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GTD: Autenticidad extrema frente a ignorancia extrema

GTD® es una metodología que ayuda a mejorar la efectividad personal mediante una serie de hábitos sencillos al alcance de cualquier persona.

En ocasiones, aparece cierto debate sobre qué y cuándo estás usando GTD® y cuándo no.

Pero la cuestión es muy sencilla: cuando desarrollas todos los hábitos de GTD® es cuando puedes decir que estás usando GTD®.

Si sólo desarrollas algunos de los hábitos de GTD®, estarás usando parcialmente aspectos de GTD®, pero no GTD®.

Y puede que con eso te sea suficiente. Poner en práctica algunos de los principios de GTD® ya aporta beneficios significativos. Imagínate practicar todos….

Hay gente que interpreta que desarrollar los hábitos de GTD® es usar «GTD® extremo». Te propongo unas reflexiones sobre ello:

  • Si prestas tus servicios como profesional, ¿esperas que te los remuneren de forma «extrema» o te conformarías con sólo una parte?
  • Cuando contratas y pagas por un servicio, ¿esperas que te lo proporcionen de forma «extrema» o te valdría con recibir solo una parte de lo que has pagado?
  • Si alguien llega a un compromiso contigo, ¿esperas que lo cumpla de forma «extrema» o te conformas con algo distinto de lo acordado?
  • ¿Algo es «extremo» simplemente por «ser lo que es»?

GTD® es lo menos parecido a algo «extremo». Se trata de una metodología sencilla, potente y adaptable.  Desarrollar sus hábitos, practicados tal y como se indica en la metodología, es lo que garantiza poder trabajar sin estrés,  mantener la sensación de control sobre todos tus frentes abiertos y enfocarte en lo más relevante.

Otra cosa es que no quieras, no sepas o no seas capaz de poner en marcha GTD®.  También es posible que no te compense el esfuerzo o que carezcas del compromiso para ello, y que decidas utilizar solo alguno de los hábitos que propone GTD®. Probablemente también te resulte útil, pero es importante tener claro que «estás usando algunos hábitos de GTD®» y que «NO estás usando GTD®».

Lo que sí me parece de una ignorancia extrema es obstinarse en no aprender. A día de hoy, GTD® es lo suficientemente popular y está lo suficientemente explicado como para que cualquier persona con un mínimo de interés pueda comprender fácilmente qué conjunto de hábitos forman GTD® y qué son sucedáneos o adaptaciones de GTD®. Empeñarse en confundir «auténtico» con «extremo», llamar a las cosas lo que no son o, peor aún, descalificar algo simplemente porque no lo entendemos o no hemos podido o sabido adoptarlo, solo sirve para evidenciar nuestra incapacidad para aprender.

Actualmente, GTD® es la mejor metodología de organización personal para muchas personas. Por supuesto, hay otras alternativas muy válidas, y  cada persona puede organizarse como quiera. Lo que sí me parece importante es llamar a las cosas por su nombre y reconocer el mérito de los que se atreven a ir más lejos.

Porque si hay algo extremo, y peligroso, es la ignorancia.

Efectividad personal: ¿Cuestión de superpoderes?

La gente que se preocupa sobre su productividad y efectividad personal parecen, a ojos de otros, diferentes. Destacan en sus entornos. Generan intrigas. Provocan suspicacias. Incluso, en ocasiones, despiertan ciertas envidias.

Parece que estas personas tienen superpoderes. Capacidades paranormales que les hacen comportarse como se comportan. ¿Tendrán la suerte de haber nacido con ellas?. Así cualquiera, claro…

Se acuerdan de todas las cosas. Tienen la costumbre de apuntarlo todo. Deben tener mala memoria. O, a lo mejor, es que no quieren usarla. El caso es que no se les pasa ni una, salvo que ellos decidan dejarla pasar.

Dedican tiempo a pensar. Sí, a pensar. Dedican el tiempo que haga falta. Parece importante. Les debe ir bien porque tienen muy claras las cosas que tienen que hacer… y también lo que no van a hacer.

