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¿Por qué es ineficiente usar una (única) lista de tareas?

Quemando papelPocas cosas hay tan inútiles como la que intentar mantenerse organizado y enfocado con una lista única de tareas. Si tienes pocas cosas que hacer es posible que llevarlas anotadas en una única lista te sea útil,  pero si ese número de cosas por hacer toma un volumen considerable entonces la lista se convierte más en un enemigo contra tu eficiencia que otra cosa.

Para ser eficiente debes seleccionar bien que es lo qué tienes que hacer primero, qué es lo que tienes que hacer después y qué tienes que dejar sin hacer. Si tienes una única lista con, por ejemplo 30 ó 40 cosas que has anotado para hacer, ¿cómo eligirías por dónde empezar?. Una opción sería empezar secuencialmente por el primer elemento, lo cual sería válido si todos los elementos tuviesen la misma naturaleza y relevancia. Esto, si eres un profesional del conocimiento, es muy poco probable que ocurra. Otra opción podría ser empezar por aquellos elementos que más te apeteciera hacer o que te resulten más sencillos de terminar. Esta opción, además de ser un criterio altamente ineficiente, te supondría tener que ir revisando siempre toda tu lista para saber qué hacer. Y revisar muchas veces de manera repetitiva 30, 40 ó 50 elementos no parece que sea muy eficiente.

De manera objetiva, el uso de una lista única de tareas ofrece tres problemas principales:

  • tiene un número elevado de elementos que revisar sistemáticamente para decidir cuál hacer
  • los criterios de elección de por dónde empezar no existen o son ineficientes: el único criterio común objetivo que tienen los elementos de esa lista es que has decidido que tienes que hacer algo con ellos, lo cual no es suficiente para tomar buenas decisiones sobre por dónde debes o puedes empezar
  • se produce un “tótum revolútum” de los elementos de la lista al mezclar acciones de naturaleza diversa que, lejos de ayudarte en la concentración, puede hacer que te genere distracciones

Mucha gente aún pretende estar organizador y controlar todo lo que tiene que hacer con este tipo de herramientas. Si de verdad quieres mejorar el control de las cosas en tu día a día, decidir mejor que haces y saber qué no haces. Si de verdad quieres ser más eficiente y hacer lo que tienes que haces cuando puedas realmente hacerlo y no cuando te gustaría. Si quieres conseguir eso no deberías usar una lista única de tareas. En lugar de ello, tal y como se plantea en GTD, agrupa tus acciones por contexto y verás como mejoras tu eficiencia significativamente.

¿Sabes que eres profesional del conocimiento?

Muchas personas no son conscientes de que la actividad profesional que desarrollan no es evidente. Todos tenemos una profesión, categoría laboral o estudios con los cuales nos identifican, pero en muy raras ocasiones ese título ejemplifica qué es lo que tenemos que hacer. Por ejemplo, si eres comercial parece evidente que lo que tienes que hacer es vender. Pero, ¿qué es vender?. ¿Cuando sabes que has “vendido”?. ¿Qué tienes que hacer para vender?. No siempre es evidente. Hay profesiones en las que el trabajo es evidente en términos del qué y el cómo. Pero otras no. Si estás leyendo esto es muy posible que estés en el segundo caso.

Las profesiones en las cuales el trabajo es evidente suelen estar ligadas a actividades tradicionales muy cercanas a la producción industrial. En España la descapitalización industrial desde los años 80 ha sido progresiva por lo que este tipo de trabajos tiene cada vez menor masa crítica, con las consecuencias que ello tiene en términos de exportación. Como contrapeso, la propia evolución social y tecnológica ha llevado a una transición hacia el sector servicios o sector terciario, donde buena parte de la actividad ya no es tan evidente como en lo industrial.

Si tu trabajo reúne algunas de las siguientes características, puedes y debes considerarte profesional del conocimiento:

  • Tu trabajo no es evidente. Esto quiere decir que tienes que pensar para saber qué tienes que hacer y cómo conseguir tus resultados y objetivos.
  • Tu trabajo no es predecible. ¿Sabes que es lo que vas a estar haciendo, si o si, mañana a las 12.46 AM en tu jornada laboral?. Si la respuesta no es un SI rotundo y además lo puedes describir en términos de acción física, entonces tu trabajo no es predecible.
  • Tienes más trabajo que tiempo. ¿Sabes exactamente el tiempo que vas a dedicar al trabajo que tienes que hacer hoy?. ¿Te vas a casa sabiendo que has hecho todo tu trabajo?. ¿Te quedan cosas por hacer?.
  • ¿En ocasiones, o siempre, te llevas trabajo a casa, o cosas de casa al trabajo, y afecta a tu rendimiento?. Generalmente en forma de problemas, preocupaciones, ….

Si te identificas con alguna de las situaciones anteriores, da igual la actividad en el que trabajes, los jefes que tengas o los clientes que gestiones: eres un profesional del conocimiento.

