El email no es el problema

Imagen de un Hombre feliz leyendo sus emails en un smartphoneExiste la creencia de que el email es uno de los principales problemas que afecta a la productividad y al estrés en el trabajo. Seguro que conoces a alguien que, en algún momento, ha dicho o escuchado decir a alguien algo como: “no paran de llegar emails, así es imposible hacer nada“, “mira como tengo la bandeja de entrada: hasta arriba de emails“, “si no respondo los emails al momento puedo tener problemas“, “mira cuanto trabajo tengo (refiriéndose a una bandeja de entrada con multitud de emails sin abrir)”, “me ponen en copia de demasiados emails y leerlos todos me hace perder tiempo“,… Como trasfondo de todo ello, la sensación (o excusa) de que el trabajo no es otra cosa que escribir y leer emails cuando todavía no conozco a nadie a quién le paguen por hacer eso (aunque a algunos les guste pensarlo).

Con la intención positiva, pero ineficaz, de tratar de ayudar a solucionar la negativa sensación de enfrentarse a un elevado número de emails, van surgiendo aplicaciones y programas informáticos prometiendo una nueva gestión del email mediante la cual el usuario podrá manejar su email mucho mejor y disponer de más tiempo.

A la hora de hablar de tu efectividad personal, el problema real no está ni en el email como herramienta ni en el número de emails que recibes sino en cómo te comportas. El email es una valiosa herramienta, mucho más útil y práctica de lo que la mayoría de la gente cree. Por otro lado, aunque ayude, la cuestión tampoco se resuelve con aprender a manejar mejor o peor las funciones y ayudas del programa con el que gestionas el email (Outlook, Gmail, Lotus,…). El aspecto sobre el que debes tomar conciencia y actuar se centra en comprender cómo te relacionas con el email y empezar a hacerlo de una forma efectiva. La buena noticia es que la solución para mejorar tu situación sólo depende de ti.

Lo que debemos considerar de cara al verdadero impacto del email en la calidad de nuestra efectividad personal, no es ni el canal de comunicación/relación que es ni el volumen de cosas (emails) que llegan por ese medio. Lo que realmente impacta es el grado de conocimiento que tienes del significado y las consecuencias de esos emails para ti.

En su libro “Productividad Personal – Aprende a liberarte del estrés con GTD“, mi colega José Miguel Bolívar plantea la pregunta, a modo de ejemplo, de qué genera más estrés: una bandeja de entrada con un número de significativo de emails que no has abierto aún, y que por tanto desconoces qué significan para ti, o ese mismo numero de emails sabiendo que son spam. Reflexiona por un momento. El número de emails es el mismo en ambos casos. El canal de comunicación, también. ¿Cuál es entonces la diferencia?. Pues que en el primer caso no sabes lo que habrá detrás de esos emails y en la segunda, sabes que es spam y lo que significa para ti. ¿Qué te genera más estrés?. El ejemplo es demoledor.

Por tanto, da igual la cantidad de emails al día que recibas. Lo importante es que tengas una manera eficaz y eficiente de conocer su significado para poder pensar y decidir qué hacer con esos emails. Y esto, lo siento mucho pero sabes que es así, no te va a ayudar a hacerlo ninguna aplicación ni ningún programa informático por muy bien diseñado que esté o por muy bien que se integre en tu entorno o en el de tu organización. En el fondo, sabes que sólo lo puedes hacer tu mismo, porque nada ni nadie puede pensar y decidir por ti.

Porque tu problema no es el email sino la relación que mantienes con cada uno de los emails que recibes. Lo bueno es que sólo seguirá siendo un problema mientras tú quieras que siga siéndolo ya que, para solucionarlo, no necesitas maravillosas e innovadoras aplicaciones informáticas, sólo necesitas una cosa que está plenamente a tu alcance: querer mejorar y eso, amig@ mío, se llama compromiso contigo mismo .

En un próximo post veremos qué hay detrás de esa “relación con tus emails” y que puedes hacer con cada uno de ellos para que dejen de ser una fuente de estrés. Verás que es más fácil de lo que crees… y te cuentan.

10 pensamientos en “El email no es el problema

  1. Jeroen Sangers

    La herramienta nunca es el problema ;).

    La manera de tratar el email sí puede ser un problema. Como veo que te gusta hacer experimentos mentales, te presento otro caso:

    Cada vez recibimos más información, entre otros por email. Cuando tenía mi primera cuenta de email (hace unos veinte años), recibí un mensaje por semana. Hace diez años, el email ya era un medio de comunicación normalizado y recibí unos 50 mensajes por día. Actualmente tengo unos 250 mensajes nuevos por día (no contando el spam).

