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La primera herramienta para usar GTD®

Bloques de madera de juguete colocados en escalera

Algunas personas que toman contacto por primera vez con GTD® pueden sentirse un poco abrumadas por los conceptos, la propia dinámica de la metodología y, sobretodo, porque viendo el potencial que tiene, quieren ponerla en marcha de manera inmediata. Es algo normal.

Buscando respuesta a esa inmediatez por querer usar el sistema cuanto antes, a veces se cae en el error de buscar la solución en una aplicación, un software o una herramienta, que haga funcionar GTD® por nosotros. Ya sabes que eso es imposible y, en lugar de una ayuda, será una dificultad añadida y un problema para que desarrolles los hábitos que te harán ser una persona más productiva.

La inquietud por encontrar la mejor herramienta es algo habitual. Sin embargo, la búsqueda debe ser un proceso gradual y, desde luego, no debe llevarse a cabo en los primeros momentos de contacto y aprendizaje de la metodología. Al principio, es necesario centrarse en aprender y desarrollar los hábitos.

Pero, ¿con qué herramienta se puede o se recomienda comenzar?. Si partimos del hecho de que lo importante es centrarse en los hábitos, al principio es recomendable comenzar con la herramienta que ya uses, o alguna que ya conozcas, si es que te estás organizando de alguna manera. ¿Utilizas Outlook, Gmail o Evernote?¿Te organizas en una hoja Excel o en hojas en Word que subes a Dropbox?. ¿Sigues anotando en una agenda o en un cuaderno?. Bien, cualquier de ellas te vale. Si ya la estás usando, no busques más. Sólo necesitas algo que te permita escribir, usar listas de elementos y que puedas llevar contigo en todo momento.

A medida que vayas avanzando y consolidando hábitos, siempre que lo consideres interesante, podrás evaluar y probar nuevas herramientas que te apoyen en el uso de GTD®. Para cuando llegue ese momento, mi colega y amigo Jesús Serrano está realizando un exhaustivo análisis del grado de adecuación de diferentes herramientas para implementar GTD®. Pero insisto, cada cosa a su tiempo.
GTD® es una metodología sencilla y potente que se basa en principios sencillos y hábitos al alcance de cualquier persona. Su utilidad dependerá exclusivamente de cómo aprendas e interiorices esos hábitos. Por ello, si quieres comenzar con buen pie, dedica tu atención a su aprendizaje y despreocúpate por la herramienta con la que vas a gestionar tu sistema.

GTD: Caerse es normal

Algo va mal. Lo notas. La sensación de control que llevabas sintiendo durante semanas ha empezado a desvanecerse peligrosamente.

Lo peor es que no sabes la causa. Bueno, igual sí la sabes, pero no eres consciente.

Además, tu nivel de estrés ha vuelto a una senda creciente. Aún está lejos de aquellos niveles de hace semanas. Lejos aún de cuando comenzaste, en serio, a darte una oportunidad con GTD.

Piensas que, seguramente, la pérdida de sensación de control esté muy ligada con que el estrés esté llamando a la puerta de nuevo. Ya te lo habían advertido. En su momento no caíste en ello, pero ahora tiene todo el sentido. Cuando tenías todo bajo control, cuando capturabas, procesabas y organizabas como había que hacerlo, nada se escapaba.

Pero ahora, hay cosas que se escapan y vuelven en forma de urgencias. Aparecen sin que tuvieses consciencia de ellas. Cuando te encuentras con ellas, ya es tarde.

Algo has tenido que dejar de hacer, o algo estás haciendo de forma diferente a como habría que hacerlo, para llegar a esta situación.

Experimentas una sensación contradictoria. ¿Será un problema de la metodología?. ¿Será tan compleja como creías al principio?. ¿Tendría más sentido retomar la estéril búsqueda de algo fácil que se adapte a ti?. ¿Algo con lo que consigas resultados rápidos?. Desde luego, es tentador…

En su día comprendiste que la sencillez de lo que propone GTD es evidente. También que te iba a suponer esfuerzo aprender a trabajar así. En tu eterna búsqueda por la píldora fácil para mejorar tu productividad, esa que te habían dado a probar tantas veces sin resultados, te encontraste con la realidad.

