Archivo de la etiqueta: aclarar

Efectividad personal: ¿Cuestión de superpoderes?

La gente que se preocupa sobre su productividad y efectividad personal parecen, a ojos de otros, diferentes. Destacan en sus entornos. Generan intrigas. Provocan suspicacias. Incluso, en ocasiones, despiertan ciertas envidias.

Parece que estas personas tienen superpoderes. Capacidades paranormales que les hacen comportarse como se comportan. ¿Tendrán la suerte de haber nacido con ellas?. Así cualquiera, claro…

Se acuerdan de todas las cosas. Tienen la costumbre de apuntarlo todo. Deben tener mala memoria. O, a lo mejor, es que no quieren usarla. El caso es que no se les pasa ni una, salvo que ellos decidan dejarla pasar.

Dedican tiempo a pensar. Sí, a pensar. Dedican el tiempo que haga falta. Parece importante. Les debe ir bien porque tienen muy claras las cosas que tienen que hacer… y también lo que no van a hacer.

Luego, escriben todas esas cosas en listas. Ni muchas ni pocas, simplemente las necesarias. Lo hacen así para tener todo bien organizado y saber dónde buscar lo que necesitan. Está bien pensado, la verdad…

Trabajan sobre lo que tienen anotado en esas listas buena parte de su tiempo y, cuando tachan algo de sus listas, su cara refleja una satisfacción digna de retratar.

Sí, también les surgen imprevistos. Pero, sinceramente, se les ve poco ahí. Será que sus jefes, sus clientes, sus colaboradores, su negocio,…, son una balsa de aceite. Debe ser eso. Seguro.

Por cierto, definen y escriben lo que tienen que hacer con un detalle que cualquiera que supiese leer sabría lo que hay que hacer. Es como si les gustase evitar pensar en lo mismo más de una vez. En el fondo, hay cierta vaguería en su forma de actuar.

Revisan al menos una vez a la semana todas sus listas, todo lo que tienen anotado,…, todo su sistema. Tiene sentido porque ningún sistema es fiable si no se revisa lo suficiente. Parece que saben lo que hacen.

Utilizan palabras como capturar, aclarar, organizar, revisar y hacer. Se refieren a ellas como hábitos sencillos de desarrollar al alcance de cualquiera. Habría que empezar a considerarlo, si cualquiera puede hacerlo…

Eligen qué hacer en función de con quién están, dónde están y qué tienen a mano. Eso les ayuda a elegir mejor qué hacer en cada momento. Claro, teniendo todo en esas listas eso parece fácil. Para colmo, tienen en cuenta sus niveles de energía y el tiempo disponible para afinar aún más la elección.

Su sensación de control sobre todo lo que tienen que hacer es completa. Trabajan con enfoque en las cosas y se han olvidado del estrés que provoca el no saber qué asunto va a explotar. Suena tan bien…

Al tener su mente más liberada de preocupaciones, recordatorios y cosas para hacer, afirman que tienen más y mejores ideas. Es posible que sea porque el cerebro está diseñado para eso y no para recordarnos qué tenemos que hacer. Entender cómo funciona nuestra mente parece que ayuda a relacionarnos mejor con nuestro entorno.

Hablan de que han recuperado su vida e, incluso, alguno tiene la osadía de iniciar nuevos proyectos que tenías pendientes. ¿Podrán hacer más cosas… y mejor?

Si lo piensas bien, todo lo anterior está muy lejos de ser algo parecido a superpoderes. Realmente son hábitos y competencias que se pueden aprender y desarrollar si se tiene interés, y necesidad, en cambiar y mejorar.

Porque lo cierto es que la gente que se preocupa por su productividad y efectividad personal no parecen diferentes. Son diferentes. Al menos de cómo fueron antes que empezase todo. Visto lo visto, merece la pena probarlo.

Y entonces llegó ella

Niño sorprendido

Sigilosa. Oculta entre el resto de temas.

Inesperada. Desconocida. Alarmantemente sobrecogedora cuando llegas.

Tremenda en tu forma y preocupante en tu efecto. ¿Qué me traes?. ¿Quién te creado?. ¿Cómo has aparecido?. ¿Para que vienes y te apareces de esta manera?

Tengo que buscar al culpable. Siempre lo hay. Cuando lo encuentre, tomaremos medidas porque no se pueden soltar tus cadenas sin esperar consecuencias. Pero antes, tengo que atenderte. No te puedo dejar desamparada. Sola. Desbocada.

Tengo que darte el cariño que mereces y que algún incompetente, probablemente de forma inconsciente, no te dio en su momento. Por eso estás aquí, querida Urgencia.

