Llévate la efectividad a lo personal

Bola de metal con el símbolo del Ying-Yang en su interior en color naranja para representar llevar la efectividad al plano personalSe mire por donde se mire, la efectividad es algo personal.

Se hable de efectividad personal o de efectividad organizativa, la verdad es que todo empieza y termina en las personas. Te recomiendo que veas el vídeo que comparto más abajo de David Criado en TEDx.

Si una organización quiere ser más efectiva, debe empezar por ayudar a las personas a ser más efectivas.

Si una persona quiere ser más efectiva, debe empezar por ayudarse a sí misma a serlo.

Sé que esto último puede sonar extraño, pero es cierto. La tendencia  habitual es la de echar balones fuera  y pedir inútilmente al entorno que cambie. Y ya sabemos los resultados que eso ofrece.

Como resulta evidente que la efectividad es algo personal, es mejor afrontar su aprendizaje y desarrollo teniendo en cuenta todos los ámbitos de tu vida. Al final somos un «todo» indivisible.

GTD en lo personal y en lo profesional

En ocasiones, cuando las personas se acercan a GTD®, su primer impulso es aplicarlo solo a la parte profesional. Es algo instintivo que también me ocurrió a mi.

Probablemente, se deba al hecho de que, a priori, las causas más evidentes de la frustración, el estrés, la sensación de no llegar a todo, agobio, etc…, puedan procedan del ámbito laboral.

Pero sabemos que muy pocas veces se quedan exclusivamente ahí. Los compromisos y responsabilidades personales y familiares pueden dar lugar a situaciones poco deseables similares a las que se pueden dar en el ámbito laboral.

En mi experiencia, y en la de todos los usuarios que conozco, GTD® demuestra su potencia cuando se usa como un sistema completo y se utiliza en todos los planos de nuestra vida.

Y ello se explica, precisamente, porque  GTD® está construido atendiendo a los aspectos cognitivos de cómo funciona nuestro cerebro.

Resulta poco discutible que nuestro cerebro funciona de la misma manera en casa o en el trabajo, en la vida personal o en la profesional. Y eso es porque nuestro cerebro es único.

Además, cuando desarrollas un hábito lo haces como persona. Lo generas tanto en tu vida personal como profesional. Por ejemplo, si tienes el hábito de ponerte el cinturón de seguridad al montarte en el coche, lo tienes cuando montas en el coche para ir a trabajar o para ir de vacaciones.

Si la efectividad es personal… que sea para cualquier persona

GTD® se compone de una serie de hábitos y comportamientos que son muy útiles para cualquier persona.

Da igual cómo sea esa persona: organizada o desorganizada, ordenada o desordenada, de carácter impulsivo o tranquilo, metódica o caótica,… Es indiferente.

Del mismo modo, GTD® es tan flexible que también es útil para las diferentes situaciones por las que pasamos las personas a lo largo de nuestra vida:

  • Desde momentos de mucho estrés y carga de trabajo, hasta momentos de más tranquilidad
  • Es igual de útil para estudiantes que para personas en puestos directivos o emprendedores
  • Tengas muchas responsabilidades familiares o pocas
  • Si trabajas en casa o lo haces fuera
  • Etc…

GTD® es abstracto a las situaciones específicas. De ahí su gran aceptación por tantas personas en todo el mundo.

Conclusión

Si estás pensando en empezar a aprender GTD para conseguir, de una vez por todas, organizarte mejor, trabajar con mayor enfoque y, en definitiva, empezar a controlar la situación en lugar de que ella te domine a ti, recuerda que tienes un sistema para obtener lo mejor en el plano profesional y personal.

Así que deja de buscar excusas, céntrate en lo que puedes empezar a hacer y llévate la efectividad a lo personal.

 

La efectividad se puede aprender

La efectividad personal es una competencia que surge para dar respuesta a diversas necesidades y situaciones de nuestra sociedad actual.

Necesidades y situaciones que son consecuencia de la realidad que vivimos. El exceso de información al que nos vemos sometidos, la rapidez y magnitud de los cambios que se producen, el no llegar a tanto trabajo, las supuestas urgencias de todos los días, prestar atención a mil cosas a la vez sin hacerlo a ninguna en concreto,… Seguro que alguna o todas te resultan familiares.

