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Mis hábitos con GTD: cómo delego y uso la lista de “A la espera”

Boígrafo escribiendo "Mi responsabilidad" en inglésHace unos cuantos posts comentaba el significado que tiene para mi el hábito de usar una lista que contenga todos los asuntos de los que estés esperando respuesta por parte de otras personas. En GTD, este hábito se llama “delegar” y tiene su soporte en la  lista “A la Espera”.

Me encanta el concepto de delegar en GTD porque es muy diferente al concepto tradicional. Ese concepto tradicional, normalmente, implica delegar jerárquicamente de directivo a mando intermedio o de mando intermedio a trabajador. Siempre en sentido descendente. De arriba hacia abajo. Command and Control.

En GTD, delegar tiene un enfoque esférico: delegas en cualquier dirección ya que quedas a la espera de que alguien haga algo o complete un resultado independientemente del cargo, la posición o responsabilidad de esa persona. Este enfoque además permite que ese “delegar” sea eficiente pues delegas hacia la persona mejor preparada, según las circunstancias, para realizar esa acción. Te abre un abanico de posibilidades eficientes que el “delegar” tradicional no hace.

Dando soporte a “Delegar”: la lista “A la Espera”

Si echas un vistazo al flujo de trabajo en GTD, cuando tomas la decisión de delegar algo inmediatamente debes anotarlo en la lista “A la Espera”. No importa la herramienta que uses para implementar tus listas. Si usas una herramienta de “baja tecnología” como un cuaderno, puedes reservar un par de hojas para anotar los elementos que delegas. Si, has leído bien: puedes implementar GTD con lápiz y papel. Si usas un gestor de listas software, puedes implementar una lista específica para incluir ahí todos los elementos que deleges.

Todos los elementos que acaben en la lista de “A la espera” deberían contener la suficiente información como para permitirte tomar decisiones eficientes cuando la revises. En mi caso, esta es la información básica que incluyo en la lista:

  • el elemento (acción o resultado) que he delegado, descrito con lenguaje claro y preciso
  • la persona a quien se lo he delegado
  • la fecha de cuando lo delego. Es una información opcional que no siempre incluyo
  • el proyecto al que pertenece, si es que pertenece a alguno, o si no pertenece a ningún proyecto. Puede ser una información opcional, pero en mi experiencia muy recomendable

Cómo funciona mi lista de A la Espera

Pues sinceramente, espero que de forma muy parecida a la de otros usuarios avanzados de GTD ;-). Ya sabes que versionar el uso de GTD suele ser una muy mala idea, por muy especial que te sientas, salvo que ello acabe en una aportación de valor objetiva y universal. Pero eso es otra historia.

A día de hoy, utilizo una única lista “A la espera”. Sin embargo, me estoy planteando el uso de una segunda lista con el objetivo de separar los elementos que he delegado en función de si los tengo que revisar diaria o semanalmente. Tienes más información en este post de José Miguel Bolívar.

En mi lista de “A la espera” acaba cualquier acción o proyecto cuya ejecución o resultado puede hacer otra persona que no sea yo, tanto a si tiene (obligación) como si objetivamente es mejor que lo haga esa persona (ya sea por capacidad, habilidad, conocimiento o actitud) a que lo haga yo mismo.

Lo que no revisas en GTD no tiene utilidad

Como cualquiera de las listas existentes en GTD, la lista “A la espera” debes revisarla para que resulte útil. El simple hecho de delegar no asegura que aquello que hayas delegado acabe siendo realizado.

En mi caso, reviso la lista de “A la espera” periódicamente cada dos o tres días. Como comentaba antes, tengo la sensación de que podría ser más eficiente con otro tipo de organización y revisión: división en dos listas, una de revisión diaria y otra de revisión semanal. Ya veré que hago.

Al revisar la lista, paso por todos y cada uno de ellos actuando “quirúrgicamente”. Es decir no reclamo ni me intereso por todos y cada uno de ellos cada vez, ya que hay que ser consciente de la naturaleza de cada elemento y, por tanto, del tiempo que se precise para realizarlos (¿otro argumento para, al menos, dos listas “A la espera”?).

Por otro lado, muchas de las cosas que delego lo hago por email. Por ello, me es muy útil tener una carpeta de soporte (no confundir con la propia lista de “A la espera”) a esos elementos que he delegado por este medio. Gracias a esta carpeta de soporte, donde guardo los emails que envío con acciones o proyectos que delego, me es más sencillo hacer el seguimiento.

Conclusión…

Desarrollar el hábito de “delegar” y usar a lista “A la espera” son de las cosas más útiles que puedes hacer para mejorar tu eficiencia. Su aplicación es sencilla y te va a aportar resultados en el corto plazo, además de una gran tranquilidad al saber que tienes un listado actualizado de todo lo que no harás tú pero sobre lo que sí eres responsable. Porque es importante que seas consciente de que lo que delegas es la acción o el resultado, pero no la responsabilidad. Realmente esa es la clave de cómo delego y uso la lista de “A la espera”.

