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El primer paso para mejorar tu efectividad

Pergamino con texto "Do something different"

«Hay una luz al final de este túnel, pero para llegar hasta ella es preciso recorrerlo entero.»

David Allen, en «Sé más eficaz»

Nos gustan las cosas fáciles. No solo a nosotros, también a nuestro cerebro. Cuanto menos esfuerzo y menos cambio, mejor.

Nuestra maravillosa máquina evolutiva, la que nos diferencia del resto de seres vivos, es vaga por naturaleza y evita los cambios siempre que puede.

Por suerte, hay cosas que se solucionan o podemos cambiar de manera fácil y rápida. Esas situaciones son las que, por cómo somos, nos gustan y nos atraen.

Pero por muy fácil o rápido que quieras resolver un problema o una situación, a veces la solución real va en otra línea.

Existen situaciones que no se solucionan ni cambian así. Insistir en una pseudo-solución fácil y rápida para evitar afrontar un verdadero cambio es el camino más directo para permanecer exactamente dónde estás.

Muchas personas siguen buscando una solución fácil y rápida para mejorar, por fin, su efectividad personal. Y es un camino equivocado.

Quieren cambiar radicalmente su vida eliminando el estrés. Buscan organizarse mejor, dejar de reaccionar constantemente frente a imprevistos,  mejorar la calidad de su trabajo y conseguir, por fin, sensación de control sobre lo que tienen que hacer.

Pero parece que no siempre se está en disposición de afrontar lo que ese cambio supone.

¿De verdad crees que es posible una solución fácil y rápida que aporte todos esos beneficios a una persona?. No hay píldoras ni hierbas mágicas para mejorar tu efectividad personal.

Hay cambios que requieren esfuerzo y compromiso para conseguirlos. Curiosamente, suelen ser precisamente aquellos cambios que merece la pena conseguir.

En la mayoría de los casos, al margen de lo que pueda parecer, el trabajo que hay que hacer para conseguir esos cambios es sencillo. El reto está en insistir y tener paciencia, porque suelen ser cambios que llevan su tiempo.

Si te animas a mejorar tu efectividad, habrá momentos en los que tendrás ganas de abandonar porque los resultados que estés obteniendo sean diferentes a los que esperabas. También, muy probablemente, los retos que tengas que superar te pondrán a prueba más de una vez. Es algo normal y que nos pasa a todos los que hemos apostado por mejorar.

Pero, te guste o no, en el fondo sabes que la solución para ser una persona más efectiva y féliz está en aprender nuevos hábitos y comportamientos que te abrirán nuevas posibilidades.

¿Quieres que las cosas sean diferentes?. Haz las cosas de manera distinta. Sé que suena a tópico, pero es la realidad. Porque hacer cosas diferentes cuyo funcionamiento está demostrado es el primer paso para mejorar tu efectividad.

Viviendo el puzzle

Persona entrando en puzzle gigante

Parece que la vida es compleja. Puede que antes, hace tiempo, fuera más sencilla. O puede que no. Importa poco.

La mayoría de las personas coinciden en que, en la actualidad, sus vidas son complejas. Muchos asuntos que atender, responsabilidades, cambios, urgencias, incertidumbres, decisiones,… Sobre todo decisiones. Piezas de un gran puzzle para encajar sin garantías de cómo terminará.

También hay puzzles de pocas piezas, más fáciles y aparentemente previsibles. Los haces y te conformas. Puzzles sin retos. Sin cambios. ¿Para qué más?.

Pero, probablemente, estás donde estás porque durante tu viaje has ido tomando decisiones. Muchas de ellas, en su momento, tan aparentemente complicadas como la que puedes tener que tomar ahora o como las que tendrás que tomar. Momentos donde las piezas del puzzle parecían imposibles de encajar. Y encajaron. Porque, al final, consigues que todo encaje.

Siempre tendrás nuevos puzzles en tu vida y tendrás que decidir si te atreves a montarlos. Puede que tengas modelos de referencia para hacerlo, pero todo dependerá de ti. Sería ideal saber cómo hacer encajar las piezas y tener la certeza de cuál irá antes y cuál después. Pero no es el caso. Ni lo será.

Cierta complejidad e incertidumbre. Es lo que elegimos o lo que nos ha tocado vivir. Cuando decidas entrar, hazlo por la puerta grande. Porque, antes o después, te encontrarás viviendo el puzzle. Enhorabuena y a por ello.

