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Efectividad personal: Empezar por algo

Lo tienes delante de ti desde hace semanas. Aparentemente es tan enorme, tan complejo y tan inalcanzable como quieras creer, pero seguro que menos de lo piensas.

Día tras día permanece en tus listas de acciones pendientes. No te has puesto con ello todavía. Tenerlo ahí te va minando la moral poco a poco, casi de manera proporcional a como crece tu creencia sobre lo inabordable que es.

Es curioso cómo algo tan aparentemente sencillo, evidente e inmediato se resiste. Es probable que no sea tan evidente ni tan inmediato porque no has pensado adecuadamente sobre ello.

A pesar de todo, decides seguir esperando hasta encontrar el momento adecuado para ponerte con ello. ¿Será cuando tengas el tiempo suficiente para acabarlo de una vez?. Te convences de que ahora no es el momento. Igual que pensaste ayer, anteayer y cada día desde hace varias semanas …

Te resulta extraño que, desde hace tiempo, no hayas encontrado ese momento perfecto para ocuparte de ese asunto. Probablemente no lo hayas encontrado porque no existe, ni existirá.

Empiezas a ser consciente de que siempre has tenido alguna excusa. No encontrar el momento perfecto, el desconocimiento que sobre el tema, el número de frentes abiertos que crees que te exigen una supuesta respuesta inmediata, la idea perfecta para poder empezar,… Han sido tantos.

Sonríes por la capacidad creativa y de convicción con la que te maneja tu mente. Parece que ni siquiera mandas en ti.

Siempre vas a encontrar excusas para posponer las cosas. Lo sabes. Así que decides que hasta aquí has llegado. Es el momento de empezar a mover ese asunto, de cortar el suministro de inmensidad que le aporta tu dejadez.

“Un camino de mil millas empieza con un único paso”. Lao Tse

Decides empezar a hacer algo. Tienes la duda de si será lo mejor, lo más adecuado o lo más correcto. Pero sientes que es mejor empezar a moverse, y a hacer algo, que seguir justificándote. Seguro que al avanzar, aunque sea poco a poco, se irá despejando la tupida telaraña de dudas, incertidumbre y miedo infundado sobre ese asunto.

Al empezar a moverte aparecerán ideas, definirás acciones e irás cubriendo etapas. Con errores y con aciertos, de manera más o menos eficiente. Pero, al menos, ya estarás mirando de igual a igual a ese engendro inabordable que, hasta ahora, te había ganado todas las batallas.

Ha llegado el momento de cambiar eso. Sientes que has encontrado la forma de hacerlo. Ahora ya sabes que, cuando te veas bloqueado con un tema lo mejor que puedes hacer es empezar hacer con algo con ello. Lo que sea …pero empezar por algo.

Acaba con los insectos de tu email

Por fin lo has conseguido. Intuyes que esa pequeña sensación de liberación que sientes sólo durará segundos. Eso que crees que te has quitado de encima, volverá. Más que intuir, lo sabes. Lo que has hecho, no es lo tendrías que haber hecho.

En lugar de pensar detenidamente qué es eso que te había llegado, de definir bien qué hacer y qué tenía que pasar para darlo por terminado, simplemente has reaccionado. Lo has querido poner en el tejado de alguien con la errónea sensación de que, así, era una cosa más que habías terminado.

Una reacción instintiva, primaria y, en cierto modo, alineada con una parte ancestral de nuestra evolución… como querer quitarse un insecto que molesta. Un insecto que, por más que le espantes una y otra vez, siempre acaba volviendo… más cabreado, más molesto, más insistente.

Entre todo tu trabajo hay multitud de esos insectos. En tu bandeja de email, especialmente. Son esas cosas que llegan, poco claras, parecen poca cosa, te molestan y con las que crees que no tienes que hacer nada. Si las ignoras o si te las quitas de encima sin pensar, persisten y vuelven con más peligro potencial.