    Imagínate por el momento que este volumen continúa incrementando. En unos años estaré en 1000 o 2000 mensajes por día. ¿Cómo podré procesar bien una cantidad tan grande de información? En qué punto hay que dejar de procesarlo todo, olvidarnos de la ilusión de tener un inventario completo de nuestra trabajo y volvemos a ‘hacer lo podemos’?

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    1. Jerónimo Sánchez

      Interesante lo que comentas, Jeroen.

      El número de emails nuevos potencialmente relevantes que recibe una persona cada día es el resultado de tener las responsabilidades que tiene. Si alguien no quiere recibir tantos emails potencialmente relevantes, bien porque no puede, bien porque no quiere tener que procesarlos todos, debería pensar en reducir sus responsabilidades. Desde luego, descartar emails potencialmente relevantes sin procesarlos correctamente no es la mejor solución, al menos desde el paradigma en que yo me muevo.

      Como dices, la solución a la cantidad de email que recibimos no pasa por la herramienta –los “inputs” potencialmente relevantes que dejen de llegarte por email te empezarán a llegar por otra vía, e igualmente tendrás que tratarlos–, sino por el modo en que tratamos los emails. Los emails que sabemos de antemano que no son relevantes son muy fáciles de tratar de manera automática, e incluso podemos evitar que lleguen a nuestra bandeja de entrada, y por tanto no suponen ninguna sobrecarga para nosotros. Para los demás, los potencialmente relevantes, yo sólo conozco una manera de tratarlos bien: para cada uno, preguntarme “qué es”, aclarar su significado y, en función de su significado, tomar la decisión que corresponda: eliminarlo, archivarlo, incubarlo, delegarlo o hacerlo lo antes que pueda. En cualquier caso, descartar “inputs” potencialmente relevantes sin procesar, o sin procesar correctamente, es una forma de trabajar inaceptable para alguien que aspira a maximizar su efectividad personal.

      Para el que se conforme con otra cosa, lo que propones puede tener sentido 🙂

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      1. David Sánchez Autor

        Bueno Jero, precisamente una de las cosas que hice para rebajar el número de correos recibidos fue mejorar mi gestión del foco en lo que debía dedicar realmente mi atención. Delegué algunas cosas y desestimé otras, consiguiendo reducir los inputs derivados de ello. Esto, junto con el uso intensivo de la lista “Esta semana no”, fueron dos grandes avances que supusieron un salto cualitativo.

        Realmente me cuesta identificar otra forma de poder procesar todos los inputs que tenemos de una manera objetiva, fiable y orientada a resultados diferente a como comentas.

        Un abrazo
        😉

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      2. Jeroen Sangers

        El número de emails nuevos potencialmente relevantes que recibe una persona cada día es el resultado de tener las responsabilidades que tiene.

        En corto plazo, sí hay una relación, pero a largo plazo no lo creo. Por eso he utilizado mi propia situación como ejemplo. El incremento en número de emails en los últimos treinta años no tiene nada que ver con mis responsabilidades (ahora tengo menos que nunca) sino con cambios en la sociedad.

        En este momento somos perfectamente capaces de procesarlo todo, pero ¿será siempre así? Todo indica que no, que en unos años tendremos miles de inputs potencialmente relevantes. ¿Qué hacemos entonces? ¿Cómo será el método de efectividad del futuro?

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        1. David Sánchez Autor

          Las responsabilidades que una persona tiene determina su relación con el entorno y de esa relación forman parte los inputs que recibe. Al hablar de responsabilidades no me refiero al número de ellas sino , por decirlo de alguna manera, a la intensidad de esa responsabilidad. Lo que determina la intensidad de esa responsabilidad es el compromiso y la atención que le dedicas. Por eso, es perfectamente lógico que aún teniendo menos responsabilidades puedas tener muchos más inputs y que el número de emails nuevos potencialmente relevantes que recibe una persona cada día sea el resultado de tener las responsabilidades que tiene.