 

GTD®: una metodología útil para las personas

Grupo de personas felices en circulo

Hay personas que han apostado por sí mismas, para mejorar y cambiar. Personas conscientes de que para conseguir resultados diferentes deben hacer cosas diferentes.

Son personas que se enfrentan a un mundo en el que todo es urgente, las cosas cambian demasiado rápido y falta tiempo para tanta información. Personas a las que el día a día las desborda y resulta agotador. Personas para las que no llegar a todo es frustrante y tienen la sensación de trabajar mucho y avanzar poco.

Muchas de ellas siguen probando e incluso utilizan técnicas de organización y gestión del tiempo que son otra época, cuando todo era diferente a cómo es ahora.

Tras comprobar que seguir por ese camino es inútil, han dado un paso adelante buscando una solución real y tomando contacto con GTD®.

Esta vez no voy a escribir sobre mi propia experiencia, porque si lees este blog seguro que ya la conoces. Hoy quería compartir experiencias reales de esas personas reales que comentaba al principio.

Experiencias en forma de pensamientos y reflexiones cuando descubren algunas de las cosas que GTD® va a aportar a su vida. Aquí te dejo con ellas, esperando que te sean útiles:

  • “El barrido mental te da la seguridad de que no se olvida nada”.

  • “Saber organizar mi día a día y la sensación de “no agobio” porque lo tienes todo estructurado y bajo control.”

  • “Creo que la metodología GTD puede ser realmente útil y me permitirá mejorar mi eficiencia.”

  • “El método es muy dinámico y práctico.”

  • “El barrido mental y la clarificación de las bandejas de entrada los considero realmente útiles a la hora de organizar mi trabajo.”

  • “Una nueva forma de poder gestionarme en cuanto a productividad y eficiencia, sabiendo aclarar mis asuntos.”

  • “Ver que realmente se pueden hacer las cosas de diferente manera e integrar que no podemos fiarnos de la memoria. El sistema en general me parece muy útil y lo aplicaré seguro.”

  • “Vaciar la mente de tareas y plasmarlas en un soporte determinado.”

  • “No depender del email para trabajar. Es importante dedicar tiempo a aclarar y organizar para después ser más productivo.”

  • “Liberar la mente, la sensación de control y de que no te explote nada.”

  • “Con ciertas preguntas clave aprendes a aclarar para organizar de forma breve. Además, aporta herramientas para volver a organizarte cuando hay descontrol.”

  • “Los conceptos aprendidos de aclarar y organizar me van a ser útiles y aplicables en mi día a día para organizarme mejor.”

  • “La necesidad y utilidad de hacer una revisión semanal del sistema.”

  • “Nuevas formas de gestionar la información sobre las tareas /actividades que tengo que hacer por medio de listas.”

  • “La captura de tareas pendientes para no depender de la memoria .”

  • “Es un método muy práctico y de utilidad en mi trabajo.”

  • “Tener una sistemática para organizarme y ser consciente de la fase de aclarar me parece imprescindible y no la utilizaba.”

  • “Vaciar la mente de incompletos. Dar significado a esos incompletos que hacen sentirte desconocer y disminuir la productividad y felicidad.”

  • “El paso de aclarar va a serme especialmente útil y también aprender cómo enfocarme en no confiar en la memoria.”

  • “La metodología es aplicable desde el minuto uno.”

  • “Buena metodología para organizar tu vida (laboral, personal,…) y así ganar en tranquilidad y buena gestión de actividades/proyectos.”

  • “La forma de organizar y cómo gestionar todo lo capturado. Sin tirar de memoria.”

  • “Un sistema sencillo de gestión de tareas que permite liberar la mente y evitar olvidos tanto para la vida profesional como la privada.”

  • “La forma de capturar los inputs de diferentes fuentes, aclararlos y organizarlos para poder despejar la mente de cosas.”

  • “La metodología es útil y te enseña hábitos que personalmente considero que me ayudarán.”

Estos son solo algunos ejemplos y aquí tienes más. Una muestra evidente, más allá de los demostrados por la ciencia, de lo que GTD® aporta al día a día de las personas.

Si algo de lo que has leído aquí puede ser de utilidad en tu vida, te has quedado sin excusas. Empieza a cambiar y aprende una nueva forma de hacer las cosas. Sólo depende de ti y el camino es más sencillo de lo que crees.

Cómo capturar en GTD

Cómo capturar en GTD

En el post de la semana pasada vimos que capturar era el primero de los cinco pasos que propone GTD para conseguir sensación de control. Hoy avanzaremos en ese paso y veremos cómo capturar en GTD.

