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Efectividad personal: es lo que necesitas

Efectividad personal: es lo que necesitas

Seguramente nos merecemos otra vida.

Una vida con menos exigencias y menos estrés. Sin tantas cosas por hacer, sin tantas explicaciones que dar.

Una vida en la que la tranquilidad fuese la tónica general y no un momento puntual.

Una vida en la que trabajases con ese jefe ideal que te pidiese hacer únicamente lo que quieres y te gusta hacer.

Un vida en la que los clientes comprasen sin que tuvieses que hacer mucho esfuerzo.

Un vida donde el equilibrio entre lo profesional, lo personal, el ocio, el trabajo, lo espiritual,…, surgiese de manera natural. Un vida, en definitiva, menos compleja.

Un vida en la cual, con algunos trucos y poco esfuerzo, pudieses solventar los sobresaltos y complejidades que te surgen. Suena bien, ¿verdad?.

Es posible que tu vida se parezca poco a ese tipo de vida. Bueno, al menos en mi caso es así. Y a la mayoría de las personas que asisten a los talleres de mejora de la efectividad que facilito, les ocurre algo parecido. O al menos eso me dicen.

También siento decirte que la mayoría de las cosas que no son como te gustarían que fuesen, pueden tener una parte de responsabilidad tuya. Dicho de otro modo, está en tu mano empezar a hacer algo para poder cambiar las cosas que no te gustan. El victimismo sólo te hace sentirte más víctima. Si quieres salir del hoyo, deja de cavar.

Deja de pensar en lo que mereces y en lo que te gustaría. O piensa en ello si quieres, pero no te obsesiones. El pasado está ahí para aprender de él, y para nada más.

Empieza a pensar en lo que necesitas para poder vivir mejor es estos tiempos líquidos, para sufrir menos y para disfrutar más. ¿Qué te ayudaría a conseguirlo?. ¿Qué está en tu mano hacer?

Si lo piensas tranquilamente, puede que identifiques muchas cosas que podrías hacer. Y es también muy posible que aquellas que más llamen tu atención sean las que menos te van a ayudar. Paradójico, pero cierto. El cambio suele gustar poco, y el esfuerzo que hay que hacer menos aún. Por eso tenemos tendencia a acogernos a las soluciones fáciles… y poco efectivas. Ya sabes a lo que me refiero: la permanente búsqueda de la inexistente pastilla que lo solucione todo.

Son tiempos de ser personas efectivas. De hacer bien las cosas correctas. De saber que tenemos límites y de que debemos hacer un uso óptimo de nuestros recursos (y sería un detalle hacer lo mismo con los recursos de los demás).

Son tiempos de aprender a decidir qué hacer y qué no hacer. No digo que sea fácil, pero con la información adecuada es más probable tomar buenas decisiones.

Son tiempos de aprender a pensar y de dejar de hacer por hacer.

Son tiempos de aprender a hacer bien lo que debemos hacer.

Son tiempos de aprender efectividad personal. Puede que pienses que aprender cómo mejorar tu efectividad personal no sea algo que mereces, pero sin duda, puede ser algo que necesitas… y necesitarás.

Efectividad personal: la necesidad de fomentar autonomía

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Es la necesidad lo que hace avanzar.

La necesidad de resolver situaciones. La necesidad de plantear soluciones a problemas. Muchas veces con el marrón ya entre las manos. Otras, las menos, de manera proactiva.

Al fin y al cabo, avanzamos como sociedad y como especie cuando detectamos o tenemos necesidad. También como personas. Como familia. Como colectivo… Hacemos de la necesidad virtud.

Enseñar a pescar

En casa enseñamos a los niños a pescar.

No es que la pesca sea el oficio familiar ni la actividad lúdica de la familia. Les enseñamos por la necesidad de desarrollar su autonomía… y salvaguardar nuestra salud física y mental.

“Regala un pescado a un hombre y le darás alimento para un día, enseñale a pescar y lo alimentarás para el resto de su vida”. Proverbio chino

Con tres niños en casa hay que plantearse ciertas cosas. De lo contrario te arriesgas a estar pringado (literalmente) más tiempo del estrictamente necesario.

En la cena de hace unos días, reflexionaba sobre el tiempo que invertimos desde que empezábamos a cenar con los niños hasta que terminaban. Mucho. El necesario.

