No uses una lista única de tareas

No uses una lista única de tareas

No tiene ningún sentido utilizar cosas que no te funcionan para mejorar tu efectividad personal. Un ejemplo de estas cosas que no funcionan es la lista única de tareas.

Muchas personas usan una única lista de tareas como medio para organizar su trabajo. La mayoría de estas personas ya son conscientes de que esa única lista de tareas es inútil para poder organizarse de manera efectiva, pero lo siguen haciendo  porque no conocen otra cosa.

Usar una lista única para organizar el trabajo es una pérdida de tiempo. Puede que en el caso de tener muy pocas cosas por hacer, una lista única pueda ser de utilidad. Sin embargo, cuando ese volumen de cosas es considerable y crece sin parar, utilizar una lista única es un despropósito para trabajar de manera efectiva.

Emplear una lista única de tareas para organizar un número elevado de cosas por hacer presenta serios inconvenientes. Al ser una lista única, todos los elementos que tienes en ella están mezclados. Tendrás elementos que serán acciones, proyectos, ideas, datos, cosas que has pedido a otras personas… Esta mezcla es algo que impactará negativamente en tu efectividad, porque te va a obligar a tener que pensar qué es cada elemento cada vez que revises la lista. Como dice mi colega José Miguel Bolívar, a nuestro cerebro no le gustan las mezclas y, dado que como profesionales del conocimiento nuestro cerebro es nuestra principal herramienta de trabajo, no sería muy inteligente ponerle las cosas difíciles.

Como ya sabes, para poder ser una persona eficaz debes elegir bien qué es lo que haces y qué es lo que no haces, y para poder elegir bien debes tener claras cuáles son las opciones que tienes para elegir. Si tu lista única de acciones tiene muchos elementos, deberás revisarla desde el principio hasta el fin para poder saber qué elemento, de entre todos,  vas a escoger para ponerte a trabajar. ¡Hacer esa revisión constantemente es agotador e ineficiente, ya que la tienes que hacer cada vez que vayas a elegir algo de la lista para hacer!

Muchas personas pretenden mejorar su efectividad y trabajar mejor usando un sistema basado en una lista única. Cuando conocen metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, que basan la organización del trabajo en varias listas, su primera impresión es que son sistemas complejos. Sin embargo, es una sensación que desaparece en cuanto entienden que la complejidad de un sistema no te lo da el número de elementos que lo componen, sino lo ineficiente que resulta usarlo.

Para mejorar la organización de tu trabajo y ser una persona más efectiva deberías olvidarte de usar una lista única de tareas. En próximos post profundizaremos en cómo podemos sustituir este sistema ineficiente por otro sistema más efectivo y que te ayudará a trabajar mejor. Cuento contigo.

9 pensamientos en “No uses una lista única de tareas

    1. David Sánchez Autor

      Lo haremos Iván. Una pista: la idea consiste en usar varias listas, bien organizadas 😉

      ¿Qué es lo que usas ahora?

      Gracias por pasarte por el blog y un saludo

      Responder
    1. David Sánchez Autor

      Bueno Pablo, como le decía a Iván, lo desarrollaremos en próximos post. Pero la idea central consiste en usar varias listas con elementos bien organizados. Lo desarrollaremos.

      ¿Qué es lo que usas ahora?

      Gracias por pasarte por el blog.

      Un saludo

      Responder
      1. PABLO

        Hola,
        Creo que no es lo mismo la planificación diaria, la táctica y la estrategia. Creo que pueden requerir listas diferentes.
        Lo que no casa, en absoluto, con lo que sabemos de neurociencia hasta ahora, es ese comentario de que al cerebro no le gustan las mezclas… ya sé que no es tuyo, e intentado entender en qué se puede basar, he estado leyendo los posts de la persona que citas y no he visto que se base en nada más que en una opinión muy muy personal. Suena plausible y pegadizo, pero creo que eso solo lo aguanta el papel. O la pantalla, en este caso…
        Quizá te interese este vídeo de Big think que acaba de salir, en el que habla sobre un enfoque muy particular del uso de listas.
        Un saludo
        http://bigthink.com/videos/charles-duhigg-on-the-science-of-to-do-lists?

        Responder
  1. Agustín M

    Hola, yo empleo dos listas( cuadernos), uno donde anoto todo ( sea lo que sea), esta es digamos la lista de las cosas que se pueden convertir en tareas o no correspondientes al mes en curso o a más a largo plazo, a las cuales pongo fecha para decidir que hacer o para hacer directamente. Luego tengo otra lista diaria, la cual dejo preparada y estrucutarada antes de terminar cada jornada para el día siguiente. Llevo desde enero usando este forma de organizarme y la verdad es que todo va sobre ruedas. Ojo ,estoy esperando a leer su próxima entrada para pulir la técnica.
    Un saludo.

    Responder
    1. David Sánchez Autor

      Hola Agustín,

      veo que ya has dejado de usar una única lista. La idea es usar todas las listas que sean necesarias. Pero por lo menos tu ya has dado un paso 😉

      Un saludo

      Responder
  2. Pingback: Descubriendo la Unidad Personal de Acción (UPA) | Óptima Infinito | Efectividad centrada en las personas

  3. Pingback: OPTIMA3: De las «listas» a las «vistas» | Óptima Infinito | Efectividad centrada en las personas

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *