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Ladrones de tiempo: eludiendo responsabilidad

Ladrones de tiempo: te falta responsabilidad

La efectividad personal es una cosa muy seria que afecta directamente a la felicidad de las personas. Quienes deciden tener un acercamiento o emprender un camino de mejora en su efectividad, están tomando una decisión importante que no puede ser tomada a la ligera.

Últimamente se siguen leyendo cosas completamente obsoletas, y erróneas, en lo que se refiere a la mejora de la efectividad o productividad personal. Una auténtica lástima debido a que la ciencia ya demuestra qué es útil cuando hablamos de efectividad.

Una de esas cosas absurdas es la insistencia en declarar la guerra a los ladrones de tiempo en general y, en particular, a los que se esconden en tu móvil. Ya he hablado de los ladrones de tiempo aquí y, en mi opinión, el mejor post sobre lo absurdo de los ladrones de tiempo lo puedes leer aquí.

Muchas personas se quejan de lo infernal que les resulta llevar siempre encima un móvil. Curiosamente, suelen ser las mismas que se quejan de la cantidad de email que reciben y que les impide trabajar. Tiempo de echar balones fuera, algo muy habitual cuando se habla de mejorar la efectividad y la forma de trabajar buscando soluciones fáciles y sin esfuerzo. El problema no está ahí fuera, y la solución tampoco.

Pero volvamos al teléfono móvil, ese aparato diabólico e infernal creado para poder estar en contacto, si quieres y/o necesitas, con personas independientemente de dónde estén. ¿Es tan malo?. ¿Te causa tanto problema?. ¿Te interrumpe tanto?. Si es así, deja de usarlo. Sencillo.

Pero resulta que crees que estás cautivo de tu teléfono móvil y de las notificaciones que te llegan a través suyo. Tanto él como ellas son las culpables de tu situación. Pobre de ti.

Mensajes de Whatsapp, SMS´s, notificaciones de Facebook, notificaciones de correo, más Whatsapp, mensajes de Telegram,…, y así sucesivamente. De esta manera es imposible trabajar, ¿verdad?

Parece que todos los ladrones de tiempo que habitan en el móvil se ha confabulado para distraerte… con todo lo que tienes que hacer. Pobre, otra vez.

Ante esta situación muchas personas intentan trucos y tips sencillos de, cuanto menos, dudosa utilidad en el largo plazo. Instalan apps en el móvil que bloquean notificaciones, dan la vuelta al teléfono para no ver la pantalla, lo ponen en silencio, bailan el hulahop o ponen velas en diferentes rinconcitos, … Todo para intentar callar a esos ladrones de tiempo.

En tu mundo real existen y existirán notificaciones e interrupciones. De eso no te vas a librar por mucho que uses la técnica del avestruz y metas la cabeza debajo de la tierra. Lo ideal sería que fuesen el menor número posible, pero la realidad es la que es y la solución no pasa por obviarlas. Y mucho menos por eludir tu responsabilidad de aprender a gestionarlas adecuadamente.

Una persona efectiva aprende a relacionarse de manera óptima con su entorno, evitando aislarse de él. Usar trucos como, por ejemplo, silenciar las notificaciones te puede ayudar puntualmente, pero es insuficiente. Lo que te ayudará realmente a ser una persona más efectiva es aprender a gestionar tu atención para dedicarla de manera consciente a lo que la tienes que dedicar.

Si sabes cómo gestionar adecuadamente tu atención, serás tú quien decida si atiendes o no esa notificación o interrupción. Será tu responsabilidad decidir a qué dedicas tu tiempo y atención. No olvides que tus resultados son consecuencia de tus decisiones.

Por tanto, la solución definitiva contra los inexistentes ladrones de tiempo está, realmente, en ti. Y eso te da la posibilidad de armarte de responsabilidad y asumir que tienes que aprender cosas nuevas para relacionarte mejor con tu realidad y adaptarte a ella. Deja de echar balones fuera y de sentirte víctima. Porque el problema no son los ladrones de tiempo, sino tu falta de responsabilidad.

