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Muchas urgencias son neglicencias

 

Todas las personas tenemos que atender imprevistos. Forman parte de la realidad. Y, en cierto sentido, se pueden considerar como un aliciente a la rutina del día a día.

El que todo cambie más a menudo y vivir en entornos VUCA hace que los imprevistos aparezcan con mayor probabilidad. Cuando esto ocurre, lo mejor que puedes hacer es reaccionar de la mejor manera posible.

Luego tenemos las mal entendidas “urgencias”. Hay personas que viven permanentemente en ellas. Algunas creen que debe ser así y que es imposible hacer nada por evitarlo. Otras creen que dar esa imagen les hace más interesantes e, incluso, aumenta su valor como profesionales. Obviamente, están equivocados.

Me atrevo a decir que, en la mayoría de las ocasiones, las urgencias no son imprevistos que surgen de la nada. En la mayoría de los casos son, como dice David Allen, “inputs mal gestionados”, neglicencias (cómo dice mi amigo José Miguel Bolívar) o descuidos a la hora de gestionar correctamente el trabajo al no tratar, en su momento, ese asunto como se debería haber hecho.

Muchas de tus urgencias son la consecuencia de creer que te acordarás de hacer cosas porque tu mente es privilegiada, o de no dedicar atención adecuada a pensar lo suficiente sobre las cosas o, entre otras cosas, de ir reaccionando ante todo lo que va surgiendo en tu entorno creyendo que tienes que hacerlo todo.

Si eres de los viven permanentemente en la urgencia, podrías reflexionar sobre qué debería haber ocurrido para que esas urgencias no se hubiesen producido. ¿Qué estaba en tu mano hacer para evitarla?. ¿Qué podrías haber hecho diferente?. Es muy posible que ahí encuentres la causa de la neglicencia de la que hablaba antes. No eches balones fuera.

Porque una cosa es un imprevisto y, otra, una neglicencia. Lo primero, simplemente ocurre. Lo segundo se puede evitar.

Poco a poco será suficiente

Mucha gente quiere conseguir de manera inmediata sus resultados. Y la mayoría de las veces, en estos casos, rápido es sinónimo de mal.

Generalmente, trabajar de manera acelerada es consecuencia de no haber empezado a trabajar antes. Se pierde criterio y perspectiva, y se desperdician recursos. Si finalmente consigues el resultado, no suele ser el deseado.

Empezar a trabajar en algo cuanto antes, después de pensar y decidir de manera objetiva sobre ello, es lo correcto. Hacerlo de otra manera hará que, probablemente, tengas que trabajar de manera estresante cuando se aproxime la fecha de entrega. Perderás efectividad en lo que haces.

Se trata de trabajar sin estrés empezando antes. Por muy lejos que parezca que está tu objetivo, normalmente está más cerca de lo que crees. Esa realidad imposible de controlar te lo suele poner difícil y es caprichosa con los imprevistos que tanto te disgustan.

Evita los atracones de última hora y prepárate, lo mejor posible, para las sorpresas. Porque si empiezas a trabajar antes, hacerlo poco a poco será suficiente para conseguir resultados sin estrés.

Aprender a trabajar

Aprender a trabajar

Nos han enseñado a leer, a escribir, a hablar,… También matemáticas, física, literatura, latín, química,…

Nos han enseñado a comportarnos, a ser educados, a respetar a los demás,… En algunos casos, también valores, actitudes,…

A lo largo de nuestra vida nos han enseñado muchas cosas. Al menos lo han intentado. Lo que cada uno haya aprendido ya es cosa suya.

Enseñanzas bajo la esperanza de prepararnos para afrontar un mundo profesional que ya no es como era. Enseñanzas obsoletas para tiempos modernos. Se le deberían encender las alarmas a más de uno.

Tampoco voy a ser un cenizo y machacar lo que todos saben: la educación tradicional no es suficiente para preparar a las personas a relacionarse de forma óptima con la realidad actual y, mucho menos, con su trabajo. Que se lo pregunten al estrés, a la ansiedad, a eso de no parar ni un minuto,…

El sistema educativo debe cambiar y esperemos que lo haga. Pero aquellos que ya no vamos a volver a pasar por esa trituradora del desarrollo del potencial humano, ¿qué podemos hacer por nosotros?

La realidad es que únicamente una parte de las enseñanzas que recibimos en nuestras etapas pre-profesionales son de utilidad a día de hoy. Y me atrevo a aventurar que esa parte es muy pequeña en la mayoría de los casos.

En la sociedad actual los profesionales tenemos que aprender a trabajar. Sé que esto puede provocar más de una incomodidad e incluso afectar al ego de alguien. Pero es cierto y, en parte, se debe a que no nos han enseñado a hacerlo.

En el trabajo tradicional sí se enseñaba a los trabajadores a realizar su función. Debido a que lo que había que hacer era evidente, se tenía muy claro qué debían aprender las personas para realizar su trabajo correctamente. Además, como esas funciones permanecían estables en el tiempo, tampoco había que preocuparse por refrescar enseñanzas ni conocimientos con frecuencia.

Sin embargo, a día de hoy la situación ha cambiado radicalmente. Lo que tenemos que hacer, nuestro trabajo, no resulta para nada evidente y, además, el cambio es constante. Esto es así, al menos, para la mayoría de las personas. Es muy importante que tomemos consciencia de que somos profesionales del conocimiento, nos guste o no, lo creamos o no y queramos o no.

Por todo lo anterior, es por lo que es necesario que los profesionales aprendamos a trabajar. Y aprender a trabajar es cuestión de aprender a ser personas más efectivas. De ello va a depender el valor de nuestras aportaciones, nuestra felicidad, nuestro desarrollo y, por supuesto, nuestro futuro. Tanto en lo personal y en lo profesional.

La buena noticia es que ya sabemos qué es lo que podemos hacer para trabajar mejor y de manera efectiva. Conocemos bien el entorno: sabemos que es VUCA, líquido y condicionado por la tecnología. Además, gracias al trabajo de figuras como Peter Drucker, Stephen Covey o David Allen, entre otros, y a la ciencia cognitiva sabemos lo que hay que hacer para ser personas efectivas, eficaces y eficientes. Tenemos todo lo necesario para trabajar mejor gracias a metodologías como GTD® y OPTIMA3®.

Ya sabemos cómo gestionar de manera eficaz las interrupciones, cómo evitar que se nos olviden cosas, qué hacer para entregar nuestros proyectos en plazo y sin estrés, la importancia de pensar y decidir qué hacemos y qué no hacemos, cómo delegar de manera eficiente, etc… Sabemos cómo trabajar de manera más enfocada y concentrada, aprovechando de manera óptima nuestros recursos y capacidades. Es decir, que sabemos muchas cosas para poder trabajar mejor.

Afortunadamente, aunque no nos hayan enseñado a trabajar, ya tenemos a nuestro alcance lo que necesitamos para aprender y comenzar a trabajar mejor, de manera más efectiva. Todo depende de nosotros. ¿Te animas a aprender a trabajar?

Ladrones de tiempo: eludiendo responsabilidad

Ladrones de tiempo: te falta responsabilidad

La efectividad personal es una cosa muy seria que afecta directamente a la felicidad de las personas. Quienes deciden tener un acercamiento o emprender un camino de mejora en su efectividad, están tomando una decisión importante que no puede ser tomada a la ligera.

Últimamente se siguen leyendo cosas completamente obsoletas, y erróneas, en lo que se refiere a la mejora de la efectividad o productividad personal. Una auténtica lástima debido a que la ciencia ya demuestra qué es útil cuando hablamos de efectividad.

Una de esas cosas absurdas es la insistencia en declarar la guerra a los ladrones de tiempo en general y, en particular, a los que se esconden en tu móvil. Ya he hablado de los ladrones de tiempo aquí y, en mi opinión, el mejor post sobre lo absurdo de los ladrones de tiempo lo puedes leer aquí.

Muchas personas se quejan de lo infernal que les resulta llevar siempre encima un móvil. Curiosamente, suelen ser las mismas que se quejan de la cantidad de email que reciben y que les impide trabajar. Tiempo de echar balones fuera, algo muy habitual cuando se habla de mejorar la efectividad y la forma de trabajar buscando soluciones fáciles y sin esfuerzo. El problema no está ahí fuera, y la solución tampoco.

Pero volvamos al teléfono móvil, ese aparato diabólico e infernal creado para poder estar en contacto, si quieres y/o necesitas, con personas independientemente de dónde estén. ¿Es tan malo?. ¿Te causa tanto problema?. ¿Te interrumpe tanto?. Si es así, deja de usarlo. Sencillo.

