Archivo del Autor: David Sánchez

Llegar a todo

Probablemente, en algún momento, sientas que tienes demasiadas cosas para hacer y te falta tiempo para poder hacerlas.

Conviene que vayas tomando conciencia de que esa realidad es y será así: cuando tu día termine, siempre te quedarán cosas sin hacer.

Porque es imposible llegar a todo. Lo sabes. Y la solución está muy lejos de tener relación con el tiempo que tienes disponible.

¿Qué podrías cambiar para que deje de ocurrir?. ¿Qué podrías hacer de manera distinta para quedarte en «limpio» y empezar con el contador a cero al día siguiente?

Realmente, en mi experiencia, lamento decirte que no hay nada que puedas hacer para llegar a ese punto. ¿Verdaderamente importa?

No conozco nada, ni nadie, que vaya a hacer que tu contador de cosas por hacer se quede a cero cada día. Y lo cierto es que no lo necesitas.

Sin embargo, sí que puedes aprender a tomar buenas decisiones sobre qué cosas tienes que hacer, que cosas puedes dejar para más adelante y que cosas vas a dejar sin hacer.

Podrás decidir mejor si tienes claras todas las opciones posibles y puedes reflexionar sobre cuál es la aportación real de valor para tu trabajo de cada una de esas cosas. De ese modo, podrás hacer las cosas que aporten más valor y dejarás sin hacer las que te aportarían menos valor.

Porque, de lo que se trata, es que al final del día reflexiones sobre las cosas qué has hecho y las que has dejado sin hacer, y te sientas bien al saber que has actuado de forma correcta… sin haber llegado a todo.

#efectividad2017: Mis compañeros creen que tengo superpoderes

 

En el post de hoy, publico la cuarta de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando en 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy tengo la satisfacción de entrevistar a David Jodra, responsable del Área de Proyectos de Tyntec, emprendedor y con más de 13 años de experiencia en el sector de las tecnologías de la información.

Conozco a David desde hace tiempo, cuando coincidimos en “épocas profesionales pasadas”, y me siempre me llamó la atención su proactividad para conseguir resultados, su nivel de compromiso, las ganas de aprender y la búsqueda permanente del equilibrio entre las diferentes áreas de su vida.  

En esta entrevista, David nos cuenta cómo conoció la metodología GTD®, su experiencia de aprendizaje y como la efectividad personal ha pasado a formar parte de su vida. Espero que la disfrutes tanto como yo.

David, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Después de 5 años trabajando como ingeniero, en 2009 me encontré en una posición de manager en la que el número de tareas se multiplicó exponencialmente y mi anterior sistema de organización iba a explotar. Debía hacer algo, si no el estrés acabaría conmigo.

Pasé horas investigando por Internet, hasta que encontré algo que se llamaba GTD®, que me convenció.

Lo iba haciendo a mi manera hasta que hasta que mi amigo David Sánchez me habló del libro de David Allen y me introdujo de lleno en el mundo de la efectividad personal. Y, a partir de este momento, GTD® se convirtió en una pieza imprescindible de mi vida, tanto personal como profesional.

¿Cómo fueron tus ‘primeros días’ al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Inicialmente, GTD® era para mi un simple sistema de listas, un “apoyo”. Era muy útil, pero me decía a mi mismo que nunca iba a pasar mucho tiempo solo actualizando mi sistema de organización.

Pese a ello, inconscientemente cada día dedicaba más tiempo a la gestión de GTD®, hasta darme cuenta de que era una inversión: el trabajo productivo era cada vez más rápido y efectivo. No era solo un sistema de listas, era mucho más: me permitía ser 100% productivo en cualquier contexto.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

No solamente me “caí del vagón” varias veces, sino que en algunos casos hasta me pasó el tren por encima.

Cuando no era constante en mi sistema de organización, perdía su utilidad, y llegué a abandonar el sistema durante meses. Luego el estrés regresaba y me ponía a correr hasta atrapar nuevamente el tren.  