Yo me ocuparé de ti. Porque he aprendido a tratarte. He aprendido a capturarte, a aclararte, a organizar lo que me traes para luego revisarlo y hacerlo.

De hecho, si lo hubiese hecho en su momento, no te habría conocido. Ahora me acuerdo de dónde saliste, querida Urgencia. Ya no tengo que buscar más. Yo soy tu creador. Ya no tengo que buscar excusas fuera.

Hace unas semanas, venías escondida en aquel email que no procesé bien. En su momento lo dejé pasar, creyendo que me acordaría de lo que tendría que hacer. Pero no fue así, y desde entonces, te fuiste gestando poco a poco sin yo ser consciente.

Maldita sea. Si hubiera procesado bien aquel inofensivo email. Quién sabe si lo habría incubado, quién sabe si lo habría eliminado, quién sabe si lo hubiese trasformado en un proyecto con sus clarificadoras y ejecutabes siguientes acciones,… quién sabe. Probablemente  no te habría conocido.

Pero no lo hice. Me fie de tu aliada, querida Urgencia. Me fie de mi memoria. Maldita memoria que me impide mantenerte a raya porque es limitada y selectiva. Memoria subjetiva y emocional. Sí, tu aliada, querida Urgencia.

Da igual lo que dejé de hacer. Ya da igual. Me queda el daño colateral y los aprendizajes. Ahora sé que tengo que procesar correctamente todos mis asuntos para evitar invocarte, aunque sea de manera inconsciente,  y que vuelvas a aparecer. Ahora sé, también, que mi memoria no es una buena influencia para ti, porque te da esperanzas para que vuelvas.

Sé que será inevitable que en algún momento vuelvas a aparecer, porque es tu naturaleza. Pero, al menos, yo no te crearé de nuevo. Porque, no te ofendas, prefiero verte muy de vez en cuando a que seas mi constante compañera de viaje.

Conozco lo que tengo que hacer para tenerte lejos de mi. A partir de ahora, querida Urgencia, serás de otro.

Guardar

Guardar

Guardar

Guardar

Guardar

La simplicidad de GTD

Pizarra con la operación de suma 1 y 1 resultado 2Últimamente he observado ciertos planteamientos sobre la complejidad de GTD y su escasa aplicación práctica para la mayoría de las personas. Es evidente que no estoy para nada de acuerdo con ninguna de las dos cosas y voy a explicar la razón.

Quizás, sea importante recordar primero qué es realmente GTD® y cuál es su esencia. GTD® no es otra cosa que un conjunto de hábitos que, cuando se realizan de una determinada manera, nos ayudan a relacionarnos con nuestro entorno de manera más efectiva. Dicho de otro modo, con GTD® se facilitan unas pautas que puedes hacer para trabajar mejor y reducir el estrés que provoca la gran cantidad de cosas que tienes que hacer y la gran cantidad de cosas que constantemente aparecen en tu vida profesional y personal.

Ese conjunto de pautas, que como decía realmente son hábitos que puedes desarrollar, son muy simples y para nada son complicados tal y como parece que se quiere hacer ver. Te voy a pedir un favor: reflexiona con sinceridad si, alguna vez, has realizado alguna de las siguientes cosas:

  • ¿Has anotado algo alguna vez en el momento en el que se te ha ocurrido o te ha llamado la atención (en una reunión, hablando por teléfono, leyendo un libro, asistiendo a una charla,…)?
  • ¿Has reflexionado y pensado, en algún momento, sobre eso que has anotado para identificar y aclarar qué tendrías que hacer con ello?
  • Cuando has identificado qué es lo que tienes que hacer con algo, ¿lo has anotado u organizado en algún sitio (calendario, lista, bandeja,…) para poder recordar hacerlo cuando realmente puedas hacerlo?
  • ¿Has revisado los sitios donde te apuntas las cosas que tienes hacer para decidir y elegir algo que puedes hacer en ese momento?
  • ¿Te has puesto a hacer algo considerando las diferentes alternativas que tenías para hacer en ese momento, eligiendo una en función de alguna circunstancia concreta?

Seguramente hayas respondido afirmativamente a todas ellas. No te sorprendas porque es normal, ya que nuestro cerebro parece diseñado para funcionar siguiendo esos pasos o, al menos, es como funciona. Identificamos cosas que nos llaman la atención (un problema, un recordatorio, algo que nos gustaría hacer,…), pensamos qué tenemos que hacer con eso, ponemos en algún sitio eso que tenemos que hacer para acordarnos de ello cuando podamos hacerlo y, con mayor o menor regularidad, hacemos un barrido de las cosas que tenemos por hacer para elegir qué hacer. Coincidirás conmigo en que esto no es complejo y en que es la manera en que funcionamos y, si no todo el mundo funciona así, al menos podría hacerlo.

