Archivo de la etiqueta: compromisos

Gestiona tus compromisos sin estrés

Selección de alternativas

 

Gestionar mal nuestros compromisos nos lleva a comprometernos con más cosas de las que podemos abordar. Ese exceso de compromisos hace que las personas pierdan el control sobre el trabajo que deben realizar. Es entonces cuando el estrés aparece.

El exceso de compromiso y la pérdida de control sobre nuestro trabajo se retroalimentan. Se produce un efecto de bola de nieve que hace que el problema vaya en aumento: mayor descontrol implica mayor desconocimiento de tu realidad. A mayor desconocimiento tendemos a seguir asumiendo compromisos de forma descontrolada. Se entra en un bucle de inefectividad incremental.

Casi todos hemos vivido la frustración y estrés que genera este tipo de situaciones.

Hace unos días compartía conversación con una persona que me confesaba el elevado nivel de frustración vital al que había llegado. Esta frustración venía del completo descontrol sobre su vida personal y profesional. Esta persona, madre trabajadora (y autónoma) con tres hijos vivía con la sensación de tener el agua al cuello cada día, reaccionando de manera estresada a cada situación nueva que aparecía. En lo profesional, tenía un sinfín de cosas por empezar, muchas ideas para emprender, tantas acciones y proyectos por terminar que ni se acordaba, llegaba siempre al límite de las fechas,…

Después de esos momentos de desahogo necesario en este tipo de situaciones, llegó a la conclusión de que tenía varios problemas. Uno era su incapacidad para decir no cuando no podía asumir más cosas. Otro era que sentía el impulso de empezar todo según surgía ya que, aparentemente, iba a tardar muy poco tiempo en acabarlo. Y, por último, le resultaba imposible dejar cosas sin hacer posponiéndolas para más adelante. Todo ello me resultaba familiar. Son reflexiones habituales que comparten las personas que asisten a los talleres de mejora de la efectividad personal que facilitamos en OPTIMA LAB.

Desgraciadamente, es habitual que las personas se comprometan con más cosas de las que pueden afrontar. Algunas de las razones más evidentes para ello son:

  • Un exceso de voluntarismo de hacer muchas cosas relacionado con un nivel preocupante de desconocimiento de su realidad, que lleva a decidir impulsivamente sin enfriar el pensamiento.
  • En las culturas latinas en general y, en España en particular, parece que cuesta mucho decir no. Mientras que en otros países es algo habitual, e incluso es una cualidad a respetar, en España está mal visto.
  • Ausencia de un sistema de organización personal que permita una visión completa y actualizada de todos los compromisos que ya tienen, tanto con uno mismo como con terceras personas.
  • Desconocer que es posible aprender a gestionar de manera efectiva los compromisos. En particular, esta es una de las claves que diferencia a las personas efectivas de las que no lo son. Está en tu mano aprender, si es que quieres, maneras efectivas para gestionar tus compromisos.

Metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, ofrecen soluciones para que las personas puedan tomar conciencia de todos esos compromisos. Además, permiten establecer una relación con esos compromisos, trabajando de manera eficiente en su consecución tomando las mejores decisiones en cada momento.

¿Te imaginas que controlas todos los compromisos que has adquirido? ¿Te imaginas que tienes claro qué es todo lo que tienes que hacer? ¿Te imaginas que sabes a qué no te puedes comprometer ahora? ¿Te imaginas que, además, te sientes bien?

Aprender a gestionar tus compromisos de manera efectiva no quiere decir que vayas a conseguir hacer todo lo que tendrías o te gustaría hacer. Como profesional del conocimiento, tendrás que dejar cosas sin hacer. Pero, sin duda, te será más fácil saber qué cosas dejas sin hacer y cuáles son las razones que te llevan a hacerlo, si aprendes a trabajar de manera efectiva gestionando tus compromisos sin estrés.