Lo cómodo sería darles la cena a los pequeños. Que abriesen la boca y a engullir. Sería sencillo. No te hace esforzarte más allá del puro automatismo de coger la cuchara, hacerla pasar por el “hangar” del plato, avisar al expectante lechón de que se aproxima el avión y, con pericia y reflejos felinos, hacer que aterrice en el objetivo.

Pura zona de confort parental. Un proceso industrial estandarizado, simple, relativamente rápido, de escaso consumo de energía física e intelectual para el sufrido progenitor. Eso si, de nulo valor para el aprendizaje y desarrollo del crío.

Precisamente lo contrario que necesita una familia que coquetea constantemente con el desbordamiento.

 

Invierte tiempo para mejorar

¿Qué hacemos en casa?. Algo de sentido común, o eso creemos al menos.

Invertimos tiempo (mucho) para que los niños desarrollen su autonomía en la cena (y en otras cosas, claro). Si conseguimos que cenen de manera autónoma habrá beneficios para todos.

Aunque la solución es sencilla, la ejecución no es rápida. Casi todas las cosas que merecen la pena requieren tiempo, constancia y esfuerzo.

Lo cierto es que ya tenemos a casi dos tercios de la prole con la certificación en autonomía del auto-abastecimiento. Nos queda margen de mejora, pero es cuestión de tiempo.

Y lo estamos consiguiendo con mucha paciencia, viendo de vez en cuando “El sargento de hierro” y huyendo de la comodidad. Haciendo lo correcto y no lo cómodo.

Está mereciendo la pena. Bien por ellos porque lo están consiguiendo. Niños más efectivos hacen padres más efectivos.

 

No es cuestión de niños, sino de personas

Todo esto que os he contado se puede extrapolar al ámbito personal o laboral. ¡También con adultos!

Al final, se trata de invertir tiempo y recursos para aprender técnicas que ayuden a desarrollar habilidades. Todo para conseguir resultados.

Resultados que pueden ir desde cerrar un acuerdo comercial, la implantación de un nuevo sistema informático, preparar la reunión de Dirección o, simplemente, terminar de cenar y que la cocina no parezca la sala del crimen de un capítulo de Dexter (cambiando la sangre por tomate, claro)

Porque cualquier persona puede aprender. Únicamente tiene que querer. Ayuda siempre va a tener. Eso sí, tendrá que elegir bien la ayuda que pide y a quién la pide. Pero eso es otro tema.

 

¿Y qué pasa con las organizaciones?

A las organizaciones les interesa tener niños que cenen de manera autónoma. No hay duda de ello. Manchan menos, disfrutan más, se cena antes, queda tiempo para ver una serie, leer, jugar… Creo que me entendéis.

Si, a las organizaciones les interesa la autonomía. Obviamente, me refiero a la autonomía de las personas.

Lamentablemente muchas organizaciones siguen, aún, en modelos de gestión cómodos, antiguos e ineficientes. Modelos que les permiten por el momento sobrevivir, pero no vivir.  Modelos de “abre la boca que viene el avión”. Esos modelos de “ya pienso yo por ti”. Modelos donde no se enseña a pescar.

Y es una pena. Porque hay otras opciones más efectivas. Algunas organizaciones, afortunadamente, ya lo están descubriendo. Por el bien de todos.

Simplemente hay que querer cambiar. Dejar de hacer siempre lo mismo por el hecho de que siempre se ha hecho así.

En su lugar, se pueden dedicar recursos para enseñar a trabajar de una manera más efectiva. Una manera mucho más óptima para el día a día de las personas, a las que, todo hay que decirlo, no nos han enseñado a trabajar. Cosas del sistema.

 

Conclusión

En resumen:

  • La autonomía hay que promoverla dedicándole recursos, no aparece por arte de magia
  • Es más beneficioso enseñar a una persona a hacer cosas nuevas que dárselas hechas
  • Los resultados llegan con paciencia y dedicación
  • Las organizaciones necesitan autonomía y personas que sepan trabajar en los entornos actuales

Resulta evidente que, independiente de la edad, resulta más beneficioso relacionarse y trabajar con personas autónomas y efectivas.

