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La falsa dificultad de aprender y usar GTD®

Derribando mitosAl opinar sobre la metodología de productividad personal GTD®, mucha gente comenta que su uso y aprendizaje es difícil. Pero considerar que algo es fácil o difícil es un aspecto subjetivo y, por tanto, puede considerarse irrelevante a la hora de aportar una información válida y objetiva sobre algo. Si haces uso de aspectos subjetivos para valorar algo, debes aportar información sobre el paradigma en el que te mueves.

Decir que aprender y usar GTD® es difícil es una opinión subjetiva y respetable pero carente de información real y relevante. ¿En qué es difícil GTD® para esa persona?. ¿Qué significa “difícil” para esa persona?. ¿Qué expectativas tenía esa persona respecto a GTD®?. Si simplemente se da la opinión de que es GTD® es difícil, se podría estar generando las circunstancias para crear una opinión sesgada en la otra persona. Una cosa es decir que GTD® es difícil y otra es, por ejemplo, que GTD® es difícil de aprender y usar si buscas una solución rápida que no te suponga afrontar ningún cambio. Pero ocurre lo mismo si dices que GTD® es “fácil”. Es una información incompleta, ya que no es lo mismo decir que GTD® es fácil a decir que puedes aprender GTD® con facilidad si tienes paciencia, perseverancia y estás dispuesto a aprender nuevos hábitos.

En mi experiencia, puedo afirmar que GTD®, realmente, no me ha resultado ni fácil ni difícil de aprender ni usar. Es cierto que me ha llevado tiempo y es cierto que he dedicado esfuerzo en lecturas, en conversaciones con otros usuarios, en realizar ensayos y errores,…, en definitiva he dedicado esfuerzo en aprender. Además, todas las personas que conozco que son usuarios reales de GTD® han pasado por una experiencia similar: han tenido un proceso de aprendizaje que ha llevado tiempo pero, por ese simple hecho, no lo asocian a que haya sido un proceso difícil.

Entonces, ¿porque mucha gente que dice usar GTD®, conocer GTD® e incluso dedicarse profesionalmente a la productividad personal afirman que GTD® es difícil?. Veamos algunas causas de esa “falsa dificultad”:

  • La ausencia del factor esfuerzo: estamos en una sociedad donde cada vez queremos conseguir las cosas en menos tiempo y de la manera más cómoda posible. Si algo va a llevar tiempo, compromiso, esfuerzo o, incluso, necesidad de aprender cosas nuevas, para muchas personas eso pasa a ser “difícil”
  • La resistencia al cambio: no nos engañemos, mejorar significa cambiar. El cambio genera, de manera natural, resistencia en las personas, aunque sea para su propio beneficio. El cambio puede ser incómodo pero no tiene que ser, por ello, difícil.
  • Ausencia de responsabilidad: si predeterminamos que conseguir algo es difícil, automáticamente estás sacando la responsabilidad de conseguirlo fuera de ti. Te estarás engañando a ti mismo culpando a la falsa dificultad de tu falta de progreso.
  • Claridad de ideas: aunque lleves un tiempo usando GTD® puede algunos de los conceptos o algunas de la relaciones y sinergias del propio sistema se te puedan “resistir”. Esa resistencia no es consecuencia de la falsa dificultad de la que estamos hablando, sino de nuestros propios sistemas de creencias y comportamientos que nos llevan a actuar de la manera en la que hemos hecho siempre hasta el momento. Solo tienes que buscar el enfoque adecuado para aclarar esos conceptos y seguir aprendiendo.
  • Escuchar “cantos de sirena”: hay una amplia creencia equivocada, sorprendentemente incluso entre algunos profesionales de la productividad personal, de que GTD® se puede usar y personalizar según convenga a cada persona. Se afirma erróneamente que no hace falta que aprendas todo el método para poder aprovechar su potencial o incluso, y esto es más grave, se afirma que puedes adaptar GTD® a lo que tú necesites. Esto es falso y puede generar sensaciones de frustación, y por tanto de falsa dificultad, a la hora del aprendizaje y puesta en marcha del sistema. Es cierto que puedes aprender y usar sólo algunos de los hábitos que propone GTD® y que ello te aportará cosas interesantes, pero no estarás usando GTD®. Es cierto que puedes (nadie te lo impide) cambiar el sistema holístico que propone David Allen, pero no estarás usando GTD®. Porque usar GTD® es usar la metodología de GTD® al completo  y no  sólo partes. Las cosas claras, por favor.