 

 

Hábitos y método: los aliados de la eficiencia en el siglo XXI

Tomando impulso gracias a los hábitos

En el post de la semana pasada, escribía sobre lo que según mi experiencia aportan verdaderamente a la mejora de la productividad el uso de herramientas y de los  trucos productivos. No es que no valgan para nada, no es eso. Sin embargo, en mi caso no hubo un salto cualitativo ni cuantitativo de mejora significativa en mi organización, eficiencia ni de reducción de estrés. Empecé a conseguir todo esto cuando, reconozco que al principio sin ser consciente de ello, desarrolle ciertos hábitos productivos apoyados en la metodología de productividad personal Getting Things Done, de David Allen.

Hábitos productivos: calentando motores

Un hábito no es más que un comportamiento repetitivo e inconsciente. Cuando hablamos de eficiencia personal en el trabajo del conocimiento, el hábito juega un papel fundamental. Sin embargo debemos ser conscientes de que tenemos hábitos  buenos, que debemos desarrollar y potenciar, pero también malos hábitos de los cuales es importante deshacerse y desaprender.

De manera más específica, un hábito productivo es esa conducta o comportamiento repetitivo e inconsciente que te ayuda a conseguir tus resultados de manera eficiente. En mi caso, algunos de los hábitos productivos que he desarrollado con el tiempo son:

  • no leer el mail a primera hora de la mañana, o al menos no ser lo primero que hago al ponerme a trabajar.
  • no atender el teléfono mientras estoy concentrado en terminar una acción concreta
  • apuntar en algún lugar todo lo que llama mi atención o sobre lo que tengo que actuar posteriormente
  • revisar periódicamente esos lugares donde anoto las cosas
  • organizar mi trabajo en función de lo que necesito para hacerlo, ya sean circunstancias, lugar, personas, herramientas, …
  • no clasificar u organizar el mail en carpetas
  • centrarme en hacer una sola cosa cada vez
  • trabajar sobre varias listas de acciones muy bien definidas
  • etc…

Recuerda que, cuando hablamos de implantar hábitos productivos también hay que desterrar los hábitos improductivos. De esta manera, comenzarás a notar resultados verdaderamente significativos.

Si quieres algunos otros ejemplos de hábitos productivos, te recomiendo este post de Jero Sánchez que escribió hace algún un tiempo pero que sigue siendo perfectamente válido y, sobretodo, muy útil.

Despliega todo tu potencial: usando metodologías basadas en hábitos productivos

Es evidente que cuantos más hábitos productivos desarrolles más eficiente serás. Sin embargo, el simple desarrollo de hábitos productivos (y, no te olvides, la eliminación de los improductivos) no es suficiente para poder desplegar todo tu potencial de eficiencia en el trabajo del conocimiento. Para poder hacerlo, es muy útil contar con “algo” que ayude a saber qué hábitos debes desarrollar, cómo debes desarrollarlos y en qué secuencia los debes usar para que el rendimiento sea el óptimo. Es decir, será necesario saber qué método has de usar para obtener la máxima eficiencia de los hábitos productivos.

Por ejemplo, GTD es precisamente una metodología de productividad personal basada en hábitos. En GTD, David Allen recoge los principales hábitos que un trabajador del conocimiento debe desarrollar para enfrentarse a su día a día de manera eficiente, y además cómo y en qué orden han de ejecutarse. Usar de manera aislada alguno de los hábitos de GTD te ayudará a mejorar, pero esa mejoría no será nada en comparación con el hecho de usarlos todos de manera global y conjunta. De hecho la diferencia entre usar GTD y no usar GTD está ahí, en usar todos los hábitos tal y como se plantean en la metodología o en usar un subconjunto de ellos.

Las metodologías basadas en hábitos productivos intentan replicar, de alguna manera, la aportación en términos de eficiencia de los procesos productivos de las cadenas de producción al trabajo del conocimiento. En el trabajo del conocimiento, la obtención de resultados también tiene “secuencias” en las cuales se puede optimizar el empleo de recursos (fundamentalmente la atención) y para ello es importante disponer de una metodología que ayude a la ejecución eficiente de esas secuencias. Por ejemplo, es más eficiente, si dispones de un ordenador, que realices todas las tareas que tengas que realizar con él, aunque pertenezcan a diferentes proyectos, que el ir saltando entre diferentes acciones de un mismo proyecto que debas realizar con distintas herramientas o en lugares diferentes, porque puede que en ese momento no dispongas de ellas o no estés en el lugar adecuado.

