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Cuando haces lo que tienes que hacer

Montañas de interrogaciones

Puede que resulte contradictorio. Y puede que genere incomodidad admitirlo. Pero al fin y al cabo, tus recursos físicos y mentales son limitados.

Ni puedes ni tienes que abarcar todo, aunque pretendas hacerlo. Más aún cuando en ese todo hay una gran cantidad de cosas sin definir. Cosas que ni siquiera sabes lo que son, ni lo que significan para ti y sobre las que tampoco sabes si, de verdad, tienes que hacer algo con ellas. Pero, paradójicamente, sí crees que tienes que hacer algo.

Afortunadamente hay solución para eso. ¿Qué es ese asunto que tienes entre manos?. ¿Qué significa?. ¿Requiere alguna acción por tu parte?. ¿Puede esperar? ¿Lo puede hacer otra persona?. Estás son algunas preguntas que te pueden ayudar a tener criterio a la hora de decidir qué hacer y que dejar sin hacer.

El problema viene si crees que siempre tienes que hacer algo con cada asunto que aparece. No sabes por que lo crees, pero lo crees.

Pero lo cierto es que vas a tener que dejar cosas sin hacer. Sí, has leído bien: vas a tener que dejar cosas sin hacer.

Sé que cuesta escucharlo o leerlo. Sé que cuesta pensar que puede tener sentido. Sé que cuesta ser consciente de que es radicalmente cierto porque sabes que tienes más trabajo que tiempo.

“Sólo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces”. David Allen

Pero es posible dejar de hacer cosas y sentirte bien con ello. Esto ocurre cuando haces aquellas cosas que tiene sentido hacer.

Tener claras tus prioridades te ayudará aprender a dejar de hacer cosas sintiéndote bien con eso que dejas sin hacer. Te aseguro que se puede conseguir.

Simplemente tienes que deshacerte de esas creencias que te han “vendido” durante toda tu vida: no pares, haz más, todo es importante, todo es urgente, todo lo de mi jefe, todo lo de mi cliente,… Todo. Manda a paseo esas creencias porque simplemente son eso: creencias.

Hay muchas cosas que haces en tu día a día que, muy posiblemente, deberías dejar sin hacer. Lo sabes. Son cosas fáciles, rápidas, que se te dan bien,… La mayor parte de esas cosas aportan muy poco valor a tu trabajo. Pero esa sensación de ser una persona muy ocupada te mola.

Y, mientras, ese trabajo de verdadero valor que como profesional del conocimiento debes generar, queda para ese momento en que estás con la energía por los suelos. Cuando tienes dos opciones: hacerlo con muchas posibilidades de hacerlo mal o, directamente, no hacerlo.

Hay solución para decidir qué hacer y qué no hacer. Es un proceso que, probablemente, te suponga afrontar cambios en cómo piensas y haces ahora las cosas. Porque no es lo mismo dejar de hacer sin más, que dejar de hacerlas cuando has hecho lo que tenías que hacer aportando valor a tu trabajo, a tus resultados y a tus objetivos. Es decir, cuando haces lo que tienes que hacer.

Aclarar en #GTD: pensar y tomar decisiones

Persona mirando hacia su cerebro que se ve, simbolizando que hay que utilizarlo

Pensar y tomar decisiones son características principales que definen a los profesionales del conocimiento. Funciones imprescindibles para determinar la verdadera aportación de valor de tu trabajo y que influyen directamente sobre tu efectividad personal.

Como profesional del conocimiento, debes definir la tarea que vas a hacer. Algo que Peter Drucker ya decía cuando hablaba de las diferencias entre el trabajo manual y el trabajo del conocimiento: “en el «trabajo manual» la tarea es evidente mientras que en el «trabajo del conocimiento» hay que definirla”.

Como ya sabes, GTD® es el nuevo estándar en productividad personal. Una metodología que ayuda a mejorar la efectividad de los profesionales del conocimiento. Profesionales como tú.

GTD® propone nuevos hábitos y una manera diferente de trabajar adaptada a las necesidades actuales. Uno de esos hábitos principales es el de «aclarar» todas las cosas que previamente has capturado porque han llamado tu atención.

Definir tu tarea

Para Peter Drucker, la productividad del trabajador del conocimiento exige que hagamos la pregunta «¿Cuál es la tarea?». El objetivo de esta pregunta es definir cuál es el trabajo que debes hacer y, para definirlo, es imprescindible pensar y decidir.

En «Organízate con eficacia», David Allen dice que antes de organizar algo que está incompleto debes capturarlo y aclararlo. Una vez hecho esto, ya puedes organizar las acciones que habrás de hacer basándote en las decisiones has tomado.

Por tanto, antes de poder organizar tus asuntos tienes que aclararlos. El hábito de «aclarar» en GTD® consiste en:

  • Preguntarte qué es cada uno de los elementos capturados, para transformarlos en algo que tiene significado para ti
  • Decidir qué vas a hacer con cada uno de esos elementos. Algunos requerirán acción y otros no.
  • Para aquellos elementos sobre los que hayas decidido qué vas a hacer algo, pensar cuál es la siguiente acción que te va a permitir avanzar y, si tiene sentido, cuál es el resultado deseado que deseas alcanzar en ese asunto
  • Continuar este proceso con todos los elementos de la bandeja de entrada, hasta vaciarla

Resumen

Cuando hayas completado el paso de aclarar, habrás vaciado tus bandejas de entrada, pensando sobre las cosas que había en ellas, dotándolas de significado y tomando decisiones al respecto.

