Archivo del Autor: David Sánchez

Un sistema sobre el que tiene sentido trabajar


Algunos de los últimos post los he dedicado a aspectos relacionados con el email y, en general, al mal uso que se suele hacer de esta estupenda herramienta. Porque, efectivamente, el email sigue siendo una de las mejores herramientas que tenemos para poder ser efectivos… usándolo adecuadamente.

Como ocurre en el desarrollo de cualquier competencia o habilidad, las creencias de las personas pueden jugar muy malas pasadas a la hora de lograr resultados.

Si hablamos de mejorar la efectividad personal, una de las creencias más demoledoras y ampliamente extendidas relacionada el email es que hay que revisar (y trabajar) de forma permanente sobre el correo electrónico.

Cuando hablo de trabajar sobre el email, me refiero a esa sensación de revisar la bandeja de entrada a cada minuto para comprobar qué ha entrado y considerar que, lo que tienes ahí, es lo que tienes que hacer. Un pésimo hábito productivo porque ya vimos que tu trabajo es mucho más que el email.

Las personas que consideran que trabajar sobre el email es lo que hay que hacer, suelen presentar creencias como las siguientes:

  • En mi organización hay que enviar todo por email
  • Hay que revisar constantemente el email por si me piden algo con urgencia
  • Si no leo el email constantemente, me puedo quedar desactualizado y sin información
  • Todo (o casi todo) el trabajo que tengo que hacer me lo mandan por email
  • La mejor forma de organizar lo que tengo que hacer es tenerlo en el email
  • Tenerlo todo en el email es la única manera de que no se me escape nada
  • Tengo que responder a todos los mensajes, lo antes posible porque el trabajo de los demás depende de mi
  • Mi jefe/cliente/colaborador me manda todo por email
  • Es importante que todo el mundo esté actualizado con la misma información sobre todos los temas
  • Hay que comprobar si hay algo urgente
  • Si no respondo de manera inmediata van a pensar que no hago mi trabajo
  • Tengo que enviar emails para que se vea que trabajo
  • Etc, …

Si alguno de estos puntos te resulta familiar, estás de enhorabuena: tienes una gran, y significativa, oportunidad de mejorar tu efectividad.

Porque, ¿cómo mejoraría tu efectividad si tuvieses un sistema que te ayudase a tener todo tu trabajo bajo control?. Un sistema permanentemente actualizado, con toda la información que necesitas para tomar decisiones de qué hacer y cuándo hacerlo. Un sistema que construirás y mantendrás mediante sencillos hábitos que irás desarrollando. Un sistema preparado para que lo lleves donde necesites y que hará que dejes de usar tu memoria para acordarte de las cosas.

Un sistema con esas características, y muchas más, es lo que propone GTD®. Un sistema que te ayudará a trabajar con mayor sensación de control y enfoque en lo que haces. Una manera sencilla de organizarte y adaptada a los entornos actuales de volatilidad, exceso de información, cambio continuo, urgencias, imprevistos, interrupciones, retos, … Un sistema sobre el que tiene sentido trabajar.

Cada email que recibes

Envías el email pensando que ya has hecho lo que tenías que hacer.

Coges otro y lo mismo. Así uno tras otro.

Tratas de automatizar el proceso con la obsesión de dejar a cero una bandeja que siempre recibe, que siempre se llena. Podrías pasarte, y te pasas, los días dedicándote a eso. Responder, responder y responder. Enviar, enviar y enviar.

Tu objetivo no es otro que responder cada email. No importa si eso es lo que había que hacer.

Tratas a todos por igual, sin dedicar tiempo y ni atención a pensar el significado de su contenido. Café para todos en un trabajo donde la aportación de valor de las cosas que haces nunca será la misma.

Pasas a ser una especie de autómata en lanzar emails, entrando al juego de esas interminables, absurdas e inútiles conversaciones de correos donde el valor que se aporta tiende a cero. Esas conversaciones donde parece que gana quien antes responde, quien más activo está y quien menos valor aporta al dejar de hacer lo que debería estar haciendo.

Tu trabajo no es contestar emails, pero aún así crees que es lo que tienes que hacer. Además de creerlo, si no lo haces, te sientes mal. ¿Qué pensarán de ti?. ¿Cómo no vas a responder?.

Sin embargo, deberías hacerte otras preguntas. ¿Te pagan por responder emails?. ¿En eso está tu valor?. ¿Ese es tu diferencial?. ¿Responder correos como una máquina?. Sabes que no y nadie lo cree. ¿Por qué consideras que es lo que debes hacer?.

