Archivo por meses: Diciembre 2015

Gracias 2015. Gracias a todos.

Gracias 2015

Se acaba 2015 y comenzaremos un nuevo año en pocas horas. No sé si será por mi formación técnica, mi espíritu científico o simplemente por ser un poco friki, siempre que vamos a cambiar de año me acuerdo de que, en mayor o menor medida, la Tierra está (o debería estar) en el mismo sitio con respecto al Sol que hace 365 días. Esto me hace pensar que, en la vida hay ciclos, etapas y momentos que empiezan, acaban y dar lugar a otros ciclos nuevos.

No pretendo con este post hacer balance del año que termina. Los que me conocen saben que ha sido un año muy intenso, con muchas sorpresas que me han venido y otras que he dado, con decisiones que nunca pensé que podría tomar, con tensiones que he sabido manejar y con emociones que estoy aprendiendo a gestionar. Como intuirás, no me he aburrido 😉

Pero si que hay algo a lo que quería dedicar especial atención (si, atención y no tiempo, 😉 ) y es a la gente que he tenido el gusto de conocer y relacionarme, bien en persona o a través de las redes sociales, durante este año y que han significado algo particular para mi. El otro día escribía un tuit de esos que te salen al momento que decía: “las redes sociales son geniales, pero las personas son la caña“. Seguro que no están todas las personas que deberían estar, pero quería dedicar este pedacito de mi blog a esas personas con algo especial para mí en este 2015 que se va y que, espero, sigan acompañándome en el 2016:

  • Eva Collado (@evacolladoduran): aunque aún no nos hemos desvirtualizado (ambos tenemos el compromiso de hacerlo pronto 😉 ) es de esas personas con las que puedes hablar y conversar en las redes como si estuvieses en el salón de tu casa: cercanía, amabilidad, conocimiento, entusiasmo,… Gracias Eva por enseñarnos que somos la huella que dejamos y que cada uno somos nuestra marca.
  • Francisco Alcaide (@falcaide): uno de los referentes para mis próximas aventuras: motivación, desarrollo, responsabilidad, madurez,… Las cosas claras: todo lo que seas capaz de hacer o de no hacer, está en tus manos. Gracias Francisco por ayudarnos a aprender de los mejores.
  • Merce Roura (@merceroura): siento una conexión muy especial con lo que escribe Merce. El primer post que leí de Merce fue “Un mundo de frikis”, que me llegó gracias a José Miguel Bolívar, y desde entonces no he faltado a cada una de sus citas. Gracias Merce, seguiremos disfrutando de la imprudencia de tus palabras.
  • José Iribas (@jiribas): con José he tenido un entendimiento muy especial desde el primer día que hablamos. La educación para mi, con tres niños pequeños, es una de mis áreas de responsabilidad clave. Haberme encontrado en el camino con una persona de la experiencia y calidad humana como él ha sido un auténtico regalo este año. Gracias José por ofrecernos esos tres minutos para reflexionar semana tras semana.
  • Alfonso Alcántara (@yoriento): ¿quien no conoce a Alfonso Alcántara si vive en el mundo del 2.0?. Alfonso tiene ese puntito provocador que me gusta ( y necesito) para iniciar conversaciones en Twitter. Un crack que ya leía de antes pero que durante este año 2015 me ha acompañado más intensamente con sus post u tuits . Gracias Alfonso por darnos claves para ser superprofesionales.
  • David Criado (@vorpalina): reconozco que, ya a final de este año, la charla de David en @TEDx AlcarriaSt me cautivó. Desde entonces ha sido uno de mis grandes descubrimientos, un icerberg del que sólo conozco la superficie… pero tengo todo 2016 para descubrir mucho más 😉 . Gracias David.
  • Alfonso Romay (@alfonsoromay): unos cuantos debates económicos, políticos y sobre organizaciones hemos tenido en Twitter. Siempre entretenidos, cordiales, críticos y, por supuesto, extraordinarios. Seguiremos en 2016. Gracias Alfonso.
  • Javier García (@javiCIES): y personalizo en Javier a todo el equipo de Sintetia (@sintetia). Una de mis grandes fuentes de información, conocimiento y aprendizaje gracias a la cantidad y calidad del contenido que publican: economía, innovación, estrategia, finanzas,… Gracias a todos.
  • Andrés Ortega (@ander73): uno de los referentes en recursos humanos que no hay que perderse, con el enfoque que precisamente comparto: personas y organizaciones. Algunos de sus post son para reflexionar tranquilamente sobre ambos conceptos, cómo están unidos de manera inseparable y cómo funciona su simbiosis. Gracias Andrés, espero también desvirtualizarnos pronto
  • Santi García (@Santi_Garcia): también gracias a la referencia de mi amigo José Miguel Bolívar di con Santi y su libro “El Ocaso de empleo“. Desde entonces, sigo sus publicaciones con las que aprendo constantemente y que me inspiran a escribir en ocasiones. Gracias Santi.
  • Víctor Martín (@vmdeluxe): di con Victor a través del evento #socialmediacare que pude seguir en streaming desde Madrid. Reconozco que no he hablado con Víctor ni le conozco, pero, por mis valores, una persona que tiene la iniciativa de montar un evento así (es el evento que me hubiese gustado montar) merece mi atención. Gracias Víctor.
  • Belen Arcones (@belenarcones) y al equipo de IMF Bussines School que me brindó la oportunidad de participar en la presentación del libro “Productividad Personal – Aprender a liberarte el estrés con GTD” en las instalaciones del salón de actos de la Universidad Camino José Cela de Madrid. Para mi fue un momento muy especial de este 2015. Gracias BelénCarlos, José Luis, Laura, Alicia y Francisca.
  • Juan José Brizuela (@juanjobrizuela): conocí en persona a Juanjo en las III y IV Jornadas de Innovación OPTIMA LAB que organizamos en Elche y Madrid respectivamente, tuviendo la ocasión de trabajar con él. Gran persona y profesional artesano que sabe lo que hace y a quién le apasiona lo que hace. Llevo 15 años trabajando con clientes y conectamos en seguida en la manera de entender que un cliente es, ante todo, una persona con problemas y necesidades que quiere resolver y a quién hay que ayudar. Gracias Juanjo.
  • Y una mención especial, por supuesto, a José Miguel, Paz, Antonio José, Cruz, Jesús y Jerónimo por brindarme la oportunidad de participar en ese gran proyecto que es OPTIMA LAB y con el que vamos a ayudar a muchas personas y organizaciones. Gracias amig@s, tenéis el “marrón” de ser parte de mi presente y futuro 😉