La autogestión personal como competencia clave del siglo XXI

Para los trabajadores del conocimiento se acabó eso de echar balones fuera.

Realmente, nunca hemos tenido esa oportunidad pero heredar de una forma de trabajar no adaptada a nuestra realidad nos daba esa falsa sensación. Además, creíamos que eso de “trabajar” era quitarnos las cosas de encima. Sin más. Sin consecuencias.

Pero a estas alturas, da igual si estamos hablando a nivel personal o profesional, ya no puedes actuar así. Ya no puedes responsabilizar únicamente a los demás de tus resultados. No es tu pareja quien gestiona tus asuntos. No son tus hijos quienes gestionan tus asuntos. No es tu jefe, ni tu cliente ni tus socios quienes gestionan tus asuntos. Y si eres manager, tampoco son tus colaboradores quienes gestionan tus asuntos.

La única persona que gestiona tus asuntos eres tú.

Pero en el trabajo del conocimiento, en ese tipo de trabajo que tú ya haces, la clave no está únicamente en cómo gestionas tus circunstancias externas sino en cómo eres capaz de gestionarte a ti mismo.

Eso se llama autogestión y ha pasado a ser una competencia clave para los profesionales a día de hoy. Yo diría que es la competencia clave.

Autogestion competencia clave del siglo XXI

Autogestion competencia clave del siglo XXI

En mi experiencia, el modelo de autogestión que he encontrado hasta ahora que refleja mejor la realidad en la que estamos es el que propone David Allen en GTD: tener un nivel óptimo de autogestión es tener un nivel adecuado y equilibrado de dos cosas: control y perspectiva.

Como puedes imaginar, el modelo de GTD es en el que yo baso mi autogestión y mi efectividad. Mejor dicho, es el modelo con el que comencé a ser consciente de la importancia de desarrollar una autogestión efectiva y de mi responsabilidad sobre ello.

¿Qué es el Control dentro del modelo de autogestión de GTD?

Como comenta José Miguel Bolívar en su libro “Productividad Personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD”, cuando en GTD hablamos de control nos referimos a conseguir la sensación de no tener estrés. Concretamente, ese tipo de estrés que es consecuencia de no saber que es todo lo que vas a tener que decidir y/o hacer. Es un estrés causado por el desconocimiento de las cosas a las que te tienes y te va a tener que enfrentar.

Tener control en GTD es tener una visión completa sobre todo tu entorno. De  todos tus compromisos, de todas tus acciones, de todas tus ideas, de toda tu información,… Si tienes todo esto controlado, si eres consciente de todo ello, el estrés desaparece. Y un profesional efectivo es todo lo contrario a un profesional descontento y estresado.

¿Que es la Perspectiva en el modelo de autogestión de GTD?

Una vez que tienes el control sobre todos tus compromisos, acciones, ideas, información,… necesitas saber por dónde debes empezar.

¿Qué va antes y qué va después?. ¿Qué debo hacer ahora y qué puede esperar?. ¿Cuáles son las consecuencias de hacer una cosa u otra?. ¿Qué es lo peor que puede ocurrir si dejo algo sin atender?

Para responder a esas preguntas necesitas tener la perspectiva necesaria para decidir.

Tienes que definir y tener claras tus responsabilidades, tus objetivos y tus metas, así como ser consciente de las consecuencias de no abordar responsablemente alguna de ellas. Esto va de ser adulto.

Para qué es necesario que desarrolles tu capacidad de autogestión

La autogestión te va a permitir ser mucho más efectivo.

Así de simple. Si tu no lo haces, otros lo van a hacer. Y, probablemente, llegarán a ser más competitivos que tú… y más felices. Tendrán tan claras todas sus responsabilidades que podrán atender y dedicar tiempo a todas. La autogestión es armonía.

Al desarrollar tu autogestión, vas a saber con mayor certeza, tranquilidad y convencimiento qué cosas tienes que hacer y qué resultados tienes que conseguir, y además te va a ayudar a conseguir todo eso de la mejor manera posible. Eficacia y eficiencia. Casi nada en los tiempos que corren…

Ser más eficaz y más eficiente va a tener impacto positivo en tu vida, lo mires por donde lo mires. Un impacto que te va a ayudar a descubrir nuevos caminos y formas de hacer las cosas… y a tener menos estrés.