Además, parece que unas llaman a otras. La bola se va haciendo más grande. Rápidamente tu bandeja se va llenado de todos esos insectos. Todo un enjambre.

Tratas de espantarlos, respondiendo rápido y sin pensar. Quieres quitártelos de encima para que no te molesten. Cuanto antes mejor, para poderte centrar en otras cosas. Pero, haciendo eso, sabes que esos insectos volverán. Y aún así lo haces, con la esperanza de que la persona a quien se lo envías te resuelva la papeleta y haga tu trabajo.

Grave error. Porque al tratar ese asunto así, siempre vuelve. Y cuando lo hace, te cabreas, te distrae y gastas energía, otra vez, con ese maldito insecto. Te cansa. Te agota.

Llega un momento, después de varios días de frustración y de comprobar que estás en un ciclo sin fin, en el que decides acabar con la situación de una vez. En lugar de reaccionar quitándotelo de encima, te paras a pensar y decidir qué vas a hacer. Vaya sorpresa…

Te lleva menos tiempo y esfuerzo de lo que creías, y tras vencer la pereza inicial, ya sabes qué es lo que hay que hacer. Entiendes qué tiene que pasar para que ese insecto se vaya y no vuelva. Ha sido tan fácil que te sorprende. Te vuelves a cabrear, pero esta vez por no haber hecho antes lo que tenías que haber hecho: pensar. Decides hacerlo con el resto, uno a uno. Sin prisa.

Ya sabes que una de las claves de tu trabajo está en pensar sobre las cosas. Incluso con esos insectos. Es cierto que no tienes costumbre de hacerlo, pero se puede conseguir. Te enseñaron, y aprendiste, a reaccionar poniendo los asuntos en el tejado de otra persona lo antes posible. No  importaba si hacías lo correcto y/o lo necesario. Daba igual. Reaccionar rápido, pensar poco y devolver cuantas más cosas mejor. Pero sabes que tu trabajo es mucho más que eso. De hecho, tiene poco que ver con eso.

La próxima vez que aparezca un insecto en tu email, en lugar de reaccionar ya sabes lo que tienes que hacer. Piensa y decide, sin prisa, qué hacer con ello y cómo hacer para que, una vez se vaya, no vuelva. La solución siempre es más sencilla y te llevará menos esfuerzo que pasarte el día tratando de espantarlos… inútilmente.

La verdadera sencillez de GTD®

Me sorprendo cuando alguien comenta que GTD® es un método demasiado complejo, cuando lo cierto es que GTD® es muy sencillo y, a la vez, potente.

En el fondo, GTD® es un método que se basa en comportamientos y hábitos sencillos que, en su mayoría, mucha gente ya hace. Lo que propone GTD® es hacerlos de una manera diferente y en una secuencia distinta.

Hacer algo distinto a lo que estamos habituados y que conocemos nos puede sacar de nuestra zona de confort. Esto puede ser incómodo al principio, pero es importante separar el trigo de la paja y no confundir los retos que supone un cambio con la sencillez y realidad del método.

La realidad es que GTD® propone unos comportamientos y hábitos concretos que ayudan a:

  • conseguir y mantener la sensación de que las cosas están bajo control y trabajar con enfoque en lo que debes
  • poder tomar mejores decisiones sabiendo qué haces y para qué lo haces

Para el primero de los puntos anteriores, GTD® propone cinco pasos sencillos: capturar todo lo que llame tu atención; aclarar el significado, de eso que has capturado, pensando y decidiendo que hay que hacer con ello; organizar recordatorios de aquello que hayas aclarado en contenedores de confianza; revisar esos recordatorios de manera regular y, por último, hacer eligiendo qué es lo mejor que puedes hacer en cada momento.

A la hora de tomar decisiones, GTD® propone un modelo en el que debes tener en cuenta, a la hora de elegir qué vas a hacer, tus áreas de responsabilidad, tus metas y tus objetivos, considerando tus valores y tu propósito.