Llevo usando GTD@ más de 6 años y, como te decía antes, puedo afirmar que aprender y usar GTD@ no es que sea ni fácil ni difícil, simplemente no es algo rápido. Hacerlo conlleva tener paciencia y persistencia, dedicar atención y tiempo a aprender a hacer cosas de manera diferente a cómo las haces ahora. Pero, ¿es eso difícil?.

¿Qué opináis vosotros?. ¿Creeis que aprender y usar GTD® es fácil o difícil?. ¿Cuál ha sido vuestra experiencia?.

¿Cómo liberar tu mente para ser más efectivo?

Escriba egipcio escribiendo en una tabletaEn el anterior post reflexionaba sobre lo importante que resulta hoy en día tener tu mente despejada de recordatorios, preocupaciones, compromisos y, en definitiva, de cualquier tipo de cosas para poder vivir mejor y ser más efectivo. Este concepto, desarrollado por David Allen, es conocido como tener la “mente como agua” y es el principio básico sobre el que pivota GTD.

Para poder llegar a tener esa “mente como agua” no es necesario un proceso complejo y, con unos pocos hábitos bien aprendidos, es posible hacerlo. Veamos como puedes liberar tu mente para conseguir tener tu cabeza más liberada y sin lastres para poder fluir mejor.

Para poder llegar a tener la “mente como agua” lo primero que debemos hacer es vaciarla. Vaciar cualquier recipiente u objeto es, literalmente, dejarlo sin nada dentro poniendo su contenido en otro sitio. Pues bien, el objetivo que perseguimos nosotros para vaciar nuestra mente es exactamente el mismo: sacar de nuestra cabeza todo lo que tenemos en ella y volcarlo en otro sitio. Este sitio, lo llamaremos a partir de ahora “sistema”.

Pero, ¿cómo puedo sacar todas las cosas que me preocupan o sobre las que tengo que tomar decisiones de mi cabeza?. La respuesta es más sencilla de lo que parece: apuntando esas cosas en tu “sistema”. Me parece interesante como trata José Miguel Bolívar este aspecto en su libro “Productividad Personal – Aprende a libertarte del estrés con GTD” ya que incide sobre un matiz muy importante sobre el modo en que solemos actuar las personas y cómo nos gusta engañarnos, y complicarnos la vida, a nosotros mismos.

Según José Miguel, y mi experiencia personal y de trabajo en los talleres que facilito lo confirma, las personas pueden hacer dos cosas al apuntar algo:

  • pueden apuntar algo en un sistema (por ejemplo, en una libreta) y seguir manteniendo en su cabeza esa cosa. Es decir, realmente lo que se hace en este caso es copiar lo que tiene en su cabeza a un soporte y mantiene la información en ambos sitios: en su cabeza y en el soporte.
  • o bien, pueden apuntar algo en su sistema de soporte (la misma libreta) y dejar de recordarlo en su cabeza. En este caso, lo que se hace en mover el contenido de lo que tiene en su cabeza al soporte donde lo está anotando, quedando la información únicamente en ese soporte.

En tu opinión, ¿cual de las dos opciones es válida para poder llegar a conseguir vaciar tu cabeza?. Evidentemente, la segunda opción es la única que te permitirá, una vez hayas anotado todo lo que tienes en la cabeza, tener tu mente vacía de todo eso que tenías en ella. Y si, además, haces de ello un hábito lograrás mantenerla así siempre.

Sin embargo, apuntar en un sistema (soporte) todo lo que se te pasa por la cabeza moviéndolo de ella hacia el soporte (y no copiándolo) no es suficiente. Es necesario algo más para que no acabes haciéndote trampas a ti mismo y te sigas recordando las cosas: tienes que tener la seguridad de que ese sitio donde apuntas todo es un sitio de garantías, un sitio que puedes revisar y un sitio que es accesible cuando lo necesites. En definitiva, se trata de que ese sitio sea fiable. Si el sitio donde apuntas las cosas no es fiable, ¿te atreverías a borrar lo que apuntas de tu cabeza?. Yo, desde luego, no lo haría porque correría el riesgo de olvidarlo.

