Archivo de la etiqueta: capturar

Qué es capturar en GTD

Imán atrayendo canicas de metal para simular qué es capturar en GTD

Capturar en GTD es el primero de los cinco pasos para conseguir sensación de control sobre tu trabajo.

Es un hábito fundamental para tener un sistema GTD fiable y de éxito. Para poder tener un sistema externo que ayude a liberar a tu mente de la necesidad de tener que recordar todo lo que tienes que hacer. Con el hábito de capturar, empieza todo.

¿En qué consiste capturar en GTD?

Capturar consiste en prestar atención a lo que está llamando tu atención y ponerlo, de alguna manera, en contenedores de confianza que posteriormente revisarás y vaciarás.

Algunos sinónimos de capturar en GTD podrían ser anotar, incluir, poner, recopilar, … No importa como lo llames porque la idea es la misma: sacar algo de tu cabeza y ponerlo en un sitio físico. El hábito de capturar es la puerta de entrada hacia tu sistema GTD.

Al sacar de tu mente todas aquellas cosas que están ahí dando vueltas, lograrás mejorar tu claridad, tu enfoque y evitarás que estén ocupando memoria, restando energía y generando ruido mental.

Un ejemplo, real, de capturar en GTD

Un ejemplo de qué sería capturar podría ser el siguiente: estás escribiendo un email y, de pronto, te acuerdas que tienes que llamar a tu amigo Juan para cancelar la comida del sábado.

Esto ha llamado tu atención ya que ha interrumpido el proceso mental en el que estabas (escribir el email) y ha generado un nuevo hilo de pensamiento en tu cerebro (cancelar la comida).

Enseguida, apuntas (capturas) en tu cuaderno «cancelar comida Juan» y sigues escribiendo tu email. Has sacado de tu cabeza lo que ha llamado tu atención (cancelar la comida) y lo has colocado en un lugar de confianza que vaciarás posteriormente (el cuaderno).

Capturar te permite mantener la claridad y el enfoque en terminar la tarea que has empezado ante cualquier interrupción.

Principales aspectos de Capturar en GTD®

Muchas personas pueden pensar que, sin ser usuarios de GTD®, ya tienen el hábito de capturar. Sin embargo, capturar en GTD® tiene algunas diferencias importantes con lo que la mayoría de las personas hacen. Veamos algunas:

  • Al capturar ni piensas ni decides sobre lo que estás capturando. Únicamente te aseguras de que entre en tu sistema. Ya pensarás y decidirás sobre ello más adelante.
  • Es importante desarrollar el hábito y capturar siempre. Es importante que eso que ha llamado tu atención ni se quede en tu cabeza ni se te pase de largo y tengas la confianza de que volverás a verlo en el momento oportuno. El primer paso para que tu sistema sea fiable es que contenga todo lo que tiene que contener. Todo.
  • Captura sin filtros. Da igual que consideres lo que estás capturando importante o urgente (te hablaré sobre ello en otro post), sea de tu ámbito personal o profesional, sea información o idea,… Como decía antes, captura todo y, más adelante, ya decidirás que hacer (o no) algo con ello.

Más ejemplos de capturar en GTD®

Algunos ejemplos de capturar en GTD® podrían ser los siguientes (cualquier parecido con mi realidad es pura coincidencia):

  • Estás viendo la TV y te acuerdas de que tienes que comprar pintura para la habitación de los niños. Coges el móvil y te mandas un mail con el asunto: «pintura azul habituación»
  • Estás desayunando y te llama la atención la duda sobre si has hecho la reserva de hotel para el próximo curso que tienes que dar dentro de 3 semanas. Anotas en tu móvil «reserva hotel curso»
  • Estás en una reunión de trabajo y piensas en si tienes que renovar la suscripción a Netflix. Anotas en tu cuaderno «renovar Netflix»
  • Paseando por la calle ves un anuncio con una oferta de gafas de sol. Sacas el móvil y tiras una foto que te envías por email
  • Mientras hablas por teléfono, se te ocurre una nueva idea para el último proyecto en el que has empezado a trabajar. Anotas en el cuaderno: «efectividad y desarrollo competencial»
  • Vas conduciendo y pasas cerca de edificios de empresas con las que podría interesante poder hablar. Activas el comando de voz de tu móvil y le dictas al asistente los nombres para que te los envíe por correo

