Mis hábitos con GTD: cómo delego y uso la lista de “A la espera”

Boígrafo escribiendo "Mi responsabilidad" en inglésHace unos cuantos posts comentaba el significado que tiene para mi el hábito de usar una lista que contenga todos los asuntos de los que estés esperando respuesta por parte de otras personas. En GTD, este hábito se llama “delegar” y tiene su soporte en la  lista “A la Espera”.

Me encanta el concepto de delegar en GTD porque es muy diferente al concepto tradicional. Ese concepto tradicional, normalmente, implica delegar jerárquicamente de directivo a mando intermedio o de mando intermedio a trabajador. Siempre en sentido descendente. De arriba hacia abajo. Command and Control.

En GTD, delegar tiene un enfoque esférico: delegas en cualquier dirección ya que quedas a la espera de que alguien haga algo o complete un resultado independientemente del cargo, la posición o responsabilidad de esa persona. Este enfoque además permite que ese “delegar” sea eficiente pues delegas hacia la persona mejor preparada, según las circunstancias, para realizar esa acción. Te abre un abanico de posibilidades eficientes que el “delegar” tradicional no hace.

Dando soporte a “Delegar”: la lista “A la Espera”

Si echas un vistazo al flujo de trabajo en GTD, cuando tomas la decisión de delegar algo inmediatamente debes anotarlo en la lista “A la Espera”. No importa la herramienta que uses para implementar tus listas. Si usas una herramienta de “baja tecnología” como un cuaderno, puedes reservar un par de hojas para anotar los elementos que delegas. Si, has leído bien: puedes implementar GTD con lápiz y papel. Si usas un gestor de listas software, puedes implementar una lista específica para incluir ahí todos los elementos que deleges.

Todos los elementos que acaben en la lista de “A la espera” deberían contener la suficiente información como para permitirte tomar decisiones eficientes cuando la revises. En mi caso, esta es la información básica que incluyo en la lista:

  • el elemento (acción o resultado) que he delegado, descrito con lenguaje claro y preciso
  • la persona a quien se lo he delegado
  • la fecha de cuando lo delego. Es una información opcional que no siempre incluyo
  • el proyecto al que pertenece, si es que pertenece a alguno, o si no pertenece a ningún proyecto. Puede ser una información opcional, pero en mi experiencia muy recomendable

Cómo funciona mi lista de A la Espera

Pues sinceramente, espero que de forma muy parecida a la de otros usuarios avanzados de GTD ;-). Ya sabes que versionar el uso de GTD suele ser una muy mala idea, por muy especial que te sientas, salvo que ello acabe en una aportación de valor objetiva y universal. Pero eso es otra historia.

A día de hoy, utilizo una única lista “A la espera”. Sin embargo, me estoy planteando el uso de una segunda lista con el objetivo de separar los elementos que he delegado en función de si los tengo que revisar diaria o semanalmente. Tienes más información en este post de José Miguel Bolívar.

En mi lista de “A la espera” acaba cualquier acción o proyecto cuya ejecución o resultado puede hacer otra persona que no sea yo, tanto a si tiene (obligación) como si objetivamente es mejor que lo haga esa persona (ya sea por capacidad, habilidad, conocimiento o actitud) a que lo haga yo mismo.

Lo que no revisas en GTD no tiene utilidad

Como cualquiera de las listas existentes en GTD, la lista “A la espera” debes revisarla para que resulte útil. El simple hecho de delegar no asegura que aquello que hayas delegado acabe siendo realizado.

En mi caso, reviso la lista de “A la espera” periódicamente cada dos o tres días. Como comentaba antes, tengo la sensación de que podría ser más eficiente con otro tipo de organización y revisión: división en dos listas, una de revisión diaria y otra de revisión semanal. Ya veré que hago.

Al revisar la lista, paso por todos y cada uno de ellos actuando “quirúrgicamente”. Es decir no reclamo ni me intereso por todos y cada uno de ellos cada vez, ya que hay que ser consciente de la naturaleza de cada elemento y, por tanto, del tiempo que se precise para realizarlos (¿otro argumento para, al menos, dos listas “A la espera”?).

Por otro lado, muchas de las cosas que delego lo hago por email. Por ello, me es muy útil tener una carpeta de soporte (no confundir con la propia lista de “A la espera”) a esos elementos que he delegado por este medio. Gracias a esta carpeta de soporte, donde guardo los emails que envío con acciones o proyectos que delego, me es más sencillo hacer el seguimiento.

Conclusión…

Desarrollar el hábito de “delegar” y usar a lista “A la espera” son de las cosas más útiles que puedes hacer para mejorar tu eficiencia. Su aplicación es sencilla y te va a aportar resultados en el corto plazo, además de una gran tranquilidad al saber que tienes un listado actualizado de todo lo que no harás tú pero sobre lo que sí eres responsable. Porque es importante que seas consciente de que lo que delegas es la acción o el resultado, pero no la responsabilidad. Realmente esa es la clave de cómo delego y uso la lista de “A la espera”.

 

 

2 pensamientos en “Mis hábitos con GTD: cómo delego y uso la lista de “A la espera”

  1. Jose Bermudez

    Hola,

    Como me ha gustado este post sobre la lista de “A la espera”. Para mi ha sido una de los temas que más me gustan del GTD.
    El tener el hábito de anotar a quien le delegas cualqueir acción tiene muchísimo poder.

    Yo por ejemplo lo uso mucho cuando le paso un informe para revisar a mi jefa. Aunque es mi jefa, le he pasado el informe para su revisión. ASí que pongo esa acción en la lista de a la espera.

    Gracias a ello, tengo el proyecto, informe cogido por los cuernos. Controlo todas las etapas en las que me encuentro. Y lo mejor de todo, es la cara de mi jefa cuando le recuerdo que “me debe” la revisión de varios informes, o contestaciones de email.

    1 abrazo!

    José

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    1. David Sánchez Autor

      Hola José,

      esa sensación de control es una maravilla, ¿verdad?. Como comentaba en el post es uno de los hábitos que más retorno evidente en el corto plazo, al menos en mi experiencia.

      Un abrazo… y no seas muy “duro” con tu jefa 😉

      Responder

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