¿Te habrás equivocado ahora también?. ¿Te habrán vuelto a dar gato por liebre?. ¿Es esto para ti?. Una mezcla de esperanza, frustración y cabreo te embarga. Reflexionas por unos momentos.

Recuerdas que ya te advirtieron de que esta situación iba a llegar. Y que además iba a llegar varias veces. «Incluso los que llevamos años de experiencia con GTD hemos pasado por aquí… y seguimos pasando», te decían. Escuchar aquello, en cierto sentido, fue reconfortante. Había una curiosa expresión para referirse a esto que te está pasando: «caerse del carro».

Ahora comienza a encajar todo. Ha llegado el momento, ha llegado ese momento. Te has caído.

Después de semanas de saborear la sensación de control sobre tu trabajo, la proactividad en la toma de decisiones y lo gratificante que es trabajar con enfoque en las cosas relevantes, ha llegado el momento que te advirtieron que llegaría.

El sistema comienza a fallar. No de manera completa pero carece de la solvencia que tenía al principio, cuando hacías todo lo que había que hacer y cómo lo debías hacer.

Reconoces que hay cosas que has dejado de hacer. Hay hábitos que creías interiorizados y que, evidentemente, no es así. Has dejado de capturar en todo momento. Procesas de manera menos rigurosa, seleccionando elementos para procesar, dejando otros para más adelante… sobretodo con el email. Y la regla de los dos minutos ha pasado a dominarte, en lugar de dominarla tú a ella… Seguro que hay más cosas. Te has confiado en exceso. Demasiado pronto.

Ha llegado el momento de volver a tomar las riendas. Y para eso, tienes que volver a subirte al carro. Afortunadamente, tienes todo lo que necesitas: sólo tienes que volver a aplicar los fundamentos de la metodología. La sensación de control, la proactividad en la toma de decisiones y el enfoque volverán.

Comprendes, en un ejercicio de sinceridad, que no ha fallado el método. Has fallado tú. Caerse es algo normal y forma parte del proceso. Otro aprendizaje más. Enhorabuena, estás en el camino

La verdadera sencillez de GTD®

Me sorprendo cuando alguien comenta que GTD® es un método demasiado complejo, cuando lo cierto es que GTD® es muy sencillo y, a la vez, potente.

En el fondo, GTD® es un método que se basa en comportamientos y hábitos sencillos que, en su mayoría, mucha gente ya hace. Lo que propone GTD® es hacerlos de una manera diferente y en una secuencia distinta.

Hacer algo distinto a lo que estamos habituados y que conocemos nos puede sacar de nuestra zona de confort. Esto puede ser incómodo al principio, pero es importante separar el trigo de la paja y no confundir los retos que supone un cambio con la sencillez y realidad del método.

La realidad es que GTD® propone unos comportamientos y hábitos concretos que ayudan a:

  • conseguir y mantener la sensación de que las cosas están bajo control y trabajar con enfoque en lo que debes
  • poder tomar mejores decisiones sabiendo qué haces y para qué lo haces

Para el primero de los puntos anteriores, GTD® propone cinco pasos sencillos: capturar todo lo que llame tu atención; aclarar el significado, de eso que has capturado, pensando y decidiendo que hay que hacer con ello; organizar recordatorios de aquello que hayas aclarado en contenedores de confianza; revisar esos recordatorios de manera regular y, por último, hacer eligiendo qué es lo mejor que puedes hacer en cada momento.

A la hora de tomar decisiones, GTD® propone un modelo en el que debes tener en cuenta, a la hora de elegir qué vas a hacer, tus áreas de responsabilidad, tus metas y tus objetivos, considerando tus valores y tu propósito.