Como puedes comprobar, los comportamientos que propone GTD® son tan sencillos que pueden ser aprendidos por un niño. De hecho, probablemente, le requiera menos esfuerzo que a un adulto debido a que no tendrá que deshacerse de sus creencias y aprendizajes acumulados 😉

Soy consciente de que mi planteamiento puede considerarse “contaminado” por la subjetividad de llevar usando GTD® varios años. Por ello, quisiera aportar dos aspectos objetivos para disipar cualquier posible duda.

El primero de ellos es el hecho de que millones de personas, en todo el mundo, usan GTD® desde hace varios años. Esto deja constancia que está al alcance de cualquier persona.

El segundo es la evidencia de que los principios de la metodología están contrastados por la ciencia cognitiva y la neurociencia. Esto quiere decir que, lo que plantea GTD® y cómo lo plantea, está alineado con el funcionamiento natural de nuestro cerebro. Puedes leer sobre ello en el paper «Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity»  publicado en 2008 por Francis Heylighen y Clément Vidal de la Universidad de Bruselas, así como en la serie #cienciaGTD que José Miguel Bolívar publicó en su blog.

Si crees que GTD® no es sencillo, te invito y animo a que tengas un acercamiento objetivo y abierto a lo que propone. Es cierto que sacarle todo el partido a GTD® puede llevar tiempo y que hay que practicar. Pero también es cierto que, desde el primer momento en el que empiezas a utilizarlo descubres lo que puede aportar. Y eso es, precisamente, porque GTD® es tan sencillo como potente.

Adaptación

La historia evolutiva ha demostrado que sobreviven aquellos que mejor se adaptan. No aquellos que son más fuertes ni más inteligentes. Ni siquiera, en tiempos actuales, aquellos que tienen la asombrosa capacidad de practicar un presentismo vacío de extraordinaria apariencia.

Sin embargo, sobrevivir, a día de hoy, es insuficiente. La adaptación es imprescindible en los entornos cambiantes. Sin ella no hay supervivencia. Sin supervivencia no hay vida. Sin vida no hay oportunidades. Y sin oportunidades hay pocas opciones de felicidad.

La realidad es que vivimos en un entorno más cambiante que nunca, más complejo de lo que imaginas y tan ambiguo como experimentas cada día. Y eso, probablemente, va a seguir así durante el resto de tu vida. Si no lo has hecho ya, sería mejor que lo fueses aceptando.

Por mucho que intentes modelar el futuro a tus circunstancias, tu entorno va a seguir igual de cambiante, complejo y ambiguo. Te seguirán llegando oportunidades, problemas y situaciones inesperadas en cualquier momento. Si pones todo tu empeño en planificar con detalle y esmero tu actividad, la realidad te pondrá en tu sitio. Y no te va a gustar.

La planificación está sobrevalorada y la adaptación infraconocida. Las únicas planificaciones reales son las que se acaban incumpliendo. ¿Cuantas veces te has planificado lo que vas a hacer en tu día?. ¿Cuantas veces lo has cumplido tal y como lo habías planificado?. ¿Cuantas veces has tenido que rehacer tu planificación?. ¿Cuanto tiempo, energía, desmotivación y enfado te ha supuesto?. Sin duda, demasiado…

En esta realidad que vivimos, huir de la rigidez de la planificación diaria te aportará libertad para elegir qué hacer en función de lo que puedas hacer en cada momento, y no en función de lo que te gustaría o deberías. Puedes gestionar tu trabajo sin planificar de forma tradicional, sin derrochar recursos propios y ajenos que sólo consigan desmotivarte. Puedes gestionar todo lo que te llega con claridad, con enfoque, con perspectiva y sin estrés. ¿Te imaginas?

Tu vida y tu trabajo, lo creas o no, exige adaptación frente a los cambios. GTD® te ayuda a trabajar de manera eficiente según tus circunstancias y a adaptarte a una realidad que seguirá siendo como es durante mucho tiempo.

Porque algo distinto tendrás que hacer en algún momento… si quieres resultados diferentes.

