VIII Jornadas OPTIMA LAB: Dando paso a la proactividad

Octavas Jornadas desde aquellas que celebramos en Septiembre de 2014. El tiempo avanza. Nosotros también. Jornadas que ayudan a cimentar, apalancar y desarrollar nuestro trabajo artesano. Cada jornada es especial y única. La madurez de la red es un hecho.

En estas VIII Jornadas hemos abierto perspectiva en varios temas. Principalmente en aquellos relacionados con la actividad comercial de la red. Decía Peter Drucker que el resultado de un buen negocio deben ser clientes satisfechos. Con especial foco en esa línea hemos venido trabajando de forma intensa, consiguiendo resultados muy satisfactorios desde que comenzamos. Ahora, ha llegado el momento en el que podemos ampliar el foco.

Es más que probable que, al centrarnos en lo que nos teníamos que centrar durante este tiempo (desarrollo de productos y servicios de manera artesana, definir y afianzar nuestro branding, establecer nuestro modelo de trabajo como red productiva, …), no hayamos podido dedicar atención suficiente a cómo hacer llegar a la sociedad en general, y a nuestros potenciales clientes en particular, el propósito y la utilidad del trabajo que desarrollamos.

Puede que las circunstancias nos llevasen a dejar en manos de la reactividad ese trabajo. Al  menos, en mi caso particular, es posible que no haya sabido integrar adecuadamente el espíritu artesano con las actividades comerciales. Pero eso ha cambiado. Uno de los aprendizajes de estas jornadas ha sido la conclusión de que “usar métodos invasivos de acercamiento a los clientes” es diferente a “comunicar de forma proactiva para propiciar oportunidades de colaboración genuina”. Nos ha llevado tiempo y debate llegar a esta conclusión, pero hemos encontrado el camino.

Comprobar y confirmar que la efectividad personal ayuda a mejorar la vida de las personas nos hace tomar la responsabilidad de ser proactivos en dar a conocer lo que hacemos. La solución, como en muchas ocasiones, ha aparecido de forma serendípica: será la propia red la responsable de hacer llegar a nuestros clientes potenciales qué hacemos, para qué lo hacemos y cómo lo hacemos. Todo un reto.

Otro aspecto que me resultó muy interesante fue el feedback recibido por Jordi Fortuny sobre diversos aspectos de nuestra actividad como red. Jordi se incorporó a la red hace unos meses, lo que le ha permitido poder observar «desde fuera» y contrastar «desde dentro» lo que hacemos en las «calderas» de la red. Su feedback vino a confirmar y enriquecer muchas de las cosas que ya teníamos identificadas y sobre las que trabajaremos en el futuro. Aprovecho para dar la bienvenida a Jordi como nuevo compañero de viaje 😉

Por otra parte, la experiencia va afianzando nuestra forma de trabajar durante las Jornadas. Aprovechamos lo que ya funciona e incluimos las mejoras quirúrgicas necesarias donde vemos que tiene sentido. Además, tengo la sensación de que somos más competentemente conscientes en poner en práctica proactivamente diversas habilidades cuando la situación lo requiere. Esto es algo que hacemos de manera efectiva gracias, entre otras cosas, al conocimiento y puesta en práctica del modelo de roles de Belbin®.

¿Y en lo personal?. Bueno, tal y como comenté en la ronda final de feedback de cierre, me he sentido muy cómodo en estas Jornadas. Creo que las necesitaba para poder tener un “respiro” del día a día. Mi final de año 2016 ha sido complicado, confluyendo aspectos personales y profesionales que me han hecho tener que afrontar asuntos que estaban latentes. Las cosas vienen como vienen y, cuando lo hacen, lo correcto es afrontarlas. Es ahí donde suele estar la oportunidad. Vamos a ver cómo discurren los acontecimientos porque, este año 2017, hay que tomar decisiones.

Las Jornadas me inspiran a hacer un ejercicio de reflexión y balance personal de lo que he hecho y cómo lo he hecho en el periodo entre Jornadas. Es algo que me ayuda a coger perspectiva y, sobre todo, a aprender. El último trimestre pasé por momentos irregulares y tuve que centrarme en aquello en lo que debía centrarme, no pudiendo atender ciertos proyectos con la solvencia adecuada. De todo, afortunadamente, se aprende.