“Si quieres algo nuevo, tienes que dejar de hacer algo viejo”. Peter Drucker

Como profesional del conocimiento, tendrás unas necesidades muy diferentes a las de un trabajador tradicional:

  • Necesitas definir tu trabajo: saber qué tienes que hacer, para qué tienes que hacerlo y cómo tienes que hacerlo. Nadie lo va a hacer por ti, y si crees que eso depende de tu empresa o tu jefe tienes un problema. Definir tu trabajo es parte de tu trabajo.
  • Dependes de tu autonomía para dar lo mejor de ti, en lo profesional y en lo personal. Es muy posible que seas completamente autónomo en las decisiones que debas tomar, pero se lo más eficiente posible en el porcentaje en el que lo seas.
  • Necesitas saber todo lo que tienes que hacer para poder elegir que es lo que vas a dejar sin hacer. Se trata de hacer mejor y no necesariamente más.
  • Para poder elegir de manera eficiente tienes que tener muy claro cuales son tus responsabilidades y los objetivos que has de alcanzar. Se trata de sustituir la urgencia por la perspectiva.
  • Tienes que gestionar conjuntamente tus aspectos profesionales y personales, ya que lo uno afecta a lo otro y viceversa.

Desgraciadamente, existen pocas iniciativas a nivel educacional o laboral que pongan de manifiesto la existencia de esta nueva realidad. No me cabe duda de que el tiempo y las evidencias cambiarán eso. Al igual que nos han enseñado a pensar y hacer para una forma de trabajar qué cada vez será más minoritaria en términos de competitividad, creo que se impondrá un nuevo modelo educativo y competencial hacia las ya necesidades de nuestra realidad. Pero mientras que eso llega, tú ya puedes hacer cosas para prepararte porque, aunque aún no lo sepas, ya eres profesional del conocimiento.

 

 

Los compromisos que adquieres afectan directamente a tu estrés

Perseguido por tus compromisos

Dice David Allen que buena parte del estrés que tiene la gente viene derivado de la mala gestión que hacen de los compromisos que adquieren. No puedo estar más de acuerdo con él. En mi experiencia, y en línea a ese estrés, desde una perspectiva de origen hay dos tipos de estrés:

  • estrés externo
  • estrés interno

El estrés externo, que es el que se produce debido a factores o medios extrínsecos a nosotros. Por ejemplo, el estrés derivado de una excesiva carga de trabajo o de una relación complicada con un jefe, compañero o cliente. Podemos decir que el estrés externo lo provocan  circunstancias sobre las cuales tenemos una capacidad de actuación limitada.

Por otro lado el estrés interno, o estrés autogenerado, es el que nos producimos a nosotros mismos. Este estrés autogenerado tiene su origen, habitualmente, en una gestión ineficiente de los compromisos que adquirimos. Efectivamente, tú también eres un foco de estrés para ti mismo así que no  busques únicamente culpables “ahí fuera”.

Una gestión ineficiente de los compromisos consiste, básicamente, en no alcanzar los resultados a los que te has comprometido. Esa mala gestión puede tener varias causas, pero fundamentalmente se agrupan en dos:

  • Adquirir más compromisos de los que eres capaz de gestión (factor cuantitativo)
  • No saber a qué te estás comprometiendo (factor cualitativo)

En mi experiencia personal, me ha sido mucho más útil trabajar sobre el factor cualitativo: si sabes a qué te estás comprometiendo estarás en disposición de poder ser más selectivo a la hora de elegir cuantos compromisos eres capaz de asumir.

Para los usuarios de GTD, al igual que ocurre con el concepto “trabajo”, el término “compromiso” tiene un significado que va más allá que su significado tradicional. En último término, un compromiso es una obligación que contraes con alguien o contigo mismo. Lo primero es lo habitual, pero lo segundo no suele ser tan evidente. Me pareció muy acertada la definición que aportó Antonio José Masiá en un debate interno de OPTIMA LAB que tuvo lugar la semana pasada:

AntonioJoseMasia“Un compromiso según GTD es una obligación que contraes contigo o con un tercero tras evaluar o valorar de forma objetiva su idoneidad en función de los resultados que pretendo alcanzar para dotar a mi vida de sentido y equilibrio”

Si eres una persona medianamente normal, te sentirás bien cuando cumples con los compromisos que adquieres y no te sentirás bien cuando los incumples. Dejando al margen matices que sirvan para contextualizar casos puntuales, cuando de manera sistemática no respondes en tiempo y forma con lo que te comprometes, sentirás frustración, estrés, enfado o una variedad de  sentimientos negativos como falta de capacidad, competencia, inseguridad, etc.

El problema intrínseco a la gestión ineficiente de los compromisos no es el compromiso en sí mismo, sino como te estás relacionando con ese compromiso. Puede que ese compromiso esté ahí y no tenga que estar. O puede que esté ahí, tenga que estar y no sepas que significa ni que hacer con ello.

GTD aporta un método eficaz para gestionar y relacionarte con tus compromisos, proporcionándote seguridad y tranquilidad con las decisiones que tomas respecto a ellos. Esto no quiere decir que vayas a aceptar más compromisos ni hacer más cosas. Precisamente lo que notarás si usas GTD es que adquirirás, probablemente, menos compromisos aunque casi con total seguridad serán de mayor “calidad”. Eso significa que harás cosas que te acerquen más hacia el “sentido y equilibrio” que comentaba a Antonio José Masiá.

Si quieres mejorar tu eficiencia es importante que tengas en cuenta lo que es  y lo que significa realmente un compromiso cuando lo adquieras, porque en realidad son los compromisos y cómo te relacionas con ellos lo que afecta directamente a tu estrés. Y lo más importante, es sobre esa relación sobre lo que tu puedes actuar proactivamente.