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Management y misión en el trabajo del conocimiento

Texto escrito "What is your Mission?"

A pesar del tiempo que ha transcurrido desde que Peter Drucker comenzase a divulgar los conceptos y teorías del considerado como “nuevo management” de la sociedad del conocimiento, sus  aportaciones siguen siendo completamente vigentes y válidas a día de hoy. De hecho, si muchos de esos conceptos fuesen estudiados y practicados por los managers y, en general, por las personas de muchas organizaciones, la calidad de vida de dichas organizaciones experimentaría una mejora significativa.

En el post de hoy quiero compartir algunas reflexiones relacionadas con los conceptos de management y misión de las organizaciones, enfocados desde la perspectiva y enseñanzas de Peter Drucker.

En palabras de Drucker, y de forma resumida, el management consiste en definir la misión de la organización y en motivar las energías humanas adecuadamente para cumplir esa misión. El management se compone por tanto de dos aspectos: un aspecto de emprendimiento que es definir el propósito de la organización, y un aspecto de liderazgo que es motivar y organizar a las personas para conseguir esa misión.

Sobre la misión de las organizaciones

Cualquier organización debe trabajar en definir su misión. La manera más sencilla de establecer una misión es preguntarse para qué van a pagar los clientes. Este es el modo más eficaz y eficiente de enfocar la misión, y hacerlo de forma correcta es un trabajo que requiere esfuerzo.

Definir la misión no es algo introspectivo que deba hacerse tomando como referencia qué se quiere hacer o qué “capacidades” tiene la organización. Si se define la misión según esos criterios es muy posible que se fracase porque puede darse la posibilidad de que nadie esté dispuesto a valorar esas “capacidades” y, mucho menos, a pagar por ellas. Para definir el propósito de la organización se debe salir ahí fuera y preguntar que se necesita y valora verdaderamente.

Por otro lado, las organizaciones deben evaluar cada cierto tiempo cuál es su misión, cuál es su propósito y si se está desarrollando de forma correcta. Ninguna organización que pretenda sobrevivir al paso del tiempo y a la incertidumbre de los cambios de nuestros dias puede mantener su misión eternamente.

PeterDrucker

“La misión debe ser lo más honesta y realista posible”. Peter Drucker

 

Para comprobar si la misión definida sigue siendo válida no basta con teorizar sobre ella, práctica que, lamentablemente, suele ser habitual. La única manera efectiva de confirmar la validez de la misión de una organización es mediante comprobaciones periódicas y empíricas. Hay que probar y comprobar día a día que los resultados van en la línea adecuada, detectar posibles desviaciones, aprender de esas desviaciones y realizar los cambios correctos aunque ello implique realizar acciones radicalmente diferentes a las consideradas inicialmente.

¿Cómo trasmitir la misión de la organización?

Existen dos claves fundamentales para trasmitir y hacer partícipes de la misión a las personas. La primera es que la misión debe ser lo suficientemente amplia e importante como para ilusionar a la gente y atraerla durante tiempo. Debe haber algo en la misión de la organización que atraiga y motive a las personas y marque una diferencia respecto a lo que podría encontrar en otras organizaciones. De no ser así, las personas no sentirán la fuerza de la misión como suya, dando lugar a resultados poco deseables en el medio plazo para la supervivencia de la organización. En nuestros días, este aspecto de motivación toma más relevancia como queda de manifiesto en los nuevos enfoques sobre maestría, propósito y autonomía para retener el talento.

La segunda clave es que los managers han de convencer a las personas de que verdaderamente ellos mismos creen en la misión que se ha establecido, y hacerlo desde los hechos. Ningún manager efectivo puede ser incongruente: debe creer en lo que dice y demostrarlo siendo consecuente con ello. Trasladar la misión de una organización no se trata de discurso ni carisma, se trata de actuar siguiendo unos principios y valores.

Conclusión

Como puedes comprobar, las claves del management desarrolladas por Peter Drucker tienen perfecta validez y vigencia en nuestro entorno actual, y mi experiencia es que es más necesario que nunca ponerlas en práctica.