Realmente el ser humano siempre ha trabajado de esta manera. Lo que ocurre es que las exigencias y la realidad de nuestro trabajo y nuestra vida actual, difieren bastante en cómo eran esas exigencias y realidad hace un tiempo. Antes, las cosas no cambiaban con tanta rapidez, ni el volumen de información era tan alto, ni nuestros canales de relación con nuestro entorno eran tantos, ni nuestra relación con cosa desconocidas (emails, llamadas, proyectos,…) era tan habitual. Ahora, nos relacionamos con más cosas que antes y eso complica todo. Por esta razón, eso que ya hacíamos antes (y que seguro que tú ya haces de una u otra forma) tenemos que seguir haciéndolo pero de manera más efectiva. Esa manera más efectiva nos la ofrece GTD®.

Cuando leas o escuches que GTD® es complejo o que no vale para todo el mundo, reflexionar y recuerda que GTD® es desarrollar hábitos de manera adecuada para:

  1. Capturar o recopilar cualquier cosa o asunto que capte tu atención para ocuparte de ello más adelante
  2. Reflexionar y pensar sobre qué tienes que hacer (o no hacer) con esas cosas que capturas y recopilas
  3. Organizar en sitios físicos las cosas que tienes que hacer para tener un inventario de tus compromisos y acciones a realizar
  4. Revisar periódicamente los sitios donde organizas los compromisos y acciones que tienes que realizar para poder seleccionar qué hacer
  5. Hacer seleccionando aquello que es lo  mejor que puedes hacer en el momento en el que te encuentras

Porque GTD® es una solución para relacionarte mejor con todo tu entorno: en la oficina, con tus clientes, con tus hijos, con tus proveedores, con tu pareja, con tus jefes y colaboradores,…, y, también, contigo mismo. Porque para relacionarte mejor con tu entorno sólo tienes que relacionarte mejor con los compromisos que adquieres y eso, y no otra cosa, es lo que te ofrece la simplicidad de GTD®. No dejes que te cuenten cuentos… salvo para ir a dormir.

Derribando barreras al procesar tu trabajo con GTD

Breaking barriers

 

En el post de la semana pasada, reflexionaba sobre cómo el uso de un lenguaje nebuloso a la hora de especificar y definir tus acciones hacia que tu capacidad para organizarte y ser eficaz se viese afectada negativamente. Veíamos, también, que la principal herramienta con la que contamos para abordar ese proceso de clarificación es tener el hábito de pensar acerca de lo que es aquello sobre lo que queremos hacer algo. Usar un lenguaje detallado, concreto y claro nos ayudaba a afrontar esa acción con más energía, claridad y eficacia, y sobre todo nos ayuda en el proceso de selección de las cosas que hacemos.

En mi experiencia como usuario de GTD, el principal problema al que nos enfrentamos a la hora de tratar de aclarar (transformar en tangible lo intangible, lo indefinido en definido) algo que hayamos recopilado es que no estamos acostumbrados a pensar. Ni más ni menos. Esta afirmación tan categórica es tan cierta como que la responsabilidad de no hacerlo en nuestra y no del entorno en el desarrollamos nuestra actividad. Derivar la responsabilidad de no pensar a esos falsos “ladrones de tiempo” que son las interrupciones, la cantidad de cosas por hacer, la ausencia de tiempo, …, no es más que querer seguir quedándote detrás de la barrera a la hora de afrontar el reto de poner a funcionar tu mente en lo que es realmente buena.

¿Cuáles son algunos de los principales problemas que los usuarios de GTD pueden encontrar a la hora de pensar sobre sus elementos recopilados?. ¿Qué factores o barreras debes identificar, para solucionar, como potenciales problemas cuando afrontes la fase de procesar para transformar tus “cosas” en “acciones”?. Obviando las subjetividades inherentes a cada persona, podemos identificar de manera objetiva las siguientes:

1.) La prisa: motivada por esos equivocados niveles de autoexigencia que muchas veces nos imponemos, querer hacer mucho no es condición necesaria ni suficiente para hacer más, y mucho menos para hacer mejor. En muchos casos, creemos que vaciar una bandeja de entrada es el objetivo de la etapa de procesar, pero realmente el objetivo de la etapa de procesar es vaciar tu bandeja de entrada pensando qué es y qué tienes que hacer con cada uno de sus elementos. Porque mover una cosa indefinida de un sitio (bandeja de entrada) a otro (una lista de acciones) no te aportará ningún valor si la indefinición continúa existiendo. Porque en GTD, procesar es “transformar” las cosas no “cambiar las cosas de sitio”