Por tanto, lo que tienes que hacer para poder llegar a vaciar tu cabeza, liberarla y llegar a tener la “mente como agua” se reduce a:

  1. Tener un sistema o soporte fiable donde anotes todo. Un sistema de garantías y que puedas revisar cuando lo necesites.
  2. Escribir las cosas que tengas en cualquier momento en tu cabeza a ese sistema fiable.
  3. Eliminar de tu cabeza eso que acabas de escribir. Esto lo puedes hacer si y solo si dispones del sistema fiable y de garantías del paso 1.

Haciendo estas tres cosas conseguirás eliminar las preocupaciones y el estrés que te generas a ti mismo tratando de recordar constantemente todo lo que tienes y te gustaría hacer. Consiguiendo estás tres cosas conseguirás, como dice David Allen, construir una “mente extendida” que contendrá todo eso que tienes y te gustaría hacer, permitiendo a tu mente alcanzar toda su capacidad para pensar, ser creativo y tomar decisiones libre de estrés.

 

¿No tienes tu mente vacía?… pues quizás deberías

 

Mente con preocupaciones - controlyperspectiva.comSiempre que he hablado del concepto de “vaciar la mente” o “mente vacía” a personas que no tienen relación con el mundo de la productividad y la efectividad personal he notado un gesto de extrañeza. Debo reconocer que yo no recuerdo como reaccione la primera vez que leí el concepto en el libro “Organízate con eficacia” de David Allen. Probablemente lo haría con la misma extrañeza que las personas que mencionaba antes.

“Vaciar la mente” es el primer paso que se propone en GTD® para vivir sin estrés. El concepto que hay detrás es, básicamente, tener tu cabeza libre de preocupaciones y recordatorios sobre todos los compromisos que has adquirido. Esto quiere decir, en la práctica, que vas a dejar de usar tu cabeza para acordarte de las cosas que tienes que hacer por muy buena capacidad de memoria que creas que te tienes.

Son varias las ventajas de vivir con tu mente vacía, pero me voy a quedar con las tres que considero más relevantes (recuerda que hablamos de tenerla libre de recordatorios y preocupaciones sobre cosas que debes hacer):

  • El estrés que te provocas a ti mismo tratando de recordar de todo lo que tienes que hacer, enviar, llamar, fechas comprometidas, ideas por ejecutar, sitios por visitar, proyectos que acometer,…, simplemente DESAPARECE
  • No habrá nada que se te pase por alto ni que ignores ni que olvides, salvo que tu conscientemente quieras hacerlo. Esto está relacionado con lo que haremos para vaciar la mente, de lo que hablaré en otro post
  • Tendrás mayor creatividad y tomarás mejores decisiones ya que nuestro cerebro no está diseñado para recordar muchas cosas, sino que está diseñado y ha evolucionado para pensar, es decir para tomar decisiones. En la medida en que tu mente esté despejada, tu capacidad creativa y de innovación crecerá, así como tu claridad para tomar mejores decisiones

La necesidad de vaciar nuestra mente no ha existido siempre, o al menos no ha sido siempre tan necesario como lo es ahora. Si te encuentras en alguna de las siguientes situaciones, puede que comenzar a vaciar tu mente sea un buena solución para empezar a vivir mejor personal y profesionalmente:

  • Incumples tus compromisos y ello te genera sensaciones de estrés, ansiedad, frustración y, en general, malestar
  • Tienes a comprometerte con demasiadas cosas, muchas más que las que puedes abordar. La consecuencia es que te sientes saturado y sobrepasado… o estás cerca de estarlo
  • Tu vida tiende más al caos que al control y la estabilidad. Me gusta reflejar está situación con la expresión “vas como pollo sin cabeza”

Como ves, vaciar la mente no es nada extraño sino que es, simplemente, algo necesario. Tener tu cabeza libre de preocupaciones y recordatorios te ayudará a vivir mejor, con mayor tranquilidad, mayor efectividad y mejor salud. Si tienes sensación de estrés, de agobio, de no llegar a todo lo que quieres o tienes que llegar, si se te olvidan las cosas, …, en definitiva si no logras cumplir con tus compromisos, vaciar tu mente te aportará muchos aspectos positivos.

Te invito a que reflexiones sinceramente si tienes tu cabeza libre de recordatorios, tareas o ideas, porque si no es así, si no tienes tu mente vacía, igual deberías empezar a trabajar para conseguir tenerla.