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Muchas urgencias son neglicencias

 

Todas las personas tenemos que atender imprevistos. Forman parte de la realidad. Y, en cierto sentido, se pueden considerar como un aliciente a la rutina del día a día.

El que todo cambie más a menudo y vivir en entornos VUCA hace que los imprevistos aparezcan con mayor probabilidad. Cuando esto ocurre, lo mejor que puedes hacer es reaccionar de la mejor manera posible.

Luego tenemos las mal entendidas “urgencias”. Hay personas que viven permanentemente en ellas. Algunas creen que debe ser así y que es imposible hacer nada por evitarlo. Otras creen que dar esa imagen les hace más interesantes e, incluso, aumenta su valor como profesionales. Obviamente, están equivocados.

Me atrevo a decir que, en la mayoría de las ocasiones, las urgencias no son imprevistos que surgen de la nada. En la mayoría de los casos son, como dice David Allen, “inputs mal gestionados”, neglicencias (cómo dice mi amigo José Miguel Bolívar) o descuidos a la hora de gestionar correctamente el trabajo al no tratar, en su momento, ese asunto como se debería haber hecho.

Muchas de tus urgencias son la consecuencia de creer que te acordarás de hacer cosas porque tu mente es privilegiada, o de no dedicar atención adecuada a pensar lo suficiente sobre las cosas o, entre otras cosas, de ir reaccionando ante todo lo que va surgiendo en tu entorno creyendo que tienes que hacerlo todo.

Si eres de los viven permanentemente en la urgencia, podrías reflexionar sobre qué debería haber ocurrido para que esas urgencias no se hubiesen producido. ¿Qué estaba en tu mano hacer para evitarla?. ¿Qué podrías haber hecho diferente?. Es muy posible que ahí encuentres la causa de la neglicencia de la que hablaba antes. No eches balones fuera.

Porque una cosa es un imprevisto y, otra, una neglicencia. Lo primero, simplemente ocurre. Lo segundo se puede evitar.

Eso que buscas

Eso que buscas es GTD

Llegas a primera hora a la oficina. Gracias al madrugón que te has dado, consigues que el tiempo que te suele llevar ir de casa al trabajo se haya quedado en menos de la mitad. Todo un récord.

A esa hora temprana la oficina es un mar en calma. Muy diferente a la tempestad en la que se convierte a media mañana, cuando todo el mundo ha llegado y comienza a trabajar. Te resulta extraño tanto silencio. La mezcla de sueño y tranquilidad hacen que sientas relajado.

Miras el reloj. Tienes dos horas hasta que la mayoría de la gente empiece a llegar. Dos horas para que empiece a sonar el teléfono, para distraerte con las conversaciones de oficina, para que tu jefe comience a pedirte cosas «para ya» y las circunstancias vayan cambiando tus prioridades. Así no hay quien trabaje. Así no hay quien planifique. En realidad, aunque no lo sabes aún, son excusas que te pones.

Haces el esfuerzo de centrarte en el momento. Dos horas para ti y para poder dar un buen empujón a tu trabajo pendiente. Un privilegio que piensas aprovechar.

Llega el momento de elegir por dónde empezar a trabajar de entre todo lo que tienes que hacer. Sabes que hay mucho por hacer pero, realmente, no sabes qué es lo que debes hacer. No sabes por dónde empezar.

Ante esta situación, un mal hábito adquirido durante años se adueña de tu indecisión: abres el correo electrónico para ocuparte de algo de lo último que te haya llegado. Entre tanto mensaje, buscas algo que te guste, que te resulte fácil o que te vaya a llevar poco tiempo. Quieres aprovechar para hacer cuantas más cosas mejor aunque no te paguen por ello.

A medida que pasa el tiempo te vas quitando cosas de encima. Intuyes que la mayoría son tonterías o cosas que pueden esperar a otro momento. Sin embargo, ir borrando y archivando emails te da la sensación de que estás siendo una persona muy productiva. Nada más lejos de la realidad.

De pronto, te acuerdas de que tienes que terminar un informe para entregar mañana como último día de plazo. Tu pulso se acelera y comienzas a recordar más cosas. Te comprometiste con tu jefe a responderle a la previsión de cifras que te pidió hace varias semanas. Además, caes en la cuenta de que necesitabas una información previa, pero no te acuerdas qué era ni a quién se la tenías que pedir… Sientes que el día empieza a torcerse.

La sensación de agobio hace que, como por arte de magia, te olvides de tu bandeja de email. Esa que te dictaba sin criterio que ir haciendo. Puede que no seas consciente aún, pero en el fondo sabes que esa no es su función. Tienes que dejar de fiarte de ella para eso.