Como puedes comprobar, los comportamientos que propone GTD® son tan sencillos que pueden ser aprendidos por un niño. De hecho, probablemente, le requiera menos esfuerzo que a un adulto debido a que no tendrá que deshacerse de sus creencias y aprendizajes acumulados 😉

Soy consciente de que mi planteamiento puede considerarse “contaminado” por la subjetividad de llevar usando GTD® varios años. Por ello, quisiera aportar dos aspectos objetivos para disipar cualquier posible duda.

El primero de ellos es el hecho de que millones de personas, en todo el mundo, usan GTD® desde hace varios años. Esto deja constancia que está al alcance de cualquier persona.

El segundo es la evidencia de que los principios de la metodología están contrastados por la ciencia cognitiva y la neurociencia. Esto quiere decir que, lo que plantea GTD® y cómo lo plantea, está alineado con el funcionamiento natural de nuestro cerebro. Puedes leer sobre ello en el paper «Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity»  publicado en 2008 por Francis Heylighen y Clément Vidal de la Universidad de Bruselas, así como en la serie #cienciaGTD que José Miguel Bolívar publicó en su blog.

Si crees que GTD® no es sencillo, te invito y animo a que tengas un acercamiento objetivo y abierto a lo que propone. Es cierto que sacarle todo el partido a GTD® puede llevar tiempo y que hay que practicar. Pero también es cierto que, desde el primer momento en el que empiezas a utilizarlo descubres lo que puede aportar. Y eso es, precisamente, porque GTD® es tan sencillo como potente.

Algunos beneficios que he obtenido con GTD®

Este año se cumplirán 8 años desde que tomé contacto por primera vez con GTD®, la metodología de productividad personal de David Allen. Os podéis imaginar la cantidad de cosas que he podido vivir en estos años.

He sido padre tres veces; he abordado gran cantidad de proyectos personales y profesionales; he cambiado de puestos y responsabilidades profesionales; he continuado aprendiendo y cuidando mi desarrollo,…

Sí, se han quedado asuntos por el camino, pero me parece justo reconocer que, entre otras cosas, he podido lidiar con todo ello gracias a GTD®.

Ya escribí en su día sobre lo que significaba para mí aprender GTD® y el cambio que ello suponía. Soy un firme convencido de que GTD® aporta a las personas muchas de las cosas que necesitan para poder organizarse y gestionar su vida mejor. Todo ello, siendo muy consciente de que este mundo cada vez cambia más rápido y nos pone a prueba cada día, ¿verdad?

Con el ánimo de que mi experiencia pueda ser útil, me apetecía compartir algunos de los beneficios que, a nivel personal y profesional, sigo obteniendo gracias a los hábitos y comportamientos que hay detrás de GTD®. Allá van:

  • Gestionar mi vida de manera integral: ya hablé en su día de la falacia de tener una vida personal y profesional. Tú eres tú, en el trabajo, con tu pareja, con tus clientes, con tus hijos,… ¿Alguna vez has pensado en cosas del trabajo fuera ese ambiente?. ¿Piensas en aspectos de tu vida personal cuando estás en el trabajo?. Seguro que sí. En mi caso, poder gestionar mi vida como «un todo» me ayuda a ser más eficiente y a tomar mejores decisiones.
  • Gestionar las interrupciones de manera efectiva: he escrito aquí y aquí sobre ello, pero sin duda una de las grandes aportaciones de GTD® ha sido aprender comportamientos concretos para «interrumpir las interrupciones». Todo un descubrimiento.
  • Trabajar con enfoque: reducir el impacto de las interrupciones que interfieren en mi actividad, hace que pueda centrarme en lo que estoy haciendo en cada momento. La multitarea es cosa del pasado.
  • Conciencia del equilibrio entre vida personal y profesional: reconozco que, en ocasiones, es complicado y que GTD® no hace milagros. El equilibrio entre la vida personal y profesional es siempre un reto, pero ser consciente en cada momento de cómo estás respecto a ese reto ayuda a tomar perspectiva y ver las cosas de otra manera.
  • Tranquilidad al tener mi trabajo bajo control: si, hay cosas que se quedan sin hacer. Eso forma parte de la naturaleza de nuestro trabajo. Sin embargo, tener un inventario completo de todo lo que voy a hacer, y de lo que no voy a hacer, me aporta tranquilidad y sensación de control en el día a día. Sin duda, un gran aliado contra el estrés.
  • Confianza del entorno: cumplir tus compromisos demuestra profesionalidad y seriedad en lo que haces y cómo lo haces. También lo hace saber decir no, con seguridad y argumentos, antes de comprometerte con alguien o algo. Disponer de un inventario completo y actualizado de todo lo que tienes que hacer te aportará la información que necesitas para, en todo momento, saber a qué te puedes comprometer y que debes dejar para más adelante.
  • Descansar mejor: aunque con tres peques es complicado ser dueño de tu sueño, utilizar el sistema de confianza que propone GTD® me ayuda a tener la mente libre y dejar de usar la memoria par acordarme de las cosas. Esto hace que descanse mucho mejor que antes. Puedes leer un poco más aquí sobre ello.