Por ello, por su importancia, por su trascendencia y por los beneficios que te puede aportar, es inevitable que comiences a desarrollar la autogestión como una competencia clave del siglo XXI. Tu futuro depende de ello, ¿no crees?

¿Quién permite las interrupciones?

mano sosteniendo míl del que salen iconos de aplicaciones y alertas

 

Es curioso como, incluso en el mundo de los profesionales de la productividad, sigue existiendo la idea de que son los “ladrones de tiempo” los que te hacen ser ineficiente provocando muchas de las interrupciones que sufres a lo largo del día. La solución en estos casos parece fácil: hay que eliminar tanto a las interrupciones como a sus “fuentes”, esos malditos ladrones de tiempo. Sin embargo ese enfoque ni es posible ni es cierto tal y como puedes comprobar aquí.

No hay ladrones de tiempo. Nadie te “roba” tu tiempo. Eres tú quien decide a qué dedicarlo o, mejor dicho, eres tú quien decide qué hacer con tu atención, a qué la dedicas y a qué se la prestas. Realmente, el único “ladrón de tiempo” real y peligroso que existe eres tú. Reflexiona sobre ello respondiendo a estas preguntas:

  • Estás terminando un mail importante para enviar en unos minutos ya que  tienes interés en que llegue a tu cliente lo antes posible y, de repente, suena el teléfono. ¿Quién decide atenderlo y da, por tanto, pie a la interrupción?
  • Acabas de empezar a escribir el borrador de una presentación que llevabas un tiempo posponiendo ya que te daba una pereza enorme empezar. En esto, se te acerca un compañero en la oficina para hablar sobre cualquier tema no relevante.  ¿Quién decirle atenderle y dedicarle tiempo?. ¿Quién da pie a la interrupción?
  • Estás leyendo el último informe de resultados y te acuerdas de que tienes que mirar los precios de billetes de tren para el viaje que tienes que hacer dentro de unas semanas. ¿Quién decide dejar de hacer lo que estabas haciendo, buscar el precio de los billetes e intentar sacarlos?. ¿Quién da pie a la interrupción?

La respuesta a esas preguntas te ayudará a encontrar al “ladrón de tiempo” que estás buscando. Pero no mires muy lejos porque, en este caso, la verdad no está ahí fuera.

En cualquier caso, la buena noticia es que ya sean interrupciones internas o externas, e independientemente de tus creencias sobre los ladrones de tiempo, la manera en la que puedes gestionarlas para ser eficiente es la misma.

Dedica la atención justa a las interrupciones

La atención justa no es ninguna atención. No se trata de que te aísles en una burbuja y seas indiferente a tu entorno. La atención justa es la atención necesaria para capturar, escribir, anotar,…, la información mínima que necesites para poder analizar, pensar y decidir posteriormente que tienes que hacer (o no hacer) con eso que has anotado.

Atender una interrupción no es ponerte hacer algo con esa interrupción en el momento que surge. Si quieres ser efectivo no es que dejes de hacer lo que estabas haciendo para ponerte a trabajar con eso que te interrumpe. Porque en el trabajo del conocimiento, atender una interrupción de manera eficiente es dedicar la atención justa para disponer de la información necesaria para determinar más adelante qué harás (o no harás) con eso.

Un ejemplo de gestión eficiente de interrupciones

Por ejemplo, imagínate que estás trabajando en ese informe que estás a punto de terminar (¡por fin!)  y te entra una llamada en el móvil. ¿Cuál suele ser el comportamiento habitual?. Atiendes la llamada, contestas y actúas en consecuencia si procede. Trasladas tu atención del informe que estabas escribiendo hacia las nuevas acciones derivadas de esa llamada.

¿Cual es el enfoque eficiente? Sería algo parecido a esto: mientras estás escribiendo tu informe,  miras el número que te está llamando, apuntas en un sitio fiable y que revises con regularidad algo del estilo “devolver llamada xxx-xx-xx-xx”, y vuelves a trabajar sobre tu informe.

