Archivo por meses: junio 2015

4 conceptos clave para trabajar con menos estrés

 Debido al desconocimiento, existe el mito de que usar GTD® es difícil. Como ya escribí, para aprender GTD lo único que necesitas es este pequeño equipaje. Nada más.

No voy a entrar en detalle aquí de lo mucho que nos gusta, a todos, obtener grandes resultados sin esfuerzo. Ni me voy a referir a la absurda esperanza con la que la gente busca resultados diferentes haciendo lo mismo que hacían hasta ahora. Ya decía Einstein que eso tenía cierto punto de locura.

Llevo usando GTD más de 5 años y quería compartir contigo cuatro ideas clave que puedes aprender para sentirte mejor haciendo mejor las cosas que haces, decidiendo bien qué no haces, cumpliendo con tus obligaciones, disfrutando de más tiempo para hacer cosas que te apetezcan,… En definitiva, qué puedes hacer para trabajar mejor y vivir mejor.

Esas ideas clave no son mías, sino que son las síntesis de los principales conceptos que recoge David Allen en GTD®, y se reducen a:

  • Clave 1: libera tu mente usando un sistema fiable. La mente está para lo que está. La evolución no nos ha dotado de cerebro para mantenerlo ocupado con recordatorios de obligaciones, tareas por hacer, compromisos que cumplir,… Con GTD® consigues usar un sistema que contendrá todo sobre lo que tendrás que tomar una decisión o sobre lo que ya la has tomado, de manera que tu cabeza estará libre para hacer lo que mejor saber hacer, pensar, sin preocuparte de que se te escapen u olviden cosas.
  • Clave 2: transforma lo desconocido en conocido. Lo desconocido nos produce estrés. Por tanto, para liberarnos de ese estrés sólo tendríamos que hacer que lo que nos resulte desconocido en un momento dado, pase a ser conocido. Esto, que parece sencillo, trivial y evidente, no lo es tanto en la práctica. Saber qué son las cosas con las que nos relacionamos o tenemos que interactuar, ser conscientes de las consecuencias de nuestras decisiones, saber si tenemos que hacer algo con ello o no,…, son aspectos relacionados con esa transformación. GTD® nos ayuda en todo ese proceso.
  • Clave 3: organízate, pero no de cualquier manera. Ni tampoco como a ti te parezca mejor. Huye del “es que yo lo hago así…”. Cuando me dicen eso, no puedo evitar pensar (sin malicia 😉 ): “claro, y te va muy bien, ¿verdad?”. GTD® propone una manera de organización eficiente, agrupando las cosas por su naturaleza en función del significado que tienen en realidad, y no del que tú crees o quieres que tenga. No es complejo, es simplemente diferente.
  • Clave 4: proactividad y revisión. En lugar de ir de fuego en fuego, de emergencia en emergencia, ¿no sería mejor poder anticiparte a las cosas?. Frente a la reactividad poco eficiente de reaccionar ante emergencias constantemente, GTD® propone la proactividad de que revises metodológicamente tu sistema para evitar sorpresas desagradables y reducir considerablemente el número de esas emergencias a las que te tienes que enfrentar.

Como ves, son sólo cuatro macro-conceptos clave. Nada más.

Si has leído hasta aquí, te voy a pedir, si me lo permites, un favor. Te pido que reflexiones por un momento lo siguiente: si tuvieses tu mente despejada gracias a usar un sistema fiable y siempre disponible donde estuviesen perfectamente organizados todos tus compromisos, proyectos y acciones, de manera que no se te escapase nada y tuvieses consciencia de las consecuencias de hacer unas cosas y no hacer otras, ¿crees que vivirías mejor y con menos estrés?

Es más, ¿crees que si usases en tu día a día algunos de estos cuatro conceptos tu manera de trabajar se vería beneficiada de alguna manera?

La realidad es que usar GTD es fácil, ya que se reduce a trabajar según estos conceptos que hemos visto: cuatro conceptos clave para trabajar con menos estrés. ¿Quieres empezar a conseguirlo?

Todo empieza por las personas

Casual young peopleNo es la tecnología.

Ni los procesos.

Ni siquiera las estructuras.

Ninguna de esas cosas consigue dinamizar, por sí misma, la transformación y el cambio en las organizaciones. No cabe duda de que, en mayor o menor medida, son aspectos importantes a considerar, pero no son el principio de todo.

