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Efectividad personal: tu realidad es la que es

Persona con los ojos vendados a punto de caer por un hueco en el suelo

“Puede que no sea el héroe que Gotham merece, pero es el que necesita”
El Caballero Oscuro

Llevas tiempo buscando una solución para organizarte mejor. Algún sistema o técnica simple que te resuelva tu problema de forma rápida. Algo que te suponga poco o ningún esfuerzo.

Buscas algo simple. No quieres complicarte. Sería genial encontrar el “nirvana productivo” con unos simples y replicables trucos personales como algunos prometen.

Afortunadamente, también has leído que hay otras formas de solucionar tu problema mejorando tu efectividad.

Se trata de soluciones realistas. Diseñadas para ofrecer una respuesta óptima y de garantías para el tipo de profesional que eres y el tiempo que te ha tocado vivir.

Soluciones avaladas por la neurociencia y utilizadas durante años por millones de personas de todo el mundo. Soluciones como GTD®.

El otro día me comentaban algunas personas durante un curso que les daba la sensación de que GTD® parecía un sistema complicado.

Demasiados pasos para conseguir sensación de control total sobre tu trabajo, cuando la realidad es que GTD® propone únicamente cinco sencillos pasos para eliminar el estrés.

Demasiadas listas y contenedores para organizar los recordatorios y la información, cuando en realidad no necesitas más que unas pocas listas y un calendario.

Demasiado tiempo para invertir en un sistema fiable a prueba de olvidos, actualizado y sobre el que poder trabajar con enfoque, cuando en realidad solo necesitas desarrollar una serie de hábitos para tener un sistema de organización fiable.

GTD® es, en realidad, un método sencillo formado por hábitos sencillos. Ni más ni menos.

En mi experiencia, una de las grandes ventajas de GTD® es que te muestra tu realidad tal y como es. Puede que prefieras una solución simple e incompleta, y que GTD® no sea la solución que te gustaría.

Pero tu realidad es la que es y por tanto necesitas algo que te la muestre con sinceridad y transparencia. No necesitas sistemas de organización sobresimplificados que te oculten parte de lo que tienes que hacer para que puedas sentir una falsa y peligrosa sensación de bienestar.

Si quieres mejorar tu efectividad personal, busca un sistema que te muestre las cosas como son y no como te gustarían que fueran. Porque tu realidad es la que es y necesitas lo que necesitas.

El primer paso para mejorar tu efectividad

Pergamino con texto "Do something different"

«Hay una luz al final de este túnel, pero para llegar hasta ella es preciso recorrerlo entero.»

David Allen, en «Sé más eficaz»

Nos gustan las cosas fáciles. No solo a nosotros, también a nuestro cerebro. Cuanto menos esfuerzo y menos cambio, mejor.

Nuestra maravillosa máquina evolutiva, la que nos diferencia del resto de seres vivos, es vaga por naturaleza y evita los cambios siempre que puede.

Por suerte, hay cosas que se solucionan o podemos cambiar de manera fácil y rápida. Esas situaciones son las que, por cómo somos, nos gustan y nos atraen.

Pero por muy fácil o rápido que quieras resolver un problema o una situación, a veces la solución real va en otra línea.

Existen situaciones que no se solucionan ni cambian así. Insistir en una pseudo-solución fácil y rápida para evitar afrontar un verdadero cambio es el camino más directo para permanecer exactamente dónde estás.

Muchas personas siguen buscando una solución fácil y rápida para mejorar, por fin, su efectividad personal. Y es un camino equivocado.

Quieren cambiar radicalmente su vida eliminando el estrés. Buscan organizarse mejor, dejar de reaccionar constantemente frente a imprevistos,  mejorar la calidad de su trabajo y conseguir, por fin, sensación de control sobre lo que tienen que hacer.

Pero parece que no siempre se está en disposición de afrontar lo que ese cambio supone.

¿De verdad crees que es posible una solución fácil y rápida que aporte todos esos beneficios a una persona?. No hay píldoras ni hierbas mágicas para mejorar tu efectividad personal.

Hay cambios que requieren esfuerzo y compromiso para conseguirlos. Curiosamente, suelen ser precisamente aquellos cambios que merece la pena conseguir.

En la mayoría de los casos, al margen de lo que pueda parecer, el trabajo que hay que hacer para conseguir esos cambios es sencillo. El reto está en insistir y tener paciencia, porque suelen ser cambios que llevan su tiempo.

Si te animas a mejorar tu efectividad, habrá momentos en los que tendrás ganas de abandonar porque los resultados que estés obteniendo sean diferentes a los que esperabas. También, muy probablemente, los retos que tengas que superar te pondrán a prueba más de una vez. Es algo normal y que nos pasa a todos los que hemos apostado por mejorar.

Pero, te guste o no, en el fondo sabes que la solución para ser una persona más efectiva y féliz está en aprender nuevos hábitos y comportamientos que te abrirán nuevas posibilidades.

¿Quieres que las cosas sean diferentes?. Haz las cosas de manera distinta. Sé que suena a tópico, pero es la realidad. Porque hacer cosas diferentes cuyo funcionamiento está demostrado es el primer paso para mejorar tu efectividad.