Estar en OPTIMA LAB es un ejercicio de responsabilidad, coherencia y un reto. Me permite estar en sintonía con el propósito de sentirme útil ayudando a los demás. Algo que se refuerza cuando las personas con la que puedo trabajar la efectividad, o simplemente hablar sobre ello,  ven que su vida mejora en algún aspecto. Eso, sin duda, tiene un gran valor.

Ya estamos preparando las próximas Jornadas, las cuales tendrán lugar antes del verano. Los próximos meses vamos a poner en marcha muchos proyectos clave para nuestra actividad, algunos de carácter muy especial y que van a tener un gran impacto. Va a suponer un reto en general para la red y, de manera especial, también a nivel personal para mí.

Por último, dar las gracias a Paz, José Miguel, Jero, Jordi, AJ y Cruz por estos días de trabajo y convivencia, y aprovecho para mandar un fuerte abrazo a Jesús. ¡Es un placer seguir creciendo con vosotros!

Muchas urgencias son neglicencias

 

Todas las personas tenemos que atender imprevistos. Forman parte de la realidad. Y, en cierto sentido, se pueden considerar como un aliciente a la rutina del día a día.

El que todo cambie más a menudo y vivir en entornos VUCA hace que los imprevistos aparezcan con mayor probabilidad. Cuando esto ocurre, lo mejor que puedes hacer es reaccionar de la mejor manera posible.

Luego tenemos las mal entendidas “urgencias”. Hay personas que viven permanentemente en ellas. Algunas creen que debe ser así y que es imposible hacer nada por evitarlo. Otras creen que dar esa imagen les hace más interesantes e, incluso, aumenta su valor como profesionales. Obviamente, están equivocados.

Me atrevo a decir que, en la mayoría de las ocasiones, las urgencias no son imprevistos que surgen de la nada. En la mayoría de los casos son, como dice David Allen, “inputs mal gestionados”, neglicencias (cómo dice mi amigo José Miguel Bolívar) o descuidos a la hora de gestionar correctamente el trabajo al no tratar, en su momento, ese asunto como se debería haber hecho.

Muchas de tus urgencias son la consecuencia de creer que te acordarás de hacer cosas porque tu mente es privilegiada, o de no dedicar atención adecuada a pensar lo suficiente sobre las cosas o, entre otras cosas, de ir reaccionando ante todo lo que va surgiendo en tu entorno creyendo que tienes que hacerlo todo.

Si eres de los viven permanentemente en la urgencia, podrías reflexionar sobre qué debería haber ocurrido para que esas urgencias no se hubiesen producido. ¿Qué estaba en tu mano hacer para evitarla?. ¿Qué podrías haber hecho diferente?. Es muy posible que ahí encuentres la causa de la neglicencia de la que hablaba antes. No eches balones fuera.

Porque una cosa es un imprevisto y, otra, una neglicencia. Lo primero, simplemente ocurre. Lo segundo se puede evitar.

Poco a poco será suficiente

Mucha gente quiere conseguir de manera inmediata sus resultados. Y la mayoría de las veces, en estos casos, rápido es sinónimo de mal.

Generalmente, trabajar de manera acelerada es consecuencia de no haber empezado a trabajar antes. Se pierde criterio y perspectiva, y se desperdician recursos. Si finalmente consigues el resultado, no suele ser el deseado.

Empezar a trabajar en algo cuanto antes, después de pensar y decidir de manera objetiva sobre ello, es lo correcto. Hacerlo de otra manera hará que, probablemente, tengas que trabajar de manera estresante cuando se aproxime la fecha de entrega. Perderás efectividad en lo que haces.

Se trata de trabajar sin estrés empezando antes. Por muy lejos que parezca que está tu objetivo, normalmente está más cerca de lo que crees. Esa realidad imposible de controlar te lo suele poner difícil y es caprichosa con los imprevistos que tanto te disgustan.

Evita los atracones de última hora y prepárate, lo mejor posible, para las sorpresas. Porque si empiezas a trabajar antes, hacerlo poco a poco será suficiente para conseguir resultados sin estrés.

