Archivo por meses: Marzo 2017

Acaba con los insectos de tu email

Por fin lo has conseguido. Intuyes que esa pequeña sensación de liberación que sientes sólo durará segundos. Eso que crees que te has quitado de encima, volverá. Más que intuir, lo sabes. Lo que has hecho, no es lo tendrías que haber hecho.

En lugar de pensar detenidamente qué es eso que te había llegado, de definir bien qué hacer y qué tenía que pasar para darlo por terminado, simplemente has reaccionado. Lo has querido poner en el tejado de alguien con la errónea sensación de que, así, era una cosa más que habías terminado.

Una reacción instintiva, primaria y, en cierto modo, alineada con una parte ancestral de nuestra evolución… como querer quitarse un insecto que molesta. Un insecto que, por más que le espantes una y otra vez, siempre acaba volviendo… más cabreado, más molesto, más insistente.

Entre todo tu trabajo hay multitud de esos insectos. En tu bandeja de email, especialmente. Son esas cosas que llegan, poco claras, parecen poca cosa, te molestan y con las que crees que no tienes que hacer nada. Si las ignoras o si te las quitas de encima sin pensar, persisten y vuelven con más peligro potencial.

Además, parece que unas llaman a otras. La bola se va haciendo más grande. Rápidamente tu bandeja se va llenado de todos esos insectos. Todo un enjambre.

Tratas de espantarlos, respondiendo rápido y sin pensar. Quieres quitártelos de encima para que no te molesten. Cuanto antes mejor, para poderte centrar en otras cosas. Pero, haciendo eso, sabes que esos insectos volverán. Y aún así lo haces, con la esperanza de que la persona a quien se lo envías te resuelva la papeleta y haga tu trabajo.

Grave error. Porque al tratar ese asunto así, siempre vuelve. Y cuando lo hace, te cabreas, te distrae y gastas energía, otra vez, con ese maldito insecto. Te cansa. Te agota.

Llega un momento, después de varios días de frustración y de comprobar que estás en un ciclo sin fin, en el que decides acabar con la situación de una vez. En lugar de reaccionar quitándotelo de encima, te paras a pensar y decidir qué vas a hacer. Vaya sorpresa…

Te lleva menos tiempo y esfuerzo de lo que creías, y tras vencer la pereza inicial, ya sabes qué es lo que hay que hacer. Entiendes qué tiene que pasar para que ese insecto se vaya y no vuelva. Ha sido tan fácil que te sorprende. Te vuelves a cabrear, pero esta vez por no haber hecho antes lo que tenías que haber hecho: pensar. Decides hacerlo con el resto, uno a uno. Sin prisa.

Ya sabes que una de las claves de tu trabajo está en pensar sobre las cosas. Incluso con esos insectos. Es cierto que no tienes costumbre de hacerlo, pero se puede conseguir. Te enseñaron, y aprendiste, a reaccionar poniendo los asuntos en el tejado de otra persona lo antes posible. No  importaba si hacías lo correcto y/o lo necesario. Daba igual. Reaccionar rápido, pensar poco y devolver cuantas más cosas mejor. Pero sabes que tu trabajo es mucho más que eso. De hecho, tiene poco que ver con eso.

La próxima vez que aparezca un insecto en tu email, en lugar de reaccionar ya sabes lo que tienes que hacer. Piensa y decide, sin prisa, qué hacer con ello y cómo hacer para que, una vez se vaya, no vuelva. La solución siempre es más sencilla y te llevará menos esfuerzo que pasarte el día tratando de espantarlos… inútilmente.

GTD: Caerse es normal

Algo va mal. Lo notas. La sensación de control que llevabas sintiendo durante semanas ha empezado a desvanecerse peligrosamente.

Lo peor es que no sabes la causa. Bueno, igual sí la sabes, pero no eres consciente.

Además, tu nivel de estrés ha vuelto a una senda creciente. Aún está lejos de aquellos niveles de hace semanas. Lejos aún de cuando comenzaste, en serio, a darte una oportunidad con GTD.

Piensas que, seguramente, la pérdida de sensación de control esté muy ligada con que el estrés esté llamando a la puerta de nuevo. Ya te lo habían advertido. En su momento no caíste en ello, pero ahora tiene todo el sentido. Cuando tenías todo bajo control, cuando capturabas, procesabas y organizabas como había que hacerlo, nada se escapaba.

Pero ahora, hay cosas que se escapan y vuelven en forma de urgencias. Aparecen sin que tuvieses consciencia de ellas. Cuando te encuentras con ellas, ya es tarde.

Algo has tenido que dejar de hacer, o algo estás haciendo de forma diferente a como habría que hacerlo, para llegar a esta situación.

Experimentas una sensación contradictoria. ¿Será un problema de la metodología?. ¿Será tan compleja como creías al principio?. ¿Tendría más sentido retomar la estéril búsqueda de algo fácil que se adapte a ti?. ¿Algo con lo que consigas resultados rápidos?. Desde luego, es tentador…

En su día comprendiste que la sencillez de lo que propone GTD es evidente. También que te iba a suponer esfuerzo aprender a trabajar así. En tu eterna búsqueda por la píldora fácil para mejorar tu productividad, esa que te habían dado a probar tantas veces sin resultados, te encontraste con la realidad.

¿Te habrás equivocado ahora también?. ¿Te habrán vuelto a dar gato por liebre?. ¿Es esto para ti?. Una mezcla de esperanza, frustración y cabreo te embarga. Reflexionas por unos momentos.

Recuerdas que ya te advirtieron de que esta situación iba a llegar. Y que además iba a llegar varias veces. «Incluso los que llevamos años de experiencia con GTD hemos pasado por aquí… y seguimos pasando», te decían. Escuchar aquello, en cierto sentido, fue reconfortante. Había una curiosa expresión para referirse a esto que te está pasando: «caerse del carro».

Ahora comienza a encajar todo. Ha llegado el momento, ha llegado ese momento. Te has caído.

Después de semanas de saborear la sensación de control sobre tu trabajo, la proactividad en la toma de decisiones y lo gratificante que es trabajar con enfoque en las cosas relevantes, ha llegado el momento que te advirtieron que llegaría.

El sistema comienza a fallar. No de manera completa pero carece de la solvencia que tenía al principio, cuando hacías todo lo que había que hacer y cómo lo debías hacer.

Reconoces que hay cosas que has dejado de hacer. Hay hábitos que creías interiorizados y que, evidentemente, no es así. Has dejado de capturar en todo momento. Procesas de manera menos rigurosa, seleccionando elementos para procesar, dejando otros para más adelante… sobretodo con el email. Y la regla de los dos minutos ha pasado a dominarte, en lugar de dominarla tú a ella… Seguro que hay más cosas. Te has confiado en exceso. Demasiado pronto.

Ha llegado el momento de volver a tomar las riendas. Y para eso, tienes que volver a subirte al carro. Afortunadamente, tienes todo lo que necesitas: sólo tienes que volver a aplicar los fundamentos de la metodología. La sensación de control, la proactividad en la toma de decisiones y el enfoque volverán.

Comprendes, en un ejercicio de sinceridad, que no ha fallado el método. Has fallado tú. Caerse es algo normal y forma parte del proceso. Otro aprendizaje más. Enhorabuena, estás en el camino