          Nada indica que ante el aumento de los inputs que mencionas haya que modificar los hábitos que, metodologías de productividad personal estándar como GTD® o metodologías de efectividad personal innovadoras como OPTIMA3®, incorporan. De todos modos, el futuro es impredecible por lo que ¿cuál crees que será, en tu opinión personal, ese método de efectividad del futuro? 😉

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    2. David Sánchez Autor

      Hola Jeroen

      no sé si la herramienta, en algún momento o circunstancia, podrá ser un problema o no. Lo que si que es cierto es que no es la solución al problema del que hablo en el post: el estrés que produce la gestión del email por parte de la gente. Y lo triste es que se intente jugar con ciertos planteamientos para hacer creer que por una nueva herramienta o aplicación, se van a solucionar esos problemas.

      No alcanzo a ver “experimentos mentales” en lo que he planteado, sino criterios reales obtenidos de la experiencia propia y de las personas con las que he trabajado y trabajo. Respondiendo a tu pregunta concreta sobre “¿Cómo podré procesar bien una cantidad tan grande de información?”, te recomiendo que sigas las indicaciones de GTD para procesar y organizar según su diagrama de flujo los elementos que tengas en tus bandejas de entrada. Es más, como algo más preciso y práctico, te recomiendo el esquema del diagrama de flujo del libro “Productividad personal – Aprende a liberarte del estrés con GTD”, del cual hacía un comentario en el post. Siguiendo ese esquema tal y como está planteado (sin versionarlo) y respondiendo a cada una de las preguntas que se plantean, conseguirás procesar bien cualquier email.

      Te entiendo en cuanto a la posible frustración que puedas sentir con el número de emails que recibes, el cual tampoco es excesivamente elevado por otra parte. Hace un par de años, yo me movía en una cifras superiores y decidí hacerme un planteamiento diferente: ¿todos los emails que recibo, son los que debo recibir?¿Podía hacer yo algo para rebajar la cifra de correos que recibía?. Con ese planteamiento traté de huir de una sensación de “victimismo” (“vaya, no hacen más que mandarme correos y no puedo hacer nada”) a una posición de responsabilidad (“tengo esta realidad y voy a ver qué está en mi mano para cambiarla”). Es decir, decidir abandonar la creencia para pasar a cambiarla. Y funcionó. Con algunas acciones sencillas por mi parte conseguí bajar el número de emails que recibía. Y, créeme, pienso que aún tengo margen de mejora  😉

      Por otro lado, yo únicamente dejaría de procesar todo (y me refiero a todo, independientemente del volumen) cuando NO quisiera tener un control adecuado sobre todos mis asuntos y compromisos, así como cuando quisiera dejar de tener la perspectiva adecuada para dar el rumbo a mi vida y mi trabajo que yo quiero. Porque sé, y la experiencia me lo dice porque alguna vez fui selectivo a la hora de procesar eligiendo unas cosas si y otras no, que en cuanto dejase de procesar todo habrá cosas que se me escapen, que se me cuelen y, tarde o temprano, acaben siendo un problema.

      Porque no se trata de hacer lo que “podemos”, se trata de hacer lo que se tiene que hacer. Eso es lo que nos tenemos que plantear si queremos conseguir resultados en nuestra vida y en nuestro trabajo. Como he comentado alguna vez, mejorar la efectividad esta directamente ligado con el grado de compromiso y responsabilidad que tengas contigo mismo, y “hacer lo que podemos” no está cerca de mi definición de compromiso.

      Y por cierto, mi inventario de compromisos no es una ilusión sino algo muy real y muy completo 😉

      Muchas gracias por pasarte por el blog Jeroen
      Un abrazo!

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      1. Jeroen Sangers

        Te entiendo en cuanto a la posible frustración que puedas sentir con el número de emails que recibes

        No te preocupas, no estoy frustrado con el volumen de e-mail que recibo. Está todo bajo control 😎.

        No alcanzo a ver “experimentos mentales” en lo que he planteado

        Me refería al ejemplo de imaginar que todo el correo fuese spam 😀

        te recomiendo que sigas las indicaciones de GTD para procesar y organizar según su diagrama de flujo los elementos que tengas en tus bandejas de entrada. […] Siguiendo ese esquema tal y como está planteado (sin versionarlo) y respondiendo a cada una de las preguntas que se plantean, conseguirás procesar bien cualquier email.

        Efectivamente, es lo que mejor funciona en este momento y lo que aplico cada día.

        Pero mi ‘experimento mental’ no trata de este momento, va del futuro. Si extrapolamos la tendencia del incremento exponencial del volumen de información útil que recibimos, ¿cuando habrá que declarar bancarrota al email (o cualquier otro medio de comunicación)?