Guardar

Guardar

Guardar

Efectividad personal: evita el exceso de compromisos

Demasiados compromisos

Una de las principales causas del estrés que sufren las personas se debe al sobrecompromiso que adquieren con las cosas que les gustaría hacer. Comprometerte a hacer más cosas de las que puedes hacer te llevará, lógicamente, a no poder hacer todo y te acabará llevando una situación nada deseable de estrés, ansiedad e insatisfacción.

El sobrecompromiso consiste en adquirir más compromisos de los que puedes gestionar de manera efectiva. Gestionar un compromiso de manera efectiva significa realizar las acciones necesarias para cumplir con dicho compromiso, tomando las mejores decisiones para ello y haciendo un uso óptimo de los recursos que necesites.

En la mayoría de las ocasiones, el problema viene derivado del significado que tiene la palabra compromiso para las personas. Ya he hablado sobre este tema aquí, aquí y aquí. Reconozco la intención positiva de las personas a comprometerse en exceso, fruto de un voluntarismo exagerado, inconsciente y muy peligroso.  Es cierto que, por motivos culturales, cuesta decir no a los demás y, también, nos cuesta decirnos que no a nosotros mismos. En el primer caso, la tendencia a comprometernos a hacer cosas que nos piden los demás es prácticamente automática: si nos piden algo, en muchas ocasiones, lo hacemos anteponiéndolo a cosas que ya estamos haciendo o que deberíamos hacer. En el segundo caso, el exceso de emoción y la falta de reflexión racional juegan un papel decisivo para comprometerse en exceso.  

Entender que debes limitar las cosas con las que te comprometes es fundamental para empezar a poder trabajar y vivir sin estrés. Antes había menos cosas con las que comprometerse y, por tanto, el riesgo de sobrecomprometerte era menor. Pero en la sociedad actual, la sociedad del conocimiento y el trabajo que se deriva de ella, el trabajo del conocimiento, no es así: todo cambia más a menudo, el significado que tienen las cosas y cómo nos pueden afectar no es evidente. Es esta falta de evidencia lo que provoca, junto al voluntarismo que comentaba anteriormente, que las personas adquieran más compromisos de los que pueden gestionar de manera efectiva.

Para evitar caer en un exceso de compromisos tienes que aprender a enfriar tu proceso de toma de decisiones sobre las cosas con las que te vas a comprometer. Tomar decisiones en caliente no es la mejora manera de tomar buenas decisiones. Si tienes ante ti un posible compromiso, antes de decidir en caliente si te vas a comprometer tienes que pensar. Es algo a lo que las personas están menos acostumbradas de lo que creen, pero es algo de vital importancia a día de hoy (y lo de vital no es sentido figurado). Hay que pensar y, además, hacerlo bien de modo tengas muy claro:

  • ¿Qué es realmente este compromiso?. ¿Es el momento de comprometerme con esto?
  • Si no me comprometo, ¿qué es lo peor que puede pasar?. ¿Qué gano y qué pierdo?
  • Si debo o puedo comprometerme, ¿cual es el resultado que tengo que conseguir para poder dar por cumplido ese compromiso (conmigo o con otras personas)?
  • ¿Qué acciones puedo hacer que me aproximen al cumplimiento de ese compromiso?. ¿Voy a poder hacerlas?

Estas son algunos ejemplos de preguntas que podrías hacerte para pensar y saber más sobre ese posible compromiso que estás a punto de decidir adquirir. En definitiva, se trata de pensar de modo que puedas tomar buenas decisiones evitando actuar de forma rápida e impulsiva. Porque en un mundo donde siempre vas a tener más cosas por hacer que tiempo disponible para hacerlas, es fundamental elegir bien qué te comprometes a hacer y con qué no te comprometes. En definitiva, se trata de que evites el exceso de compromisos si quieres mejorar tu efectividad personal… y tu vida.

Cinco reflexiones sobre efectividad personal

Cinco reflexiones efectividad personalVarios de los pensadores, académicos, escritores y, en general, personas influyentes en el ámbito de los negocios y el desarrollo personal, llevan décadas escribiendo sobre el impacto positivo que la efectividad tiene en las personas, las organizaciones y, en general, la sociedad.

