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Cuando haces lo que tienes que hacer

Montañas de interrogaciones

Puede que resulte contradictorio. Y puede que genere incomodidad admitirlo. Pero al fin y al cabo, tus recursos físicos y mentales son limitados.

Ni puedes ni tienes que abarcar todo, aunque pretendas hacerlo. Más aún cuando en ese todo hay una gran cantidad de cosas sin definir. Cosas que ni siquiera sabes lo que son, ni lo que significan para ti y sobre las que tampoco sabes si, de verdad, tienes que hacer algo con ellas. Pero, paradójicamente, sí crees que tienes que hacer algo.

Afortunadamente hay solución para eso. ¿Qué es ese asunto que tienes entre manos?. ¿Qué significa?. ¿Requiere alguna acción por tu parte?. ¿Puede esperar? ¿Lo puede hacer otra persona?. Estás son algunas preguntas que te pueden ayudar a tener criterio a la hora de decidir qué hacer y que dejar sin hacer.

El problema viene si crees que siempre tienes que hacer algo con cada asunto que aparece. No sabes porque lo crees, pero lo crees.

Pero lo cierto es que vas a tener que dejar cosas sin hacer. Sí, has leído bien: vas a tener que dejar cosas sin hacer.

Sé que cuesta escucharlo o leerlo. Sé que cuesta pensar que puede tener sentido. Sé que cuesta ser consciente de que es radicalmente cierto porque sabes que tienes más trabajo que tiempo.

“Sólo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces”. David Allen

Pero es posible dejar de hacer cosas y sentirte bien con ello. Esto ocurre cuando haces aquellas cosas que tiene sentido hacer.

Tener claras tus prioridades te ayudará aprender a dejar de hacer cosas sintiéndote bien con eso que dejas sin hacer. Te aseguro que se puede conseguir.

Simplemente tienes que deshacerte de esas creencias que te han “vendiendo” durante toda tu vida: no pares, haz más, todo es importante, todo es urgente, todo lo de mi jefe, todo lo de mi cliente,… Todo. Manda a paseo esas creencias porque simplemente son eso: creencias.

Hay muchas cosas que haces en tu día a día que, muy posiblemente, deberías dejar sin hacer. Lo sabes. Son cosas fáciles, rápidas, que se te dan bien,… La mayor parte de esas cosas aportan muy poco valor a tu trabajo. Pero esa sensación de ser una persona muy ocupada te mola.

Y, mientras, ese trabajo de verdadero valor que como profesional del conocimiento debes generar, queda para ese momento en que estás con la energía por los suelos. Cuando tienes dos opciones: hacerlo con muchas posibilidades de hacerlo mal o, directamente, no hacerlo.

Hay solución para decidir que hacer y que no hacer. Es un proceso que, probablemente, te suponga afrontar cambios en cómo piensas y haces ahora las cosas. Porque no es lo mismo dejar de hacer sin más, que dejar de hacerlas cuando has hecho lo que tenías que hacer aportando valor a tu trabajo, a tus resultados y a tus objetivos. Es decir, cuando haces lo que tienes que hacer.

Fluir sobre tus listas de recordatorios

Mujer trabajando sobre listas de recordatorios en un cuaderno

Muchas personas continúan trabajando y utilizando la bandeja de correo electrónico como recordatorio de las cosas que tienen que hacer, en lugar de utilizar listas de recordatorios.

Son conscientes de que utilizar la bandeja de entrada y los emails para recordar lo que tienen que hacer es una solución inútil para trabajar sin estrés, tener sensación de control sobre su trabajo y poder trabajar con enfoque.

Sin embargo, lo siguen haciendo, bien por evitar cambiar o por desconocimiento de otras soluciones. Seguro que conoces a alguien que dice organizarse así.

¿Usar la bandeja de email para gestionar los recordatorios?

He escuchado muchos tipos de excusas para justificar el uso de la bandeja de email como un buen lugar para tener los recordatorios de lo que hay que hacer:

  • “así lo tengo todo en un mismo sitio…”

  • “todo lo que tengo que hacer está ahí y así no se me escapa nada…”

  • “me pongo los emails con diferentes colores y así lo tengo clasificado…”

  • “cada vez que me llega algo nuevo me avisa y puedo comprobar si es urgente…”

  • “es donde mi jefe y los clientes me envían las cosas”

 

Son excusas y malos hábitos que alejan a los profesionales del conocimiento de la efectividad que necesitamos hoy en día.