Luego, escriben todas esas cosas en listas. Ni muchas ni pocas, simplemente las necesarias. Lo hacen así para tener todo bien organizado y saber dónde buscar lo que necesitan. Está bien pensado, la verdad…

Trabajan sobre lo que tienen anotado en esas listas buena parte de su tiempo y, cuando tachan algo de sus listas, su cara refleja una satisfacción digna de retratar.

Sí, también les surgen imprevistos. Pero, sinceramente, se les ve poco ahí. Será que sus jefes, sus clientes, sus colaboradores, su negocio,…, son una balsa de aceite. Debe ser eso. Seguro.

Por cierto, definen y escriben lo que tienen que hacer con un detalle que cualquiera que supiese leer sabría lo que hay que hacer. Es como si les gustase evitar pensar en lo mismo más de una vez. En el fondo, hay cierta vaguería en su forma de actuar.

Revisan al menos una vez a la semana todas sus listas, todo lo que tienen anotado,…, todo su sistema. Tiene sentido porque ningún sistema es fiable si no se revisa lo suficiente. Parece que saben lo que hacen.

Utilizan palabras como capturar, aclarar, organizar, revisar y hacer. Se refieren a ellas como hábitos sencillos de desarrollar al alcance de cualquiera. Habría que empezar a considerarlo, si cualquiera puede hacerlo…

Eligen qué hacer en función de con quién están, dónde están y qué tienen a mano. Eso les ayuda a elegir mejor qué hacer en cada momento. Claro, teniendo todo en esas listas eso parece fácil. Para colmo, tienen en cuenta sus niveles de energía y el tiempo disponible para afinar aún más la elección.

Su sensación de control sobre todo lo que tienen que hacer es completa. Trabajan con enfoque en las cosas y se han olvidado del estrés que provoca el no saber qué asunto va a explotar. Suena tan bien…

Al tener su mente más liberada de preocupaciones, recordatorios y cosas para hacer, afirman que tienen más y mejores ideas. Es posible que sea porque el cerebro está diseñado para eso y no para recordarnos qué tenemos que hacer. Entender cómo funciona nuestra mente parece que ayuda a relacionarnos mejor con nuestro entorno.

Hablan de que han recuperado su vida e, incluso, alguno tiene la osadía de iniciar nuevos proyectos que tenías pendientes. ¿Podrán hacer más cosas… y mejor?

Si lo piensas bien, todo lo anterior está muy lejos de ser algo parecido a superpoderes. Realmente son hábitos y competencias que se pueden aprender y desarrollar si se tiene interés, y necesidad, en cambiar y mejorar.

Porque lo cierto es que la gente que se preocupa por su productividad y efectividad personal no parecen diferentes. Son diferentes. Al menos de cómo fueron antes que empezase todo. Visto lo visto, merece la pena probarlo.

Efectividad personal: Empezar por algo

Lo tienes delante de ti desde hace semanas. Aparentemente es tan enorme, tan complejo y tan inalcanzable como quieras creer, pero seguro que menos de lo piensas.

Día tras día permanece en tus listas de acciones pendientes. No te has puesto con ello todavía. Tenerlo ahí te va minando la moral poco a poco, casi de manera proporcional a como crece tu creencia sobre lo inabordable que es.

Es curioso cómo algo tan aparentemente sencillo, evidente e inmediato se resiste. Es probable que no sea tan evidente ni tan inmediato porque no has pensado adecuadamente sobre ello.

A pesar de todo, decides seguir esperando hasta encontrar el momento adecuado para ponerte con ello. ¿Será cuando tengas el tiempo suficiente para acabarlo de una vez?. Te convences de que ahora no es el momento. Igual que pensaste ayer, anteayer y cada día desde hace varias semanas …

Te resulta extraño que, desde hace tiempo, no hayas encontrado ese momento perfecto para ocuparte de ese asunto. Probablemente no lo hayas encontrado porque no existe, ni existirá.

Empiezas a ser consciente de que siempre has tenido alguna excusa. No encontrar el momento perfecto, el desconocimiento que sobre el tema, el número de frentes abiertos que crees que te exigen una supuesta respuesta inmediata, la idea perfecta para poder empezar,… Han sido tantos.

