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Aprende a manejar eficazmente los compromisos con GTD

Firmando compromisoYa hemos visto que la mejora de la eficacia y de la productividad en los entornos en los que desarrollamos nuestra vida profesional y personal en el siglo XXI sólo puede hacerse realidad si trabajamos sobre cómo gestionar mejor nuestra atención, los compromisos que adquirimos y si dejamos de pensar que todo ello depende de cómo gestionar el tiempo.

Generalmente, el estrés común (ese que sufre la inmensa mayoría de profesionales) aparece por la mala administración de los compromisos que adquirimos no solo con terceros sino también con nosotros mismos. La sensación de pérdida de control sobre todo lo que debemos hacer es la que produce ese estrés y sólo cuando conseguimos manejar y administrar todos esos frentes abiertos, que nuestros compromisos han generado, es cuando la sensación de bienestar aparece y, por tanto, el estrés disminuye.

Por regla general nos comprometemos con más cosas de las que verdaderamente podemos afrontar pudiendo, además, hacerlo de manera consciente o inconsciente. Estos compromisos generan sensaciones y situaciones que constantemente van a estar requiriendo de nuestra atención y provocando distracciones hasta que les demos respuesta y solución eficaz. Para ello cabe pensar que lo más inteligente sería aplicar un proceso de gestión coherente, eficaz y definido a todos esos compromisos que adquirimos o potencialmente podríamos adquirir.

Una vez que comprendemos el verdadero significado del término compromiso en la productividad, para hacer una gestión eficaz de ello debemos, al menos, tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Lo primero es capturar, recoger o anotar ese compromiso de alguna manera que nos sirva y nos aporte la tranquilidad suficiente para no “olvidarnos” de él. Para ello, y dado que ya sabemos que la mente no está diseñada para recordar ni almacenar ideas, lo mejor es poder anotar ese compromiso en algún sistema fiable que nos de la garantía y tranquilidad para poder pensar y aclarar qué debemos hacer con él más adelante.

  • ¿Qué significa, para mi, realmente ese compromiso?. Muchas veces anotamos cosas que en un momento dado nos parecen interesantes o captan nuestra atención pero que al cabo de un tiempo  dejan de hacerlo. El segundo paso de una gestión eficaz de compromisos es aclarar qué quiero o tengo que hacer con cada uno de ellos. Esta misma semana José Miguel Bolivar  escribía un completísimo e imprescindible post sobre cómo aclarar nuestros compromisos para tener control. Decidir si tenemos o no que hacer  algo con ese compromiso, cómo quiero o puedo comprometerme realmente  y decidir qué hacer para cumplirlo son los aspectos básicos a realizar para poder aclarar aquello que, en algún momento, ha captado nuestra atención.

  • Si ya sabemos lo que hay que hacer y el resultado que deseamos, lo siguiente sería elaborar los recordatorios adecuados que nos sirvan para poder seleccionar eficazmente las acciones que debemos ejecutar de cara a cumplir cada compromiso asumido.

Como se puede ver, se trata de un  que va transformando la propia naturaleza del compromiso:

  1. detectas algo que llama tu atención  y lo capturas para no olvidarlo (compromiso potencial)
  2. aclaras qué significa para tí ese compromiso y piensas sobre si realmente quieres/puedes hacer algo con ello (compromiso aclarado o consciente)
  3. defines las acciones que necesitarás para llevarlo a cabo (compromiso definido) para…
  4. preparar las estructuras, elementos y recordatorios que te van a permitir llevarlo a cabo (compromiso en ejecución).

Lo mejor de todo es que este flujo de gestión del compromiso es indiferente de la naturaleza del propio compromiso. No importa si estás definiendo el plan estratégico de tu compañía, la presentación de una oferta a un cliente o si tienes que arreglar la bici de tu hijo. El modelo es el mismo y únicamente tendrá las connotaciones propias de la naturaleza de cada uno de ellos en función del área de responsabilidad en el que te encuentres.

Por tanto, parece del todo evidente que si lo que quieres es reducir tu sensación de estrés y mejorar tu bienestar y claridad de ideas, tienes que empezar a ser consciente de qué compromisos adquieres y cómo quieres relacionarte con ellos. En definitiva, tienes que aprender a gestionar tus compromisos de manera eficaz.

Prestar la atención justa a las distracciones

Haciendo demasiadas cosasEn los diferentes entornos de aprendizaje y estudio sobre la productividad personal para el siglo XXI que he conocido, siempre se ha tenido presente, y ha sido foco de preocupación, el cómo la mente focaliza su esfuerzo y qué se podría hacer para gestionar de manera eficiente ese proceso de atención. Las causas y consecuencias de los procesos de atención y distracción son un motivo, cada vez mayor, de preocupación para las organizaciones que necesitan mejorar su productividad y eficacia de manera real y sostenida, es decir cuando se preocupan de mejorar la eficacia de las personas, buscando mejorar sus resultados. De hecho, en la mayoría de las situaciones en las que he podido contrastar casos de aguda sensación de problemas de productividad e ineficacia, el trasfondo real que provoca dicha situación se debía a una mala gestión, por ineficiente e incorrecta, de la atención de la propia persona sobre su entorno.