La parte positiva es que cada caída vino acompañada por una mejora del sistema, cambiando los puntos débiles que me impedían ser constante por otros más óptimos.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

En 2014 tomamos la decisión de mudarnos la familia entera de Madrid a Alemania, con dos niños muy pequeños (1 y 3 años). Aparte de empezar en un trabajo nuevo, debía reconstruir mi vida familiar: guardería para los niños, encontrar vivienda, acostumbrarme a un idioma y una cultura distintos…

El nivel de exigencia de lo que tenía por delante era muy alto, por lo que decidí pegarme al 100% a mi GTD®, para que la mente no me bloqueara ante la complejidad. Aunque GTD® no haga milagros, mejoró la efectividad, redujo el stress y me dio grandes resultados en este proceso.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

Me ha enseñado a pensar de forma más ágil. Cuando tengo un proyecto largo y complejo – personal o profesional –  solo necesito desglosar la siguiente tarea y en cuanto tengo un rato libre ejecutarla sin interferencias, lo que se traduce en mayor efectividad.

Esta actitud genera una sensación de seguridad y confianza que reduce el estrés tanto en mi mismo como en la gente que me rodea.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Hay los que me ven como un “friki” y los que demuestran interés y curiosidad. No me suelo encontrar medias tintas. Por suerte, los segundos suelen ser más que los primeros 🙂

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Tras unos años de utilizar GTD®, quise mejorar mi sistema de organización añadiendo las perspectivas de las que habla David Allen en su libro. Cómo había muy poca documentación al respecto, me puse a hacerlo a mi manera, intentado desglosar los propósitos de la vida: ¿para qué estoy en este mundo?

El hábito de priorizar o incluso descartar las tareas de acuerdo a los propósitos que me he definido en la vida me llevó a otro nivel de productividad: se redujeron enormemente los proyectos empezados y no acabados, ya que todo proyecto y sus tareas deben pasar por el filtro de si realmente están alineados con mis propósitos.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Muchas veces mis compañeros creen que tengo superpoderes, no se me olvida nada y ejecuto las tareas de forma muy rápida.

Cuando les cuentas el “secreto” de los superpoderes, suelen interesarse por cómo funciona realmente GTD®. Incluso en mi trabajo me pidieron si les podía hacer una clase de GTD® para todo el departamento, que también querían aprenderlo. Aprender estos hábitos de efectividad personal son muchos años de voluntad y práctica, aunque la clave es despertar esta curiosidad para empezar.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Un hábito muy importante para mí es apuntar cualquier tarea que me venga a la cabeza, en cualquier momento y en cualquier lugar. Es un “outsourcing” de pensamientos que me permite una efectividad y concentración mucho más alta, evitando que estos pensamientos vuelvan 528 veces a mi cabeza. Viene una vez, lo capturo y se va hasta que le toque ser procesado. Y para esta captura suelo utilizar mi móvil. Socialmente esto se ve como “este está siempre mirando whatsapp” aunque realmente se trate de lo contrario, un gran hábito productivo 😉

El cambio que ya ha llegado

Hace varias décadas, en pleno siglo XX, la práctica totalidad del trabajo se concentraba entorno a fábricas. Lugares donde los horarios estaban prefijados gracias a la previsibilidad del trabajo que se llevaba a cabo. Trabajos definidos donde la mayoría de las personas ejecutaban metódica y repetidamente su actividad. Actividades definidas previamente por unas pocas personas encargadas de pensar qué y cómo hacer las cosas. Todo gracias a un entorno previsible donde era posible, y muy productivo, organizarse de esa manera.

Era la época del trabajo industrial, un trabajo donde la mano del hombre era el recurso que se necesitaba (además de la maquinaria) para hacer avanzar la sociedad y la economía. Si pensaban bien unos pocos, era suficiente. El resto de personas, simplemente debían ejecutar. Este paradigma, como sabes, ha quedado en el pasado.

En la actualidad, esa mano del hombre que antes era imprescindible empieza a ser reemplazada por una mano más barata, más precisa y más productiva. La mano de obra robotizada. Y es sólo el principio.

Además, la responsabilidad de pensar en hacer bien las cosas correctas ya no puede quedar en manos de unos pocos. En pleno siglo XXI, es poco inteligente desaprovechar el talento de las personas. Por otro lado, éstas también deberían querer dejar a atrás ese cómodo rol de «hacer lo que me digan». A todo se aprende si hay disposición para ello.

El periodo de transición, desde ese mundo industrial y manual hacia la actual sociedad del conocimiento y sus nuevos profesionales, ya ha pasado. Sí, ha pasado. No es que esté pasando, es que ya hemos dejado atrás hace tiempo esas características del mundo laboral industrial.