Aprender a trabajar

Aprender a trabajar

Nos han enseñado a leer, a escribir, a hablar,… También matemáticas, física, literatura, latín, química,…

Nos han enseñado a comportarnos, a ser educados, a respetar a los demás,… En algunos casos, también valores, actitudes,…

A lo largo de nuestra vida nos han enseñado muchas cosas. Al menos lo han intentado. Lo que cada uno haya aprendido ya es cosa suya.

Enseñanzas bajo la esperanza de prepararnos para afrontar un mundo profesional que ya no es como era. Enseñanzas obsoletas para tiempos modernos. Se le deberían encender las alarmas a más de uno.

Tampoco voy a ser un cenizo y machacar lo que todos saben: la educación tradicional no es suficiente para preparar a las personas a relacionarse de forma óptima con la realidad actual y, mucho menos, con su trabajo. Que se lo pregunten al estrés, a la ansiedad, a eso de no parar ni un minuto,…

El sistema educativo debe cambiar y esperemos que lo haga. Pero aquellos que ya no vamos a volver a pasar por esa trituradora del desarrollo del potencial humano, ¿qué podemos hacer por nosotros?

La realidad es que únicamente una parte de las enseñanzas que recibimos en nuestras etapas pre-profesionales son de utilidad a día de hoy. Y me atrevo a aventurar que esa parte es muy pequeña en la mayoría de los casos.

En la sociedad actual los profesionales tenemos que aprender a trabajar. Sé que esto puede provocar más de una incomodidad e incluso afectar al ego de alguien. Pero es cierto y, en parte, se debe a que no nos han enseñado a hacerlo.

En el trabajo tradicional sí se enseñaba a los trabajadores a realizar su función. Debido a que lo que había que hacer era evidente, se tenía muy claro qué debían aprender las personas para realizar su trabajo correctamente. Además, como esas funciones permanecían estables en el tiempo, tampoco había que preocuparse por refrescar enseñanzas ni conocimientos con frecuencia.

Sin embargo, a día de hoy la situación ha cambiado radicalmente. Lo que tenemos que hacer, nuestro trabajo, no resulta para nada evidente y, además, el cambio es constante. Esto es así, al menos, para la mayoría de las personas. Es muy importante que tomemos consciencia de que somos profesionales del conocimiento, nos guste o no, lo creamos o no y queramos o no.

Por todo lo anterior, es por lo que es necesario que los profesionales aprendamos a trabajar. Y aprender a trabajar es cuestión de aprender a ser personas más efectivas. De ello va a depender el valor de nuestras aportaciones, nuestra felicidad, nuestro desarrollo y, por supuesto, nuestro futuro. Tanto en lo personal y en lo profesional.

La buena noticia es que ya sabemos qué es lo que podemos hacer para trabajar mejor y de manera efectiva. Conocemos bien el entorno: sabemos que es VUCA, líquido y condicionado por la tecnología. Además, gracias al trabajo de figuras como Peter Drucker, Stephen Covey o David Allen, entre otros, y a la ciencia cognitiva sabemos lo que hay que hacer para ser personas efectivas, eficaces y eficientes. Tenemos todo lo necesario para trabajar mejor gracias a metodologías como GTD® y OPTIMA3®.

Ya sabemos cómo gestionar de manera eficaz las interrupciones, cómo evitar que se nos olviden cosas, qué hacer para entregar nuestros proyectos en plazo y sin estrés, la importancia de pensar y decidir qué hacemos y qué no hacemos, cómo delegar de manera eficiente, etc… Sabemos cómo trabajar de manera más enfocada y concentrada, aprovechando de manera óptima nuestros recursos y capacidades. Es decir, que sabemos muchas cosas para poder trabajar mejor.

Afortunadamente, aunque no nos hayan enseñado a trabajar, ya tenemos a nuestro alcance lo que necesitamos para aprender y comenzar a trabajar mejor, de manera más efectiva. Todo depende de nosotros. ¿Te animas a aprender a trabajar?