Las personas que usan la bandeja entrada de email con el fin de organizar el trabajo que tienen que hacer, también la suelen usar para archivar información, conservar basura (emails que se podrían eliminar), correos enviados como recordatorios de cosas que tienen que hacer otros,…

Es decir, utilizan un sistema donde se mezclan de forma irracional cosas de diferente naturaleza y que dificulta al cerebro trabajar de forma efectiva.

Mejor listas de recordatorios

Frente a la creencia de que es más cómodo y fácil trabajar directamente sobre la bandeja de email, la realidad impone que es más eficiente organizar los recordatorios de lo que tienes que hacer en un lugar distinto de donde están los emails.

Una buena práctica para llevar a cabo esta separación es usar listas. Puedes tener una única lista para todos los recordatorios o tener diferentes listas agrupadas por una serie de criterios específicos que te ofrecerá grandes oportunidades para mejorar tu efectividad:

  • Dispondrás de un sistema organizado de recordatorios y de las cosas que tienes que hacer, en lugar de tenerlo todo mezclado y desorganizado en un «cajón de sastre».

  • Si te animas a utilizar varias listas de recordatorios, podrás elegir por cual empezar a trabajar en función de la situación en la que estés. ¿Quieres revisar las cosas que te deben los demás?. Puedes echar un vistazo a una lista donde hayas incluido todos esos recordatorios. ¿Tienes tiempo para trabajar con el ordenador?. Revisa la lista donde tengas esos recordatorios de cosas para hacer con el ordenador. Sencillo.

  • Otra ventaja de utilizar varias listas de recordatorios es que estas tendrán un menor número de elementos que si tuvieses una lista única. Gracias a ello te será más fácil elegir con sentido algo sobre lo que empezar a trabajar liberando a tu cerebro de tener revisar constantemente listas con interminables opciones para tener que elegir la adecuada cada vez.

  • Escribir un recordatorio de lo que tienes que hacer en una lista, en lugar de usar el email de tu bandeja de entrada como recordatorio, es una buena oportunidad para pensar y detallar qué es lo que tienes que hacer. Sin duda, un gran hábito que disparará tu efectividad.

  • En una lista puedes tener un único recordatorio por cada acción que tengas que hacer. De ese modo, cuando terminas esa acción, tachas o eliminas ese recordatorio de la lista. En un email es muy probable que haya más de una cosa por hacer, así que… ¿cuándo podrás tachar o eliminar ese email?

  • Al trabajar sobre listas de recordatorios, evitarás interrupciones debido a la entrada constante de inputs, algo que sí ocurre cuando estás permanentemente trabajando sobre tu bandeja de entrada.

  • En tus listas de recordatorios habrás incluido cosas para hacer que hayas capturado y te hayan llegado por diferentes vías (una conversación de pasillo, una llamada, una idea que se te haya ocurrido,…). Recuerda que tu trabajo va más allá de gestionar emails.

Resumen

Como puedes comprobar, existe una gran diferencia entre trabajar sobre la bandeja de entrada de tu correo y trabajar sobre listas de recordatorios.

Tener los recordatorios de lo que tienes que hacer organizados en un lugar distinto de donde guardas el email es un hábito fundamental para mejorar tu efectividad.

Por eso, sal del barrizal que supone trabajar sobre tu bandeja de email y anímate a fluir sobre tus recordatorios de acciones.

La efectividad se pierde cuando todo es urgente

Niño vestido de bombero simulando una urgencia

«En esta empresa siempre se pide todo para ya. Todo son prisas y todo es urgente. Llega un punto donde no sabes cómo actuar».

Esta frase me la comentaba un cliente hace unos días en una reunión de trabajo. Es evidente que, cuando todo es urgente existe un problema de gestión. En la mayoría de los casos, se confunden las prisas con las urgencias.

En las organizaciones, muchos de los asuntos que se solicitan con prisas y urgencia obedecen a una gestión deficiente: olvidos que se deberían haber abordado en su momento, sobre-reacciones o infra-reacciones ante situaciones, estilos anticuados de organización o simple incompetencia, consciente o inconsciente.

Los problemas de trabajar con prisas

Todo esto suele provocar que se pida trabajar con prisas, de forma acelerada, sin pensar y provocando un ciclo sin fin de interrupciones. Entornos donde la productividad, el bienestar y la felicidad de la personas es imposible.

Ante estas peticiones aceleradas y supuestamente urgentes, la mayoría de las personas dejan actuar a su sistema emocional y reaccionan sin pensar. Dejan lo que están haciendo y dedican su atención a intentar dar respuesta, por el simple hecho de que se lo han pedido.

