Derribando barreras al procesar tu trabajo con GTD

Breaking barriers

 

En el post de la semana pasada, reflexionaba sobre cómo el uso de un lenguaje nebuloso a la hora de especificar y definir tus acciones hacia que tu capacidad para organizarte y ser eficaz se viese afectada negativamente. Veíamos, también, que la principal herramienta con la que contamos para abordar ese proceso de clarificación es tener el hábito de pensar acerca de lo que es aquello sobre lo que queremos hacer algo. Usar un lenguaje detallado, concreto y claro nos ayudaba a afrontar esa acción con más energía, claridad y eficacia, y sobre todo nos ayuda en el proceso de selección de las cosas que hacemos.

En mi experiencia como usuario de GTD, el principal problema al que nos enfrentamos a la hora de tratar de aclarar (transformar en tangible lo intangible, lo indefinido en definido) algo que hayamos recopilado es que no estamos acostumbrados a pensar. Ni más ni menos. Esta afirmación tan categórica es tan cierta como que la responsabilidad de no hacerlo en nuestra y no del entorno en el desarrollamos nuestra actividad. Derivar la responsabilidad de no pensar a esos falsos “ladrones de tiempo” que son las interrupciones, la cantidad de cosas por hacer, la ausencia de tiempo, …, no es más que querer seguir quedándote detrás de la barrera a la hora de afrontar el reto de poner a funcionar tu mente en lo que es realmente buena.

¿Cuáles son algunos de los principales problemas que los usuarios de GTD pueden encontrar a la hora de pensar sobre sus elementos recopilados?. ¿Qué factores o barreras debes identificar, para solucionar, como potenciales problemas cuando afrontes la fase de procesar para transformar tus “cosas” en “acciones”?. Obviando las subjetividades inherentes a cada persona, podemos identificar de manera objetiva las siguientes:

1.) La prisa: motivada por esos equivocados niveles de autoexigencia que muchas veces nos imponemos, querer hacer mucho no es condición necesaria ni suficiente para hacer más, y mucho menos para hacer mejor. En muchos casos, creemos que vaciar una bandeja de entrada es el objetivo de la etapa de procesar, pero realmente el objetivo de la etapa de procesar es vaciar tu bandeja de entrada pensando qué es y qué tienes que hacer con cada uno de sus elementos. Porque mover una cosa indefinida de un sitio (bandeja de entrada) a otro (una lista de acciones) no te aportará ningún valor si la indefinición continúa existiendo. Porque en GTD, procesar es “transformar” las cosas no “cambiar las cosas de sitio”

2.) No tener el hábito de pensar en definir las cosas: cualquier metodología de productividad personal pasa por adquirir una serie de hábitos y GTD no es diferente en eso (aunque si lo es en la naturaleza de los hábitos con respecto a otras metodologías). Desarrollar un hábito conlleva esfuerzo (¡¡un palo!!) y, curiosamente, cuando se habla  de mejorar la organización y eficacia se suelen demandar resultados inmediatos y cualquier cosa que lo impida es utilizado como argumento en contra del funcionamiento real y aplicación de la metodología. Pensar en definir tus cosas es un hábito, y como cualquier hábito al principio has de desarrollar la capacidad consciente de hacerlo.

3.) No saber plantearse las preguntas adecuadas: relacionado con lo que comentaba antes de “no saber pensar”, el no conocer qué tenemos que hacer es motivo de parálisis en la ejecución (y para ser eficaz, tienes que “hacer”). La buena noticia es que a pensar también se aprende, y a pensar en aclarar tus cosas en GTD se aprende de manera sencilla siempre que lo enfoques desde la perspectiva del desarrollo del hábito. Porque pensar no es más que hacerte determinadas preguntas, como por ejemplo:

  • ¿qué significa esto para mí?
  • ¿qué tengo o quiero hacer con ello?
  • ¿qué tiene que ocurrir para que pueda darlo por finalizado?
  • ¿cuál es la próxima acción física que debo realizar y qué o quién necesitaría para hacerlo?

En este punto, es importante desarrollar el hábito de visualizar el resultado que buscamos y lo que tiene que pasar para que eso sobre lo que estamos pensando quede transformado.

4.) No querer plantearse las preguntas adecuadas: una vez que hemos entendido que las prisas no nos ayudan en nuestro proceso de mejorar la organización y eficacia personal, que aceptamos que es posible crear una serie de hábitos para pensar de manera eficaz a definir nuestras acciones y que sabemos cómo hacerlo y qué preguntas utilizar para ello, solo queda “vencernos a nosotros mismos”. Por diversos motivos (pereza, ausencia de interés en afrontar responsabilidades, creencias limitantes, …) en ocasiones evitamos, de manera consciente, pensar en definir nuestras acciones de forma detallada. Ante esto, creo que lo más inteligente que puedes hacer es darte la oportunidad de “probar” la diferencia entre pensar y no pensar en tus cosas, y ver que ocurre en tu día a día en una situación y otra. Si ya sabes lo que es y las consecuencia que tiene “no pensar”, prueba a “pensar” y vive lo que es y las consecuencias que tiene. Luego, tú eliges.

Las barreras a la hora de pensar en el etapa de procesar pueden ser diversas, y todo el mundo en algún momento u otro de la etapa de aprendizaje de GTD se enfrenta con ellas. Para ciertas personas, algunas de las barreras serán más complicadas de solventar que otras, a otros les llevará más tiempo tomar conciencia de ellas y para otros serán incluso invisibles. Pero lo importante es saber identificar cuándo estamos ante una de esas barreras que nos impiden pensar de manera eficaz en definir nuestras acciones, cómo poder solventarlas y cómo continuar con el proceso genuino de GTD, porque de lo contrario estarás construyendo su sistema GTD sobre un castillo de naipes. Recuerda que pensar en GTD es “transformar” lo indefinido e intangible en algo concreto, detallado y “consegible”.

 

PD: vaya mi agradecimiento para  José Miguel BolívarJesús Serrano por sus aportaciones en forma de ideas al post 😉

3 pensamientos en “Derribando barreras al procesar tu trabajo con GTD

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