Gestiona las interrupciones de manera eficiente usando GTD

Cartel de "No Molestar" colgado en una puertaLas interrupciones son uno de los mayores problemas que identifican las personas a la hora de poder realizar su trabajo de forma eficiente. En mi experiencia, esta es una afirmación que puede parecer a la vez tan evidente como errónea, pues realmente el problema no está en las interrupciones en sí mismas, sino en la gestión ineficiente que se hace de ellas. Muchas de esas personas piensan que las interrupciones son un mal sobre el que no se puede actuar y, lejos de asumir que ellas mismas pueden actuar eficientemente sobre ellas, culpan del impacto negativo que producen a aquellos que la generan y, en consecuencia, tienen la creencia de que poco o nada se puede hacer para que no afecten negativamente a su trabajo.

Si analizamos el foco u origen causantes de las interrupciones, existen dos tipos de interrupciones: las internas y las externas. Las interrupciones internas, son aquellas que surgen intrínsecamente y que nos provocamos nosotros mismos. Por ejemplo, son recuerdos que se te vienen a la cabeza, ideas que tienes, recordatorios de cosas que tenías que hacer y no has hecho,… Algunas de esas interrupciones son consecuencia de hacer un mal uso de nuestra mente al utilizarla para recordar cosas, mientras que otras son consecuencia de nuestra capacidad creativa y son ideas que se nos ocurren.

Por otro lado, las interrupciones externas son aquellas que vienen derivadas del entorno en el nos desenvolvemos. Por ejemplo, una interrupción externa es una llamada de teléfono, una petición de un colega pidiéndote un dato, el mensaje de whatsapp de tu pareja, el avisador de entrada de correo electrónico en el caso de que lo tengas habilitado, …

Cómo usar GTD para gestionar las interrupciones

Uno de los hábitos productivos que propone la metodología GTD es el de capturar o recopilar todo aquello que capta tu atención. Estés donde estés y hagas lo que hagas, siempre debes estar preparado para poder capturar esa idea que se te ocurre, esa cosa que tenías que hacer y que no has hecho o cualquier otro input que pase por tu cabeza o entorno. El objetivo de desarrollar este hábito es dejar de usar la mente para recordar cosas, algo para lo que es tremendamente ineficiente si estamos hablando de un número significativo de elementos a recordar (lo cual es habitual por ser profesional del conocimiento).

Capturar o recopilar en GTD consiste, básicamente, en anotar en algún sitio fiable (al que luego puedas y vayas a acudir a revisarlo) aquello que ha captado tu atención (interrupción interna o externa), de manera que anotes esa cosa para pensar y decidir que haces con ello más adelante. La idea que hay detrás de capturar en GTD es que anotes esa interrupción y sigas con lo que estabas haciendo, sin dedicarle más tiempo del necesario que el anotarlo en algún sitio (una libreta, un móvil, un post-it,…).

Teniendo todo lo anterior en cuenta, para gestionar las interrupciones de manera eficiente usando GTD lo único que vas a tener que hacer es desarrollar el hábito de capturar o recopilar esas interrupciones. Cada vez que aparezca en tu radar una interrupción, interna o externa, enfoca tu atención hacia ella, capturalá y reenfoca tu atención hacia lo que estabas haciendo. Ya verás más adelante qué hacer con ella para terminar de gestionarla, pero no le dediques ni un minuto más en ese momento.

Ya, pero hay interrupciones que debo atender si o si… ¿seguro?

En los talleres que facilito sobre mejora de la productividad personal, una de las consultas o dudas que suelen surgir respecto a este tema es qué hacer con aquellas interrupciones que si o si deben ser atendidas. Es un asunto curioso y, como diría mi amigo y colega artesano Antonio José Masiá (@ajmasia), cargado de creencias.

Lo primero, creo que es necesario revisar la creencia de cuándo una interrupción debe ser atendida. Una interrupción, de por sí y objetivamente, no tiene una naturaleza predeterminada para ser o no ser atendida. Será el paradigma de cada persona lo que desencadene el prestarle la atención de hacer algo con ella en ese momento o no, en función de las consecuencias que ello pueda tener. Y para poder hacer esto con el mayor criterio posible es muy importante tener clara la perspectiva de tu trabajo para tomar buenas decisiones. Por ejemplo, atender la llamada de un jefe podría parecer ser una interrupción de esas que hay que atender en el momento en el que se produzca si o si. Pero eso sólo puede ser analizado en cada caso y en ningún caso tiene una naturaleza axiomática ya que, por ejemplo, puedas estar en una entrevista con un cliente relevante y que sea más importante que atender esa llamada.

Sin embargo, una vez que hemos, de manera consciente, tomado la decisión de no capturar esa interrupción y ponernos a hacer algo con ella directamente (te aseguro que serán muy pocas), es muy sencillo gestionarla: dedica tu atención plenamente a ella. No tiene mucha más historia, lo único que deberías tener en cuenta es capturar y anotar qué es lo que estabas haciendo antes y por dónde ibas en esa acción, para que una vez hayas finalizado de atender la interrupción vuelvas a tu trabajo anterior de forma eficiente.

Conclusiones

Como verás no se trata de no atender las interrupciones de tu entorno. No se trata de aislarte del mundo que te rodea ni convertirte en el “borde” de la oficina, aunque esto último no es mala opción si el territorio es muy hostil 😉

Se trata de que seas consciente de que atender las todas interrupciones según surjan es altamente ineficiente e innecesario. Se trata de que seas consciente de que tú eres el único responsable de decidir a qué le dedicas tu atención en cada momento. Se trata de que seas consciente de que no todas las interrupciones tienes que gestionarlas igual, siempre que tengas claras las consecuencias que ello supone. Se trata de que captures y anotes todas las interrupciones para, posteriormente, decidir que hacer con ellas.

Se trata, en definitiva, de que seas consciente de que puedes gestionar de manera eficaz las interrupciones, siendo más eficiente y reduciendo significativamente tu estrés. Y eso con GTD es posible y, si lo intentas, es muy fácil. ¿Te animas?

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