Capturar es sencillo, rápido y necesario para conseguir que en tu sistema esté todo lo que tiene que estar. Y como has podido comprobar, en ninguno de los ejemplos anteriores se decide ninguna acción, ya que eso lo harás en el paso de Aclarar.

Conclusión

Capturar en GTD® es el primero de los cinco pasos para conseguir la sensación de control sobre tu trabajo. Es un hábito fundamental para tener un sistema GTD fiable y de éxito.

Consiste en sacar las cosas de tu cabeza y ponerlas en un sitio físico. De este modo eliminas el ruido y desgaste que pueden estar generando en tu cerebro esas cosas que han llamado tu atención.

Al desarrollar el hábito de capturar, mejorarás tu claridad y tu capacidad de enfoque. Esto lo consigues capturando todo, sin pensar ni decidir sobre las cosas que capturas.

Capturar es sencillo, rápido y necesario para conseguir que en tu sistema esté todo lo que tiene que estar. Si quieres empezar a construir un sistema de organización fiable, ya sabes cual es el primer paso que tienes que dar. Ya sabes qué es capturar en GTD.

Efectividad personal: ¿Cuestión de superpoderes?

La gente que se preocupa sobre su productividad y efectividad personal parecen, a ojos de otros, diferentes. Destacan en sus entornos. Generan intrigas. Provocan suspicacias. Incluso, en ocasiones, despiertan ciertas envidias.

Parece que estas personas tienen superpoderes. Capacidades paranormales que les hacen comportarse como se comportan. ¿Tendrán la suerte de haber nacido con ellas?. Así cualquiera, claro…

Se acuerdan de todas las cosas. Tienen la costumbre de apuntarlo todo. Deben tener mala memoria. O, a lo mejor, es que no quieren usarla. El caso es que no se les pasa ni una, salvo que ellos decidan dejarla pasar.

Dedican tiempo a pensar. Sí, a pensar. Dedican el tiempo que haga falta. Parece importante. Les debe ir bien porque tienen muy claras las cosas que tienen que hacer… y también lo que no van a hacer.

Luego, escriben todas esas cosas en listas. Ni muchas ni pocas, simplemente las necesarias. Lo hacen así para tener todo bien organizado y saber dónde buscar lo que necesitan. Está bien pensado, la verdad…

Trabajan sobre lo que tienen anotado en esas listas buena parte de su tiempo y, cuando tachan algo de sus listas, su cara refleja una satisfacción digna de retratar.

Sí, también les surgen imprevistos. Pero, sinceramente, se les ve poco ahí. Será que sus jefes, sus clientes, sus colaboradores, su negocio,…, son una balsa de aceite. Debe ser eso. Seguro.

Por cierto, definen y escriben lo que tienen que hacer con un detalle que cualquiera que supiese leer sabría lo que hay que hacer. Es como si les gustase evitar pensar en lo mismo más de una vez. En el fondo, hay cierta vaguería en su forma de actuar.

Revisan al menos una vez a la semana todas sus listas, todo lo que tienen anotado,…, todo su sistema. Tiene sentido porque ningún sistema es fiable si no se revisa lo suficiente. Parece que saben lo que hacen.

Utilizan palabras como capturar, aclarar, organizar, revisar y hacer. Se refieren a ellas como hábitos sencillos de desarrollar al alcance de cualquiera. Habría que empezar a considerarlo, si cualquiera puede hacerlo…

Eligen qué hacer en función de con quién están, dónde están y qué tienen a mano. Eso les ayuda a elegir mejor qué hacer en cada momento. Claro, teniendo todo en esas listas eso parece fácil. Para colmo, tienen en cuenta sus niveles de energía y el tiempo disponible para afinar aún más la elección.