Pasadas dos horas desde que llegaste, tus compañeros de trabajo empiezan a aparecer en la oficina. Saludos, disertaciones sobre el partido de fútbol de ayer, blasfemias contra el tráfico y trivialidades meteorológicas para ir calentando motores. Tu mar en calma comienza a agitarse. Los tambores de guerra de tu día a día empiezan a sonar. En lugar de haber avanzado las cosas que debías te has dedicado a hacer cosas que, ahora, entiendes que podían haber esperado.

Empiezas a sentir una mezcla de nervios, estrés y frustración. Si hubieses tenido bien claro lo que tenías que hacer, no te habrías puesto a trabajar sobre el correo a primera hora. En su lugar, te habrías ocupado de ese informe que debes enviar. Maldito email.

Piensas que debe haber una forma de organizarse mejor, de poder entregar las cosas a tiempo, de que no se olviden las cosas,… Un forma de dejar de estar al final de la cadena alimentaria de la productividad: dejar de ser presa de las circunstancias siendo zarandeado cada día por tu realidad y pasar a tomar el control.

La buena noticia es que, eso que buscas, existe. Conseguir estabilidad, dejar de sentir constantemente esa sensación de descontrol, poder recuperar las riendas de tu día a día cuando tengas necesidad, tener criterios para decidir qué hacer y qué no hacer, elegir la mejor opción para empezar a trabajar en función de tu situación, … Esta forma de trabajar, ya existe.

Tienes el problema pero también tienes la solución. Porque eso que buscas, se llama GTD®.

Aprender a trabajar

Aprender a trabajar

Nos han enseñado a leer, a escribir, a hablar,… También matemáticas, física, literatura, latín, química,…

Nos han enseñado a comportarnos, a ser educados, a respetar a los demás,… En algunos casos, también valores, actitudes,…

A lo largo de nuestra vida nos han enseñado muchas cosas. Al menos lo han intentado. Lo que cada uno haya aprendido ya es cosa suya.

Enseñanzas bajo la esperanza de prepararnos para afrontar un mundo profesional que ya no es como era. Enseñanzas obsoletas para tiempos modernos. Se le deberían encender las alarmas a más de uno.

Tampoco voy a ser un cenizo y machacar lo que todos saben: la educación tradicional no es suficiente para preparar a las personas a relacionarse de forma óptima con la realidad actual y, mucho menos, con su trabajo. Que se lo pregunten al estrés, a la ansiedad, a eso de no parar ni un minuto,…

El sistema educativo debe cambiar y esperemos que lo haga. Pero aquellos que ya no vamos a volver a pasar por esa trituradora del desarrollo del potencial humano, ¿qué podemos hacer por nosotros?

La realidad es que únicamente una parte de las enseñanzas que recibimos en nuestras etapas pre-profesionales son de utilidad a día de hoy. Y me atrevo a aventurar que esa parte es muy pequeña en la mayoría de los casos.

En la sociedad actual los profesionales tenemos que aprender a trabajar. Sé que esto puede provocar más de una incomodidad e incluso afectar al ego de alguien. Pero es cierto y, en parte, se debe a que no nos han enseñado a hacerlo.

En el trabajo tradicional sí se enseñaba a los trabajadores a realizar su función. Debido a que lo que había que hacer era evidente, se tenía muy claro qué debían aprender las personas para realizar su trabajo correctamente. Además, como esas funciones permanecían estables en el tiempo, tampoco había que preocuparse por refrescar enseñanzas ni conocimientos con frecuencia.

Sin embargo, a día de hoy la situación ha cambiado radicalmente. Lo que tenemos que hacer, nuestro trabajo, no resulta para nada evidente y, además, el cambio es constante. Esto es así, al menos, para la mayoría de las personas. Es muy importante que tomemos consciencia de que somos profesionales del conocimiento, nos guste o no, lo creamos o no y queramos o no.

Por todo lo anterior, es por lo que es necesario que los profesionales aprendamos a trabajar. Y aprender a trabajar es cuestión de aprender a ser personas más efectivas. De ello va a depender el valor de nuestras aportaciones, nuestra felicidad, nuestro desarrollo y, por supuesto, nuestro futuro. Tanto en lo personal y en lo profesional.

La buena noticia es que ya sabemos qué es lo que podemos hacer para trabajar mejor y de manera efectiva. Conocemos bien el entorno: sabemos que es VUCA, líquido y condicionado por la tecnología. Además, gracias al trabajo de figuras como Peter Drucker, Stephen Covey o David Allen, entre otros, y a la ciencia cognitiva sabemos lo que hay que hacer para ser personas efectivas, eficaces y eficientes. Tenemos todo lo necesario para trabajar mejor gracias a metodologías como GTD® y OPTIMA3®.

