Archivo por meses: octubre 2014

Generando debate: eficacia, eficiencia, productividad y trabajo del conocimiento

Imagenes de personas debatiendo

Hace aproximadamente una semana, en la comunidad de Google Plus sobre Innovación en Productividad,  abrimos un interesante debate sobre la idoneidad y el significado de los términos eficacia, eficiencia y productividad en nuestra sociedad actual, la Sociedad del Conocimiento. La idea de abrir dicho debate fue motivada por mi inquietud sobre si dichos términos, tal y como se encuentran definidos actualmente, son aplicables al trabajo del conocimiento o si, por el contrario, se deberían usar nuevos términos o nuevos significados para ellos. He de decir que el debate resultó muy enriquecedor gracias a la participación de José Miguel Bolívar (@jmbolivar), David Crespi (@dcrespimi) y Jerónimo Sánchez (@jeronimosanchez).

José Miguel coincidía con mi sensanción de que “el concepto tradicional de productividad es insuficiente para abarcar la complejidad del trabajo del conocimiento”, pues como él mismo comentaba “en el trabajo del conocimiento, la productividad es independiente de la cantidad: se puede hacer muchas cosas y ser improductivo y, del mismo modo, se puede hacer pocas cosas y ser muy productivo”. Como alternativa, José Miguel indicaba que cabría plantearse  que el término productividad podría ser sustituido por otro más adecuado. Más concretamente indicaba que: “productividad en el trabajo del conocimiento debería sustituirse por lo que Peter Drucker llamó “effectiveness”, que en español podríamos traducir por “efectividad“. Una persona es “efectiva” cuando es, simultáneamente, eficaz y eficiente, es decir, cuando hace “lo que tiene que hacer” (“does the right things”) y lo hace de forma óptima en cuanto a utilización de recursos (“does the things right”)”

Posteriormente David Crespi planteaba la duda de qué es la productividad en una empresa del trabajo del conocimiento. En este punto, José Miguel aportaba que productividad personal y productividad empresarial son dos caras de la misma moneda al indicar que “la productividad colectiva consiste en lo mismo: en ser eficaces (hacer lo que hay que hacer) y eficientes (hacer bien lo que se hace)”, para terminar afirmando que la manera de mejorar la productividad colectiva es de abajo a arriba, es decir, al revés de como suele plantearse, y exige abordar cuatro planos distintos, cada uno con sus propias características: la forma en que interaccionan las personas, los procesos que se utilizan, las tecnologías que soportan los procesos y las estructuras organizativas”.

Otro aspecto que debatimos por estar directamente relacionado con los temas que estabamos tratando fue el concepto de trabajo del conocimiento, cuestionándonos su significado y lo que abarca dicho término. Con respecto a esto, se pudo concretar que, en palabras de Jerónimo Sánchez, “el trabajador del conocimiento es aquel que tiene que definir su propio trabajo antes de hacerlo, y decidir los criterios para determinar cuándo se ha terminado. Nos cuestionamos también si dicha definición sería trasladable a una empresa, dado que es evidente que cualquier empresa tiene que definir su trabajo antes de hacerlo y decidir los criterios para determinar cuándo se ha terminado y, por tanto, cualquier empresa podría considerarse empresa del conocimiento. Sin embargo, esto no es cierto y Jose Miguel matizaba que “una empresa del conocimiento, es aquella cuya producción depende esencialmente del conocimiento”, una definición mucho más acorde a la realidad.

Me gustaría agradecer a José Miguel, Jerónimo y David sus aportaciones a este debate, en el cual aún puedes hacer aportaciones bien en Google Plus o en los comentarios de este post. ¿Qué opinas sobre los términos, definiciones y propuestas de los que hemos hablado?.

 

 

 

 

 

 

 

Qué puedes hacer para transformar las cosas con GTD

Imagen indicando la mejor elección

GTD es  una metodología bastante sencilla de adoptar y sobre la cual creo que hay demasiados mitos. Un ejemplo de esa sencillez es que en GTD puedes realizar únicamente 6 acciones con las cosas con las que tienes que relacionarte. Esto es relevante porque te permite limitar las opciones de decisión que podrías tomar con respecto a algo, lo que facilita las cosas. Realmente, esas acciones no son otra cosa que posibles decisiones que puedes tomar con respecto a algo cuando estás definiendo la forma en que te vas a relacionar con ello.

Las posibles decisiones que puedes tomar, expresadas en forma verbo de acción son:
  1. Eliminar
  2. Archivar
  3. Incubar
  4. Delegar
  5. Hacer
  6. Aplazar
Como usuario de GTD, una vez hayas aplicado el flujo de trabajo habrás tenido que realizar una de estas acciones con lo que hayas procesado. En algún momento habrás tenido que tomar la decisión de:
  1. Eliminarlo si has considerado que no va a servirte para nada ni puede serte útil en el futuro
  2. Archivarlo si ahora mismo no te es útil pero crees que puede serlo en un futuro y, además, no necesitas revisarlo con periodicidad
  3. Incubarlo si no vas a hacer nada con ello en este momento pero quieres revisarlo en el corto, medio o largo plazo
  4. Delegarlo en el caso de otra persona pueda o tenga que responsabilizarse o hacer algo con ello
  5. Hacerlo si vas a tardar menos tiempo en realizar lo tengas que hacer con ello que en organizarlo dentro de tu sistema de listas.
  6. Aplazarlo porque te va a llevar más tiempo hacerlo que incluirlo y organizarlo en tu sistema de listas
GTD es una metodología para tomar decisiones orientadas a resultados y disponer de 6 alternativas de decisión sobre los elementos con los que te relacionas te ayuda a ser eficiente en un entorno donde todo cada vez es más cambiante, difuso e impreciso. En tu caso, ¿cómo tomas decisiones que te ayuden a ser más eficiente?. ¿Qué te parece la propuesta que ofrece GTD en ese sentido?