        No es la primera vez que pasa. En los principios del internet, se podría leer todos los paginas producidos cada día, pero rápidamente ha dejado de ser posible. Ahora seleccionamos unas fuentes de confianza, utilizamos tecnologías como Google y, más importante, hemos aceptado que es muy probable que nunca veremos la información que realmente necesitamos.

        Cada persona elige sus propias bandejas de entrada y decide qué información procesar y qué no. En este momento, la mayoría de las personas procesan todos sus correos, ¿pero es factible continuar haciéndolo si el volumen de información crece?

        Lo que podemos controlar es el número de compromisos (¡y lo tenemos que controlar!), pero el volumen de información potencialmente accionable que podemos recibir es infinito.

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        1. David Sánchez Autor

          Bueno Jeroen, efectivamente hay personas que elegirán procesar una información si y otra no, elegirán procesar unos emails si y otros no,… Pero entonces, en esos emails que no procesen, estarán dejando pasar por alto asuntos que se pueden encerrar asuntos relevantes. Como bien sabes, cuando hablamos de procesar no hablamos de hacer algo con ese email. Hablamos simplemente de pensar y decidir que significado tiene ese asunto para nosotros, pero ello no significa que haya que hacer algo si o si. Creo que uno de los principales problemas que puede tener la gente es equiparar el significado de procesar con hacer y creo que no hay que contribuir a generar confusión sobre ello.

          Si entendemos que procesar es decidir sobre los asuntos (por ejemplo, emails) no debe ser preocupante que el volumen crezca. Una clave de la efectividad óptima es saber con qué quedarte y qué descartar, es decir tener foco. El foco no es otra cosa que tener las cosas claras. El ejemplo que me pones sobre ese “volumen de información potencialmente accionable” no es un problema si se tiene foco, porque entonces no todo es “potencialmente accionable”. Todo es potencialmente accionable cuando no tienes claro tu enfoque, es decir tu perspectiva.

          Por tanto, insisto en que el email no es el problema y en que el volumen de información tampoco lo es. Si el volumen de información fuese un problema, ¡las bibliotecas estarían desiertas porque sería estresante simplemente el hecho de entrar debido al volumen de información que contienen!. Procesar todo el contenido de las bandejas de entrada es posible y necesario para que tengas control sobre todos tus asuntos. El resto son creencias y supuestos que nos alejan de la realidad del día a día de las personas 😉

          Un abrazo

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  2. Jeroen Sangers

    Repito, en este momento tienes toda la razón y yo también proceso mi email cada día. Pero tu ejemplo de la biblioteca explica exactamente dónde quiero llegar:

    insisto en que el email no es el problema y en que el volumen de información tampoco lo es. Si el volumen de información fuese un problema, ¡las bibliotecas estarían desiertas porque sería estresante simplemente el hecho de entrar debido al volumen de información que contienen!

    La diferencia entre el email y la biblioteca es justo el volumen de información y debido a esto has decidido que es imposible procesar todo el material de la biblioteca. Es decir, no tratas la biblioteca como una bandeja de entrada y por tanto no has evaluado cada uno de los libros presentes.

    En el pasado, solo los monjes tenían acceso a la biblioteca y la mayoría procesaban todos los libros. Hoy en día, esto es imposible.

    Algo similar ha pasado con, por ejemplo, Twitter. En los primeros años era habitual leer todos los tweets de la gente que sigues, mientras ahora lo tratamos como un ‘río de noticias’. Nadie proceso todos los tweets que recibe, aunque es posible que contienen información potencialmente accionable.

    Lo que quiero decir es que, incluso antes de procesar, ya has tomado una decisión si tratar este canal de comunicación como una bandeja de entrada o no. Tu has decidido tratar el email como una bandeja de entrada y la biblioteca y Twitter no.

    Cuando el volumen de emails crece demasiado, empezamos a buscar maneras de reducir el volumen y mejorar el ratio de señal/ruido.

    Una opción popular es, por ejemplo, pasar parte de las conversaciones menos importantes a herramientas como Slack, así creando dos canales de comunicación. El email tratamos como bandeja de entrada, mientras los mensajes en Slack no serán procesados.

    O al revés: hay empresas que pasan toda la comunicación relacionado al trabajo a herramientas de colaboración, creando así una bandeja de entrada y eliminando la necesidad de estar pendiente del email.

    El volumen de mensajes puede ser un problema si hay que procesarlo todo, por lo mucho foco que tienes. Si el volumen de mensajes crece demasiado, puedes llegar a la situación que no haces nada más que procesar durante todo el día, sin tener tiempo para accionar.

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