El año 2016 será para mi un año de cambios, retos, aprendizajes y emociones, si cabe, más intenso que este 2015 que termina. Será el año de decir adiós a la zona de confort, el año de dejar de tener un pie dentro y otro fuera. He decidido crecer y 2016 será el año de ese crecimiento.

Ya para terminar, es habitual pedirle algo al nuevo año que comienza y ,además del tópico necesario de pedir y desear salud, sólo pido poder mirarme al espejo y decirme dentro de 365 días lo siguiente: “David, tío, lo has conseguido: has crecido. Bien hecho, buen trabajo y a por más”.

Sed felices y trabajad con efectividad por vuestros sueños. Yo ya he empezado.

¡Feliz y Próspero 2016!

 

Control y Perspectiva te desea Felices Fiestas

Son las primeras fiestas navideñas que celebro en el blog y por ello me hace especial ilusión compartirlas contigo. Son días que permiten romper con la rutina y que nos ofrecen espacio para pensar y reflexionar sobre todo lo que hemos hecho y sobre todo lo que está por hacer.

Desde aquí, quiero desearte unas muy Felices Fiestas y un próspero año 2016 cargado de aspectos positivos que te permitan disfrutar con y de lo que haces. Yo seguiré por aquí (y en Twitter), compartiendo experiencias y aprendizajes… el 2016 va a venir cargado de todo ello. 😉

Desde OPTIMA LAB queremos agradecer a las personas y organizaciones con quienes hemos trabajado durante 2015 la confianza que han depositado en nosotros para ayudarles a mejorar su efectividad, y hemos recogido este mensaje de agradecimiento en un breve video que nos gustaría compartir contigo. 

¡Un fuerte abrazo y Felices Fiestas!

David Sánchez Rubio

PD: la edición del video es obra de mi colega artesano y amigo Antonio José Masiá. Un auténtico crack 😉

Perder el control

extintor apagando el fuego de las letras estrésNo siempre puedes tener el control de todo. Aunque conozcas y uses metodologías de productividad y efectividad personal, siempre estarás expuesto a perder el control sobre las cosas que tienes que hacer.

Te guste o no, en tu vida se producirán situaciones imprevistas de mayor o menor trascendencia. Puede ser en el ámbito personal o profesional. Da igual. Algunas serán situaciones que podías haber previsto. Otras, por mucho que hubieses querido, hubiese sido imposible de prever. También da igual.

El descontrol forma parte de tu vida porque forma parte de la vida. En sí mismo, no es malo siempre que sea un descontrol controlado. Porque, al igual que puedes dar carrete a un pez que ha mordido el anzuelo, también tu descontrol puede tomarse un poco de espacio en tu vida. Pero sólo si eres consciente de ello y si le puedes acotar ese espacio.

Para permitirte momentos de descontrol debes partir de una situación de control y, además, tener la capacidad de volver a recuperar el control perdido cuando tú quieras. Y esto es lo que nos ocurre a las personas que usamos GTD.