La mala decisión de las organizaciones para mejorar la productividad

Indecisión. Decisiones erróneas

Muchas organizaciones que desempeñan su actividad en lo que se conoce como trabajo del conocimiento no se deciden a abordar soluciones reales para sus problemas de productividad. Al menos, a mi me lo parece.

En materia de productividad, no es fácil obtener resultados pero si que lo es ponerse en marcha. He mantenido en varias conversaciones con José Miguel Bolívar mi postura en que parte del problema  radicaba en las personas, pero últimamente empiezo a comprobar en la práctica que puedo estar en cierta desviación de interpretación con respecto a la realidad (por no decir equivocado, jeje). Al margen de bromas, sigo con la idea de que son las personas las que deben asumir la responsabilidad de mejorar en el ámbito de la productividad, pues con ello se pueden conseguir grandes cosas sin depender de nadie.

Mi amigo Antonio José es un convencido de ir por la vida “cambiando creencias”, y me acuerdo mucho de él cuando reflexiono sobre las causas por las cuales las organizaciones toman decisiones poco coherentes e ineficaces para mejorar su productividad. Y me acuerdo porque puede que mi percepción no sea más que resultado de mis propias creencias. Os expongo alguna de esas causas:

  • Aspectos culturales: estamos en una sociedad donde es difícil admitir que hay mejores maneras de hacer las cosas. Eso significa que si verdaderamente existe y no lo estás haciendo, puedes estar faltando a tus compromisos y responsabilidades. O puede que pienses que tienes el conocimiento absoluto y desde tu atalaya creas que nadie puede existir que sea mejor que tú. Esto va destinado tanto a managers como a colaboradores. La humildad sienta tan bien…
  • Necesidad de Conocimiento: el término productividad es un término denostado y del que se tiende a huir. Esto es básicamente por el mal uso que se hace de él o, mejor dicho, que se quiere hacer por determinadas personas y colectivos. Las empresas han buscado incrementar sus ratios de productividad por vías socialmente mal vistas, con resultados dudosos. Sin embargo, la productividad es mucho más si lo enfocamos desde el punto de vista personal y se comprende lo que en realidad significa.
  • Dudas de Capacidad: ligado a lo anterior, si no sabes qué hacer o cuál es el resultado que necesitas en términos de productividad para tu entorno, no te vas a sentir capaz de hacerlo. Las cualidades, conocimientos y experiencias necesarias las tienes (o puedes encontrarlas) si de verdad quieres hacerlo. Querer es poder
  • Perspectiva (falta de): algo de lo que he aprendido con el uso de GTD es que la perspectiva es un factor fundamental tanto para el futuro como para el día a día. Perspectiva suena a algo lejano pero no es así. Perspectiva es saber porqué estas haciendo lo qué estas haciendo o, con un enfoque más del siglo XXI, porque estás dejando de hacer lo que no estás haciendo. Porque en este siglo XXI no es más productivo quien más hace, sino quien hace mejor.
  • Deficiencias en el management: ¿quién no ha oído alguna vez que el activo más importante de las organizaciones son las personas?.  Importantes cantidades de dinero se han desperdiciado en formaciones orientadas a necesidades de otro siglo para (no)preparar a las personas de cara a (mal)realizar trabajos en la actualidad. Las personas que desarrollan su actividad en el trabajo del conocimiento demandan unas competencias y necesidades muy diferentes a las de 20 ó 30 años atrás. Las organizaciones siguen poniendo foco en mejorar la productividad del proceso y no de la persona, cuando si se hiciese sobre éstas se mejorarían ambas cosas. ¿Conocéis algún caso en el que se haya “mejorado” la productividad de un proceso pero no la productividad de las personas que intervienen en él?. ¿No es más lógico preocuparte por la productividad de las personas y que ellas, con su conocimiento, experiencia y responsabilidad, mejoren el proceso?.
  • Liderazgo: entendido como aquel que cada uno  tiene que afrontar y desempeñar como dueño de su realidad y su responsabilidad. No puedes esperar a que sea el jefe del departamento, el director de Recursos Humanos o una persona externa el que nos produzca el cambio. Es evidente que puedes, y debes, apoyarte en personas con mayor conocimiento y experiencia para aprender de ellas, pero no esperar que nos enseñen de forma pasiva. Todo depende de ti, porque no necesitamos líderes

Estas son algunos de los aspectos sobre los que se debería reflexionar para tratar de enfocar de una manera global la mejora de la productividad en las organizaciones, sean del tamaño que sean. Si tenemos en cuenta que las organizaciones son sistemas formados por personas y que éstas tienen un margen significativo de mejora en términos de productividad, llegamos a la conclusión de que mejorar la productividad de las organizaciones pasa por el hecho de que las personas tengan los motivos, la capacidad y el conocimiento para ser más productivas. Se trata de pivotar sobre una productividad centrada en las personas.
La próxima vez que escuches hablar de mejorar la productividad en tu organización piensa qué es lo que puedes hacer tú para hacerlo y no lo que van a hacer los demás, porque tienes opciones más cerca de lo que crees y puedes ayudar a tu organización a que tome una buena decisión para mejorar la productividad. ¿Te atrevés?