La organizaciones gastan importantes cantidades de dinero en implantar tecnología para impulsar su negocio: el último ERP, el CRM “definitivo”, comunicaciones unificadas, …. Incurren en importantes gastos al destinar el tiempo de las personas a trabajar en proyectos de consultoría industrial donde, gente que no sabe qué es lo que tienen que hacer, les dicen lo que tienen que hacer. Se abordan “mega-proyectos” de transformación que avanzan despacio y que siempre prometen resultados al final del camino… pero que rara vez llegan.

En mi experiencia, el big-bang de la transformación positiva de las organizaciones, sin duda, empieza por centrarse en las personas que la componen. Hay varios motivos que lo hacen evidente:

  • Las personas de la organización son las que conocen el trabajo que tienen que hacer y cuando debe estar hecho. Y si no lo conocen explícitamente, sin duda son ellos mismos quienes lo tienen que definir y a quienes la organización tiene que ayudar a conseguirlo. No importa el nivel jerárquico que ocupen ni el tipo de estructura en el que estén. En todas las organizaciones, la mayoría de las personas tienen que pensar a la hora de realizar su trabajo y cuando lo hacen, lo hacen muy bien. Ese es su valor y por tanto, las organizaciones tienen que ayudar a las personas a pensar mejor y a hacer mejor para poder mejorar y cambiar.
  • Resultados en el corto plazo. Las personas que mejoran su eficiencia mediante técnicas o metodologías adaptadas a la naturaleza de su trabajo pueden obtener resultados positivos de manera casi inmediata. Estos resultados a corto plazo servirán para cimentar los siguientes pasos de la transformación de la organización y sus resultados a medio-largo plazo. Es cierto, que para que esto sea así, el compromiso de las personas con el cambio debe ser real.
  • Apostar por las personas ni es caro ni tiene riesgo. Para mejorar la eficiencia de las personas es necesario invertir dinero, tiempo y compromiso. Al menos si se pretende hacer de manera que sirva para algo y no para consumir partidas presupuestarias o justificar ciertas estructuras de determinados departamentos. Por supuesto, la inversión económica ni de lejos se acercan a las cantidades necesarias para empezar a abordar proyectos de transformación desde perspectivas menos eficientes y realistas, como por la vía de la tecnología o los procesos. ¿Qué riesgo puede existir en ayudar a una persona a hacer lo que mejor sabe hacer?

Si se facilitan los medios adecuados, comenzar la transformación de una organización centrándose en la mejora real de las personas que la componen es una apuesta inteligente. Además, se trata de una apuesta donde ambas partes, personas y organización, obtienen beneficios.

Para buscar la mejora y conseguir una transformación positiva en la organización, se debe empezar a trabajar por ayudar a las personas que la forman a relacionarse con su entorno de manera eficiente, con esa nueva realidad que vivimos en nuestro día a día y que está en constante cambio. De no ser así, cualquier otro cambio que se aborde estará condenado de inicio. Porque el verdadero cambio positivo en las organizaciones del siglo XXI comienza, sin duda, por abordar la mejora de la eficiencia de las personas que la forman. Todo empieza, en definitiva, por las personas.

 

 

Qué necesitas para aprender GTD

MochilaHe reflexionado sobre tres aspectos fundamentales que deberías considerar si te estás planteando embarcarte en la aventura personal que supone usar GTD®. Seguramente, otros usuarios podrán exponerte otros aspectos en función de su experiencia personal. Estos son los míos y ahí van.

1. Tener la inquietud o necesidad de usar GTD

Primero, debes tener la inquietud o necesidad suficiente como para invertir tiempo y esfuerzo en el aprendizaje.

Me refiero a una inquietud o necesidad real de cambiar lo qué haces ahora y cómo lo haces por algún motivo. Ese motivo puede ser consecuencia de estar viviendo una situación negativa (estrés, ansiedad, …) o positiva (evolución personal, adelantarte a posibles situaciones complejas -proactividad-, inquietud de aprendizaje,…).

En mi caso, fue una mezcla de inquietud por evolucionar personalmente, proactividad y como herramienta de mejora profesional… y en todo me ha ayudado.

2. Paciencia… y fuerza de voluntad

El segundo aprendizaje que puedo compartir contigo es que buenas dosis de paciencia y fuerza de voluntad te van a ser muy necesarias. Las caídas del vagón van a ser una constante, al menos en los primeros meses.