Conviene remarcarlo porque, para algunos, no parece evidente. Aún quedan muchas organizaciones que se consideran innovadoras, modernas, reinventadas en la sociedad del conocimiento, …, pero en las que el antiguo ADN de épocas pasadas prevalece y rige el día a día.

Son organizaciones donde aún no se ha tomado consciencia de la necesidad de:

  • dejar definir el trabajo de la personas, porque son ellas mismas, con el conocimiento y la experiencia que acumulan quienes mejor saben y pueden hacerlo
  • permitir espacios para que las personas se responsabilicen de su trabajo y puedan pensar, usar el conocimiento para conseguir resultados
  • olvidarse de establecer horarios y lugares para realizar el trabajo, porque el trabajo, en muchos casos, ya puede hacerse desde cualquier momento y cualquier lugar
  • reducir, e incluso eliminar, estructuras jerárquicas que monopolicen la responsabilidad y dificulten el desarrollo de los profesionales, porque son ellos los que han de ser responsables ejecutando su trabajo con maestría y propósito
  • poner a las personas en el centro de la organización, pero de verdad y con hechos, no con titulares
  • despreocuparse por tratar de retener el talento y ocuparse de atraerlo, disfrutarlo, hacerlo crecer y, si llega el momento, dejarles ir y renovar el ciclo.

Afortunadamente, cada vez más personas con diferentes niveles de responsabilidad en las organizaciones, son conscientes de que es necesario hacer las cosas de manera diferente para conseguir resultados distintos.

Son personas que entienden que, en el fondo, una organización tendrá el nivel que puedan alcanzar las personas que la forman y que, para ello, deben dar a estas personas los recursos necesarios para alcanzar su mayor potencial.

Personas que entienden que es necesario aprender nuevas formas de trabajar en estos entornos donde falta tiempo para tanta información, todo es urgente y las cosas cambian demasiado deprisa.

Personas que asumen la responsabilidad y el compromiso de ayudar a sus organizaciones a mejorar su competitividad, y que saben que un factor clave para ello pasa por mejorar la efectividad de las personas.

Y en esta situación, comprenden que ayudar a las personas a ser más efectivas pasa por afrontar procesos de cambio centrados en ellas. Procesos que les ayuden a desaprender aquello que ha dejado de funcionar y de aprender nuevas formas de trabajar. Porque, recuerda, el cambio ya ha llegado.

Efectividad personal: ¿Cuestión de superpoderes?

La gente que se preocupa sobre su productividad y efectividad personal parecen, a ojos de otros, diferentes. Destacan en sus entornos. Generan intrigas. Provocan suspicacias. Incluso, en ocasiones, despiertan ciertas envidias.

Parece que estas personas tienen superpoderes. Capacidades paranormales que les hacen comportarse como se comportan. ¿Tendrán la suerte de haber nacido con ellas?. Así cualquiera, claro…

Se acuerdan de todas las cosas. Tienen la costumbre de apuntarlo todo. Deben tener mala memoria. O, a lo mejor, es que no quieren usarla. El caso es que no se les pasa ni una, salvo que ellos decidan dejarla pasar.

Dedican tiempo a pensar. Sí, a pensar. Dedican el tiempo que haga falta. Parece importante. Les debe ir bien porque tienen muy claras las cosas que tienen que hacer… y también lo que no van a hacer.

Luego, escriben todas esas cosas en listas. Ni muchas ni pocas, simplemente las necesarias. Lo hacen así para tener todo bien organizado y saber dónde buscar lo que necesitan. Está bien pensado, la verdad…

Trabajan sobre lo que tienen anotado en esas listas buena parte de su tiempo y, cuando tachan algo de sus listas, su cara refleja una satisfacción digna de retratar.

Sí, también les surgen imprevistos. Pero, sinceramente, se les ve poco ahí. Será que sus jefes, sus clientes, sus colaboradores, su negocio,…, son una balsa de aceite. Debe ser eso. Seguro.

Por cierto, definen y escriben lo que tienen que hacer con un detalle que cualquiera que supiese leer sabría lo que hay que hacer. Es como si les gustase evitar pensar en lo mismo más de una vez. En el fondo, hay cierta vaguería en su forma de actuar.

Revisan al menos una vez a la semana todas sus listas, todo lo que tienen anotado,…, todo su sistema. Tiene sentido porque ningún sistema es fiable si no se revisa lo suficiente. Parece que saben lo que hacen.

Utilizan palabras como capturar, aclarar, organizar, revisar y hacer. Se refieren a ellas como hábitos sencillos de desarrollar al alcance de cualquiera. Habría que empezar a considerarlo, si cualquiera puede hacerlo…

Eligen qué hacer en función de con quién están, dónde están y qué tienen a mano. Eso les ayuda a elegir mejor qué hacer en cada momento. Claro, teniendo todo en esas listas eso parece fácil. Para colmo, tienen en cuenta sus niveles de energía y el tiempo disponible para afinar aún más la elección.

Su sensación de control sobre todo lo que tienen que hacer es completa. Trabajan con enfoque en las cosas y se han olvidado del estrés que provoca el no saber qué asunto va a explotar. Suena tan bien…

Al tener su mente más liberada de preocupaciones, recordatorios y cosas para hacer, afirman que tienen más y mejores ideas. Es posible que sea porque el cerebro está diseñado para eso y no para recordarnos qué tenemos que hacer. Entender cómo funciona nuestra mente parece que ayuda a relacionarnos mejor con nuestro entorno.

Hablan de que han recuperado su vida e, incluso, alguno tiene la osadía de iniciar nuevos proyectos que tenías pendientes. ¿Podrán hacer más cosas… y mejor?

Si lo piensas bien, todo lo anterior está muy lejos de ser algo parecido a superpoderes. Realmente son hábitos y competencias que se pueden aprender y desarrollar si se tiene interés, y necesidad, en cambiar y mejorar.

Porque lo cierto es que la gente que se preocupa por su productividad y efectividad personal no parecen diferentes. Son diferentes. Al menos de cómo fueron antes que empezase todo. Visto lo visto, merece la pena probarlo.

El cumpleaños

Hace días publiqué una foto en Instagram donde daba por terminado el proyecto para dar una sorpresa a mi mujer por su cumpleaños.

Sí, un proyecto para organizar un cumpleaños. Un proyecto de los relevantes, con todas las letras, con todas sus dificultades, retos, presupuestos, incertidumbres y situaciones inesperadas. Además, con un cliente de lo más exigente 😉

Vamos, nada que envidiar a tantos y tantos proyectos que se abordan cada día en las organizaciones para loa y gloria de sus responsables. Aunque en este caso, hablamos de un proyecto con un propósito bien definido y una visión muy clara de qué conseguir.

Un proyecto con momentos dedicados únicamente a pensar sin prisa y con sentido, con 59 acciones realizadas y completadas. Un proyecto donde hubo que adaptarse a situaciones cambiantes, con intervención de terceras personas, con ninguna planificación tradicional y mucha planificación adaptativa.

Un proyecto terminado con éxito, antes de su plazo, sin estrés y por debajo del presupuesto… que luego hay que rendir cuentas y responder muchas preguntas.

Curiosamente, algunas personas me hicieron comentarios del estilo: «no me puedo creer que consideres organizar un cumpleaños como un proyecto», «para mí un proyecto es algo más complicado que un cumpleaños», «¡qué pena que tengas el cumpleaños de tu mujer como si fuera trabajo!»,… y cosas similares.

Para quienes usamos GTD®, y hemos conseguido eliminar el estrés de nuestra vida, un proyecto es un resultado que queremos conseguir, donde vamos a necesitar más de una acción para lograrlo y que terminaremos en el plazo máximo de un año. Tan sencillo como eso.

GTD® deja de lado las complejidades terminológicas y la preocupación por el ego de las personas. Porque esto va de ser eficientes, que bastante tenemos en el día a día.

Por eso, hacer realidad el que «Silvia se ha llevado una bonita, divertida e inolvidable sorpresa el día de su cumpleaños» lo consideramos un proyecto. Además, un señor proyecto que tenía que salir bien. Con las cosa claras, sin dejar cosas al azar,  sin compras de última hora, sin chapuzas,… Seguro que lo entenderéis.

Porque da igual lo que tú consideres qué es un proyecto. Da igual que creas que sólo puede ser algo profesional. Da igual que creas que sólo puede ser algo muy complejo. Da igual que te guste hacerlo de un modo u otro.

Lo que importa, ya lo sabes, es la realidad.

Y sabes que la tuya y la mía es suficientemente compleja, cambiante, exigente,… , como para ignorar tomarnos en serio aquello que importa y hacer lo que haya que hacer para que vaya bien.