Afortunadamente, atrás quedan ya las excusas y creencias de que hay que nacer con determinado talento para desarrollar determinadas competencias y habilidades.

Eso se creía antes, por ejemplo, sobre los profesionales comerciales, los roles gerenciales y otro tipo de perfiles. El tiempo, y la experiencia, ha demostrado que se pueden desarrollar los comportamientos y habilidades de esas profesiones sin tener un don divino. Sólo se necesita saber qué hacer y dedicar esfuerzo y atención a hacerlo.

También se puede ser una persona efectiva sin tener un don divino. De hecho, cualquier persona puede aprender a ser efectiva. Da igual cómo sea la persona. No importa si es organizada, ordenada, un desastre, olvidadiza,… Esto es un alivio y, a la vez, una faena.

Es un alivio porque conocemos desde hace tiempo lo que hay que hacer para ser una persona efectiva. Además, los avances en ciencia cognitiva siguen confirmando la teoría y las evidencias prácticas de metodologías para mejorar la efectividad personal como, por ejemplo, GTD®.

Pero también, el hecho de que la efectividad se pueda aprender puede verse como una faena por varias cosas.

Lo primero porque nacemos sin los hábitos y comportamientos propios para ser efectivos en la sociedad actual. Desgraciadamente, no vienen de serie en nuestro ADN. Nuestra naturaleza no es la de ser efectivos en el mundo que nos ha tocado vivir. Como se decía en una pequeña fábula que leí hace tiempo: «¿Mala suerte? ¿Buena suerte?… ¡Quién sabe!»

Además, el entorno no ayuda nada: exigencias, exceso de información, constantes interrupciones, cambios constantes, urgencias, distracciones, …, ¿te suena? Vivimos en un entorno más “hostil” que nunca para nuestra manera natural de comportarnos.

Pero, sobretodo, el hecho de que cualquier persona pueda aprender a ser más efectiva es una faena porque lo único que realmente hace falta para conseguirlo es querer hacerlo. Ya sabes, eso que Paco Alcaide llamaría compromiso. Porque, a día de hoy, aprender algo depende de uno mismo. Las circunstancias son las que son y a veces ayudan y otras dificultan, pero nunca impiden.

La buena noticia es que se puede aprender cómo organizarse mejor, a gestionar las interrupciones, a conseguir que no se olviden las cosas, a saber por dónde empezar a trabajar y hacerlo con enfoque, a tener la sensación de que controlas todo lo que tienes que hacer, … Todo esto se puede aprender.

Podemos conseguir trabajar y vivir de forma efectiva y sin estrés en el entorno y en la sociedad que nos ha tocado vivir. Tenemos los conocimientos y las capacidades. La necesidad es evidente.

Quien quiera cambiar y mejorar, está de enhorabuena, porque la efectividad personal es algo se puede aprender.

IX Jornadas OPTIMA LAB: Comunicación, claridad y adaptación

“Los problemas de hoy son el resultado de los problemas del pasado”. Peter Senge

He llegado a estas IX Jornadas con la reserva encendida. Algo cansado y saturado de tantos proyectos y frentes abiertos, personales y profesionales. Habrá que ir pensado en cerrar aquellos que haya que cerrar. El traje de Superman ya va quedando pequeño.

A pesar de llegar como he llegado, estas IX Jornadas han supuesto una inyección de aire fresco y energía en la vorágine del día a día. Un día y medio de paréntesis muy necesario.

Jornadas atípicas en su duración. Día y medio en lugar de los dos días y medio habituales. En ocasiones, los proyectos y el trabajo en cliente dan poca tregua y hay que adaptarse.

También han sido unas jornadas diferentes en su contenido. Dedicamos la tarde del primer día a trabajar, junto a Xavier Vila y Cristina García de Quesada, actualizando el material fotográfico para nuestros perfiles en redes sociales. Una experiencia estupenda que disfruté mucho, gracias a la complicidad y profesionalidad que ambos generaron en la sesión de trabajo. Se nota cuando alguien trabaja siguiendo un propósito y haciendo lo que le gusta. Para tomar nota…

Por cierto, en el collage que encabeza este post, cortesía de Antonio José con material de las sesiones de trabajo con Xavi y Cristina, puedes ver a José Miguel, Paz, Cruz, Jordi, Jerónimo, Antonio José y un servidor. Faltaba Jesús, que no pudo asistir a la segunda jornada.