Eso que buscas

Eso que buscas es GTD

Llegas a primera hora a la oficina. Gracias al madrugón que te has dado, consigues que el tiempo que te suele llevar ir de casa al trabajo se haya quedado en menos de la mitad. Todo un récord.

A esa hora temprana la oficina es un mar en calma. Muy diferente a la tempestad en la que se convierte a media mañana, cuando todo el mundo ha llegado y comienza a trabajar. Te resulta extraño tanto silencio. La mezcla de sueño y tranquilidad hacen que sientas relajado.

Miras el reloj. Tienes dos horas hasta que la mayoría de la gente empiece a llegar. Dos horas para que empiece a sonar el teléfono, para distraerte con las conversaciones de oficina, para que tu jefe comience a pedirte cosas «para ya» y las circunstancias vayan cambiando tus prioridades. Así no hay quien trabaje. Así no hay quien planifique. En realidad, aunque no lo sabes aún, son excusas que te pones.

Haces el esfuerzo de centrarte en el momento. Dos horas para ti y para poder dar un buen empujón a tu trabajo pendiente. Un privilegio que piensas aprovechar.

Llega el momento de elegir por dónde empezar a trabajar de entre todo lo que tienes que hacer. Sabes que hay mucho por hacer pero, realmente, no sabes qué es lo que debes hacer. No sabes por dónde empezar.

Ante esta situación, un mal hábito adquirido durante años se adueña de tu indecisión: abres el correo electrónico para ocuparte de algo de lo último que te haya llegado. Entre tanto mensaje, buscas algo que te guste, que te resulte fácil o que te vaya a llevar poco tiempo. Quieres aprovechar para hacer cuantas más cosas mejor aunque no te paguen por ello.

A medida que pasa el tiempo te vas quitando cosas de encima. Intuyes que la mayoría son tonterías o cosas que pueden esperar a otro momento. Sin embargo, ir borrando y archivando emails te da la sensación de que estás siendo una persona muy productiva. Nada más lejos de la realidad.

De pronto, te acuerdas de que tienes que terminar un informe para entregar mañana como último día de plazo. Tu pulso se acelera y comienzas a recordar más cosas. Te comprometiste con tu jefe a responderle a la previsión de cifras que te pidió hace varias semanas. Además, caes en la cuenta de que necesitabas una información previa, pero no te acuerdas qué era ni a quién se la tenías que pedir… Sientes que el día empieza a torcerse.

La sensación de agobio hace que, como por arte de magia, te olvides de tu bandeja de email. Esa que te dictaba sin criterio que ir haciendo. Puede que no seas consciente aún, pero en el fondo sabes que esa no es su función. Tienes que dejar de fiarte de ella para eso.

Pasadas dos horas desde que llegaste, tus compañeros de trabajo empiezan a aparecer en la oficina. Saludos, disertaciones sobre el partido de fútbol de ayer, blasfemias contra el tráfico y trivialidades meteorológicas para ir calentando motores. Tu mar en calma comienza a agitarse. Los tambores de guerra de tu día a día empiezan a sonar. En lugar de haber avanzado las cosas que debías te has dedicado a hacer cosas que, ahora, entiendes que podían haber esperado.

Empiezas a sentir una mezcla de nervios, estrés y frustración. Si hubieses tenido bien claro lo que tenías que hacer, no te habrías puesto a trabajar sobre el correo a primera hora. En su lugar, te habrías ocupado de ese informe que debes enviar. Maldito email.

Piensas que debe haber una forma de organizarse mejor, de poder entregar las cosas a tiempo, de que no se olviden las cosas,… Un forma de dejar de estar al final de la cadena alimentaria de la productividad: dejar de ser presa de las circunstancias siendo zarandeado cada día por tu realidad y pasar a tomar el control.

La buena noticia es que, eso que buscas, existe. Conseguir estabilidad, dejar de sentir constantemente esa sensación de descontrol, poder recuperar las riendas de tu día a día cuando tengas necesidad, tener criterios para decidir qué hacer y qué no hacer, elegir la mejor opción para empezar a trabajar en función de tu situación, … Esta forma de trabajar, ya existe.