“La mayor parte de lo que llamamos gestión consiste en hacer difícil que la gente haga su trabajo”. Peter Drucker

Y es precisamente en ese momento cuando se pierde buena parte de la esencia del trabajador del conocimiento: pensar qué aporta valor, decidir qué y cuándo hay que hacer, y determinar cómo hacerlo.

Este comportamiento de reaccionar irreflexivamente ante las prisas, que es humano y se puede corregir de manera sencilla, puede deberse a diversos motivos:

  • Desarrollo de hábitos improductivos de trabajo
  • Cultura corporativa que fomenta estas situaciones
  • Pleitesía y obediencia hacía egos superiores
  • Ausencia de pensamiento crítico y analítico
  • Supuesta, y mal entendida, comodidad por trabajar sin pensar
  • Falta de responsabilidad y autonomía
  • Etc…

Es evidente que hay algunas urgencias que verdaderamente lo son y que, por tanto, hay que atender, aunque son muchas menos de lo que se suele creer. Sin duda, cuando se da uno de estos casos excepcionales, hay que dar respuesta inmediata.

La solución es la efectividad personal

Sin embargo, la mayoría de las peticiones urgentes y de las prisas en las organizaciones son resultado de la ausencia de hábitos, comportamientos y sistemas de efectividad personal. Y esto se debe, entre otras cosas, a que se da menos importancia de la necesaria a ayudar a los profesionales a aprender a trabajar.

Aunque esta tendencia sigue agravándose cada vez más en muchas organizaciones, afortunadamente también hay otras que comienzan a reaccionar ante esta situación absurda e insostenible, buscando una solución que realmente les ayude a mejorar su competitividad y a que las personas trabajen con enfoque, confianza y sin estrés.

Aún así, queda trabajo por delante para desmitificar las falsas creencias de que los profesionales mejores y más comprometidos son los que trabajan con prisas, solicitando todo para ayer y con la urgencia por bandera.

Porque en realidad se trata de todo lo contrario. Esas exigencias recurrentes y sin previo aviso de información con fecha límite, las convocatorias repentinas de asistencia inmediata a reuniones, las peticiones carentes de un propósito concreto o la  burocracia injustificada son claros síntomas de falta de efectividad.

Así que cuidado con las prisas y las falsas urgencias, porque la efectividad se pierde cuando todo es urgente.

 

Llévate la efectividad a lo personal

Bola de metal con el símbolo del Ying-Yang en su interior en color naranja para representar llevar la efectividad al plano personalSe mire por donde se mire, la efectividad es algo personal.

Se hable de efectividad personal o de efectividad organizativa, la verdad es que todo empieza y termina en las personas. Te recomiendo que veas el vídeo que comparto más abajo de David Criado en TEDx.

Si una organización quiere ser más efectiva, debe empezar por ayudar a las personas a ser más efectivas.

Si una persona quiere ser más efectiva, debe empezar por ayudarse a sí misma a serlo.

Sé que esto último puede sonar extraño, pero es cierto. La tendencia  habitual es la de echar balones fuera  y pedir inútilmente al entorno que cambie. Y ya sabemos los resultados que eso ofrece.

Como resulta evidente que la efectividad es algo personal, es mejor afrontar su aprendizaje y desarrollo teniendo en cuenta todos los ámbitos de tu vida. Al final somos un «todo» indivisible.

GTD en lo personal y en lo profesional

En ocasiones, cuando las personas se acercan a GTD®, su primer impulso es aplicarlo solo a la parte profesional. Es algo instintivo que también me ocurrió a mi.

Probablemente, se deba al hecho de que, a priori, las causas más evidentes de la frustración, el estrés, la sensación de no llegar a todo, agobio, etc…, puedan procedan del ámbito laboral.

Pero sabemos que muy pocas veces se quedan exclusivamente ahí. Los compromisos y responsabilidades personales y familiares pueden dar lugar a situaciones poco deseables similares a las que se pueden dar en el ámbito laboral.

En mi experiencia, y en la de todos los usuarios que conozco, GTD® demuestra su potencia cuando se usa como un sistema completo y se utiliza en todos los planos de nuestra vida.

Y ello se explica, precisamente, porque  GTD® está construido atendiendo a los aspectos cognitivos de cómo funciona nuestro cerebro.

Resulta poco discutible que nuestro cerebro funciona de la misma manera en casa o en el trabajo, en la vida personal o en la profesional. Y eso es porque nuestro cerebro es único.

Además, cuando desarrollas un hábito lo haces como persona. Lo generas tanto en tu vida personal como profesional. Por ejemplo, si tienes el hábito de ponerte el cinturón de seguridad al montarte en el coche, lo tienes cuando montas en el coche para ir a trabajar o para ir de vacaciones.