En el primer caso, dedicas toda tu atención durante un tiempo que desconoces a algo que desconoces que impacto tendrá sobre tu trabajo. Cuando cuelgues y termines la llamada, probablemente creerás que tienes que ocuparte de algunas de las cosas de las que hayas hablado. También es probable que creas que tienes que hacer algo con ellas inmediatamente. En ese caso, ¿dónde queda el informe que estabas escribiendo?. ¿Por dónde ibas?. ¿Dónde queda tu inspiración y tu eficiencia?.

En el segundo caso (el enfoque de gestión eficiente), también dedicas toda tu atención a la interrupción pero en este caso lo haces durante un tiempo mínimo (¿4 segundos?, ¿5 segundos?) para luego volver a lo que estabas haciendo (terminar el informe).

¿Cuál es crees que es más efectiva para tu trabajo?

Conclusiones

Cuando pienses que eres incapaz de realizar tu trabajo en condiciones porque tienes un gran numero de interrupciones, te animo a que recuerdes lo siguiente:

  • No hay ladrones de tiempo, salvo tú mismo
  • Tienes dos maneras de gestionar esas interrupciones: la efectiva y la no efectiva… Tú decides
  • Dedica la atención justa para capturar la información mínima sobre esa interrupción para pensar y decidir después que hacer con ella
  • En último caso, si decides atender esa interrupción que sea porque conoces perfectamente las consecuencias de no atenderlas y no porque no las conoces.

En resumen, tienes en tu mano gestionar de manera eficiente el modo en que te relacionas con tu entorno. Puedes atender las interrupciones de manera eficiente o de manera no eficiente. Si decides ésta última no te quejes de las consecuencias porque en tu mano está hacerlo de otra manera.

Gestiona las interrupciones de manera eficiente usando GTD

Cartel de "No Molestar" colgado en una puertaLas interrupciones son uno de los mayores problemas que identifican las personas a la hora de poder realizar su trabajo de forma eficiente. En mi experiencia, esta es una afirmación que puede parecer a la vez tan evidente como errónea, pues realmente el problema no está en las interrupciones en sí mismas, sino en la gestión ineficiente que se hace de ellas. Muchas de esas personas piensan que las interrupciones son un mal sobre el que no se puede actuar y, lejos de asumir que ellas mismas pueden actuar eficientemente sobre ellas, culpan del impacto negativo que producen a aquellos que la generan y, en consecuencia, tienen la creencia de que poco o nada se puede hacer para que no afecten negativamente a su trabajo.

Si analizamos el foco u origen causantes de las interrupciones, existen dos tipos de interrupciones: las internas y las externas. Las interrupciones internas, son aquellas que surgen intrínsecamente y que nos provocamos nosotros mismos. Por ejemplo, son recuerdos que se te vienen a la cabeza, ideas que tienes, recordatorios de cosas que tenías que hacer y no has hecho,… Algunas de esas interrupciones son consecuencia de hacer un mal uso de nuestra mente al utilizarla para recordar cosas, mientras que otras son consecuencia de nuestra capacidad creativa y son ideas que se nos ocurren.

Por otro lado, las interrupciones externas son aquellas que vienen derivadas del entorno en el nos desenvolvemos. Por ejemplo, una interrupción externa es una llamada de teléfono, una petición de un colega pidiéndote un dato, el mensaje de whatsapp de tu pareja, el avisador de entrada de correo electrónico en el caso de que lo tengas habilitado, …

Cómo usar GTD para gestionar las interrupciones

Uno de los hábitos productivos que propone la metodología GTD es el de capturar o recopilar todo aquello que capta tu atención. Estés donde estés y hagas lo que hagas, siempre debes estar preparado para poder capturar esa idea que se te ocurre, esa cosa que tenías que hacer y que no has hecho o cualquier otro input que pase por tu cabeza o entorno. El objetivo de desarrollar este hábito es dejar de usar la mente para recordar cosas, algo para lo que es tremendamente ineficiente si estamos hablando de un número significativo de elementos a recordar (lo cual es habitual por ser profesional del conocimiento).