Su sensación de control sobre todo lo que tienen que hacer es completa. Trabajan con enfoque en las cosas y se han olvidado del estrés que provoca el no saber qué asunto va a explotar. Suena tan bien…

Al tener su mente más liberada de preocupaciones, recordatorios y cosas para hacer, afirman que tienen más y mejores ideas. Es posible que sea porque el cerebro está diseñado para eso y no para recordarnos qué tenemos que hacer. Entender cómo funciona nuestra mente parece que ayuda a relacionarnos mejor con nuestro entorno.

Hablan de que han recuperado su vida e, incluso, alguno tiene la osadía de iniciar nuevos proyectos que tenías pendientes. ¿Podrán hacer más cosas… y mejor?

Si lo piensas bien, todo lo anterior está muy lejos de ser algo parecido a superpoderes. Realmente son hábitos y competencias que se pueden aprender y desarrollar si se tiene interés, y necesidad, en cambiar y mejorar.

Porque lo cierto es que la gente que se preocupa por su productividad y efectividad personal no parecen diferentes. Son diferentes. Al menos de cómo fueron antes que empezase todo. Visto lo visto, merece la pena probarlo.

Recopila para descansar mejor

008_recopila-para-descansar-mejor

 

Llevas tiempo durmiendo mal. No sólo te cuesta conciliar el sueño, sino que te despiertas varias veces a lo largo de la noche. Te cuesta descansar bien y eso lo notas al día siguiente. Vaya que si lo notas: mal humor, apatía, falta de claridad. Y eso, día tras día. Resulta agotador e insostenible.

Apagas la luz y apoyas tu cabeza en la almohada. Cierras los ojos buscando ese momento de descanso que tanto necesitas. Es tu momento y, a pesar de todo lo que tienes por hacer, piensas que mañana será otro día. Toca desconectar.

Pero no. En seguida, en la oscuridad, empiezas a darte cuenta de que tu mente no tiene intención de ser cómplice de tu descanso porque para ella no ha llegado el momento. Tenéis tantas cosas por hacer que teme que se te olviden. No lo va a permitir.

Por esa razón comienza , sin que tú se lo pidas, a realizarte todo tipo de recordatorios: cosas que no has hecho, cosas que tienes que hacer, cosas que quieres hacer, cosas que no quieres hacer pero tendrás que hacer,… Un torrente de actividad reminiscente de tu día a día que te gustaría que ella te guardase en silencio para el día siguiente. Porque lo que tú quieres y necesitas es descansar.

“Tu mente está para tener ideas, no para guardarlas”. David Allen

Sin embargo, esto no funciona así. Tu inseparable amiga no te va a dejar descansar porque, a falta de un sistema que te funcione de verdad, durante años le has pedido que te recuerde las cosas. Además, le has demostrado que, a pesar de lo mucho que te falla, te sigues fiando de ella.

Y ella, que es muy bien mandada y amiga fiel, seguirá tratando de recordarte las cosas siempre que intuya una oportunidad de hacerlo. Y lo hará, generalmente, en el momento menos adecuado. Pero no se lo tengas en cuenta, no lo hace a propósito. Es que le estás pidiendo algo que no sabe, ni sabrá, hacer bien.

Llegada esta situación, ¿qué puedes hacer para solucionar esta situación?. La respuesta es sencilla: pon todos esos asuntos en un sitio externo a tu mente para que no se vea obligada a recordártelos. Porque está claro que tú sí te fías de ella, pero la muy puñetera no se fía de ti. Desarrolla el hábito de recopilar o capturar para que tu mente sepa que ya no tiene que recordarte cosas.