Como el propio Drucker decía, el propósito de un negocio es crear y mantener un cliente y para ello debemos preguntarnos para qué nos van a pagar nuestros clientes y qué están dispuestos a valorar, para inmediatamente ponernos a trabajar y poder ofrecerlo. Esta reflexión debería formar parte del núcleo de la misión de cualquier organización, acompañada de unas buenas dosis de realismo e integridad para poder motivar a las personas que la componen y hacerles participes de ese propósito.

Trabajar mejor para trabajar menos

Texto en un papel:"Menos es más"Ya no cabe duda de que los entornos volátiles, inciertos, cambiantes y ambiguos (V.U.C.A) que viven las organizaciones condicionan cada vez más la forma de trabajar de las personas. Muchas personas siguen utilizando formas de trabajar, heredadas de tiempos en los que todo era más estable y menos exigente, que han dejado de ofrecer resultados óptimos y efectivos a día de hoy.

Además, algunas de estas formas de trabajan, que a mi juicio han quedado obsoletas, obedecen a una manera de trabajar límbica buscando la pura supervivencia por salir del paso lo antes posible, donde el impulso prevalece sobre el pensamiento y donde los detalles pasan a un plano inexistente. Estas formas tradicionales de trabajar tiene algunas repercusiones que no deben pasar desapercibidas para profesionales y organizaciones del conocimiento, como por ejemplo:

  • Ausencia de eficacia: no se obtienen los resultados esperados o, peor aún, no se obtienen resultados
  • Elevados indices de ineficiencia: el uso subóptimo  de los recursos conlleva tener que realizar un mismo trabajo una y otra vez, elevando los ratios de ineficiencia
  • Frustración y falta de motivación de las personas
  • Costes de oportunidad: al tener que seguir dedicando recursos a trabajos que deberían haber quedado finalizados se dejan de atender otras oportunidades o necesidades

Trabajar bien, a la primera

En este nuevo paradigma que vivimos cobra cada más importancia un concepto sencillo pero potente: trabajar bien y hacerlo, además, a la primera. Este es un aspecto fundamental si se quieren conseguir resultados de manera efectiva. Decía Peter Drucker que “no hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto” y, aunque ese riesgo siempre puede estar presente, existen formas de minimizarlo. Por ello, es fundamental pensar antes de hacer, y no hacer sin pensar o hacer mientras se piensa.

Trabajar por impulsos no es efectivo. En ocasiones puede que sea necesario (por ejemplo, para atender algo según surge o imprevistos que no pueden esperar), pero no suele ser la manera más efectiva de trabajar. La mayor parte del trabajo de las personas puede esperar un tiempo suficiente para “ser definido”, aunque mucha gente sigue anclada en la creencia de la urgencia y la importancia subjetiva.

Pensar para definir tu trabajo

Definir tu trabajo es pensar una serie de aspectos que te ayudarán a ejecutarlo de forma eficiente cuando vayas a hacerlo. Se trata de invertir tu atención, tiempo y esfuerzo en pensar (usar tu conocimiento) en aspectos como:

  1. ¿Cuál es el resultado que quieres/tienes que obtener con ese trabajo?. ¿Qué debe ocurrir para darlo por finalizado?
  2. ¿Qué maneras posibles tienes para afrontarlo?
  3. ¿Cual de esas maneras consideras que es la más eficiente?
  4. Una vez has seleccionado lo qué vas a hacer para abordarlo, ¿tienes todo lo necesario para poder hacerlo?

Te propongo que pienses en algunas de las cosas que has hecho hoy y si, en alguna de ellas, te has planteado estas preguntas. Esto es válido y funciona para cualquier actividad o resultado que quieras obtener, desde un proyecto profesional relevante, hasta ir a hacer la compra al supermercado, revisar los deberes de tus hijos o disfrutar tu fiesta de aniversario.

La importancia de los detalles en la efectividad

Una aprendizaje relevante que tuve hace tiempo fue la importancia de los detalles a la hora de hacer las cosas. Muchas personas ignoran la importancia a los detalles, pero un detalle puede ser la diferencia entre un (buen)trabajo terminado y un trabajo no terminado. Un detalle, ya sea porque no se haya prestado suficiente atención o porque no haya sido considerado de manera consciente, puede ser la causa de tirar por la borda la eficiencia de todo un proyecto.