Capturar o recopilar en GTD consiste, básicamente, en anotar en algún sitio fiable (al que luego puedas y vayas a acudir a revisarlo) aquello que ha captado tu atención (interrupción interna o externa), de manera que anotes esa cosa para pensar y decidir que haces con ello más adelante. La idea que hay detrás de capturar en GTD es que anotes esa interrupción y sigas con lo que estabas haciendo, sin dedicarle más tiempo del necesario que el anotarlo en algún sitio (una libreta, un móvil, un post-it,…).

Teniendo todo lo anterior en cuenta, para gestionar las interrupciones de manera eficiente usando GTD lo único que vas a tener que hacer es desarrollar el hábito de capturar o recopilar esas interrupciones. Cada vez que aparezca en tu radar una interrupción, interna o externa, enfoca tu atención hacia ella, capturalá y reenfoca tu atención hacia lo que estabas haciendo. Ya verás más adelante qué hacer con ella para terminar de gestionarla, pero no le dediques ni un minuto más en ese momento.

Ya, pero hay interrupciones que debo atender si o si… ¿seguro?

En los talleres que facilito sobre mejora de la productividad personal, una de las consultas o dudas que suelen surgir respecto a este tema es qué hacer con aquellas interrupciones que si o si deben ser atendidas. Es un asunto curioso y, como diría mi amigo y colega artesano Antonio José Masiá (@ajmasia), cargado de creencias.

Lo primero, creo que es necesario revisar la creencia de cuándo una interrupción debe ser atendida. Una interrupción, de por sí y objetivamente, no tiene una naturaleza predeterminada para ser o no ser atendida. Será el paradigma de cada persona lo que desencadene el prestarle la atención de hacer algo con ella en ese momento o no, en función de las consecuencias que ello pueda tener. Y para poder hacer esto con el mayor criterio posible es muy importante tener clara la perspectiva de tu trabajo para tomar buenas decisiones. Por ejemplo, atender la llamada de un jefe podría parecer ser una interrupción de esas que hay que atender en el momento en el que se produzca si o si. Pero eso sólo puede ser analizado en cada caso y en ningún caso tiene una naturaleza axiomática ya que, por ejemplo, puedas estar en una entrevista con un cliente relevante y que sea más importante que atender esa llamada.

Sin embargo, una vez que hemos, de manera consciente, tomado la decisión de no capturar esa interrupción y ponernos a hacer algo con ella directamente (te aseguro que serán muy pocas), es muy sencillo gestionarla: dedica tu atención plenamente a ella. No tiene mucha más historia, lo único que deberías tener en cuenta es capturar y anotar qué es lo que estabas haciendo antes y por dónde ibas en esa acción, para que una vez hayas finalizado de atender la interrupción vuelvas a tu trabajo anterior de forma eficiente.

Conclusiones

Como verás no se trata de no atender las interrupciones de tu entorno. No se trata de aislarte del mundo que te rodea ni convertirte en el “borde” de la oficina, aunque esto último no es mala opción si el territorio es muy hostil 😉

Se trata de que seas consciente de que atender las todas interrupciones según surjan es altamente ineficiente e innecesario. Se trata de que seas consciente de que tú eres el único responsable de decidir a qué le dedicas tu atención en cada momento. Se trata de que seas consciente de que no todas las interrupciones tienes que gestionarlas igual, siempre que tengas claras las consecuencias que ello supone. Se trata de que captures y anotes todas las interrupciones para, posteriormente, decidir que hacer con ellas.

Se trata, en definitiva, de que seas consciente de que puedes gestionar de manera eficaz las interrupciones, siendo más eficiente y reduciendo significativamente tu estrés. Y eso con GTD es posible y, si lo intentas, es muy fácil. ¿Te animas?