Tendrás un conocimiento absoluto sobre qué tienes que hacer y qué no tienes que hacer, lo que te ayudará en el proceso de conseguir sensación de control y poder trabajar con enfoque.

 

Fluir sobre tus listas de recordatorios

Mujer trabajando sobre listas de recordatorios en un cuaderno

Muchas personas continúan trabajando y utilizando la bandeja de correo electrónico como recordatorio de las cosas que tienen que hacer, en lugar de utilizar listas de recordatorios.

Son conscientes de que utilizar la bandeja de entrada y los emails para recordar lo que tienen que hacer es una solución inútil para trabajar sin estrés, tener sensación de control sobre su trabajo y poder trabajar con enfoque.

Sin embargo, lo siguen haciendo, bien por evitar cambiar o por desconocimiento de otras soluciones. Seguro que conoces a alguien que dice organizarse así.

¿Usar la bandeja de email para gestionar los recordatorios?

He escuchado muchos tipos de excusas para justificar el uso de la bandeja de email como un buen lugar para tener los recordatorios de lo que hay que hacer:

  • “así lo tengo todo en un mismo sitio…”

  • “todo lo que tengo que hacer está ahí y así no se me escapa nada…”

  • “me pongo los emails con diferentes colores y así lo tengo clasificado…”

  • “cada vez que me llega algo nuevo me avisa y puedo comprobar si es urgente…”

  • “es donde mi jefe y los clientes me envían las cosas”

 

Son excusas y malos hábitos que alejan a los profesionales del conocimiento de la efectividad que necesitamos hoy en día.

Las personas que usan la bandeja entrada de email con el fin de organizar el trabajo que tienen que hacer, también la suelen usar para archivar información, conservar basura (emails que se podrían eliminar), correos enviados como recordatorios de cosas que tienen que hacer otros,…

Es decir, utilizan un sistema donde se mezclan de forma irracional cosas de diferente naturaleza y que dificulta al cerebro trabajar de forma efectiva.

Mejor listas de recordatorios

Frente a la creencia de que es más cómodo y fácil trabajar directamente sobre la bandeja de email, la realidad impone que es más eficiente organizar los recordatorios de lo que tienes que hacer en un lugar distinto de donde están los emails.

Una buena práctica para llevar a cabo esta separación es usar listas. Puedes tener una única lista para todos los recordatorios o tener diferentes listas agrupadas por una serie de criterios específicos que te ofrecerá grandes oportunidades para mejorar tu efectividad:

  • Dispondrás de un sistema organizado de recordatorios y de las cosas que tienes que hacer, en lugar de tenerlo todo mezclado y desorganizado en un «cajón de sastre».

  • Si te animas a utilizar varias listas de recordatorios, podrás elegir por cual empezar a trabajar en función de la situación en la que estés. ¿Quieres revisar las cosas que te deben los demás?. Puedes echar un vistazo a una lista donde hayas incluido todos esos recordatorios. ¿Tienes tiempo para trabajar con el ordenador?. Revisa la lista donde tengas esos recordatorios de cosas para hacer con el ordenador. Sencillo.

  • Otra ventaja de utilizar varias listas de recordatorios es que estas tendrán un menor número de elementos que si tuvieses una lista única. Gracias a ello te será más fácil elegir con sentido algo sobre lo que empezar a trabajar liberando a tu cerebro de tener revisar constantemente listas con interminables opciones para tener que elegir la adecuada cada vez.

  • Escribir un recordatorio de lo que tienes que hacer en una lista, en lugar de usar el email de tu bandeja de entrada como recordatorio, es una buena oportunidad para pensar y detallar qué es lo que tienes que hacer. Sin duda, un gran hábito que disparará tu efectividad.

  • En una lista puedes tener un único recordatorio por cada acción que tengas que hacer. De ese modo, cuando terminas esa acción, tachas o eliminas ese recordatorio de la lista. En un email es muy probable que haya más de una cosa por hacer, así que… ¿cuándo podrás tachar o eliminar ese email?

  • Al trabajar sobre listas de recordatorios, evitarás interrupciones debido a la entrada constante de inputs, algo que sí ocurre cuando estás permanentemente trabajando sobre tu bandeja de entrada.

  • En tus listas de recordatorios habrás incluido cosas para hacer que hayas capturado y te hayan llegado por diferentes vías (una conversación de pasillo, una llamada, una idea que se te haya ocurrido,…). Recuerda que tu trabajo va más allá de gestionar emails.

Resumen

Como puedes comprobar, existe una gran diferencia entre trabajar sobre la bandeja de entrada de tu correo y trabajar sobre listas de recordatorios.

Tener los recordatorios de lo que tienes que hacer organizados en un lugar distinto de donde guardas el email es un hábito fundamental para mejorar tu efectividad.

Por eso, sal del barrizal que supone trabajar sobre tu bandeja de email y anímate a fluir sobre tus recordatorios de acciones.