La evolución tecnológica de los últimos años (Internet, emails, smartphones, mensajería instantánea,…), así como la escasa formación práctica sobre su buen uso productivo, han permitido incrementar el número y la rapidez de las interacciones entre las personas, provocando con ello mayor celeridad en la aparición de cambios y elevando el número de elementos, eventos o interrupciones con los que tenemos relación. Por ejemplo, mientras que un directivo o manager en la década de los noventa podía redactar o tratar entre 10 y 15 cartas, o gestionar entre 10 y 25 llamadas por día, a día de hoy es posible que los emails de sus inbox no bajen de 200-300, que le sea imposible gestionar todas las llamadas que recibe en su móvil y que no pueda atender su mensajería instantánea. Es decir, se han incrementado las opciones potenciales de distracción para los profesionales en general y, con ello, los costes directos e indirectos asociados de las organizaciones y el impacto negativo en procesos de valor de carácter creativo, de reflexión o de planificación.

 Básicamente, una distracción puede provocarse por dos vías básicas:

  • distracción extrínseca: es la motivada por factores externos a nosotros donde el origen causante de la distracción se ubica fuera de nuestros procesos mentales. Por ejemplo son las distracciones causadas por interrupciones, llamadas telefónicas, emails recibidos, …
  • distracción intrínseca: su origen tiene lugar en los diferentes procesos mentales que tenemos durante la ejecución de una actividad, sean conscientes o inconscientes. Nuestra mente los evoca independientemente del contexto en el que nos encontremos.

Para el primero de los casos, no existe una solución eficiente que elimine dichas distracciones ya que no las podemos cortar en origen. Podemos gestionarlas de manera eficaz, pero no podemos evitar el envío de emails, de llamadas e incluso de interrupciones. Podremos, también, poner en práctica mecanismos de eficiencia para concienciar y optimizar en origen, pero su resultado y eficacia no dependerá de nosotros (por ejemplo, podríamos pedir que determinados compañeros reduzcan el número de emails que nos envíen, pero dependerá de ellos el hacerlo o no. Lo que si depende de ti, es la gestión que hagas de esos emails y esto último, al depender de ti, si que te podrás conseguir resultados satisfactorios).

Para las distracciones intrínsecas, tenemos también mecanismos para gestionarlas de manera eficaz. Gestionar las distracciones intrínsecas de manera eficaz no es otra cosa que prestarles la atención suficiente  que te permita dejarles de prestar atención  y, de ese modo, puedas continuar con el foco en la actividad que estabas realizando  evitando periodos de distracción que afecten a la productividad. Por ejemplo, GTD facilita procesos para vaciar la mente, de manera eficaz, o de captura  y recopilación que hacen que, a pesar de sufrir una distracción, se le dedique el tiempo justo para que puedas evitar tener que preocuparte por actuar de manera inmediata sobre ella. Realmente, en ese momento prestamos atención a lo que llama nuestra atención, pero la manera en que lo gestionamos evita que se pierda el foco del proceso productivo ya que ubicaremos esa distracción capturada en el lugar adecuado para iniciar el proceso de reflexión sobre qué hacer con ello más adelante.

Si somos puristas, realmente, el desencadenante de la distracción siempre es interno. Aunque el origen sea un email, una llamada o una interrupción (origen externo), es nuestra mente consciente (nosotros) la que decide atender (prestar o no prestar atención) la distracción. Y es que la mente es ganadora, o mejor dicho, superviviente por naturaleza y ante cualquier “amenaza desconocida” (distracción) reacciona queriendo, primero, saber qué es y, segundo, queriendo hacer algo con ella cuanto antes. Hace unos años este modelo de actuación no era un problema, pero con el gran número (y su falta general de definición) de inputs, distracciones y acontecimientos de cambios que se producen en nuestro entorno, actualmente no es válido si queremos ser eficaces.

GTD recoge los principios suficientes y necesarios para poder enfrentarnos de manera eficiente a lo que llama nuestra atención, y para  no hacerlo a lo que no debemos. Además, los proporciona de manera sistematizada y separada de otros procesos mentales que demandan unos comportamiento diferentes (por ejemplo, no actuamos igual ante la captura de un input, que ante la reflexión sobre qué significa ese elemento que capta nuestra atención). Por ello, la adopción de GTD como medio para mejorar la productividad en las empresas del siglo XXI debería ser, sin duda, algo a lo que los managers y directivos deberían prestar atención y gestionarlo de manera inteligente y eficaz. Por que al fin y al cabo, tenemos que prestar atención a lo que llama nuestra atención si queremos ser eficaces en nuestra vida profesional y personal.