La jornada completa del segundo día la dedicamos a trabajar en Euroforum, lugar habitual de nuestras reuniones presenciales. Aprovecho para dar las gracias a mis colegas por ofrecerme la oportunidad de dinamizar esta jornada.  

Fue una jornada de mucha reflexión, de mucha comunicación directa y, sobre todo, de sinceridad. En mi opinión, había llegado el momento de hacer una puesta en común del estado del proyecto OPTIMA LAB desde las diferentes perspectivas de quienes formamos parte de ello. La inercia de varios años de trabajo juntos, la responsabilidad de hacer realidad la formaciónGTD® oficial en España y nuestro propósito de hacer llegar la efectividad personal a la sociedad así lo requerían.

Me resultó muy útil evaluar el estado, el sentido y el propósito de nuestra situación como red productiva. Personalmente, siempre he creído que hemos hecho muchas cosas bien y que aún tenemos mucho recorrido de mejora. ¿Cómo surgió el proyecto? ¿Qué ha cambiado desde entonces? ¿Cómo solapan los intereses personales de los nodos en el proyecto? ¿Qué cambiar y para qué hacerlo? ¿Qué hay que seguir haciendo igual y qué hacer de forma diferente?.

Preguntas necesarias que provocaron reflexiones, respuestas y discusiones enriquecedoras. Puntos de vista diversos que resultaron en conclusiones concretas. Y de todas esas conversaciones, emerge la necesidad de evolucionar el modelo porque una red en estrella tiene pocas opciones de ser una red productiva.

De estas jornadas, me he llevado una serie de ideas, reflexiones y conclusiones que comparto a continuación:

  • La estructura es insuficiente como solución. Son las personas quienes marcan el ritmo y el funcionamiento de cualquier organización. También en los modelos redárquicos. Personas a ritmos inadecuados provocan resultados inadecuados.
  • Trabajar en red exige autonomía y responsabilidad, que va más allá de escribir esas palabras en post como este. Personalmente, aún estoy por descubrir cosas en este sentido y con recorrido de mejora en este camino hacia la madurez
  • La comunicación directa y sincera es un activo fundamental en cualquier relación. En los modelos redárquicos, más aún. Hacerlo de manera correcta y natural es todo arte y, en este punto, quiero dar las gracias a José Miguel por crear las condiciones que lo permitieron
  • La queja y la excusa son recursos fáciles que todos tenemos al alcance. Hay que aprender a ignorarlos y centrarnos en lo que podemos y tenemos que hacer: esfuerzo, trabajo y más trabajo
  • Si tienes dudas, pregunta. Si necesitas algo, pide. La mayoría de la gente quiere ayudar, sobre todo si se va en el mismo barco que tu
  • Cualquiera tiene el talento para trabajar en red (aquí discrepo con mi colega José Miguel y es algo sobre lo que dedicaré tiempo a reflexionar en vacaciones)
  • Manejar la incertidumbre ha pasado a ser algo fundamental en nuestra vida. Hay que aprender a vivir con ella…
  • En la vida, hay que tomar decisiones… Por más que trates y pretendas que sea el tiempo quien las tome
  • La implementación es imprescindible para alcanzar resultados. Como decía Peter Drucker, “la estrategia es una commodity, pero la ejecución es un arte”

En conclusión, jornadas diferentes y necesarias. Las decisiones tomadas ofrecerán resultados en los próximos meses. Resultados que, sean los que sean, van a beneficiar a OPTIMA LAB como proyecto.

Por mi parte, ganas de trabajar más y mejor, aprendiendo para estar a la altura de un proyecto que sigue creciendo, donde los límites únicamente los marcan las creencias de quienes estamos en él.

GTD: Autenticidad extrema frente a ignorancia extrema

GTD® es una metodología que ayuda a mejorar la efectividad personal mediante una serie de hábitos sencillos al alcance de cualquier persona.