Es evidente que se pueden alcanzar algunos de los beneficios anteriores sin usar GTD®. Sin embargo, la experiencia me dice que, cuando comienzas a probar las ventajas de los hábitos que forman parte de GTD®, experimentas un cambio cualitativo y sostenido en tu vida.

Sinceramente, al inicio da igual si usas GTD® al completo o si prácticas algunos hábitos. La forma de aprender a usarlo varía de unas personas a otras.  Lo importante es comenzar un camino de mejora que puede impactar positivamente en tu vida y, por extensión, en la de los demás.

Recuerda que siempre puedes darte la oportunidad de probar y, si no te convence, volver a donde estás ahora. Espero que te haya sido útil.

Adaptación

La historia evolutiva ha demostrado que sobreviven aquellos que mejor se adaptan. No aquellos que son más fuertes ni más inteligentes. Ni siquiera, en tiempos actuales, aquellos que tienen la asombrosa capacidad de practicar un presentismo vacío de extraordinaria apariencia.

Sin embargo, sobrevivir, a día de hoy, es insuficiente. La adaptación es imprescindible en los entornos cambiantes. Sin ella no hay supervivencia. Sin supervivencia no hay vida. Sin vida no hay oportunidades. Y sin oportunidades hay pocas opciones de felicidad.

La realidad es que vivimos en un entorno más cambiante que nunca, más complejo de lo que imaginas y tan ambiguo como experimentas cada día. Y eso, probablemente, va a seguir así durante el resto de tu vida. Si no lo has hecho ya, sería mejor que lo fueses aceptando.

Por mucho que intentes modelar el futuro a tus circunstancias, tu entorno va a seguir igual de cambiante, complejo y ambiguo. Te seguirán llegando oportunidades, problemas y situaciones inesperadas en cualquier momento. Si pones todo tu empeño en planificar con detalle y esmero tu actividad, la realidad te pondrá en tu sitio. Y no te va a gustar.

La planificación está sobrevalorada y la adaptación infraconocida. Las únicas planificaciones reales son las que se acaban incumpliendo. ¿Cuantas veces te has planificado lo que vas a hacer en tu día?. ¿Cuantas veces lo has cumplido tal y como lo habías planificado?. ¿Cuantas veces has tenido que rehacer tu planificación?. ¿Cuanto tiempo, energía, desmotivación y enfado te ha supuesto?. Sin duda, demasiado…

En esta realidad que vivimos, huir de la rigidez de la planificación diaria te aportará libertad para elegir qué hacer en función de lo que puedas hacer en cada momento, y no en función de lo que te gustaría o deberías. Puedes gestionar tu trabajo sin planificar de forma tradicional, sin derrochar recursos propios y ajenos que sólo consigan desmotivarte. Puedes gestionar todo lo que te llega con claridad, con enfoque, con perspectiva y sin estrés. ¿Te imaginas?

Tu vida y tu trabajo, lo creas o no, exige adaptación frente a los cambios. GTD® te ayuda a trabajar de manera eficiente según tus circunstancias y a adaptarte a una realidad que seguirá siendo como es durante mucho tiempo.

Porque algo distinto tendrás que hacer en algún momento… si quieres resultados diferentes.