Pero resulta que crees que estás cautivo de tu teléfono móvil y de las notificaciones que te llegan a través suyo. Tanto él como ellas son las culpables de tu situación. Pobre de ti.

Mensajes de Whatsapp, SMS´s, notificaciones de Facebook, notificaciones de correo, más Whatsapp, mensajes de Telegram,…, y así sucesivamente. De esta manera es imposible trabajar, ¿verdad?

Parece que todos los ladrones de tiempo que habitan en el móvil se ha confabulado para distraerte… con todo lo que tienes que hacer. Pobre, otra vez.

Ante esta situación muchas personas intentan trucos y tips sencillos de, cuanto menos, dudosa utilidad en el largo plazo. Instalan apps en el móvil que bloquean notificaciones, dan la vuelta al teléfono para no ver la pantalla, lo ponen en silencio, bailan el hulahop o ponen velas en diferentes rinconcitos, … Todo para intentar callar a esos ladrones de tiempo.

En tu mundo real existen y existirán notificaciones e interrupciones. De eso no te vas a librar por mucho que uses la técnica del avestruz y metas la cabeza debajo de la tierra. Lo ideal sería que fuesen el menor número posible, pero la realidad es la que es y la solución no pasa por obviarlas. Y mucho menos por eludir tu responsabilidad de aprender a gestionarlas adecuadamente.

Una persona efectiva aprende a relacionarse de manera óptima con su entorno, evitando aislarse de él. Usar trucos como, por ejemplo, silenciar las notificaciones te puede ayudar puntualmente, pero es insuficiente. Lo que te ayudará realmente a ser una persona más efectiva es aprender a gestionar tu atención para dedicarla de manera consciente a lo que la tienes que dedicar.

Si sabes cómo gestionar adecuadamente tu atención, serás tú quien decida si atiendes o no esa notificación o interrupción. Será tu responsabilidad decidir a qué dedicas tu tiempo y atención. No olvides que tus resultados son consecuencia de tus decisiones.

Por tanto, la solución definitiva contra los inexistentes ladrones de tiempo está, realmente, en ti. Y eso te da la posibilidad de armarte de responsabilidad y asumir que tienes que aprender cosas nuevas para relacionarte mejor con tu realidad y adaptarte a ella. Deja de echar balones fuera y de sentirte víctima. Porque el problema no son los ladrones de tiempo, sino tu falta de responsabilidad.

Dedica tiempo para hacer tu trabajo

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“Alguna gente quiere que ocurra, otras desean que ocurriese, otras hacen que ocurra.” Michael Jordan

Ya sabes que pensar y decidir qué haces y qué no haces es fundamental para los profesionales del conocimiento.

Si no piensas y decides de manera adecuada puedes, entre otras cosas, caer en el perjudicial voluntarismo de pretender hacer más cosas de las que realmente puedes. Ya sabes que quien mucho abarca poco aprieta, por muchas imposiciones que te pongan o te pongas.

La realidad es que pensar y decidir es una condición necesaria, pero no suficiente, para ser  una persona más efectiva. Sacarte el carnet de conducir, es condición necesaria para poder conducir pero no es suficiente para ser un buen conductor. Pues con lo de pensar y decidir ocurre lo mismo:  es insuficiente para ser un buen profesional del conocimiento.

Porque, aunque pienses y decidas sobre tu trabajo no conseguirás resultados salvo que  dediques tiempo para hacer esas cosas sobre las que has pensado, decidido y  comprometido.

A medida que vamos interiorizando la potencia de pensar, decidir, organizar y revisar regularmente todos nuestros asuntos, es posible que surja una insuficiente sensación de control sobre nuestro trabajo. Es cierto que tener un «mapa» con todo lo que tienes que hacer es mejor, mucho mejor, que no tenerlo. Pero también es cierto que tener un mapa para no moverte, es de dudosa utilidad.

Si procesas, organizas y revisas tu trabajo, habrás mejorado tu efectividad de forma evidente respecto a si no lo haces. Sin embargo te estarás quedando a la mitad del camino. La palabra «hacer» está en la propia esencia del concepto de efectividad para los trabajadores del conocimiento del presente y del futuro.

Para ser una persona realmente efectiva, tendrás que dedicar tiempo a «hacer». Sólo así conseguirás alcanzar resultados haciendo bien las cosas correctas.