Si, has leído bien: primeros meses. Porque no es un aprendizaje rápido. Por eso necesitarás paciencia y fuerza de voluntad.

Paciencia para combatir las ganas de llegar demasiado rápido, y mal, al final. Fuerza de voluntad para instaurar los hábitos que, poco a poco, irás aprendiendo. Si buscas soluciones rápidas, GTD no es para ti.

Tienes que evaluar si prefieres ¿soluciones? rápidas o soluciones sostenibles.

3. ¿Dónde aprender?

Y por último, necesitas fuentes de información de calidad que te ayuden en el aprendizaje. Yo aquí me voy a limitar a compartir contigo las fuentes de información básicas y orientadas a un autoaprendizaje de la metodología. Son las que yo mismo he usado en mayor o menor medida:

Conclusión

Lo que necesitas para aprender GTD no es nada que no esté a tu alcance. Solo necesitas inquietud, paciencia y fuerza de voluntad. Información sobre GTD tienes mucha y muy buena. Seguramente más de la que podrás consumir.

Y si aún así consideras que te vendría bien una mano amiga… ya sabes donde puedes encontrarla. 😉

 

 

GTD: una ayuda para llegar donde quieres estar

goldfish jumping - improvement conceptHubo un tiempo en el que querías hacer todo. Creías que tenías que hacer todo.  Creencias. Eran tiempos de estrés. Sensación de angustia, de no llegar. Sin control ni enfoque. A veces faltaba el aliento. Se te escapaban cosas que no sabías. No podías seguir así.

Querías destacar. Triunfar. Sobresalir. Reconocimiento. O simplemente cumplir. Ser profesional. Daba igual. Querías hacer todo. Siempre todo. Llegar a todo. No podía haber otra manera.

Descubriste GTD. Buena pinta. Te hacia sentir incómod@, pero eso era buena señal: resultados diferentes requieren nuevas soluciones. Leíste. Practicaste. Te equivocabas y continuabas. Ensayo y error. Un aprendizaje. Y otro. Y otro. Cada paso era un avance. Por cada buen hábito que incluías, uno malo sacabas. Doble ganancia. Mejora constante. Los resultados llegaron.

Y al final, sin darte cuenta, lo hiciste tuyo. Requirió tiempo y esfuerzo, pero lo conseguiste. Eres la misma persona, pero actúas de otra manera: más efectiva y con más sentido.  Menos estrés. Ahora sabes que puedes hacer de todo, pero ni puedes ni tienes que hacer todo. Y es ahora cuando destacas, sobresales y triunfas. Porque triunfar es estar donde quieres estar.

Bienvenid@ al siglo XXI. ¡Así sí!

😉

Responsablemente efectivo

Funny cute curly toddler girl wearing yellow waterproof coat and boots holding colorful umbrella playing in the garden by rain and sun weather on a warm autumn or sumemr dayLeía el otro día este artículo de Seth Godin titulado “Holding the umbrella” (algo así como “Sosteniendo el paraguas“). En él, habla de que en algún momento de un proyecto, un trabajo o una situación, alguien tiene que asumir la responsabilidad. Es cuando comienza el trabajo de verdad.

Al leerlo, pensaba en que en algún momento vas a tener, si o si, que asumir la responsabilidad de sostener ese paraguas que es tu proyecto, tu empresa o esa parte de tu vida que tanto amas.

Es algo que tendrás que hacer. Y si lo tienes que hacer, mejor hacerlo antes que después. Y mejor hacerlo estando preparado que no estando preparado. Es un llamamiento a la responsabilidad proactiva.

Soy un firme convencido de que, tanto en el ámbito profesional como personal, la responsabilidad se traduce en autonomía (uno de los tres pilares de la motivación de los que habla Daniel Pink, junto a la maestría y el propósito). O quizás la autonomía se traduce y desemboca en responsabilidad. La verdad es que da igual qué va a antes o después. No importa.

Lo importarte de verdad es que en algún momento vas a ser responsable de algo. Cuanta más autonomía tengas o consigas, antes aparecerá esa oportunidad. A lo largo de tu vida sujetarás uno o varios de esos paraguas de los que habla Seth Godin, ya sea por obligación, necesidad o porque simplemente lo desees. Si vas a ser responsable, es mejor hacerlo de forma efectiva que hacerlo de cualquier forma. Porque no lo dudes, es mejor que seas responsablemente efectivo que, simplemente, responsable.