Si las organizaciones quieren apostar por crear ecosistemas de autonomía, ya saben lo que hay que hacer: dedicar recursos que funcionen y ayuden, de verdad, a las personas. Está en su mano, porque ayuda no les va a faltar.

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Gestiona tus compromisos sin estrés

Selección de alternativas

 

Gestionar mal nuestros compromisos nos lleva a comprometernos con más cosas de las que podemos abordar. Ese exceso de compromisos hace que las personas pierdan el control sobre el trabajo que deben realizar. Es entonces cuando el estrés aparece.

El exceso de compromiso y la pérdida de control sobre nuestro trabajo se retroalimentan. Se produce un efecto de bola de nieve que hace que el problema vaya en aumento: mayor descontrol implica mayor desconocimiento de tu realidad. A mayor desconocimiento tendemos a seguir asumiendo compromisos de forma descontrolada. Se entra en un bucle de inefectividad incremental.

Casi todos hemos vivido la frustración y estrés que genera este tipo de situaciones.

Hace unos días compartía conversación con una persona que me confesaba el elevado nivel de frustración vital al que había llegado. Esta frustración venía del completo descontrol sobre su vida personal y profesional. Esta persona, madre trabajadora (y autónoma) con tres hijos vivía con la sensación de tener el agua al cuello cada día, reaccionando de manera estresada a cada situación nueva que aparecía. En lo profesional, tenía un sinfín de cosas por empezar, muchas ideas para emprender, tantas acciones y proyectos por terminar que ni se acordaba, llegaba siempre al límite de las fechas,…

Después de esos momentos de desahogo necesario en este tipo de situaciones, llegó a la conclusión de que tenía varios problemas. Uno era su incapacidad para decir no cuando no podía asumir más cosas. Otro era que sentía el impulso de empezar todo según surgía ya que, aparentemente, iba a tardar muy poco tiempo en acabarlo. Y, por último, le resultaba imposible dejar cosas sin hacer posponiéndolas para más adelante. Todo ello me resultaba familiar. Son reflexiones habituales que comparten las personas que asisten a los talleres de mejora de la efectividad personal que facilitamos en OPTIMA LAB.

Desgraciadamente, es habitual que las personas se comprometan con más cosas de las que pueden afrontar. Algunas de las razones más evidentes para ello son:

  • Un exceso de voluntarismo de hacer muchas cosas relacionado con un nivel preocupante de desconocimiento de su realidad, que lleva a decidir impulsivamente sin enfriar el pensamiento.
  • En las culturas latinas en general y, en España en particular, parece que cuesta mucho decir no. Mientras que en otros países es algo habitual, e incluso es una cualidad a respetar, en España está mal visto.
  • Ausencia de un sistema de organización personal que permita una visión completa y actualizada de todos los compromisos que ya tienen, tanto con uno mismo como con terceras personas.
  • Desconocer que es posible aprender a gestionar de manera efectiva los compromisos. En particular, esta es una de las claves que diferencia a las personas efectivas de las que no lo son. Está en tu mano aprender, si es que quieres, maneras efectivas para gestionar tus compromisos.

Metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, ofrecen soluciones para que las personas puedan tomar conciencia de todos esos compromisos. Además, permiten establecer una relación con esos compromisos, trabajando de manera eficiente en su consecución tomando las mejores decisiones en cada momento.

¿Te imaginas que controlas todos los compromisos que has adquirido? ¿Te imaginas que tienes claro qué es todo lo que tienes que hacer? ¿Te imaginas que sabes a qué no te puedes comprometer ahora? ¿Te imaginas que, además, te sientes bien?

Aprender a gestionar tus compromisos de manera efectiva no quiere decir que vayas a conseguir hacer todo lo que tendrías o te gustaría hacer. Como profesional del conocimiento, tendrás que dejar cosas sin hacer. Pero, sin duda, te será más fácil saber qué cosas dejas sin hacer y cuáles son las razones que te llevan a hacerlo, si aprendes a trabajar de manera efectiva gestionando tus compromisos sin estrés.

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#debatiendo: ¿engañarse para mejorar la efectividad?

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Durante el fin de semana mantuve un debate muy interesante con Jeroen Sangers en Twitter como consecuencia de los comentarios que publicaba en su blog, a raíz de este post de Jerónimo Sánchez sobre “Lo que nos enseña de verdad la Ley de Parkinson”.