Conviene que no olvides que un trabajo queda terminado de forma adecuada cuando así lo considera la persona que espera ese resultado y cumple las condiciones previamente acordadas. Muchas veces no lo decides tú,  sino tu cliente, tu pareja, tu jefe, tu colaborador, tu hijo,… En muchas ocasiones, tratar los detalles con la atención adecuada juega un papel importante a la hora de considerar un trabajo finalizado. Prestar atención a los detalles forma parte de aprender a trabajar mejor.

Conclusión

Los entornos V.U.C.A dificultan, y seguirán haciéndolo cada vez más, la efectividad de los profesionales del conocimiento que sigan utilizando técnicas tradicionales en la organización del trabajo como, por ejemplo, la gestión del tiempo o la gestión por prioridades y/o urgencias. Por ello, hoy más que nunca es necesario entender que no sólo hay que trabajar, sino que hay que trabajar de manera efectiva: eficaz (obteniendo resultados) y eficientemente (haciendo un uso óptimo de recursos).

Por suerte, se puede aprender a trabajar de una manera efectiva y adaptada a las necesidades de nuestra realidad actual. Un primer paso es tomar conciencia de que, antes de ponernos a trabajar impulsivamente, debemos pensar en definir el trabajo que tenemos que hacer y prepararnos para hacerlo de forma óptima cuando se den las circunstancias. Porque en el fondo, lo que interesa es trabajar bien y hacerlo a la primera para, realmente, trabajar menos.

¿Usas tu calendario de la mejor manera posible?

Calendario con señalizadores de díaHace unas semanas escribía sobre el riesgo que supone para la efectividad personal el organizar todo el trabajo en el calendario (al calendario también se le denomina en ocasiones agenda. En este post usaré indistintamente ambos términos). Concretamente, veíamos como mucha gente sigue reservando huecos en su calendario para hacer determinadas tareas o acciones que no tienen que hacerse en una fecha concreta. Analizábamos, también, las causas de por qué trabajar así es ineficiente.

¿Cómo diferenciar cuándo organizar tu trabajo en el calendario y cuándo no?

La clave está en encontrar un criterio que sea sencillo, claro, objetivo y universal para poder decidir qué parte de tu trabajo colocas en el calendario y qué parte no. Este criterio existe y se basa en el concepto de fecha objetiva, el cual escuché por mi primera vez a mi colega José Miguel Bolívar.

Si quieres hacer un uso óptimo del calendario, decidiendo de manera efectiva qué acciones de las que debes realizar tienes que organizar en él, tienes que preguntarte si esas acciones las tienes que hacer, o no, en una fecha objetiva. De este modo, si una acción la tienes que hacer en una fecha objetiva, apuntarás y organizarás esa acción en el calendario. De lo contrario, irá fuera de él.

El concepto de fecha objetiva

Una fecha subjetiva, como veíamos en este post, es una fecha que te pones a ti mismo para hacer algo porque emplear ese momento para hacerlo crees que es lo mejor, crees que te va a ser posible o crees que es lo que te gustaría hacer. Es decir, pones una fecha para hacer algo siguiendo tus criterios puramente subjetivos. De cara a una organización y una efectividad óptima, nuestras opiniones y deseos subjetivos debemos, generalmente, dejarlos a un lado: la efectividad personal óptima se basa en criterios objetivos universales, probados y usados por mucha gente.

Una fecha objetiva es una fecha que, o bien nos viene impuesta por el entorno o bien acordamos con terceras personas.

Frente al demostrado ineficiente uso de fechas subjetivas, la efectividad personal óptima utiliza el concepto de fecha objetiva. Una fecha objetiva es una fecha que, o bien nos viene impuesta por el entorno o bien acordamos con terceras personas. Es, en definitiva, una fecha (puede ser un día o una combinación de día y hora) que, o bien no podemos cambiar (viene impuesta por el entorno) o que para cambiarla debemos negociar con alguien y no depende exclusivamente de nosotros (acuerdo con terceras personas) el cambiarla.