La efectividad se puede aprender

La efectividad personal es una competencia que surge para dar respuesta a diversas necesidades y situaciones de nuestra sociedad actual.

Necesidades y situaciones que son consecuencia de la realidad que vivimos. El exceso de información al que nos vemos sometidos, la rapidez y magnitud de los cambios que se producen, el no llegar a tanto trabajo, las supuestas urgencias de todos los días, prestar atención a mil cosas a la vez sin hacerlo a ninguna en concreto,… Seguro que alguna o todas te resultan familiares.

Afortunadamente, atrás quedan ya las excusas y creencias de que hay que nacer con determinado talento para desarrollar determinadas competencias y habilidades.

Eso se creía antes, por ejemplo, sobre los profesionales comerciales, los roles gerenciales y otro tipo de perfiles. El tiempo, y la experiencia, ha demostrado que se pueden desarrollar los comportamientos y habilidades de esas profesiones sin tener un don divino. Sólo se necesita saber qué hacer y dedicar esfuerzo y atención a hacerlo.

También se puede ser una persona efectiva sin tener un don divino. De hecho, cualquier persona puede aprender a ser efectiva. Da igual cómo sea la persona. No importa si es organizada, ordenada, un desastre, olvidadiza,… Esto es un alivio y, a la vez, una faena.

Es un alivio porque conocemos desde hace tiempo lo que hay que hacer para ser una persona efectiva. Además, los avances en ciencia cognitiva siguen confirmando la teoría y las evidencias prácticas de metodologías para mejorar la efectividad personal como, por ejemplo, GTD®.

Pero también, el hecho de que la efectividad se pueda aprender puede verse como una faena por varias cosas.

Lo primero porque nacemos sin los hábitos y comportamientos propios para ser efectivos en la sociedad actual. Desgraciadamente, no vienen de serie en nuestro ADN. Nuestra naturaleza no es la de ser efectivos en el mundo que nos ha tocado vivir. Como se decía en una pequeña fábula que leí hace tiempo: «¿Mala suerte? ¿Buena suerte?… ¡Quién sabe!»

Además, el entorno no ayuda nada: exigencias, exceso de información, constantes interrupciones, cambios constantes, urgencias, distracciones, …, ¿te suena? Vivimos en un entorno más “hostil” que nunca para nuestra manera natural de comportarnos.

Pero, sobretodo, el hecho de que cualquier persona pueda aprender a ser más efectiva es una faena porque lo único que realmente hace falta para conseguirlo es querer hacerlo. Ya sabes, eso que Paco Alcaide llamaría compromiso. Porque, a día de hoy, aprender algo depende de uno mismo. Las circunstancias son las que son y a veces ayudan y otras dificultan, pero nunca impiden.

La buena noticia es que se puede aprender cómo organizarse mejor, a gestionar las interrupciones, a conseguir que no se olviden las cosas, a saber por dónde empezar a trabajar y hacerlo con enfoque, a tener la sensación de que controlas todo lo que tienes que hacer, … Todo esto se puede aprender.

Podemos conseguir trabajar y vivir de forma efectiva y sin estrés en el entorno y en la sociedad que nos ha tocado vivir. Tenemos los conocimientos y las capacidades. La necesidad es evidente.

Quien quiera cambiar y mejorar, está de enhorabuena, porque la efectividad personal es algo se puede aprender.

GTD: Autenticidad extrema frente a ignorancia extrema

GTD® es una metodología que ayuda a mejorar la efectividad personal mediante una serie de hábitos sencillos al alcance de cualquier persona.

En ocasiones, aparece cierto debate sobre qué y cuándo estás usando GTD® y cuándo no.

Pero la cuestión es muy sencilla: cuando desarrollas todos los hábitos de GTD® es cuando puedes decir que estás usando GTD®.

Si sólo desarrollas algunos de los hábitos de GTD®, estarás usando parcialmente aspectos de GTD®, pero no GTD®.

Y puede que con eso te sea suficiente. Poner en práctica algunos de los principios de GTD® ya aporta beneficios significativos. Imagínate practicar todos….

Hay gente que interpreta que desarrollar los hábitos de GTD® es usar «GTD® extremo». Te propongo unas reflexiones sobre ello:

  • Si prestas tus servicios como profesional, ¿esperas que te los remuneren de forma «extrema» o te conformarías con sólo una parte?
  • Cuando contratas y pagas por un servicio, ¿esperas que te lo proporcionen de forma «extrema» o te valdría con recibir solo una parte de lo que has pagado?
  • Si alguien llega a un compromiso contigo, ¿esperas que lo cumpla de forma «extrema» o te conformas con algo distinto de lo acordado?
  • ¿Algo es «extremo» simplemente por «ser lo que es»?

GTD® es lo menos parecido a algo «extremo». Se trata de una metodología sencilla, potente y adaptable.  Desarrollar sus hábitos, practicados tal y como se indica en la metodología, es lo que garantiza poder trabajar sin estrés,  mantener la sensación de control sobre todos tus frentes abiertos y enfocarte en lo más relevante.