Jeroen argumentaba en nuestro debate que, basándose en la Teoría de la Motivación Temporal, utilizar fechas subjetivas (es decir, no reales e inventadas por uno mismo) para hacer tu trabajo es una solución sostenible para encontrar motivación y mejorar la efectividad personal. 

Comparto los principios de la Teoría de la Motivación Temporal, pero discrepo con el enfoque de usar fechas inventadas, tanto desde una perspectiva general para la toma de decisiones como desde la perspectiva concreta para mejorar la efectividad personal.

¿Qué dice objetivamente la Teoría de la Motivación Temporal?

La Teoría de la Motivación Temporal afirma que las fechas límite (deadlines) influyen en la motivación para conseguir resultados, hacer cosas y, como consecuencia, en la procrastinación. Ante esto hay poca discusión pues a medida que se va acercando un deadline, el interés o los motivos para hacer algo con eso, se incrementa. Si quieres profundizar sobre el concepto de “procastinación”, te recomiendo esta magnífica serie de posts de mi colega y amigo Antonio José Masiá.

Sin embargo, una cosa es que las fechas límite motiven a la acción y otra es interpretar que cualquier tipo de fecha límite lo haga. Como ya escribí en su día, hay dos tipos de fechas: las fechas objetivas (reales y no inventadas) y las fechas subjetivas (irreales e inventadas por uno mismo). En ninguna parte de la Teoría de la Motivación Personal se hace referencia a que las fechas se deban inventar y que sembrar tu calendario de fechas inventadas por ti mismo vaya a resultar motivador. Conviene separar el grano de la paja.

¿Te es útil realmente inventarte las cosas?

Es evidente que la información real es mejor y más útil para tomar decisiones que la información inventada. ¿Prefieres que el médico te diagnostique con datos reales o que se los invente?. ¿Prefieres saber dónde van a estar realmente tus hijos el fin de semana o que se inventen dónde van a estar?. ¿Prefieres que el hombre del tiempo se invente la previsión o que utilice la información que facilitan los satélites meteorológicos?. ¿Sigo?.

Las decisiones que tomes serán más o menos acertadas dependiendo de varios factores y algunos de ellos quedarán fuera de tu zona de influencia. Sin embargo, cuando hablamos de efectividad personal, para decidir correctamente qué hacer hay dos factores fundamentales: pensar en qué se va a hacer  y utilizar información real. Usar fechas inventadas para decidir qué vas a hacer no requiere pensar en absoluto (da igual cuando las pongas, incluso puedes cambiarlas siempre que quieras) y, desde luego, no es información real. ¿Cómo de correctas te gustarían que fuesen las decisiones que tomas?.

Inventarse fechas sirve para motivarse de manera efectiva… ¿en serio?

Me cuesta creer que nadie pueda encontrar motivación sostenible utilizando fechas inventadas y sobrecargando innecesariamente su calendario con deadlines falsos. Me cuesta más aún imaginar que, y me parece completamente absurdo, que se pretenda relacionar sin fundamento usar fechas inventadas con factores de motivación como modelo para mejorar la efectividad personal.

Es posible que, al inicio, utilizar fechas inventadas pueda aportar un efecto motivacional circunstancial y momentáneo. Sin embargo, nuestro cerebro es difícil de engañar y sabe perfectamente que esas fechas carecen de fundamento y que, si las incumples, no va a pasar nada. ¿Nada?. Bueno, el incumplimiento sistemático de esas fechas, bien sea porque no llegues en tiempo o porque las vayas posponiendo una y otra vez, además de ineficiente, te acaba pasando factura en forma de frustración y pérdida de perspectiva real de tu trabajo.

Sin embargo cuando la fecha es objetiva, es decir, real, la cosa cambia. Cumplir o incumplir ese deadline ya tiene consecuencias reales, ya sean positivas por cumplimiento o negativas por incumplimiento. Es decir, la gratificación o el castigo pasan a ser reales, lo que sí que tiene un efecto motivacional real.