Adoptar esa actitud y ese comportamiento es fácil porque no te exige pensar. Comportarte así te evita tomar de decisiones sobre qué dejas si hacer. Asunto complicado cuando crees que es imposible.

Si respondes a todo, nadie podrá enfadarse contigo. Como si eso fuera importante. No quieres responsabilidad… aunque lo que tú quieras importa poco.

Piensa, decide y sé responsable. Sólo así podrás salir del improductivo ciclo sin fin que supone responder cada email que recibes.

Es posible que, por eso, sí te paguen.

Efectividad personal: Empezar por algo

Lo tienes delante de ti desde hace semanas. Aparentemente es tan enorme, tan complejo y tan inalcanzable como quieras creer, pero seguro que menos de lo piensas.

Día tras día permanece en tus listas de acciones pendientes. No te has puesto con ello todavía. Tenerlo ahí te va minando la moral poco a poco, casi de manera proporcional a como crece tu creencia sobre lo inabordable que es.

Es curioso cómo algo tan aparentemente sencillo, evidente e inmediato se resiste. Es probable que no sea tan evidente ni tan inmediato porque no has pensado adecuadamente sobre ello.

A pesar de todo, decides seguir esperando hasta encontrar el momento adecuado para ponerte con ello. ¿Será cuando tengas el tiempo suficiente para acabarlo de una vez?. Te convences de que ahora no es el momento. Igual que pensaste ayer, anteayer y cada día desde hace varias semanas …

Te resulta extraño que, desde hace tiempo, no hayas encontrado ese momento perfecto para ocuparte de ese asunto. Probablemente no lo hayas encontrado porque no existe, ni existirá.

Empiezas a ser consciente de que siempre has tenido alguna excusa. No encontrar el momento perfecto, el desconocimiento que sobre el tema, el número de frentes abiertos que crees que te exigen una supuesta respuesta inmediata, la idea perfecta para poder empezar,… Han sido tantos.

Sonríes por la capacidad creativa y de convicción con la que te maneja tu mente. Parece que ni siquiera mandas en ti.

Siempre vas a encontrar excusas para posponer las cosas. Lo sabes. Así que decides que hasta aquí has llegado. Es el momento de empezar a mover ese asunto, de cortar el suministro de inmensidad que le aporta tu dejadez.

“Un camino de mil millas empieza con un único paso”. Lao Tse

Decides empezar a hacer algo. Tienes la duda de si será lo mejor, lo más adecuado o lo más correcto. Pero sientes que es mejor empezar a moverse, y a hacer algo, que seguir justificándote. Seguro que al avanzar, aunque sea poco a poco, se irá despejando la tupida telaraña de dudas, incertidumbre y miedo infundado sobre ese asunto.

Al empezar a moverte aparecerán ideas, definirás acciones e irás cubriendo etapas. Con errores y con aciertos, de manera más o menos eficiente. Pero, al menos, ya estarás mirando de igual a igual a ese engendro inabordable que, hasta ahora, te había ganado todas las batallas.

Ha llegado el momento de cambiar eso. Sientes que has encontrado la forma de hacerlo. Ahora ya sabes que, cuando te veas bloqueado con un tema lo mejor que puedes hacer es empezar hacer con algo con ello. Lo que sea …pero empezar por algo.

La primera herramienta para usar GTD®

Bloques de madera de juguete colocados en escalera

Algunas personas que toman contacto por primera vez con GTD® pueden sentirse un poco abrumadas por los conceptos, la propia dinámica de la metodología y, sobretodo, porque viendo el potencial que tiene, quieren ponerla en marcha de manera inmediata. Es algo normal.

Buscando respuesta a esa inmediatez por querer usar el sistema cuanto antes, a veces se cae en el error de buscar la solución en una aplicación, un software o una herramienta, que haga funcionar GTD® por nosotros. Ya sabes que eso es imposible y, en lugar de una ayuda, será una dificultad añadida y un problema para que desarrolles los hábitos que te harán ser una persona más productiva.

La inquietud por encontrar la mejor herramienta es algo habitual. Sin embargo, la búsqueda debe ser un proceso gradual y, desde luego, no debe llevarse a cabo en los primeros momentos de contacto y aprendizaje de la metodología. Al principio, es necesario centrarse en aprender y desarrollar los hábitos.

Pero, ¿con qué herramienta se puede o se recomienda comenzar?. Si partimos del hecho de que lo importante es centrarse en los hábitos, al principio es recomendable comenzar con la herramienta que ya uses, o alguna que ya conozcas, si es que te estás organizando de alguna manera. ¿Utilizas Outlook, Gmail o Evernote?¿Te organizas en una hoja Excel o en hojas en Word que subes a Dropbox?. ¿Sigues anotando en una agenda o en un cuaderno?. Bien, cualquier de ellas te vale. Si ya la estás usando, no busques más. Sólo necesitas algo que te permita escribir, usar listas de elementos y que puedas llevar contigo en todo momento.