Con GTD, sabes que tienes el control sobre todos los compromisos que has adquirido, tanto contigo como con otras personas. Sabes en qué consiste todo lo que tienes que hacer. Sin embargo, ello no te evitará la realidad de tener que afrontar aspectos imprevistos que provoquen que ese control se vaya degradando. Es algo completamente natural y a lo que hay que adaptarse.

Aprender y desarrollar los hábitos que subyacen en GTD tiene  aspectos muy positivos. Por un lado te permite mantener bajo control todos tus compromisos en un inventario actualizado y completo. Por otro lado, te permite volver a recuperar ese control en el caso de que se haya degradado o, incluso, perdido.

Y es esa rápida capacidad de recuperación del control perdido que aporta GTD, la que te permite vivir con tranquilidad y sin estrés ciertos momentos de descontrol que, si o si, vas a vivir. Porque sabes, en todo momento, qué es lo que tienes que hacer para volver a tomar las riendas.

 

Vivir en la agenda… peligrosamente

Vivir en la agenda peligrosamenteLa agenda o calendario es una de las herramientas que más ha aportado a la organización y la efectividad de las personas en las últimas décadas. Como todo el mundo sabe, la agenda es un lugar físico donde realizas anotaciones sobre los compromisos (reuniones, citas, entregas, acciones,…) que tienes en una hora y/o día en concreto.

Por ejemplo, si tienes una cita en el médico probablemente lo anotarás en tu agenda en el día y hora que te hayan propuesto. De igual manera, si tienes una reunión con un cliente, te guardarás de ponerla en tu calendario para ser consciente de ese compromiso. También, si realizas la declaración de impuestos probablemente tengas anotado en tu agenda, en el último día hábil para hacer la declaración, algo así como: “¡¡Último día para entregar la declaración de impuestos!!”. Como ves, el uso es variado y conocido por todos.

Sin embargo, no deja de sorprenderme el ineficiente uso que muchas personas siguen dando a la agenda. Como decía al principio, en la agenda deberían anotarse los compromisos que tienes que hacer en un día y/o en una hora concreta. Se puede hacer un uso eficiente o un uso ineficiente de la agenda y, como en otros tantos aspectos, tampoco aquí el uso depende de la persona, sino de criterios objetivos ligados a la efectividad.

La diferencia entre usar el calendario de manera eficiente o de manera ineficiente radica en un aspecto fundamental: si la fecha que estamos manejando es objetiva o es subjetiva. Es decir, sólo manejaremos dos opciones. No depende de nada más.

Un fecha subjetiva es una fecha que te pones a ti mismo para hacer algo, mientras que una fecha objetiva es una fecha que no te pones a ti mismo, sino que viene impuesta por el entorno: un cliente, un amigo, un trámite, un proyecto a entregar, un taller para impartir, el horario del colegio de tus hijos… Por ejemplo, el que tú quieras mañana a las 11:00h escribir el resumen ejecutivo para la Junta de Accionistas es hacer uso de una fecha subjetiva (mañana a las 11:00h). De la misma manera, anotarte en tu calendario “realizar llamadas” el  jueves de 15:00h a 16:00h es igual de subjetivo. Me gustaría que reflexionaras sobre estos ejemplos, o sobre alguno similar que se te ocurra o incluso algún caso real que tengas, respondiendo a estas preguntas (si lo compartes en los comentarios, mejor ;-)):

  • ¿Quién o qué te “exige” escribir el informe a las 11:00h o realizar llamadas de 15:00h a 16:00h?
  • ¿Si no haces eso en esa fecha y hora, ya no tendría sentido hacerlo después?
  • ¿No podrías hacer eso antes incluso de las fechas que te pones?

La realidad es que eres tú el que te impones esas fechas y compromisos, de ahí su carácter subjetivo. Echa un vistazo a tu agenda e identifica cuántas cosas anotas en tu agenda cuya fecha te has puesto tú mismo: tener cumplimentado un hito intermedio de un proyecto, realizar una llamada, leer un artículo, mandar un mail… Seguramente más de las que crees.

El uso de fechas subjetivas en tu calendario para organizar tus acciones te llevará a sobrecargar la agenda con falsos pseudocompromisos contigo mismo que, recurrentemente los irás incumpliendo. Irás moviendo de un lugar a otro de tu calendario las cosas que has apuntado y que no has podido hacer cuando lo tenías planificado, volviendo a tener que pensar cuándo te gustaría hacerlo y organizándolo de nuevo para, muy probablemente, volver a empezar. En definitiva, tú agenda pierde funcionalidad y tu pierdes efectividad.

Las fechas subjetivas podían tener un sentido hace varios años, cuando los cambios y la incertidumbre eran mucho menores de lo que lo son a día de hoy. En esos tiempos, podía tener sentido planificar qué ibas a hacer a lo largo de tu asignado “slots” de tiempo en tu calendario. Al fin y al cabo, era muy probable que al tener más tiempo disponible que trabajo por hacer, pudieses terminar con todo.