2.) No tener el hábito de pensar en definir las cosas: cualquier metodología de productividad personal pasa por adquirir una serie de hábitos y GTD no es diferente en eso (aunque si lo es en la naturaleza de los hábitos con respecto a otras metodologías). Desarrollar un hábito conlleva esfuerzo (¡¡un palo!!) y, curiosamente, cuando se habla  de mejorar la organización y eficacia se suelen demandar resultados inmediatos y cualquier cosa que lo impida es utilizado como argumento en contra del funcionamiento real y aplicación de la metodología. Pensar en definir tus cosas es un hábito, y como cualquier hábito al principio has de desarrollar la capacidad consciente de hacerlo.

3.) No saber plantearse las preguntas adecuadas: relacionado con lo que comentaba antes de “no saber pensar”, el no conocer qué tenemos que hacer es motivo de parálisis en la ejecución (y para ser eficaz, tienes que “hacer”). La buena noticia es que a pensar también se aprende, y a pensar en aclarar tus cosas en GTD se aprende de manera sencilla siempre que lo enfoques desde la perspectiva del desarrollo del hábito. Porque pensar no es más que hacerte determinadas preguntas, como por ejemplo:

  • ¿qué significa esto para mí?
  • ¿qué tengo o quiero hacer con ello?
  • ¿qué tiene que ocurrir para que pueda darlo por finalizado?
  • ¿cuál es la próxima acción física que debo realizar y qué o quién necesitaría para hacerlo?

En este punto, es importante desarrollar el hábito de visualizar el resultado que buscamos y lo que tiene que pasar para que eso sobre lo que estamos pensando quede transformado.

4.) No querer plantearse las preguntas adecuadas: una vez que hemos entendido que las prisas no nos ayudan en nuestro proceso de mejorar la organización y eficacia personal, que aceptamos que es posible crear una serie de hábitos para pensar de manera eficaz a definir nuestras acciones y que sabemos cómo hacerlo y qué preguntas utilizar para ello, solo queda “vencernos a nosotros mismos”. Por diversos motivos (pereza, ausencia de interés en afrontar responsabilidades, creencias limitantes, …) en ocasiones evitamos, de manera consciente, pensar en definir nuestras acciones de forma detallada. Ante esto, creo que lo más inteligente que puedes hacer es darte la oportunidad de “probar” la diferencia entre pensar y no pensar en tus cosas, y ver que ocurre en tu día a día en una situación y otra. Si ya sabes lo que es y las consecuencia que tiene “no pensar”, prueba a “pensar” y vive lo que es y las consecuencias que tiene. Luego, tú eliges.

Las barreras a la hora de pensar en el etapa de procesar pueden ser diversas, y todo el mundo en algún momento u otro de la etapa de aprendizaje de GTD se enfrenta con ellas. Para ciertas personas, algunas de las barreras serán más complicadas de solventar que otras, a otros les llevará más tiempo tomar conciencia de ellas y para otros serán incluso invisibles. Pero lo importante es saber identificar cuándo estamos ante una de esas barreras que nos impiden pensar de manera eficaz en definir nuestras acciones, cómo poder solventarlas y cómo continuar con el proceso genuino de GTD, porque de lo contrario estarás construyendo su sistema GTD sobre un castillo de naipes. Recuerda que pensar en GTD es “transformar” lo indefinido e intangible en algo concreto, detallado y “consegible”.

 

PD: vaya mi agradecimiento para  José Miguel BolívarJesús Serrano por sus aportaciones en forma de ideas al post 😉

Contra el vicio de tachar, la virtud de pensar… con GTD

rodin_pensador

Está demostrado que lo que nos gusta cuando nos enfrentamos a una lista de tareas o acciones incompletas es comenzar a tachar aquellas que hemos ido completado. En alguna ocasión he escuchado a José Miguel Bolívar decir que “el cerebro es un puñetero al que le encanta tachar cosas pendientes por hacer. Es un yonki del tachado“.

Hacer listas de cosas, tareas, proyectos o acciones pendientes está muy bien. De hecho, es uno de los pilares en los que se basa GTD. El asunto no está en hacer o no hacer esos listados, sino en cómo los haces y cómo los manejas. Porque no es lo mismo ver en tu lista: “confirmar oferta cliente X” que “llamar al cliente X para preguntarle si ha recibido la oferta, su impresión sobre la misma y qué próximas acciones cree que podríamos emprender“. Es habitual caer en el error de pensar que no es necesario definir con tanto detalle lo que vas a anotar porque:

  • Crees que cuando leas lo que has anotado, aunque sea indefinido (“confirmar oferta cliente X”), te acordarás de lo que tenías que hacer
  • Tardas más en escribir el detalle completo de la frase que si únicamente pones algo más “sintentizado”
  • Piensas: “si tengo pocas cosas en mis listas, ¿para que lo voy a definir con tanto detalle?“. O la versión “extendida”: “si tengo un montón de cosas en mis listas, ¡no puedo detallar todo!