Ya sabemos cómo gestionar de manera eficaz las interrupciones, cómo evitar que se nos olviden cosas, qué hacer para entregar nuestros proyectos en plazo y sin estrés, la importancia de pensar y decidir qué hacemos y qué no hacemos, cómo delegar de manera eficiente, etc… Sabemos cómo trabajar de manera más enfocada y concentrada, aprovechando de manera óptima nuestros recursos y capacidades. Es decir, que sabemos muchas cosas para poder trabajar mejor.

Afortunadamente, aunque no nos hayan enseñado a trabajar, ya tenemos a nuestro alcance lo que necesitamos para aprender y comenzar a trabajar mejor, de manera más efectiva. Todo depende de nosotros. ¿Te animas a aprender a trabajar?

Deja de que tu bandeja de email se llene

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Sí, deja que tu bandeja de email se llene. No me he vuelto loco, aunque tendría razones para poder hacerlo. Me imagino vuestras incrédulas caras y puedo suponer lo que estará pasando por esas cabecitas productivas. Cosas, por ejemplo, como:

  • “Perdona. Tú, que llevas más de 6 años usando GTD®, ¿vas y me dices eso ahora?”
  • “¿Precisamente uno de los objetivos de GTD® no era tener las bandejas de entrada vacías?”
  • “¿Después de que he desarrollado e interiorizado el hábito de procesar de manera productiva mi email, ahora ya no tengo que hacerlo?”
  • “¿Es la nueva moda productiva cool?. ¿Dejar que el email reviente?”
  • “Voy a dejar de leer este post, que éste no sabe de lo que escribe…”

Antes de irte, espera un momento. Todo esto viene al hilo de una conversación con un amigo. Me comentaba que había días en los que era imposible dejar vacía la bandeja de email. Y cuando lo conseguía, rápidamente volvía a llenarse. Nunca conseguía dejar la bandeja vacía. ¿Nunca?. Nos montamos unas películas con nuestras creencias que no veas.

Por si no lo sabías, tu trabajo no consiste en el leer el email. De la misma manera, ser una persona productiva tampoco consiste en vaciar la bandeja de email… y mantenerla vacía. De hecho, vaciar la bandeja de email es muy fácil: seleccionas todos los emails, le das a «Eliminar» o «Borrar» y ya la has vaciado. Objetivo cumplido, ¿verdad?. Va a ser que no.

Tú sabes que no se trata de eso. Si queremos mejorar nuestra productividad personal ganando confianza y tranquilidad en lo que hacemos, tenemos que procesar los emails de nuestra bandeja de entrada (y en general, las cosas de cualquier bandeja de entrada). Es cierto, que hay que procesar todos los emails que tengamos en la bandeja y que, al terminar, la dejaremos vacía.

Pero vaciar la bandeja es una consecuencia, no un objetivo. Cuando se da esa situación de tener la bandeja de email vacía, sentimos esa sensación de control sobre todo y todos. Incluso te imagino mirando humildemente por encima del hombro  y con el pecho hinchado como un pavo a tus compañeros. Una mirada presumida de quien sabe que tiene algo que los demás no tienen. De quien sabe que ha conseguido algo que lo demás creen imposible. Sí. Tu bandeja de entrada es la única que, probablemente, esté vacía en ese momento en toda la oficina. Reprimes las ganas de gritarlo en voz alta y mostrar tu pantalla en blanco a todos.

Pero esa euforia puede desaparecer rápidamente. Has metido un gol en el minuto 89 y te han empatado en el 91. Sí, me pongo metafórico porque ahora en casa hay dos nuevas aficiones: el fútbol y los Pokémon. No os voy a desvelar cuál es la mía. Pero volvamos al tema que me distraigo. La cuestión es que, al poco tiempo de tener tu bandeja impoluta y vacía, vuelven a entrar emails.  Y de qué manera, ¿verdad?. Menos mal que no has dicho nada antes a tus compañeros.

¿Qué haces ahora?. ¿Sigues procesando todo lo que entre hasta volver a dejar la bandeja vacía?. ¿Te enfrentas a ese tsunami constante de emails?. Es posible que aparezcan dudas de para qué procesar, para qué pensar y decidir. Al final, volvemos a estar igual. Como el hamster en la rueda. La bandeja deja de estar en blanco para llenarse de nuevos correos que te susurran “abremé y leemé”. Como le cantaban las sirenas a Ulises en su regreso hacia Ítaca. Bueno, parecido.