Sonríes por la capacidad creativa y de convicción con la que te maneja tu mente. Parece que ni siquiera mandas en ti.

Siempre vas a encontrar excusas para posponer las cosas. Lo sabes. Así que decides que hasta aquí has llegado. Es el momento de empezar a mover ese asunto, de cortar el suministro de inmensidad que le aporta tu dejadez.

“Un camino de mil millas empieza con un único paso”. Lao Tse

Decides empezar a hacer algo. Tienes la duda de si será lo mejor, lo más adecuado o lo más correcto. Pero sientes que es mejor empezar a moverse, y a hacer algo, que seguir justificándote. Seguro que al avanzar, aunque sea poco a poco, se irá despejando la tupida telaraña de dudas, incertidumbre y miedo infundado sobre ese asunto.

Al empezar a moverte aparecerán ideas, definirás acciones e irás cubriendo etapas. Con errores y con aciertos, de manera más o menos eficiente. Pero, al menos, ya estarás mirando de igual a igual a ese engendro inabordable que, hasta ahora, te había ganado todas las batallas.

Ha llegado el momento de cambiar eso. Sientes que has encontrado la forma de hacerlo. Ahora ya sabes que, cuando te veas bloqueado con un tema lo mejor que puedes hacer es empezar hacer con algo con ello. Lo que sea …pero empezar por algo.

Acaba con los insectos de tu email

Por fin lo has conseguido. Intuyes que esa pequeña sensación de liberación que sientes sólo durará segundos. Eso que crees que te has quitado de encima, volverá. Más que intuir, lo sabes. Lo que has hecho, no es lo tendrías que haber hecho.

En lugar de pensar detenidamente qué es eso que te había llegado, de definir bien qué hacer y qué tenía que pasar para darlo por terminado, simplemente has reaccionado. Lo has querido poner en el tejado de alguien con la errónea sensación de que, así, era una cosa más que habías terminado.

Una reacción instintiva, primaria y, en cierto modo, alineada con una parte ancestral de nuestra evolución… como querer quitarse un insecto que molesta. Un insecto que, por más que le espantes una y otra vez, siempre acaba volviendo… más cabreado, más molesto, más insistente.

Entre todo tu trabajo hay multitud de esos insectos. En tu bandeja de email, especialmente. Son esas cosas que llegan, poco claras, parecen poca cosa, te molestan y con las que crees que no tienes que hacer nada. Si las ignoras o si te las quitas de encima sin pensar, persisten y vuelven con más peligro potencial.

Además, parece que unas llaman a otras. La bola se va haciendo más grande. Rápidamente tu bandeja se va llenado de todos esos insectos. Todo un enjambre.

Tratas de espantarlos, respondiendo rápido y sin pensar. Quieres quitártelos de encima para que no te molesten. Cuanto antes mejor, para poderte centrar en otras cosas. Pero, haciendo eso, sabes que esos insectos volverán. Y aún así lo haces, con la esperanza de que la persona a quien se lo envías te resuelva la papeleta y haga tu trabajo.

Grave error. Porque al tratar ese asunto así, siempre vuelve. Y cuando lo hace, te cabreas, te distrae y gastas energía, otra vez, con ese maldito insecto. Te cansa. Te agota.

Llega un momento, después de varios días de frustración y de comprobar que estás en un ciclo sin fin, en el que decides acabar con la situación de una vez. En lugar de reaccionar quitándotelo de encima, te paras a pensar y decidir qué vas a hacer. Vaya sorpresa…

Te lleva menos tiempo y esfuerzo de lo que creías, y tras vencer la pereza inicial, ya sabes qué es lo que hay que hacer. Entiendes qué tiene que pasar para que ese insecto se vaya y no vuelva. Ha sido tan fácil que te sorprende. Te vuelves a cabrear, pero esta vez por no haber hecho antes lo que tenías que haber hecho: pensar. Decides hacerlo con el resto, uno a uno. Sin prisa.