Los tres casos anteriores son las habituales justificaciones que se pueden escuchar cuando se cuestiona a las personas sobre la razón por la que usan un “lenguaje nebuloso” a la hora de definir su trabajo. Todas están basadas en falsas creencias subjetivas que inciden directamente sobre los problemas de organización y eficacia de la gran mayoría de las personas en nuestra sociedad actual.

Cuando escribes algo en ese lenguaje nebuloso es porque no tienes claro cuál es el significado de lo que, esa cosa que previamente has anotado, tiene para ti. Por ejemplo, si alguien dice que para él “confirmar oferta cliente X” es algo suficientemente claro, es legítimo cuestionarse esa afirmación al no identificarse por ningún lado:

  • ¿Cuándo va a saber si esa oferta está confirmada o no?
  • ¿Cómo va a saber que es así?
  • ¿Él tiene que confirmar al cliente X o el cliente X confirmarle a él?
  • ¿Para qué quiere confirmarla?
  • …..

Al final se trata de aclarar qué es lo significa eso y anotar detalladamente lo que tiene ser realizado, y para ello debes hacerte determinadas preguntas básicas que te ayuden en el proceso. Es aquí donde suele entrar el segundo de los puntos que veíamos anteriormente: “pero es que así, voy a tardar mucho es escribir lo que tengo que hacer”. Aquí la respuesta es si y no. Es sí, porque es evidente que no tardas los mismo en escribir algo indefinido que algo definido. Pero la diferencia no viene del tiempo de escritura, sino del tiempo que inviertes en pensar qué es esa cosa y qué tienes que escribir para que sea algo detallado, concreto y tachable. La principal diferencia entre algo escrito en lenguaje nebuloso y algo en lenguaje concreto viene de ese proceso de pensar (lo que en GTD se conoce como aclarar o procesar). Y ese proceso de pensar es un “simple” hábito, que como tal se puede entrenar con un poco de constancia. Es posible que al principio puedas tardar unos segundos en aclarar con detalle qué significado tiene para ti lo que tienes delante y qué acción tienes que acometer, pero con la práctica lo llegarás a hacer de manera instintiva y natural, momento en el cual esa preocupación por el tiempo que tardas en escribir algo nebuloso respecto a  algo concreto habrá desaparecido y, además, tendrás elementos 100% tachables en tu lista de acciones.

Y hablando de la lista de acciones nos encontramos con el tercer punto, que está relacionado con el número de elementos de la lista. Si tienes pocos elementos puedes pensar que no es necesario detallar lo que tienes que hacer. En mi experiencia aquí pueden aparecer dos problemas. El primero, relacionado con el número en si mismo ya que si eres una persona que trabajas en proyectos propios o ajenos, tienes familia, aficiones, …, seguro que tienes muchas cosas que quieres o tienes que hacer (en GTD se habla de no diferenciar entre lo profesional y lo personal, pero ya hablaremos de eso en otro momento), pero que nos las tengas apuntadas porque no hayas vaciado tu mente. Moraleja: si tus listas de acciones tienen relativamente pocos elementos igual deberías plantearte si todo lo que tienes que hacer está realmente en esa lista. El segundo asunto relacionado es que si suponemos que todo lo que tienes que hacer está en esa lista, ¿por donde crees que vas a empezar?. ¿Por aquello que lees y no sabes muy bien qué es o por aquello que te dice claramente qué es y lo que tienes que hacer?. Si dejamos al margen los falsos mitos de la importancia y la urgencia, siempre vas a empezar por lo que es más sencillo de ejecutar y de tachar, y para ello tiene que estar lo suficientemente definido.

Definir qué son las cosas, qué significan para ti, qué quieres o tienes que hacer con ellas y, en definitiva, pensar en las cosas es uno de los pasos más diferenciales que aporta GTD en su proceso del flujo de trabajo y el más crítico para obtener una eficiente implementación de la metodología. Si realmente quieres mejorar tu organización y eficacia personal, tienes que empezar por aclarar todo lo que tienes que hacer y dejar claro a tu “yo” del futuro qué tiene que hacer para ir completando y tachando las acciones de sus listas.