Aprende a manejar eficazmente los compromisos con GTD

Firmando compromisoYa hemos visto que la mejora de la eficacia y de la productividad en los entornos en los que desarrollamos nuestra vida profesional y personal en el siglo XXI sólo puede hacerse realidad si trabajamos sobre cómo gestionar mejor nuestra atención, los compromisos que adquirimos y si dejamos de pensar que todo ello depende de cómo gestionar el tiempo.

Generalmente, el estrés común (ese que sufre la inmensa mayoría de profesionales) aparece por la mala administración de los compromisos que adquirimos no solo con terceros sino también con nosotros mismos. La sensación de pérdida de control sobre todo lo que debemos hacer es la que produce ese estrés y sólo cuando conseguimos manejar y administrar todos esos frentes abiertos, que nuestros compromisos han generado, es cuando la sensación de bienestar aparece y, por tanto, el estrés disminuye.

Por regla general nos comprometemos con más cosas de las que verdaderamente podemos afrontar pudiendo, además, hacerlo de manera consciente o inconsciente. Estos compromisos generan sensaciones y situaciones que constantemente van a estar requiriendo de nuestra atención y provocando distracciones hasta que les demos respuesta y solución eficaz. Para ello cabe pensar que lo más inteligente sería aplicar un proceso de gestión coherente, eficaz y definido a todos esos compromisos que adquirimos o potencialmente podríamos adquirir.

Una vez que comprendemos el verdadero significado del término compromiso en la productividad, para hacer una gestión eficaz de ello debemos, al menos, tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Lo primero es capturar, recoger o anotar ese compromiso de alguna manera que nos sirva y nos aporte la tranquilidad suficiente para no “olvidarnos” de él. Para ello, y dado que ya sabemos que la mente no está diseñada para recordar ni almacenar ideas, lo mejor es poder anotar ese compromiso en algún sistema fiable que nos de la garantía y tranquilidad para poder pensar y aclarar qué debemos hacer con él más adelante.

  • ¿Qué significa, para mi, realmente ese compromiso?. Muchas veces anotamos cosas que en un momento dado nos parecen interesantes o captan nuestra atención pero que al cabo de un tiempo  dejan de hacerlo. El segundo paso de una gestión eficaz de compromisos es aclarar qué quiero o tengo que hacer con cada uno de ellos. Esta misma semana José Miguel Bolivar  escribía un completísimo e imprescindible post sobre cómo aclarar nuestros compromisos para tener control. Decidir si tenemos o no que hacer  algo con ese compromiso, cómo quiero o puedo comprometerme realmente  y decidir qué hacer para cumplirlo son los aspectos básicos a realizar para poder aclarar aquello que, en algún momento, ha captado nuestra atención.

  • Si ya sabemos lo que hay que hacer y el resultado que deseamos, lo siguiente sería elaborar los recordatorios adecuados que nos sirvan para poder seleccionar eficazmente las acciones que debemos ejecutar de cara a cumplir cada compromiso asumido.

Como se puede ver, se trata de un  que va transformando la propia naturaleza del compromiso:

  1. detectas algo que llama tu atención  y lo capturas para no olvidarlo (compromiso potencial)
  2. aclaras qué significa para tí ese compromiso y piensas sobre si realmente quieres/puedes hacer algo con ello (compromiso aclarado o consciente)
  3. defines las acciones que necesitarás para llevarlo a cabo (compromiso definido) para…
  4. preparar las estructuras, elementos y recordatorios que te van a permitir llevarlo a cabo (compromiso en ejecución).

Lo mejor de todo es que este flujo de gestión del compromiso es indiferente de la naturaleza del propio compromiso. No importa si estás definiendo el plan estratégico de tu compañía, la presentación de una oferta a un cliente o si tienes que arreglar la bici de tu hijo. El modelo es el mismo y únicamente tendrá las connotaciones propias de la naturaleza de cada uno de ellos en función del área de responsabilidad en el que te encuentres.

Por tanto, parece del todo evidente que si lo que quieres es reducir tu sensación de estrés y mejorar tu bienestar y claridad de ideas, tienes que empezar a ser consciente de qué compromisos adquieres y cómo quieres relacionarte con ellos. En definitiva, tienes que aprender a gestionar tus compromisos de manera eficaz.