Hábitos y método: los aliados de la eficiencia en el siglo XXI

Tomando impulso gracias a los hábitos

En el post de la semana pasada, escribía sobre lo que según mi experiencia aportan verdaderamente a la mejora de la productividad el uso de herramientas y de los  trucos productivos. No es que no valgan para nada, no es eso. Sin embargo, en mi caso no hubo un salto cualitativo ni cuantitativo de mejora significativa en mi organización, eficiencia ni de reducción de estrés. Empecé a conseguir todo esto cuando, reconozco que al principio sin ser consciente de ello, desarrolle ciertos hábitos productivos apoyados en la metodología de productividad personal Getting Things Done, de David Allen.

Hábitos productivos: calentando motores

Un hábito no es más que un comportamiento repetitivo e inconsciente. Cuando hablamos de eficiencia personal en el trabajo del conocimiento, el hábito juega un papel fundamental. Sin embargo debemos ser conscientes de que tenemos hábitos  buenos, que debemos desarrollar y potenciar, pero también malos hábitos de los cuales es importante deshacerse y desaprender.

De manera más específica, un hábito productivo es esa conducta o comportamiento repetitivo e inconsciente que te ayuda a conseguir tus resultados de manera eficiente. En mi caso, algunos de los hábitos productivos que he desarrollado con el tiempo son:

  • no leer el mail a primera hora de la mañana, o al menos no ser lo primero que hago al ponerme a trabajar.
  • no atender el teléfono mientras estoy concentrado en terminar una acción concreta
  • apuntar en algún lugar todo lo que llama mi atención o sobre lo que tengo que actuar posteriormente
  • revisar periódicamente esos lugares donde anoto las cosas
  • organizar mi trabajo en función de lo que necesito para hacerlo, ya sean circunstancias, lugar, personas, herramientas, …
  • no clasificar u organizar el mail en carpetas
  • centrarme en hacer una sola cosa cada vez
  • trabajar sobre varias listas de acciones muy bien definidas
  • etc…

Recuerda que, cuando hablamos de implantar hábitos productivos también hay que desterrar los hábitos improductivos. De esta manera, comenzarás a notar resultados verdaderamente significativos.

Si quieres algunos otros ejemplos de hábitos productivos, te recomiendo este post de Jero Sánchez que escribió hace algún un tiempo pero que sigue siendo perfectamente válido y, sobretodo, muy útil.

Despliega todo tu potencial: usando metodologías basadas en hábitos productivos

Es evidente que cuantos más hábitos productivos desarrolles más eficiente serás. Sin embargo, el simple desarrollo de hábitos productivos (y, no te olvides, la eliminación de los improductivos) no es suficiente para poder desplegar todo tu potencial de eficiencia en el trabajo del conocimiento. Para poder hacerlo, es muy útil contar con “algo” que ayude a saber qué hábitos debes desarrollar, cómo debes desarrollarlos y en qué secuencia los debes usar para que el rendimiento sea el óptimo. Es decir, será necesario saber qué método has de usar para obtener la máxima eficiencia de los hábitos productivos.

Por ejemplo, GTD es precisamente una metodología de productividad personal basada en hábitos. En GTD, David Allen recoge los principales hábitos que un trabajador del conocimiento debe desarrollar para enfrentarse a su día a día de manera eficiente, y además cómo y en qué orden han de ejecutarse. Usar de manera aislada alguno de los hábitos de GTD te ayudará a mejorar, pero esa mejoría no será nada en comparación con el hecho de usarlos todos de manera global y conjunta. De hecho la diferencia entre usar GTD y no usar GTD está ahí, en usar todos los hábitos tal y como se plantean en la metodología o en usar un subconjunto de ellos.

Las metodologías basadas en hábitos productivos intentan replicar, de alguna manera, la aportación en términos de eficiencia de los procesos productivos de las cadenas de producción al trabajo del conocimiento. En el trabajo del conocimiento, la obtención de resultados también tiene “secuencias” en las cuales se puede optimizar el empleo de recursos (fundamentalmente la atención) y para ello es importante disponer de una metodología que ayude a la ejecución eficiente de esas secuencias. Por ejemplo, es más eficiente, si dispones de un ordenador, que realices todas las tareas que tengas que realizar con él, aunque pertenezcan a diferentes proyectos, que el ir saltando entre diferentes acciones de un mismo proyecto que debas realizar con distintas herramientas o en lugares diferentes, porque puede que en ese momento no dispongas de ellas o no estés en el lugar adecuado.

En mi experiencia, para poder mejorar la eficiencia en el trabajo del conocimiento es importante ser consciente de que el desarrollo de hábitos y metodologías basadas en hábitos productivos es lo que verdaderamente te puede ayudar. Es cierto que te llevará más tiempo y esfuerzo emprender ese camino que el de la búsqueda de la herramienta perfecta y los trucos de “corto alcance”, pero también es cierto que los resultados serán mucho más evidentes y satisfactorios.

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