Me gustaría reflejar en este post cinco reflexiones que considero relevantes sobre la efectividad personal. Son cinco frases de cinco autores diferentes que han desarrollado su actividad académica y/o profesional en entornos diferentes pero siempre con el foco en ofrecer soluciones y respuestas que ayuden a las personas a entender la realidad a la que se enfrentan. Espero que te inviten a la reflexión como lo han hecho conmigo. 

1.”No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto”. Peter Drucker

Una de las claves de la efectividad es saber elegir bien qué debe hacerse y qué no debe hacerse. Como profesionales del conocimiento, las personas tienen más trabajo que tiempo, por lo que es imprescindible dejar cosas sin hacer. Dedicar recursos a hacer algo que no debería hacerse (que no aporte valor), por muy bien que se haga, es algo completamente inútil.

2. “Disciplina es pagar el precio. Es abordar los hechos duros, pragmáticos y brutales de la realidad y hacer lo que haga falta para que ocurran las cosas. La disciplina surge cuando la visión se une al compromiso”. Stephen Covey

El compromiso forma parte intrínseca de la efectividad personal. Decidir hacer algo debe conllevar un compromiso real y, por tanto, tienes que trabajar para conseguir llevarlo a cabo cueste lo que cueste. Si quieres profundizar sobre este tema te recomiendo esta entrevista que hicimos en OPTIMA LAB a Francisco Alcaide sobre la relación entre compromiso y efectividad.

3.“Cuando comiences a hacer que sucedan cosas, realmente empezarás a creer que puedes hacer que ocurran. Y eso es lo que hace que las cosas sucedan”. David Allen

Las creencias tienen una importancia fundamental en la efectividad de las personas. Hacemos lo que hacemos porque creemos lo que creemos. Si crees que no puedes hacer algo, no lo harás. Si crees que puedes hacer algo, lo harás. Las personas efectivas se mueven y hacen cosas como única vía para conseguir resultados.

4.“Los trabajos rutinarios y poco interesantes requieren un jefe; los no rutinarios y más interesantes dependen de la autogestión.” Daniel Pink

Han quedado atrás los tiempos en los que las personas efectivas debían seguir los criterios de acción que sus jefes determinaban. Los trabajos de valor demandan personas efectivas que sepan y quieran autogestionarse asumiendo responsabilidad.

5.“La efectividad es una competencia que permite saber en cada momento cuál de las opciones disponibles aporta más valor a la consecución de resultados, para llevarla a cabo de manera óptima en cuanto a utilización de recursos”. José Miguel Bolívar

La efectividad personal es el camino para las personas consigan resultados. La buena noticia es que podemos estudiar, practicar y desarrollar nuestra efectividad personal, de modo que aprendamos a elegir lo que hacemos en función del valor que aporta. La efectividad personal es una competencia que se puede aprender, y aprender a ser eficaz y eficiente es algo que merece la pena.
En definitiva, cinco reflexiones que debes tener en cuenta si quieres ser una persona efectiva: saber elegir de forma inteligente, determinación en el compromiso, orientación a la acción, conciencia de autogestión y desarrollar la capacidad para hacer aquello que aporta valor de forma eficiente. Todo está en tu mano, porque tu efectividad personal depende de ti. 

 

Trabaja sin estrés empezando antes

Trabaja sin estrés empezando antesMuchas personas dejan las cosas para el último momento. A pesar de saber que deben conseguir un resultado o hacer algo antes de una fecha límite objetiva, es como si esa fecha no fuese con ellos hasta que se acerca peligrosamente.

No es necesario esperar a que se acerque la fecha límite de algo para ponerte a trabajar en ello. De hecho, si lo haces estarás cometiendo una torpeza perfectamente evitable que te ocasionará más problemas que ventajas.

¿El plazo para entregar los papeles de la matrícula de tu hijo para el curso que viene termina dentro de 3 semanas?. ¿Por qué no te pones ya con ello?.

¿Tienes que entregar un presupuesto a un cliente antes del día 10 del mes que viene?.  ¿Por qué no te pones ya con ello?

¿Por qué esperas a que se acerque el 30 de junio para presentar la declaración de hacienda?. ¿Por qué no te pones ya con ello?

¿Qué es lo que lleva a las personas a llegar a esa situación extrema de llegar tan apuradas y con tanto estrés a una fecha límite?. La respuesta es simple: piensan que es demasiado pronto para empezar a trabajar en ello.

Estarás cometiendo un grave error si realmente piensas y te crees eso. No lo digo porque te quede mucho o poco tiempo hasta la fecha en cuestión. El problema no es el tiempo. El problema real es que estás subestimando la realidad ya que crees que, según se acerque la fecha límite, podrás ponerte a trabajar en ello sin distracciones. ¡Cómo nos gusta jugar a ser adivinos!

Lo que suele ocurrir en estas situaciones es que vas dejando pasar el tiempo y cuando ya estás cerca de esa fecha tienes por todo por hacer aún. Además, comienzan a surgir imprevistos que te dificultan o impiden dedicar atención a lo que tenías que hacer antes de esa fecha que ahora es muy cercana: te surge un nuevo proyecto muy importante que debes atender, sufres un problema de salud o, simplemente, coincide casualmente con momento en la que se produce el cambio de sistema informático de tu empresa. En definitiva, te surgen situaciones que no tenías previstas. Ahora toca correr… y sufrir.

¿Por qué esperar para ponerte ya a trabajar en algo que tiene una fecha límite objetiva?. ¿Qué ganas esperando?. ¿Tranquilidad?. ¿Dinero?. ¿Amor?. ¿Esperanza de que no se tenga que hacer?. Ilusiones. Lo único que puedes conseguir es estrés y una posibilidad real de no llegar en plazo.

Tú lo sabes, yo lo sé y todo el mundo lo sabe. Entonces, ¿porque las personas siguen apurando sus compromisos con una fecha límite objetiva?. La respuesta es sencilla: anteponen cosas que no tienen relación con una fecha objetiva a las cosas que sí tienen relación con una fecha objetiva. Y la razón de ello es debido a que siguen basando sus decisiones para elegir qué hacer en creencias y criterios subjetivos (hacer lo creen más importante, más urgente, lo que más gusta, lo que más apetece, …) en lugar de basarse en criterios objetivos (tienes un fecha límite objetiva para hacer algo).

Si tienes que hacer algo con una fecha límite objetiva ponte a trabajar en ello ya mismo. Aunque tengas como límite una fecha que consideres muy lejana. Si puedes hacer algo ya, ponte con ello.  Porque no vas a ganar nada, salvo estrés, dejándolo para más tarde. Si quieres trabajar sin estrés y con efectividad, tienes que ponerte a trabajar cuando debes y no cuando a ti te apetezca. Si quieres trabajar sin estrés y conseguir resultados, empieza a trabajar antes.

Un compromiso que merece la pena

Every_is_Hard_Before_Easy_ReducidoComo habréis podido comprobar, hace algunas semanas decidí paralizar la publicación en el blog debido a que he tenido querido dedicar más atención a ciertos proyectos que requerían más foco relacionados con mi actividad como consultor artesano en efectividad. No obstante, esto no quiere decir que haya dejado de escribir ya que la semana pasada publiqué un artículo en Sintetia, gracias al ofrecimiento de Javier García, que puedes leer aquí.

Es un hecho que conseguir resultados depende, principalmente, de dos cosas: enfoque y compromiso. No es posible enfocarse en todo ni comprometerse con todo. Como consecuencia de ello, hay que asumir y ser consciente de que hay que dejar cosas sin hacer. No queda otra. Lo importante es sentirte bien sabiendo que es lo que dejas sin hacer porque en ese momento es lo correcto.