Conclusión

Si buscas motivación para poder hacer tu trabajo de manera efectiva, busca motivos reales. Si tomas decisiones sobre lo que debes hacer basándote en información falsa, es muy probable que el resultado de esas decisiones no sea el que esperas ni deseas. Ello te generará probablemente frustración, malestar y, curiosamente, desmotivación que es precisamente lo contrario a lo que buscas.

Mejorar tu forma de trabajar es más sencillo de lo que te querrán hacer creer, siempre que bases tu mejora en tomar las decisiones correctas con información correcta. Como decía Platón, una buena decisión está basada en conocimiento y el conocimiento se basa en gran medida en información real. Tú decides cómo quieres, si es que de verdad quieres, comprometerte contigo mismo para mejorar, pero recuerda, y es importante, que para mejorar realmente tu efectividad personal, los atajos son mentira.

Cinco reflexiones sobre efectividad personal

Cinco reflexiones efectividad personalVarios de los pensadores, académicos, escritores y, en general, personas influyentes en el ámbito de los negocios y el desarrollo personal, llevan décadas escribiendo sobre el impacto positivo que la efectividad tiene en las personas, las organizaciones y, en general, la sociedad.

Me gustaría reflejar en este post cinco reflexiones que considero relevantes sobre la efectividad personal. Son cinco frases de cinco autores diferentes que han desarrollado su actividad académica y/o profesional en entornos diferentes pero siempre con el foco en ofrecer soluciones y respuestas que ayuden a las personas a entender la realidad a la que se enfrentan. Espero que te inviten a la reflexión como lo han hecho conmigo. 

1.”No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto”. Peter Drucker

Una de las claves de la efectividad es saber elegir bien qué debe hacerse y qué no debe hacerse. Como profesionales del conocimiento, las personas tienen más trabajo que tiempo, por lo que es imprescindible dejar cosas sin hacer. Dedicar recursos a hacer algo que no debería hacerse (que no aporte valor), por muy bien que se haga, es algo completamente inútil.

2. “Disciplina es pagar el precio. Es abordar los hechos duros, pragmáticos y brutales de la realidad y hacer lo que haga falta para que ocurran las cosas. La disciplina surge cuando la visión se une al compromiso”. Stephen Covey

El compromiso forma parte intrínseca de la efectividad personal. Decidir hacer algo debe conllevar un compromiso real y, por tanto, tienes que trabajar para conseguir llevarlo a cabo cueste lo que cueste. Si quieres profundizar sobre este tema te recomiendo esta entrevista que hicimos en OPTIMA LAB a Francisco Alcaide sobre la relación entre compromiso y efectividad.

3.“Cuando comiences a hacer que sucedan cosas, realmente empezarás a creer que puedes hacer que ocurran. Y eso es lo que hace que las cosas sucedan”. David Allen

Las creencias tienen una importancia fundamental en la efectividad de las personas. Hacemos lo que hacemos porque creemos lo que creemos. Si crees que no puedes hacer algo, no lo harás. Si crees que puedes hacer algo, lo harás. Las personas efectivas se mueven y hacen cosas como única vía para conseguir resultados.

4.“Los trabajos rutinarios y poco interesantes requieren un jefe; los no rutinarios y más interesantes dependen de la autogestión.” Daniel Pink

Han quedado atrás los tiempos en los que las personas efectivas debían seguir los criterios de acción que sus jefes determinaban. Los trabajos de valor demandan personas efectivas que sepan y quieran autogestionarse asumiendo responsabilidad.

5.“La efectividad es una competencia que permite saber en cada momento cuál de las opciones disponibles aporta más valor a la consecución de resultados, para llevarla a cabo de manera óptima en cuanto a utilización de recursos”. José Miguel Bolívar

La efectividad personal es el camino para las personas consigan resultados. La buena noticia es que podemos estudiar, practicar y desarrollar nuestra efectividad personal, de modo que aprendamos a elegir lo que hacemos en función del valor que aporta. La efectividad personal es una competencia que se puede aprender, y aprender a ser eficaz y eficiente es algo que merece la pena.
En definitiva, cinco reflexiones que debes tener en cuenta si quieres ser una persona efectiva: saber elegir de forma inteligente, determinación en el compromiso, orientación a la acción, conciencia de autogestión y desarrollar la capacidad para hacer aquello que aporta valor de forma eficiente. Todo está en tu mano, porque tu efectividad personal depende de ti.