Otra cosa es que no quieras, no sepas o no seas capaz de poner en marcha GTD®.  También es posible que no te compense el esfuerzo o que carezcas del compromiso para ello, y que decidas utilizar solo alguno de los hábitos que propone GTD®. Probablemente también te resulte útil, pero es importante tener claro que «estás usando algunos hábitos de GTD®» y que «NO estás usando GTD®».

Lo que sí me parece de una ignorancia extrema es obstinarse en no aprender. A día de hoy, GTD® es lo suficientemente popular y está lo suficientemente explicado como para que cualquier persona con un mínimo de interés pueda comprender fácilmente qué conjunto de hábitos forman GTD® y qué son sucedáneos o adaptaciones de GTD®. Empeñarse en confundir «auténtico» con «extremo», llamar a las cosas lo que no son o, peor aún, descalificar algo simplemente porque no lo entendemos o no hemos podido o sabido adoptarlo, solo sirve para evidenciar nuestra incapacidad para aprender.

Actualmente, GTD® es la mejor metodología de organización personal para muchas personas. Por supuesto, hay otras alternativas muy válidas, y  cada persona puede organizarse como quiera. Lo que sí me parece importante es llamar a las cosas por su nombre y reconocer el mérito de los que se atreven a ir más lejos.

Porque si hay algo extremo, y peligroso, es la ignorancia.

Efectividad personal: ¿Cuestión de superpoderes?

La gente que se preocupa sobre su productividad y efectividad personal parecen, a ojos de otros, diferentes. Destacan en sus entornos. Generan intrigas. Provocan suspicacias. Incluso, en ocasiones, despiertan ciertas envidias.

Parece que estas personas tienen superpoderes. Capacidades paranormales que les hacen comportarse como se comportan. ¿Tendrán la suerte de haber nacido con ellas?. Así cualquiera, claro…

Se acuerdan de todas las cosas. Tienen la costumbre de apuntarlo todo. Deben tener mala memoria. O, a lo mejor, es que no quieren usarla. El caso es que no se les pasa ni una, salvo que ellos decidan dejarla pasar.

Dedican tiempo a pensar. Sí, a pensar. Dedican el tiempo que haga falta. Parece importante. Les debe ir bien porque tienen muy claras las cosas que tienen que hacer… y también lo que no van a hacer.

Luego, escriben todas esas cosas en listas. Ni muchas ni pocas, simplemente las necesarias. Lo hacen así para tener todo bien organizado y saber dónde buscar lo que necesitan. Está bien pensado, la verdad…

Trabajan sobre lo que tienen anotado en esas listas buena parte de su tiempo y, cuando tachan algo de sus listas, su cara refleja una satisfacción digna de retratar.

Sí, también les surgen imprevistos. Pero, sinceramente, se les ve poco ahí. Será que sus jefes, sus clientes, sus colaboradores, su negocio,…, son una balsa de aceite. Debe ser eso. Seguro.

Por cierto, definen y escriben lo que tienen que hacer con un detalle que cualquiera que supiese leer sabría lo que hay que hacer. Es como si les gustase evitar pensar en lo mismo más de una vez. En el fondo, hay cierta vaguería en su forma de actuar.

Revisan al menos una vez a la semana todas sus listas, todo lo que tienen anotado,…, todo su sistema. Tiene sentido porque ningún sistema es fiable si no se revisa lo suficiente. Parece que saben lo que hacen.

Utilizan palabras como capturar, aclarar, organizar, revisar y hacer. Se refieren a ellas como hábitos sencillos de desarrollar al alcance de cualquiera. Habría que empezar a considerarlo, si cualquiera puede hacerlo…

Eligen qué hacer en función de con quién están, dónde están y qué tienen a mano. Eso les ayuda a elegir mejor qué hacer en cada momento. Claro, teniendo todo en esas listas eso parece fácil. Para colmo, tienen en cuenta sus niveles de energía y el tiempo disponible para afinar aún más la elección.

Su sensación de control sobre todo lo que tienen que hacer es completa. Trabajan con enfoque en las cosas y se han olvidado del estrés que provoca el no saber qué asunto va a explotar. Suena tan bien…

Al tener su mente más liberada de preocupaciones, recordatorios y cosas para hacer, afirman que tienen más y mejores ideas. Es posible que sea porque el cerebro está diseñado para eso y no para recordarnos qué tenemos que hacer. Entender cómo funciona nuestra mente parece que ayuda a relacionarnos mejor con nuestro entorno.

Hablan de que han recuperado su vida e, incluso, alguno tiene la osadía de iniciar nuevos proyectos que tenías pendientes. ¿Podrán hacer más cosas… y mejor?

Si lo piensas bien, todo lo anterior está muy lejos de ser algo parecido a superpoderes. Realmente son hábitos y competencias que se pueden aprender y desarrollar si se tiene interés, y necesidad, en cambiar y mejorar.

Porque lo cierto es que la gente que se preocupa por su productividad y efectividad personal no parecen diferentes. Son diferentes. Al menos de cómo fueron antes que empezase todo. Visto lo visto, merece la pena probarlo.