Tienes el problema pero también tienes la solución. Porque eso que buscas, se llama GTD®.

Aprender a trabajar

Aprender a trabajar

Nos han enseñado a leer, a escribir, a hablar,… También matemáticas, física, literatura, latín, química,…

Nos han enseñado a comportarnos, a ser educados, a respetar a los demás,… En algunos casos, también valores, actitudes,…

A lo largo de nuestra vida nos han enseñado muchas cosas. Al menos lo han intentado. Lo que cada uno haya aprendido ya es cosa suya.

Enseñanzas bajo la esperanza de prepararnos para afrontar un mundo profesional que ya no es como era. Enseñanzas obsoletas para tiempos modernos. Se le deberían encender las alarmas a más de uno.

Tampoco voy a ser un cenizo y machacar lo que todos saben: la educación tradicional no es suficiente para preparar a las personas a relacionarse de forma óptima con la realidad actual y, mucho menos, con su trabajo. Que se lo pregunten al estrés, a la ansiedad, a eso de no parar ni un minuto,…

El sistema educativo debe cambiar y esperemos que lo haga. Pero aquellos que ya no vamos a volver a pasar por esa trituradora del desarrollo del potencial humano, ¿qué podemos hacer por nosotros?

La realidad es que únicamente una parte de las enseñanzas que recibimos en nuestras etapas pre-profesionales son de utilidad a día de hoy. Y me atrevo a aventurar que esa parte es muy pequeña en la mayoría de los casos.

En la sociedad actual los profesionales tenemos que aprender a trabajar. Sé que esto puede provocar más de una incomodidad e incluso afectar al ego de alguien. Pero es cierto y, en parte, se debe a que no nos han enseñado a hacerlo.

En el trabajo tradicional sí se enseñaba a los trabajadores a realizar su función. Debido a que lo que había que hacer era evidente, se tenía muy claro qué debían aprender las personas para realizar su trabajo correctamente. Además, como esas funciones permanecían estables en el tiempo, tampoco había que preocuparse por refrescar enseñanzas ni conocimientos con frecuencia.

Sin embargo, a día de hoy la situación ha cambiado radicalmente. Lo que tenemos que hacer, nuestro trabajo, no resulta para nada evidente y, además, el cambio es constante. Esto es así, al menos, para la mayoría de las personas. Es muy importante que tomemos consciencia de que somos profesionales del conocimiento, nos guste o no, lo creamos o no y queramos o no.

Por todo lo anterior, es por lo que es necesario que los profesionales aprendamos a trabajar. Y aprender a trabajar es cuestión de aprender a ser personas más efectivas. De ello va a depender el valor de nuestras aportaciones, nuestra felicidad, nuestro desarrollo y, por supuesto, nuestro futuro. Tanto en lo personal y en lo profesional.

La buena noticia es que ya sabemos qué es lo que podemos hacer para trabajar mejor y de manera efectiva. Conocemos bien el entorno: sabemos que es VUCA, líquido y condicionado por la tecnología. Además, gracias al trabajo de figuras como Peter Drucker, Stephen Covey o David Allen, entre otros, y a la ciencia cognitiva sabemos lo que hay que hacer para ser personas efectivas, eficaces y eficientes. Tenemos todo lo necesario para trabajar mejor gracias a metodologías como GTD® y OPTIMA3®.

Ya sabemos cómo gestionar de manera eficaz las interrupciones, cómo evitar que se nos olviden cosas, qué hacer para entregar nuestros proyectos en plazo y sin estrés, la importancia de pensar y decidir qué hacemos y qué no hacemos, cómo delegar de manera eficiente, etc… Sabemos cómo trabajar de manera más enfocada y concentrada, aprovechando de manera óptima nuestros recursos y capacidades. Es decir, que sabemos muchas cosas para poder trabajar mejor.

Afortunadamente, aunque no nos hayan enseñado a trabajar, ya tenemos a nuestro alcance lo que necesitamos para aprender y comenzar a trabajar mejor, de manera más efectiva. Todo depende de nosotros. ¿Te animas a aprender a trabajar?