Las principales diferencias entre una fecha subjetiva y una fecha objetiva son:

  • Una fecha subjetiva la puedes modificar cuando quieras o necesites, ya que eres tú el único que interviene en fijarla. Sin embargo, una fecha objetiva es una fecha que tú no puedes modificar por ti mismo ya que no eres el único que ha intervenido en fijarla. Incluso se puede dar el caso en el que no puedas modificar esa fecha objetiva.
  • No puedes llegar tarde a una fecha subjetiva porque siempre puedes moverla al habértela “impuesto” a ti mismo. Ya sé que hacer eso suena a trampa pero, ¿cuántas veces has movido fechas subjetivas en tu calendario porque no te daba tiempo o, simplemente, porque no te apetecía hacer lo que te habías marcado para hacer en ese momento?. Sin embargo, a una fecha objetiva si que puedes llegar tarde y, además, eso puede implicar que ya no puedas realizar la acción (podrás realizar otra acción, pero no esa). Por ejemplo, si tienes que entregar una solicitud antes de un plazo concreto y no lo entregas en la fecha indicada es muy probable que ya no puedas hacerlo.

Compromisos con fecha objetiva: su lugar está en el calendario

Como dice David Allen, buena parte del estrés que sufre la gente es consecuencia de la mala gestión de los compromisos que adquieren y, por tanto, se debe aprender a gestionar esos compromisos de la manera adecuada. Este, es uno de los principios fundamentales de GTD®.

Si hablamos de fechas y agenda en un entorno de efectividad personal óptima, lo que tenemos que aprender a gestionar adecuadamente son los compromisos que tienen una fecha objetiva. Este tipo de compromiso, y sólo éstos, son los que debes organizar en tu calendario. De ese modo, en tu calendario únicamente tendrás anotadas aquellos compromisos (acciones) que tienes que acometer en una fecha concreta y objetiva. Algunos ejemplos del tipo de compromisos que deben ir en un calendario son:

  • llevar a tu hijo a la clase extraescolar que tanto le gusta
  • asistir a la reunión que convocó tu jefe  (a la cuál aceptase ir, después de haberle propuesto un horario alternativo)
  • enviar tu propuesta de oferta de suministro a la plataforma de licitación de compras de uno de tus clientes
  • acudir a tu cita con el médico
  • ir a casa de tu amigo para ver el partido de baloncesto de este domingo que dan por la TV
  • presentar los papeles para renovar el carnet de conducir

Conclusión

Al organizar en tu calendario sólo los compromisos con fecha objetiva tendrás una visión muy clara de cuál es la realidad de tu agenda cada día. Además, si revisas adecuadamente tu sistema de organización comenzarás por mirar tu calendario y trabajar en esos compromisos a los que puedes llegar tarde, independientemente de que te parezcan más o menos importantes que otros que no tienen fecha objetiva.

De esta manera, conseguirás llegar a cumplir tus compromisos en todas esas fechas que, realmente, son objetivas de cumplir. Al prever esas fechas con anticipación puedes trabajar sin estrés para alcanzar el resultado previsto.

En definitiva, deja de creer en la falsa utilidad de las fechas subjetivas e incluye en tu calendario sólo compromisos con fecha objetiva. Experimentarás una nueva forma de trabajar más realista, con menos estrés y más efectiva con tu calendario.

V Jornadas OPTIMA LAB: construyendo el futuro de la efectividad personal

V Jornadas OPTIMA LAB Diciembre 2015

 

 

Decía Peter Drucker que “los planes son únicamente buenas intenciones al menos que degeneren inmediatamente en trabajo duro”. Esta afirmación es algo que tenemos muy interiorizado en OPTIMA LAB aunque, personalmente, en lugar del término “trabajo duro” me gusta más hablar de “trabajo efectivo”.

Partiendo de nuestro enfoque artesano, ponemos ese “trabajo efectivo” en práctica tanto en lo individual como en lo colectivo en las jornadas de presenciales que seguimos realizando periódicamente a lo largo de cada año. Unas jornadas de intenso trabajo y de resultados evidentes que, esta vez, tuvieron lugar a finales del mes Diciembre del 2015 y donde tratamos aspectos relacionados con el branding, el desarrollo y la efectividad de nuestra actividad como red productiva.

El Euroforum Infantes de San Lorenzo de El Escorial en Madrid es un lugar singular para mi a nivel personal y, por ello, es especial tener la oportunidad de poder cimentar en ese entorno el futuro de la efectividad personal y organizativa junto a mis colegas de OPTIMA LAB. El hecho de que siete personas compartan intensidad y compromiso en un lugar como este me dice mucho de la magnitud de este proyecto. Además, poder compartir días con personas con las que aprendes en cada momento aporta un valor a estas jornadas todavía más especial.

Al igual que en las ocasiones anteriores, en estas V Jornadas me satisface enormemente confirmar como seguimos poniendo a (clientes) las personas en el centro de nuestro trabajo (no podía ser de otra manera) y cómo esto se convierte en el motor de nuestra innovación constante: crear el verdadero valor que pueda ayudar a las personas y organizaciones. Un valor enfocado hacia el compromiso, el cambio y la proactividad.

En OPTIMA LAB no caemos en el tópico de “aportar valor”, sino que lo creamos junto a nuestros clientes. Nuestro enfoque es acompañar y ayudar a mejorar la efectividad a las personas y organizaciones que estén comprometidas realmente en obtener resultados, siendo conscientes del cambio que deben afrontar para afrontar con opciones de éxito la competitividad y dificultad de la sociedad actual.

Todo el trabajo que realizamos en nuestros talleres para mejorar la efectividad se basa en nuestra propia experiencia: ofrecemos lo que hacemos y lo que practicamos. Al margen de las temáticas propias que hayamos tratado en las diferentes jornadas presenciales desde hace año y medio, tanto nuestras jornadas presenciales como nuestras reuniones online son oportunidades para probar nuestras propias innovaciones, detectar mejoras, ejecutar cambios, madurar conceptos,…. Todo para ponerlo al servicio de nuestro propósito como red productiva.

PeterDruckerAún queda mucho por hacer. Apenas estamos explorando la orilla de ese gran océano que separa a muchas personas de dar lo mejor de si mismos y de la mejor manera posible en esta sociedad cada vez más volátil, incierta, cambiante y ambigua. Si, nos queda mucho por hacer pero seguiremos trabajando para construir esas naves que ayuden a cruzar ese océano. Y seguiremos, en nuestras jornadas presenciales, diseñando, construyendo y probando esas naves. Porque, como artesanos, probamos lo que hacemos hasta que sabemos que está bien hecho.

Es un privilegio colaborar junto a José Miguel Bolívar, Jerónimo Sánchez, Jesús Serrano, Cruz Guijarro, Antonio José Masiá y Paz Garde cada día, cada semana, en cada una de las cinco jornadas presenciales que hemos compartido y en las que nos quedan por compartir, diseñando y desarrollando nuevas formas de trabajar con efectividad para ayudar a las personas. Desde aquí, como siempre, mi gratitud y afecto por momentos como los vividos en estas V Jornadas.

La efectividad está fuera de la zona de confort

Hombre saliendo de una esfera de cristal

Se ha escrito mucho sobre el concepto o idea de salir de la zona de confort. Al final de este post os dejo algunas de las referencias que más me han hecho reflexionar sobre el tema, acerca del cual seguiré investigando y practicando porque, como leí en este post de Eva Collado:la zona de confort está muy bien, pero nada crece allí”.

En la práctica, lo que interesa no es lo que hay en la zona de confort, que eso ya lo sabes. Lo que llama la atención de la mayoría de la gente con inquietudes de mejorar y desarrollarse es averiguar lo que hay fuera de esa zona de confort: qué se siente, qué se vive, a qué te obliga y a qué te compromete. Hablamos de salir de una zona de comodidad conocida para entrar en otra zona, sin duda, de incertidumbre, de reto, de crecimiento y de cambio. Ahí es nada.