Capturar es el primer paso para liberarte del estrés y poder construir un sistema que permita liberar a tu mente de la pesada e ineficiente tarea de tener que recordar todo lo que tienes que hacer y todo sobre lo que tienes que decidir.

Existen dos modos fundamentales de cómo capturar en GTD: la captura «automática» y la captura «manual».

La principal diferencia entre ambos tipos está en si eres tú quien desencadena la acción de capturar (captura manual) o, si por el contrario, tu no intervienes de forma directa en el proceso (captura automática).

Cómo capturar en GTD: la captura automática

Constantemente, de forma automática, se están capturando cosas en nuestro entorno. Y lo hacen sin que tú hagas nada.

Esas cosas, por sí solas, van a parar a tus contenedores y bandejas de entrada.

Algunos ejemplos podrían ser correos electrónicos, mensajes que te envían y publican en redes sociales, cartas en tu buzón de correo, notas y documentos que te dejan en la mesa de la oficina, propaganda, mensajes en tu buzón de voz, llamadas perdidas,… Una buena diversidad de elementos de los que, en ocasiones, no somos conscientes.

Sobre todas estas cosas, más adelante, tendrás que pensar y decidir qué harás con ellas.

Cómo capturar en GTD: la captura manual

Por otra parte, hay muchas cosas que tendrás que capturar tú.

Será todo aquello que capte tu atención en algún momento o, por ejemplo, cosas que te lleven dando vueltas en la cabeza desde hace tiempo: ideas, ocurrencias, preocupaciones, olvidos, información,…

En este caso, es cuando tienes que poner en práctica la captura manual usando los medios que tengas a tu alcance. Tendrás que sacar eso de tu cabeza y ponerlo en algún sitio para decidir qué hacer con ello más adelante.

En GTD®, Capturar consiste en recopilar todo aquello que llama tu atención en contenedores externos de confianza que vacías regularmente.

Como con cualquier hábito, al inicio tendrás que hacerlo de forma consciente y, antes de lo que piensas, habrás conseguido empezar a capturar sin esfuerzo.

Herramientas de captura

Existen diversos tipos de herramientas que te ayudarán a la hora de capturar. Recuerda que tienes que poder capturar cualquier cosa en el momento en el que necesites hacerlo.

Ya sea en tu oficina, en una reunión con un cliente o un proveedor, en casa viendo la televisión, leyendo un libro, en el parque con tus hijos, dando un paseo con tu pareja, haciendo deporte o de charla con amigos,….

Siempre que necesites capturar algo, tendrás que tener a mano una herramienta para hacerlo. Es importante que lo tengas en cuenta para cuando te plantees cómo capturar en GTD.

Utilizar unas herramientas u otras dependerá de varios factores como tus gustos personales, situaciones en las que estés o la naturaleza física de lo que capturas (papeles, ideas, imágenes,…). En realidad, lo único importante es que tus herramientas te ayunden a capturar con el menor esfuerzo siempre que sea necesario.

Veamos algunos ejemplos de herramientas que te pueden ayudar a desarrollar el hábito de capturar:

  • Aplicación de notas de tu teléfono
  • Libreta o cuaderno
  • Tener una pizarra (en tu despacho, pegada en la nevera,… )
  • Aplicaciones de correo para enviarte emails, tanto personales como profesionales
  • Asistentes de voz del teléfono móvil, como Ok Google o Siri
  • Aplicaciones de mensajería (Whatsapp, Telegram,…) para enviarte mensajes
  • Bandeja para documentos en tu mesa de trabajo
  • Bandejas en diferentes puntos de tu casa
  • Billetera o cartera, donde guardas tickets, notas,…
  • Bolso o bandolera
  • Bolsillos de una mochila, maletín,…
  • Post-its, tanto en el trabajo como en diferentes lugares de tu casa
  • Grabadora de voz del móvil
  • Aplicaciones informáticas en el ordenador para notas como Evernote, Onenote, Word,…

Estos son algunos ejemplos, pero puede haber muchos más.

Recuerda que, uses las que uses, tendrás posteriormente que vaciar todos los contenedores donde acaben esas cosas que captures. Así evitarás los cuellos de botella y podrás aclarar qué significan para ti y qué acciones o resultados quieres conseguir.

¿Cuántas herramientas necesitas para capturar?

El número de herramientas que necesitarás para capturar depende varios factores.

Puedes preferir herramientas digitales (móvil, aplicaciones informáticas,…) o puedes preferir usar herramientas de papel (cuaderno, libretas, post-it).

En cualquier caso, tus preferencias son secundarias ya que lo importante es que uses lo que tengas que usar para capturar cuando lo necesites.