En mi experiencia, para poder mejorar la eficiencia en el trabajo del conocimiento es importante ser consciente de que el desarrollo de hábitos y metodologías basadas en hábitos productivos es lo que verdaderamente te puede ayudar. Es cierto que te llevará más tiempo y esfuerzo emprender ese camino que el de la búsqueda de la herramienta perfecta y los trucos de “corto alcance”, pero también es cierto que los resultados serán mucho más evidentes y satisfactorios.

Herramientas y trucos: insuficientes para mejorar tu eficiencia

Foto de un icerbeg donde se diferencia la parte superior de la parte inferior, mucho más voluminosaSi ya te has preocupado por tu productividad y quieres es empezar a ser más eficiente, tienes varias opciones por las que puedes comenzar. Algunas de ellas te serán más fáciles de adoptar y te proporcionarán ciertos resultados aunque sean discretos. Otras te requerirán más esfuerzo, aunque los resultados serán mucho más evidentes y sostenibles.

Concretamente, cuando alguien se preocupa por ser más eficiente y organizado tiene cuatro vías, no excluyentes entre sí, para mejorar:

  1. Emplear mejores herramientas
  2. Usar trucos
  3. Desarrollar hábitos productivos
  4. Adoptar metodologías de eficiencia personal (como por ejemplo GTD)

En este post vamos a ver que aportan las dos primeras y dejaremos las dos últimas para un post posterior.

La productividad no está en la herramienta

Las herramientas han tenido, y siguen teniendo, un papel fundamental en la evolución de la sociedad y el trabajo. En el mundo empresarial continúan teniendo un papel importante a la hora de buscar e implantar soluciones que ayuden a la mejora de la eficiencia personal y organizativa. Sin embargo, en el trabajo del conocimiento no son la solución definitiva.

Son muchas las organizaciones que gastan enormes sumas de dinero en la implantación de complejos y modernos sistemas de soporte al negocio buscando ser más eficientes. En un buen número de casos, me atrevo a afirmar que los resultados son tan discretos como decepcionantes.

A nivel personal, la mayoría de la gente (a mi también me pasó) que se interesa por organizarse con más eficacia busca, como si no hubiese un mañana, la herramienta o aplicación software que le solucione la vida. La consecuencia es que se pierde mucho tiempo, y  a veces dinero, en probar y probar cuando ni siquiera sabes lo que necesitas.

Porque puedes usar listas, gestores de tareas, gestores de recordatorios, libretas, tablets, smartphones, …, pero en el trabajo del conocimiento no es significativo, generalmente, el potencial de mejora que te pueden aportar, por sí solas,  con respecto a los hábitos o metodologías basadas en hábitos. Conozco personas que comienzan a interesarse por un método como GTD y lo primero que suelen preguntar es por la mejor herramienta para implantarla cuando la mayoria ni siquiera ha leído nada sobre la metodología. Como dice Jeroen Sangers, la mejor herramienta que puedes usar seguramente es la que ya estás usando.

Los trucos: solución parcial y cortoplacista

La búsqueda y el uso de trucos es de las primeras cosas por las cuales las personas comienzan a obsesionarse, generalmente con el enfoque equivocado de obtener resultados rápidos con poco esfuerzo. Si buscas en Internet “trucos productivos” o “trucos para gestión del tiempo” encontrarás un buen numero de resultados e información.

Los trucos productivos están muy bien y personalmente no tengo nada en contra de ellos, pero en mi experiencia son insuficientes y el ratio resultados/implantación es muy bajo. Me refiero a resultados significativos como, por ejemplo, vaciar tu bandeja de correo sistemáticamente, conseguir que no se te olvide nada, conocer en todo momento el estado de todos tus proyectos, … Es decir, algo que sustancialmente sea diferente a lo que obtenías antes y que aporte un salto cuantitativo y cualitativo en tu vida.

Por otro lado, los trucos son interpretaciones subjetivas de determinadas formas de actuar y, por tanto, lo que funciona a una persona puede que no te funcione a ti. Sus circunstancias, objetivos y necesidades pueden ser tan diferentes que aunque apliques con rigurosidad sus trucos a ti no te den un resultado similar.

Gracias a los trucos podrás ir salvando determinadas situaciones, pero me temo que no conseguirías un cambio importante y significativo sostenible en el tiempo. Por tanto, mi recomendación es que no inviertas mucho tiempo en buscar y replicar trucos que les funcionan a otros porque unas veces te servirán pero otras muchas no.

Realmente, la verdadera mejora de la eficiencia para las personas que desarrollamos nuestra actividad como trabajadores del conocimiento la vamos a encontrar en el desarrollo de hábitos productivos y en el uso de metodologías adaptadas a esta realidad en la que trabajamos y vivimos. Porque mientras sigas usando únicamente trucos y herramientas, te seguirás moviendo sobre la superficial e ineficiente punta del iceberg que es la mejora de tu productividad.