Durante lo más de 6 años que llevo investigando y poniendo en práctica técnicas y metodologías de productividad y efectividad personal, he tenido muchas experiencias de aprendizaje y una de ellas es la que tiene relación con la zona de confort.

La efectividad personal es conseguir los resultados que te propones de la mejor manera posible. Por “resultados” me refiero a cualquier cosa que quieras que sea diferente a cómo es ahora. Por ejemplo, puede ser desde ponerte en forma o aprender un idioma, hasta realizar con éxito una fusión de empresas o pasar más tiempo de calidad con tus hijos. Ya sabes que aquí no distinguimos entre resultados personales o profesionales.

Al hablar de la “mejor manera posible” me refiero a la opción más óptima de entre las posibles para conseguir el resultado. Es decir, a aquella opción que nos permite hacer un uso óptimo de los recursos que tenemos que emplear (eficiencia) para conseguir nuestros resultados (eficacia).

Por el simple hecho de querer o tener que alcanzar un resultado no te sitúas fuera de tu zona de confort. Puedes plantearte una y otra vez el ponerte en forma, pero ese simple hecho no te saca de tu zona de confort. Te pueden pedir un nuevo informe de resultados del departamento, pero ese hecho no te saca de tu zona de confort. Es cuando te planteas conseguir un resultado, y te pones a trabajar en ello de manera efectiva cuando realmente puedes llegar a encontrarte fuera de tu zona de confort. Y es ahí dónde empieza el juego.

Puedes alcanzar un resultado de dos formas: de manera subóptima y de manera óptima. La primera no te lleva a ningún sitio más allá de la frontera de tu zona de confort. Probablemente, seguirás haciendo lo mismo que hasta ahora ya sea porque no quieres plantearte otra manera de hacerlo, porque no sabes otra manera de hacerlo y no quieres investigar nuevas vías, o porque quieres quitarte el marrón cuanto antes y de cualquier manera,… Excusas tienes y tendrás todas las que quieras. Es muy fácil no ser efectivo.

Plantearte y trabajar en tus resultados de forma efectiva si te puede llevar fuera de tu zona de confort. Lo afirmo desde la experiencia porque hacer las cosas de manera efectiva conlleva tener que hacer lo correcto y, además, hacerlo bien. Significa hacer lo que tienes que hacer aunque no te apetezca, no sepas hacerlo o creas que no puedes hacerlo. Y es esa determinación la que te lleva fuera de tu zona de confort y, por tanto, la que te hará no sólo obtener tus resultados de manera efectiva sino, además, crecer y desarrollarte. Es por ello que siempre digo que mejorar tu efectividad personal o ayudar a las personas de tu equipo u organización a hacerlo es invertir, de verdad, en capital humano. Efectividad personal es crecimiento y desarrollo.

Las mejoras más evidentes y sostenibles en mi efectividad personal las he conseguido en “travesías” fuera de mi zona de confort. Nada de trucos, nada de software fantástico, nada de usar X técnicas sencillas para “disparar” (a)mi productividad en pocos días,… Las mejoras evidentes y sostenibles las he alcanzado a base de dedicación, constancia, foco y trabajo para generar hábitos. Y, créeme, todo ello en su momento estaba  bastante alejado de mi zona de confort en ese momento. Sin duda, ha merecido la pena.

En resumen, mejorar tu efectividad personal de manera significativa y sostenible te llevará fuera de tu zona de confort ya que implicará que abordes cambios en algunas de tus creencias, comportamientos y hábitos. No te preocupes por salir de esa zona porque, todo lo que te vas a encontrar ahí fuera, te va a aportar aprendizaje, experiencia y crecimiento. Si además te ayuda a la hora de obtener tus resultados, ¿qué más quieres?.

Y para finalizar, como te prometí al inicio del post, aquí te dejo algunos artículos que me han resultados interesantes para profundizar sobre los conceptos de zona de confort, incomodidad y desarrollo. Espero que te sean tan interesantes como lo son para mi:

Recuerda que lo que necesitas para mejorar tu efectividad puede estar fuera de tu zona de confort. ¿Te atreves a ir a por ello? 😉