También tienes que tener en cuenta que tendrás que vaciar, regularmente y más adelante, todos los contenedores donde se capturen cosas de forma automática o donde tú captures de forma manual.

Para poder capturar de forma efectiva, tendrás que usar el menor número de herramientas de captura posible pero tendrás que usar todas las necesarias para capturar siempre que tengas que hacerlo.

Tener más herramientas de las necesarias podría complicar el desarrollo de tus hábitos para capturar y, posteriormente, vaciar tus contenedores. Usar menos herramientas podría tener como consecuencia que dejases de capturar cosas que, posiblemente, tendrías que capturar.

Resumen

Hay cosas que se capturan solas, de manera automática, y cosas que tienes que capturar tú de forma manual.

Todo aquello que capte tu atención en algún momento o que tengas en la cabeza tendrás que capturarlo utilizando diversas herramientas de captura.

Hay que usar el menor número de herramientas de captura posible pero todas las necesarias para que puedas capturar cuando debas hacerlo, independientemente de tus gustos o preferencias.

Disponer de las herramientas adecuadas, sin duda, te ayudará a desarrollar el hábito de capturar en GTD.

La efectividad se puede aprender

La efectividad personal es una competencia que surge para dar respuesta a diversas necesidades y situaciones de nuestra sociedad actual.

Necesidades y situaciones que son consecuencia de la realidad que vivimos. El exceso de información al que nos vemos sometidos, la rapidez y magnitud de los cambios que se producen, el no llegar a tanto trabajo, las supuestas urgencias de todos los días, prestar atención a mil cosas a la vez sin hacerlo a ninguna en concreto,… Seguro que alguna o todas te resultan familiares.

Afortunadamente, atrás quedan ya las excusas y creencias de que hay que nacer con determinado talento para desarrollar determinadas competencias y habilidades.

Eso se creía antes, por ejemplo, sobre los profesionales comerciales, los roles gerenciales y otro tipo de perfiles. El tiempo, y la experiencia, ha demostrado que se pueden desarrollar los comportamientos y habilidades de esas profesiones sin tener un don divino. Sólo se necesita saber qué hacer y dedicar esfuerzo y atención a hacerlo.

También se puede ser una persona efectiva sin tener un don divino. De hecho, cualquier persona puede aprender a ser efectiva. Da igual cómo sea la persona. No importa si es organizada, ordenada, un desastre, olvidadiza,… Esto es un alivio y, a la vez, una faena.

Es un alivio porque conocemos desde hace tiempo lo que hay que hacer para ser una persona efectiva. Además, los avances en ciencia cognitiva siguen confirmando la teoría y las evidencias prácticas de metodologías para mejorar la efectividad personal como, por ejemplo, GTD®.

Pero también, el hecho de que la efectividad se pueda aprender puede verse como una faena por varias cosas.

Lo primero porque nacemos sin los hábitos y comportamientos propios para ser efectivos en la sociedad actual. Desgraciadamente, no vienen de serie en nuestro ADN. Nuestra naturaleza no es la de ser efectivos en el mundo que nos ha tocado vivir. Como se decía en una pequeña fábula que leí hace tiempo: «¿Mala suerte? ¿Buena suerte?… ¡Quién sabe!»

Además, el entorno no ayuda nada: exigencias, exceso de información, constantes interrupciones, cambios constantes, urgencias, distracciones, …, ¿te suena? Vivimos en un entorno más “hostil” que nunca para nuestra manera natural de comportarnos.

Pero, sobretodo, el hecho de que cualquier persona pueda aprender a ser más efectiva es una faena porque lo único que realmente hace falta para conseguirlo es querer hacerlo. Ya sabes, eso que Paco Alcaide llamaría compromiso. Porque, a día de hoy, aprender algo depende de uno mismo. Las circunstancias son las que son y a veces ayudan y otras dificultan, pero nunca impiden.

La buena noticia es que se puede aprender cómo organizarse mejor, a gestionar las interrupciones, a conseguir que no se olviden las cosas, a saber por dónde empezar a trabajar y hacerlo con enfoque, a tener la sensación de que controlas todo lo que tienes que hacer, … Todo esto se puede aprender.

Podemos conseguir trabajar y vivir de forma efectiva y sin estrés en el entorno y en la sociedad que nos ha tocado vivir. Tenemos los conocimientos y las capacidades. La necesidad es evidente.

Quien quiera cambiar y mejorar, está de enhorabuena, porque la efectividad personal es algo se puede aprender.