“Si tu mente no descansa, tú tampoco lo harás”

Recopilar o capturar consiste en anotar, siempre, en algún sitio fiable todo lo que pasa por tu cabeza y que capte tu atención. No tienes que hacer más. Nada más. Sólo anotar y hacerlo siempre. Sin pensar y sin hacer. Esto ya lo harás más tarde.

Porque anotar en un sitio externo (una libreta, un post-it, un app en el móvil,…) todas esas llamadas de atención que te está haciendo tu mente te ayudará a eliminar todo ese ruido silencioso que te impide, entre otras cosas,  dormir. Además, te aportará la tranquilidad de saber que nada se te va a olvidar.

Más adelante y en otro momento, tendrás que pensar y decidir qué hacer con eso que has anotado, cómo y cuándo hacerlo. Pero, por el momento, recopilar todos esos pensamientos y preocupaciones es todo lo que debes hacer para comenzar a ganar tranquilidad y mandarle a tu mente el mensaje de que puede, también, desconectar y comenzar a descansar.

Y, entonces, sí que podrás pensar que mañana será otro día. Un día lleno de posibilidades para ser una persona más efectiva. Te animo a que lo pruebes porque quien recopila, descansa.

Y entonces llegó ella

Niño sorprendido

Sigilosa. Oculta entre el resto de temas.

Inesperada. Desconocida. Alarmantemente sobrecogedora cuando llegas.

Tremenda en tu forma y preocupante en tu efecto. ¿Qué me traes?. ¿Quién te creado?. ¿Cómo has aparecido?. ¿Para que vienes y te apareces de esta manera?

Tengo que buscar al culpable. Siempre lo hay. Cuando lo encuentre, tomaremos medidas porque no se pueden soltar tus cadenas sin esperar consecuencias. Pero antes, tengo que atenderte. No te puedo dejar desamparada. Sola. Desbocada.

Tengo que darte el cariño que mereces y que algún incompetente, probablemente de forma inconsciente, no te dio en su momento. Por eso estás aquí, querida Urgencia.

Yo me ocuparé de ti. Porque he aprendido a tratarte. He aprendido a capturarte, a aclararte, a organizar lo que me traes para luego revisarlo y hacerlo.

De hecho, si lo hubiese hecho en su momento, no te habría conocido. Ahora me acuerdo de dónde saliste, querida Urgencia. Ya no tengo que buscar más. Yo soy tu creador. Ya no tengo que buscar excusas fuera.

Hace unas semanas, venías escondida en aquel email que no procesé bien. En su momento lo dejé pasar, creyendo que me acordaría de lo que tendría que hacer. Pero no fue así, y desde entonces, te fuiste gestando poco a poco sin yo ser consciente.

Maldita sea. Si hubiera procesado bien aquel inofensivo email. Quién sabe si lo habría incubado, quién sabe si lo habría eliminado, quién sabe si lo hubiese trasformado en un proyecto con sus clarificadoras y ejecutabes siguientes acciones,… quién sabe. Probablemente  no te habría conocido.

Pero no lo hice. Me fie de tu aliada, querida Urgencia. Me fie de mi memoria. Maldita memoria que me impide mantenerte a raya porque es limitada y selectiva. Memoria subjetiva y emocional. Sí, tu aliada, querida Urgencia.

Da igual lo que dejé de hacer. Ya da igual. Me queda el daño colateral y los aprendizajes. Ahora sé que tengo que procesar correctamente todos mis asuntos para evitar invocarte, aunque sea de manera inconsciente,  y que vuelvas a aparecer. Ahora sé, también, que mi memoria no es una buena influencia para ti, porque te da esperanzas para que vuelvas.

Sé que será inevitable que en algún momento vuelvas a aparecer, porque es tu naturaleza. Pero, al menos, yo no te crearé de nuevo. Porque, no te ofendas, prefiero verte muy de vez en cuando a que seas mi constante compañera de viaje.

Conozco lo que tengo que hacer para tenerte lejos de mi. A partir de ahora, querida Urgencia, serás de otro.

Guardar

Guardar

Guardar

Guardar

Guardar