A medida que vayas avanzando y consolidando hábitos, siempre que lo consideres interesante, podrás evaluar y probar nuevas herramientas que te apoyen en el uso de GTD®. Para cuando llegue ese momento, mi colega y amigo Jesús Serrano está realizando un exhaustivo análisis del grado de adecuación de diferentes herramientas para implementar GTD®. Pero insisto, cada cosa a su tiempo.
GTD® es una metodología sencilla y potente que se basa en principios sencillos y hábitos al alcance de cualquier persona. Su utilidad dependerá exclusivamente de cómo aprendas e interiorices esos hábitos. Por ello, si quieres comenzar con buen pie, dedica tu atención a su aprendizaje y despreocúpate por la herramienta con la que vas a gestionar tu sistema.

Acaba con los insectos de tu email

Por fin lo has conseguido. Intuyes que esa pequeña sensación de liberación que sientes sólo durará segundos. Eso que crees que te has quitado de encima, volverá. Más que intuir, lo sabes. Lo que has hecho, no es lo tendrías que haber hecho.

En lugar de pensar detenidamente qué es eso que te había llegado, de definir bien qué hacer y qué tenía que pasar para darlo por terminado, simplemente has reaccionado. Lo has querido poner en el tejado de alguien con la errónea sensación de que, así, era una cosa más que habías terminado.

Una reacción instintiva, primaria y, en cierto modo, alineada con una parte ancestral de nuestra evolución… como querer quitarse un insecto que molesta. Un insecto que, por más que le espantes una y otra vez, siempre acaba volviendo… más cabreado, más molesto, más insistente.

Entre todo tu trabajo hay multitud de esos insectos. En tu bandeja de email, especialmente. Son esas cosas que llegan, poco claras, parecen poca cosa, te molestan y con las que crees que no tienes que hacer nada. Si las ignoras o si te las quitas de encima sin pensar, persisten y vuelven con más peligro potencial.

Además, parece que unas llaman a otras. La bola se va haciendo más grande. Rápidamente tu bandeja se va llenado de todos esos insectos. Todo un enjambre.

Tratas de espantarlos, respondiendo rápido y sin pensar. Quieres quitártelos de encima para que no te molesten. Cuanto antes mejor, para poderte centrar en otras cosas. Pero, haciendo eso, sabes que esos insectos volverán. Y aún así lo haces, con la esperanza de que la persona a quien se lo envías te resuelva la papeleta y haga tu trabajo.

Grave error. Porque al tratar ese asunto así, siempre vuelve. Y cuando lo hace, te cabreas, te distrae y gastas energía, otra vez, con ese maldito insecto. Te cansa. Te agota.

Llega un momento, después de varios días de frustración y de comprobar que estás en un ciclo sin fin, en el que decides acabar con la situación de una vez. En lugar de reaccionar quitándotelo de encima, te paras a pensar y decidir qué vas a hacer. Vaya sorpresa…

Te lleva menos tiempo y esfuerzo de lo que creías, y tras vencer la pereza inicial, ya sabes qué es lo que hay que hacer. Entiendes qué tiene que pasar para que ese insecto se vaya y no vuelva. Ha sido tan fácil que te sorprende. Te vuelves a cabrear, pero esta vez por no haber hecho antes lo que tenías que haber hecho: pensar. Decides hacerlo con el resto, uno a uno. Sin prisa.

Ya sabes que una de las claves de tu trabajo está en pensar sobre las cosas. Incluso con esos insectos. Es cierto que no tienes costumbre de hacerlo, pero se puede conseguir. Te enseñaron, y aprendiste, a reaccionar poniendo los asuntos en el tejado de otra persona lo antes posible. No  importaba si hacías lo correcto y/o lo necesario. Daba igual. Reaccionar rápido, pensar poco y devolver cuantas más cosas mejor. Pero sabes que tu trabajo es mucho más que eso. De hecho, tiene poco que ver con eso.

La próxima vez que aparezca un insecto en tu email, en lugar de reaccionar ya sabes lo que tienes que hacer. Piensa y decide, sin prisa, qué hacer con ello y cómo hacer para que, una vez se vaya, no vuelva. La solución siempre es más sencilla y te llevará menos esfuerzo que pasarte el día tratando de espantarlos… inútilmente.