Ya sabes que una de las claves de tu trabajo está en pensar sobre las cosas. Incluso con esos insectos. Es cierto que no tienes costumbre de hacerlo, pero se puede conseguir. Te enseñaron, y aprendiste, a reaccionar poniendo los asuntos en el tejado de otra persona lo antes posible. No  importaba si hacías lo correcto y/o lo necesario. Daba igual. Reaccionar rápido, pensar poco y devolver cuantas más cosas mejor. Pero sabes que tu trabajo es mucho más que eso. De hecho, tiene poco que ver con eso.

La próxima vez que aparezca un insecto en tu email, en lugar de reaccionar ya sabes lo que tienes que hacer. Piensa y decide, sin prisa, qué hacer con ello y cómo hacer para que, una vez se vaya, no vuelva. La solución siempre es más sencilla y te llevará menos esfuerzo que pasarte el día tratando de espantarlos… inútilmente.

La verdadera sencillez de GTD®

Me sorprendo cuando alguien comenta que GTD® es un método demasiado complejo, cuando lo cierto es que GTD® es muy sencillo y, a la vez, potente.

En el fondo, GTD® es un método que se basa en comportamientos y hábitos sencillos que, en su mayoría, mucha gente ya hace. Lo que propone GTD® es hacerlos de una manera diferente y en una secuencia distinta.

Hacer algo distinto a lo que estamos habituados y que conocemos nos puede sacar de nuestra zona de confort. Esto puede ser incómodo al principio, pero es importante separar el trigo de la paja y no confundir los retos que supone un cambio con la sencillez y realidad del método.

La realidad es que GTD® propone unos comportamientos y hábitos concretos que ayudan a:

  • conseguir y mantener la sensación de que las cosas están bajo control y trabajar con enfoque en lo que debes
  • poder tomar mejores decisiones sabiendo qué haces y para qué lo haces

Para el primero de los puntos anteriores, GTD® propone cinco pasos sencillos: capturar todo lo que llame tu atención; aclarar el significado, de eso que has capturado, pensando y decidiendo que hay que hacer con ello; organizar recordatorios de aquello que hayas aclarado en contenedores de confianza; revisar esos recordatorios de manera regular y, por último, hacer eligiendo qué es lo mejor que puedes hacer en cada momento.

A la hora de tomar decisiones, GTD® propone un modelo en el que debes tener en cuenta, a la hora de elegir qué vas a hacer, tus áreas de responsabilidad, tus metas y tus objetivos, considerando tus valores y tu propósito.

Como puedes comprobar, los comportamientos que propone GTD® son tan sencillos que pueden ser aprendidos por un niño. De hecho, probablemente, le requiera menos esfuerzo que a un adulto debido a que no tendrá que deshacerse de sus creencias y aprendizajes acumulados 😉

Soy consciente de que mi planteamiento puede considerarse “contaminado” por la subjetividad de llevar usando GTD® varios años. Por ello, quisiera aportar dos aspectos objetivos para disipar cualquier posible duda.

El primero de ellos es el hecho de que millones de personas, en todo el mundo, usan GTD® desde hace varios años. Esto deja constancia que está al alcance de cualquier persona.

El segundo es la evidencia de que los principios de la metodología están contrastados por la ciencia cognitiva y la neurociencia. Esto quiere decir que, lo que plantea GTD® y cómo lo plantea, está alineado con el funcionamiento natural de nuestro cerebro. Puedes leer sobre ello en el paper «Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity»  publicado en 2008 por Francis Heylighen y Clément Vidal de la Universidad de Bruselas, así como en la serie #cienciaGTD que José Miguel Bolívar publicó en su blog.

Si crees que GTD® no es sencillo, te invito y animo a que tengas un acercamiento objetivo y abierto a lo que propone. Es cierto que sacarle todo el partido a GTD® puede llevar tiempo y que hay que practicar. Pero también es cierto que, desde el primer momento en el que empiezas a utilizarlo descubres lo que puede aportar. Y eso es, precisamente, porque GTD® es tan sencillo como potente.