Han sido unas semanas de trabajo muy intenso y, también, de muchas emociones y sensaciones que me han ayudado prepararme para próximos retos. Me gustaría compartir aquí algunos aprendizajes obtenidos de las experiencias vividas en estas semanas.

Los resultados llegan si los trabajas

Las cosas se consiguen a base de trabajo y esfuerzo. No lo digo yo, lo dicen los mejores como bien sabe Francisco Alcaide. Si quieres acercarte a tus objetivos tienes que ponerte a trabajar en serio en ellos. No valen medias tintas.Si trabajas podrás conseguirlos.Si no lo haces, seguro que no los conseguirás.Simple.

Constancia y previsión

La constancia y la previsión son claves para conseguir resultados. Es más efectivo un esfuerzo sostenido y sostenible en el tiempo que dejar para el final las cosas y tener que hacerlas peor debido a la presión, al cansancio y a la falta de claridad para pensar. Si quieres profundizar sobre ello te recomiendo el artículo de José Miguel Bolívar donde escribe sobre las Micro Acciones Sostenidas y Sostenibles.

La experiencia es un grado

Si quieres mejorar y avanzar firmemente busca ayuda en gente que ya ha pasado por experiencias similares. Escucha, atiende y trabaja: no se trata de reinventar la rueda cuando algo funciona. Ser receptivo a los consejos es una potente herramienta.

Facilitar talleres no es impartir sabiduría

Una de mis mayores preocupaciones cuando trabajo en un cliente es la de resultar útil y ayudar a mejorar a los asistentes. Forma parte de mi propósito y es una sensación que siempre tengo cuando abordo un nuevo taller. Conseguirlo es posible si trabajo en ello estando presente en la sesión, transmitiendo conceptos de forma clara, comunicándome de manera adecuada y preocupándome por el aprendizaje de las personas. No se trata de llegar e impartir sabiduría como el mayor de los expertos frente a pobres ignorantes. Eso no funciona.

Puedes fallar

De hecho debes fallar. Lo importante es aprender y volver a intentarlo dejando a un lado las sensaciones y los pensamientos negativos que surjan. Eso si, es importante que cuanto antes falles, mejor. No dejes pasar el tiempo entre fallo y fallo, reflexiona lo necesario, toma conciencia, aprende lo que tengas que aprender y vuelve a la carga.

Las personas necesitan aprender a trabajar

En esta sociedad donde el trabajo del conocimiento es una realidad, muchas personas deben aprender a trabajar mejor. No es una crítica, es un hecho: ni el sistema educativo que sufrimos ni, posteriormente, las organizaciones ayudan a desarrollar las competencias necesarias en las personas para poder trabajar de manera efectiva y afrontar en mejores condiciones las situaciones a las que se tienen que enfrentar.

La potencia de la sinergia en la efectividad organizativa

Este punto da para un post en sí mismo. Muchos de los problemas de productividad de las organizaciones se resolverían mejorando la efectividad individual de las personas que la forman.

Las personas efectivas toman mejores decisiones, consiguen resultados de manera eficiente,  generan menos trabajo basura, provocan menos interrupciones y una larga serie de beneficios para el ecosistema de la organización. La ecuación es sencilla: personas efectivas dan lugar a organizaciones efectivas mientras que personas no efectivas dan lugar a organizaciones no efectivas. La clave son las personas.

Para terminar…

Quiero finalizar con una reflexión acerca de lo gratificante que resulta seguir comprobando que se puede ayudar a las personas a trabajar mejor gracias a la efectividad personal. Algo con tanta relevancia e impacto a nivel individual y social, implica un compromiso constante a quienes nos dedicamos a mejorar la efectividad centrándonos en las personas de manera genuina y artesana. Un compromiso con el aprendizaje, la práctica, la innovación, con el esfuerzo sostenido y con hacer las cosas cada vez mejor. Un compromiso por el que merece la pena seguir trabajando con, cada vez, mayor intensidad y enfoque.