No te preocupes. Resiste y deja de que tu bandeja se llene. Sí. Es lo que os decía antes intencionadamente. Deja que se llene porque tu trabajo no es vaciar el email. Tu trabajo consiste en aportar valor en lo que haces, y el valor lo aportas pensando, decidiendo y haciendo bien lo que tienes que hacer.

Si ya has procesado tu email, cierra tu bandeja. Seguro que tienes muchas acciones en tus contextos que puedes hacer y tachar. Ponte con ello y avanza.

Y mientras deja que la bandeja de email se llene porque tú, que sabes y usas GTD®, sabes que tienes todo lo que necesitas para volver a dejarla vacía cuando quieras. Eres tú, con GTD®, quien mantiene tu email bajo control. Así que deja de preocuparte y deja que la bandeja de email se llene.

Cómo saber si algo requiere acción (I)

Child thinking

Uno de los mayores problemas para la efectividad personal es el voluntarismo. Querer hacer muchas cosas o tener la creencia de que debes hacer todo lo que te llega es un torpedo directo, que tú mismo te disparas, a la línea de flotación de tu efectividad personal.

Entiendo perfectamente la intención positiva del voluntarismo por hacer muchas cosas, y lo hago porque lo he sufrido durante mucho tiempo. Pero lejos de ser algo positivo, no es otra cosa que un grave error con consecuencias negativas en forma de estrés, frustración por no llegar a todo, sensación de descontrol, incumplimiento de compromisos, …

Una de las cosas que me ayudó a dejar de lado el voluntarismo por hacer muchas cosas fue aprender a distinguir realmente qué cosas requerían acción inmediata y qué cosas no requerían acción inmediata. Como usuario de GTD®, no conseguía sentirme completamente cómodo a la hora de responder a la pregunta “¿es accionable?” que plantea David Allen en el diagrama del flujo de trabajo a la hora de procesar. Sentía que me faltaban criterios para poder tomar un decisión correcta en el 100% de los casos.

No fue hasta que, en una conversación, José Miguel Bolívar me habló de los tres criterios que me podrían ayudar a identificar de la manera más objetiva posible si lo que estaba procesando requería acción o no requería acción. Me gustaría compartir contigo estos tres criterios, los cuales vienen descritos en detalle en el libro de José Miguel “Productividad personal – Aprende a libertarte del estrés con GTD®”, por si te fuesen de utilidad a ti también.

Primer criterio: ¿Tiene fecha objetiva o relación con fecha objetiva?

Como ya vimos, una fecha objetiva es una fecha que nos viene impuesta, bien sea por una persona o por el entorno. Es, en definitiva, una fecha que no nos hemos puesto nosotros.

Si una cosa tiene fecha objetiva o relación directa con una fecha objetiva, y puedes hacer ya algo con ello, entonces la respuesta a la pregunta “¿requiere acción?” es “sí”. La razón de ello es simple: existe el riesgo de llegar tarde a esa fecha.

Independientemente de lo cercana o lejana que esté esa fecha, si una cosa tiene fecha objetiva o relación con fecha objetiva, la decisión correcta y efectiva es hacer algo con ello. Muchas personas comienzan a trabajar en cosas que tienen fecha objetiva cuando dicha fecha esta ya muy cerca. Al actuar así, dejan pasar un tiempo muy valioso para haber realizado tranquilamente un trabajo que, posiblemente, tendrán que hacer con mayor presión, estrés y con riesgo de no terminar en plazo.

Te propongo que reflexiones sobre las situaciones que expongo a continuación y te plantees si requerirían acción inmediata o no. Puedes hacerlo siguiendo tus criterios actuales (si los tienes) y también aplicando el criterio de fecha objetiva para comparar resultados:

  • Entregar la declaración de hacienda
  • Presentar los resultados contables antes de final mes
  • Preparar el disfraz de tu hijo para su fiesta de cumpleaños
  • Comprar las entradas del concierto
  • Asistir a la reunión mensual de departamento

Utilizar el criterio de fecha objetiva es tan sencillo y evidente como potente de cara a mejorar tu efectividad personal. Si decides ponerlo en práctica comprobarás como nunca llegarás tarde a ninguno de tus compromisos y disfrutarás de una agradable sensación al saber que tienes controlado todo aquello con riesgo de llegar tarde.

En un próximo post veremos cuales son los otros dos criterios para poder decidir, objetivamente, si lo que estás procesando requiere o no requiere acción.