En ocasiones, aparece cierto debate sobre qué y cuándo estás usando GTD® y cuándo no.

Pero la cuestión es muy sencilla: cuando desarrollas todos los hábitos de GTD® es cuando puedes decir que estás usando GTD®.

Si sólo desarrollas algunos de los hábitos de GTD®, estarás usando parcialmente aspectos de GTD®, pero no GTD®.

Y puede que con eso te sea suficiente. Poner en práctica algunos de los principios de GTD® ya aporta beneficios significativos. Imagínate practicar todos….

Hay gente que interpreta que desarrollar los hábitos de GTD® es usar «GTD® extremo». Te propongo unas reflexiones sobre ello:

  • Si prestas tus servicios como profesional, ¿esperas que te los remuneren de forma «extrema» o te conformarías con sólo una parte?
  • Cuando contratas y pagas por un servicio, ¿esperas que te lo proporcionen de forma «extrema» o te valdría con recibir solo una parte de lo que has pagado?
  • Si alguien llega a un compromiso contigo, ¿esperas que lo cumpla de forma «extrema» o te conformas con algo distinto de lo acordado?
  • ¿Algo es «extremo» simplemente por «ser lo que es»?

GTD® es lo menos parecido a algo «extremo». Se trata de una metodología sencilla, potente y adaptable.  Desarrollar sus hábitos, practicados tal y como se indica en la metodología, es lo que garantiza poder trabajar sin estrés,  mantener la sensación de control sobre todos tus frentes abiertos y enfocarte en lo más relevante.

Otra cosa es que no quieras, no sepas o no seas capaz de poner en marcha GTD®.  También es posible que no te compense el esfuerzo o que carezcas del compromiso para ello, y que decidas utilizar solo alguno de los hábitos que propone GTD®. Probablemente también te resulte útil, pero es importante tener claro que «estás usando algunos hábitos de GTD®» y que «NO estás usando GTD®».

Lo que sí me parece de una ignorancia extrema es obstinarse en no aprender. A día de hoy, GTD® es lo suficientemente popular y está lo suficientemente explicado como para que cualquier persona con un mínimo de interés pueda comprender fácilmente qué conjunto de hábitos forman GTD® y qué son sucedáneos o adaptaciones de GTD®. Empeñarse en confundir «auténtico» con «extremo», llamar a las cosas lo que no son o, peor aún, descalificar algo simplemente porque no lo entendemos o no hemos podido o sabido adoptarlo, solo sirve para evidenciar nuestra incapacidad para aprender.

Actualmente, GTD® es la mejor metodología de organización personal para muchas personas. Por supuesto, hay otras alternativas muy válidas, y  cada persona puede organizarse como quiera. Lo que sí me parece importante es llamar a las cosas por su nombre y reconocer el mérito de los que se atreven a ir más lejos.

Porque si hay algo extremo, y peligroso, es la ignorancia.

El email como excusa

Todo se pretende comunicar, pedir o informar por ese maldito gran invento.

Casi todo el mundo recela de él, quejándose de lo mucho que reciben pero agradeciendo, en silencio, el poder usarlo sin límites.

Tomó el control de las organizaciones hace años. Se fue introduciendo poco a poco, siendo aceptado por todo el mundo. Su facilidad de uso y la inmediatez de los resultados que aportaba cambió, para bien, la forma de trabajar. Y eso le dio el poder.

Un poder difícil de arrebatar a día de hoy. Muchos de sus más silenciosos y fervientes usuarios son también sus más públicos detractores. Incongruencias de la vida.

Creyendo erróneamente que el exceso de trabajo y el estrés es consecuencia suya, se busca el truco fácil o el “tip” de oferta para acabar con él, reducirlo al mínimo y mantenerlo, al menos, bajo control. Sin saber qué significa eso exactamente.

Pero lo cierto es que el email nunca ha sido, ni será, el problema de la falta de efectividad en las organizacionesPor mucho que interese que así sea. Una manera más de echar balones fuera sobre la responsabilidad de las personas de hacer lo correcto de manera efectiva.

Porque el verdadero problema es desconocer qué comportamientos y estrategias seguir para desenvolverse de manera efectiva en la realidad que se vive en las organizaciones… y esforzarse en ponerlas en práctica.