Si la efectividad es personal… que sea para cualquier persona

GTD® se compone de una serie de hábitos y comportamientos que son muy útiles para cualquier persona.

Da igual cómo sea esa persona: organizada o desorganizada, ordenada o desordenada, de carácter impulsivo o tranquilo, metódica o caótica,… Es indiferente.

Del mismo modo, GTD® es tan flexible que también es útil para las diferentes situaciones por las que pasamos las personas a lo largo de nuestra vida:

  • Desde momentos de mucho estrés y carga de trabajo, hasta momentos de más tranquilidad
  • Es igual de útil para estudiantes que para personas en puestos directivos o emprendedores
  • Tengas muchas responsabilidades familiares o pocas
  • Si trabajas en casa o lo haces fuera
  • Etc…

GTD® es abstracto a las situaciones específicas. De ahí su gran aceptación por tantas personas en todo el mundo.

Conclusión

Si estás pensando en empezar a aprender GTD para conseguir, de una vez por todas, organizarte mejor, trabajar con mayor enfoque y, en definitiva, empezar a controlar la situación en lugar de que ella te domine a ti, recuerda que tienes un sistema para obtener lo mejor en el plano profesional y personal.

Así que deja de buscar excusas, céntrate en lo que puedes empezar a hacer y llévate la efectividad a lo personal.

 

La efectividad se puede aprender

La efectividad personal es una competencia que surge para dar respuesta a diversas necesidades y situaciones de nuestra sociedad actual.

Necesidades y situaciones que son consecuencia de la realidad que vivimos. El exceso de información al que nos vemos sometidos, la rapidez y magnitud de los cambios que se producen, el no llegar a tanto trabajo, las supuestas urgencias de todos los días, prestar atención a mil cosas a la vez sin hacerlo a ninguna en concreto,… Seguro que alguna o todas te resultan familiares.

Afortunadamente, atrás quedan ya las excusas y creencias de que hay que nacer con determinado talento para desarrollar determinadas competencias y habilidades.

Eso se creía antes, por ejemplo, sobre los profesionales comerciales, los roles gerenciales y otro tipo de perfiles. El tiempo, y la experiencia, ha demostrado que se pueden desarrollar los comportamientos y habilidades de esas profesiones sin tener un don divino. Sólo se necesita saber qué hacer y dedicar esfuerzo y atención a hacerlo.

También se puede ser una persona efectiva sin tener un don divino. De hecho, cualquier persona puede aprender a ser efectiva. Da igual cómo sea la persona. No importa si es organizada, ordenada, un desastre, olvidadiza,… Esto es un alivio y, a la vez, una faena.

Es un alivio porque conocemos desde hace tiempo lo que hay que hacer para ser una persona efectiva. Además, los avances en ciencia cognitiva siguen confirmando la teoría y las evidencias prácticas de metodologías para mejorar la efectividad personal como, por ejemplo, GTD®.

Pero también, el hecho de que la efectividad se pueda aprender puede verse como una faena por varias cosas.

Lo primero porque nacemos sin los hábitos y comportamientos propios para ser efectivos en la sociedad actual. Desgraciadamente, no vienen de serie en nuestro ADN. Nuestra naturaleza no es la de ser efectivos en el mundo que nos ha tocado vivir. Como se decía en una pequeña fábula que leí hace tiempo: «¿Mala suerte? ¿Buena suerte?… ¡Quién sabe!»

Además, el entorno no ayuda nada: exigencias, exceso de información, constantes interrupciones, cambios constantes, urgencias, distracciones, …, ¿te suena? Vivimos en un entorno más “hostil” que nunca para nuestra manera natural de comportarnos.

Pero, sobretodo, el hecho de que cualquier persona pueda aprender a ser más efectiva es una faena porque lo único que realmente hace falta para conseguirlo es querer hacerlo. Ya sabes, eso que Paco Alcaide llamaría compromiso. Porque, a día de hoy, aprender algo depende de uno mismo. Las circunstancias son las que son y a veces ayudan y otras dificultan, pero nunca impiden.

La buena noticia es que se puede aprender cómo organizarse mejor, a gestionar las interrupciones, a conseguir que no se olviden las cosas, a saber por dónde empezar a trabajar y hacerlo con enfoque, a tener la sensación de que controlas todo lo que tienes que hacer, … Todo esto se puede aprender.

Podemos conseguir trabajar y vivir de forma efectiva y sin estrés en el entorno y en la sociedad que nos ha tocado vivir. Tenemos los conocimientos y las capacidades. La necesidad es evidente.

Quien quiera cambiar y mejorar, está de enhorabuena, porque la efectividad personal es algo se puede aprender.