hemos sido educados, un contexto en el que la inteligencia emocional no ha jugado un papel significativo y donde los estímulos para ser felices nos los presentan como algo sencillo, fácil y disponibles en cada momento.

Mucha gente pretende abordar proyectos y obtener resultados de manera directa y rápida. Se pretende pasar de la A a la Z sin haber pasado por el resto de letras, y en el caso de que se haga, se quiere hacer de dos en dos o de diez en diez, a ser posible a la vez y de hoy para mañana. Es la ansiada búsqueda de la inmediatez frente al infravalorado esfuerzo de la constancia. Como, desgraciadamente,  todo se tiene que hacer para ayer por falta de previsión y de organización, hay que ponerse con las cosas de manera inmediata y tratar de finalizarlas con brevedad y, en muchas ocasiones, mal. Si estás en esta situación y te identificas con estos síntomas, estás de enhorabuena porque ya has dado ese primer paso necesario para el cambio. Y no es muy complejo. Te animo a que sigas leyendo.

El valor que aporta la constancia al trabajo es un aprendizaje lento y reflexivo, porque precisamente no te ofrece eso de lo que huye: el resultado inmediato. En mi experiencia personal, me ha permitido abrir nuevas líneas de trabajo, de desarrollo y de ocio, sin que interfieran con las que ya tenía en curso. Me ha permitido no solo hacer más cosas, lo que en verdad no es relevante, sino hacer más cosas alineadas con mis objetivos y conseguir resultados satisfactorios. Porque al final, ¿no es eso de lo que se trata?.

Practicar la constancia en el hacer no es más que un hábito, no es más que practicar eso de “un mordisco cada vez”. Eso si, como todo hábito tiene una etapa de aprendizaje, de puesta en práctica, y te requerirá cierto esfuerzo. Pero es evidente que es más sencillo, y realista, comerte una ballena mordisco a mordisco que comértela de una vez, lo que probablemente nunca llegarás a conseguir.

Frank-Stamper“Así se devora una ballena, Doug. Un mordisco cada vez.” House of Cards

Lejos de lo que pueda parecer,  trabajar paso a paso, mordisco a mordisco y pulgada a pulgada, no es planificar en el sentido tradicional del término (te recomiendo la lectura de este post de @jeronimosanchez sobre los mitos de la planificación). Trabajar de esa manera es hacer un poco cada día, sin determinar exactamente cuánto hacer salvo un aproximado orden de magnitud que te ayude a saber cómo de bien o mal vas avanzando en tu resultado. Por ejemplo, si tienes que leer un libro antes de una determinada fecha objetiva (porque, por ejemplo lo tienes que devolver a su dueño) tendrás que calcular el ritmo diario al que deberías leer cada día para conseguir el resultado de haber terminado el libro antes de esa fecha. Pueden ser 5 ó 20 páginas, es indiferente, pero es importante que tengas un orden de magnitud que te permita determinar el tiempo, la energía y el contexto que necesitarías para lleva a cabo esa acción diaria y conseguir el resultado final. Unos días leerás 17 páginas y otros días 30 páginas, pero lo importante es hacer algo cada día. Lo siguiente que deberás hacer es poner un recordatorio en tu sistema de organización (si usas GTD, esa acción debería estar en tu lista de próxima acciones para hacer lo antes posible), y además deberá aparecer en el contexto adecuado las veces necesarias hasta que puedas dar por alcanzado el resultado.

Además de la tranquilidad que te da el saber que trabajando paso a paso desde la constancia vas a alcanzar tus resultados, otra de las principales ventajas que te ofrece este método es que te permite avanzar en la obtención de varios resultados en paralelo. Coincidarás conmigo en que esto es algo increíblemente necesario en la actividad que desempeñamos en nuestros días, ya sea profesional o personal. La idea que hay detrás de esto es que dedicando un cierto tiempo a una determinada acción de un proyecto, y luego a otra de otro proyecto y así sucesivamente, consigues un potencial de resultado mayor que si lo haces todo en un proyecto de manera secuencial. Es evidente que habrá casos y casos, y que deberemos adaptarnos a las circunstancias, pero rara vez puedes hacer todas las acciones de un proyecto de manera secuencial sin tener que esperar algo de alguien o sin que tu energía se vea afectada.

Como puedes observar, este enfoque no es nada nuevo ni nada rompedor. Pero si es así, ¿porque no lo ponemos más en práctica?. Según mi experiencia el carecer de un sistema de organización y productividad personal global, sistemático y adaptado a las necesidades de nuestra realidad, hace que el día a día se convierta en un constante “apaga fuegos” que evita cualquier tipo de reflexión ni perspectiva para definir cómo poder obtener resultados de manera eficaz. Por otro lado, disponer de ese sistema no es la solución final,  sino que hay que aplicarlo de manera que funcione tal y como se espera, es decir hay que seguir fielmente sus instrucciones.

GTD ofrece el método y las herramientas para poder trabajar de forma constante pudiendo obtener resultados de manera sistemática y eficiente y, lo más importante, disfrutar del placer de ir haciendo las cosas poco a poco devorando tus proyectos.