Sin embargo, la realidad actual es que la mayoría de la gente desarrolla su actividad en entornos V.U.C.A (volátiles, inciertos, complejos y ambiguos). Esto, unido a la realidad de la evolución que hemos sufrido como trabajadores del conocimiento, hace que el uso de fechas subjetivas sea un problema directo para tu efectividad.

Dejar de trabajar con fechas subjetivas y pasar a utilizar fechas objetivas supondrá una gran mejora en tu efectividad. En otro post profundizaremos sobre las fechas objetivas, qué son y cómo usarlas para ser más efectivos.

El email no es el problema

Imagen de un Hombre feliz leyendo sus emails en un smartphoneExiste la creencia de que el email es uno de los principales problemas que afecta a la productividad y al estrés en el trabajo. Seguro que conoces a alguien que, en algún momento, ha dicho o escuchado decir a alguien algo como: “no paran de llegar emails, así es imposible hacer nada“, “mira como tengo la bandeja de entrada: hasta arriba de emails“, “si no respondo los emails al momento puedo tener problemas“, “mira cuanto trabajo tengo (refiriéndose a una bandeja de entrada con multitud de emails sin abrir)”, “me ponen en copia de demasiados emails y leerlos todos me hace perder tiempo“,… Como trasfondo de todo ello, la sensación (o excusa) de que el trabajo no es otra cosa que escribir y leer emails cuando todavía no conozco a nadie a quién le paguen por hacer eso (aunque a algunos les guste pensarlo).

Con la intención positiva, pero ineficaz, de tratar de ayudar a solucionar la negativa sensación de enfrentarse a un elevado número de emails, van surgiendo aplicaciones y programas informáticos prometiendo una nueva gestión del email mediante la cual el usuario podrá manejar su email mucho mejor y disponer de más tiempo.

A la hora de hablar de tu efectividad personal, el problema real no está ni en el email como herramienta ni en el número de emails que recibes sino en cómo te comportas. El email es una valiosa herramienta, mucho más útil y práctica de lo que la mayoría de la gente cree. Por otro lado, aunque ayude, la cuestión tampoco se resuelve con aprender a manejar mejor o peor las funciones y ayudas del programa con el que gestionas el email (Outlook, Gmail, Lotus,…). El aspecto sobre el que debes tomar conciencia y actuar se centra en comprender cómo te relacionas con el email y empezar a hacerlo de una forma efectiva. La buena noticia es que la solución para mejorar tu situación sólo depende de ti.

Lo que debemos considerar de cara al verdadero impacto del email en la calidad de nuestra efectividad personal, no es ni el canal de comunicación/relación que es ni el volumen de cosas (emails) que llegan por ese medio. Lo que realmente impacta es el grado de conocimiento que tienes del significado y las consecuencias de esos emails para ti.

En su libro “Productividad Personal – Aprende a liberarte del estrés con GTD“, mi colega José Miguel Bolívar plantea la pregunta, a modo de ejemplo, de qué genera más estrés: una bandeja de entrada con un número de significativo de emails que no has abierto aún, y que por tanto desconoces qué significan para ti, o ese mismo numero de emails sabiendo que son spam. Reflexiona por un momento. El número de emails es el mismo en ambos casos. El canal de comunicación, también. ¿Cuál es entonces la diferencia?. Pues que en el primer caso no sabes lo que habrá detrás de esos emails y en la segunda, sabes que es spam y lo que significa para ti. ¿Qué te genera más estrés?. El ejemplo es demoledor.

Por tanto, da igual la cantidad de emails al día que recibas. Lo importante es que tengas una manera eficaz y eficiente de conocer su significado para poder pensar y decidir qué hacer con esos emails. Y esto, lo siento mucho pero sabes que es así, no te va a ayudar a hacerlo ninguna aplicación ni ningún programa informático por muy bien diseñado que esté o por muy bien que se integre en tu entorno o en el de tu organización. En el fondo, sabes que sólo lo puedes hacer tu mismo, porque nada ni nadie puede pensar y decidir por ti.

Porque tu problema no es el email sino la relación que mantienes con cada uno de los emails que recibes. Lo bueno es que sólo seguirá siendo un problema mientras tú quieras que siga siéndolo ya que, para solucionarlo, no necesitas maravillosas e innovadoras aplicaciones informáticas, sólo necesitas una cosa que está plenamente a tu alcance: querer mejorar y eso, amig@ mío, se llama compromiso contigo mismo .

En un próximo post veremos qué hay detrás de esa “relación con tus emails” y que puedes hacer con cada uno de ellos para que dejen de ser una fuente de estrés. Verás que es más fácil de lo que crees… y te cuentan.