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Deja de que tu bandeja de email se llene

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Sí, deja que tu bandeja de email se llene. No me he vuelto loco, aunque tendría razones para poder hacerlo. Me imagino vuestras incrédulas caras y puedo suponer lo que estará pasando por esas cabecitas productivas. Cosas, por ejemplo, como:

  • “Perdona. Tú, que llevas más de 6 años usando GTD®, ¿vas y me dices eso ahora?”
  • “¿Precisamente uno de los objetivos de GTD® no era tener las bandejas de entrada vacías?”
  • “¿Después de que he desarrollado e interiorizado el hábito de procesar de manera productiva mi email, ahora ya no tengo que hacerlo?”
  • “¿Es la nueva moda productiva cool?. ¿Dejar que el email reviente?”
  • “Voy a dejar de leer este post, que éste no sabe de lo que escribe…”

Antes de irte, espera un momento. Todo esto viene al hilo de una conversación con un amigo. Me comentaba que había días en los que era imposible dejar vacía la bandeja de email. Y cuando lo conseguía, rápidamente volvía a llenarse. Nunca conseguía dejar la bandeja vacía. ¿Nunca?. Nos montamos unas películas con nuestras creencias que no veas.

Por si no lo sabías, tu trabajo no consiste en el leer el email. De la misma manera, ser una persona productiva tampoco consiste en vaciar la bandeja de email… y mantenerla vacía. De hecho, vaciar la bandeja de email es muy fácil: seleccionas todos los emails, le das a «Eliminar» o «Borrar» y ya la has vaciado. Objetivo cumplido, ¿verdad?. Va a ser que no.

Tú sabes que no se trata de eso. Si queremos mejorar nuestra productividad personal ganando confianza y tranquilidad en lo que hacemos, tenemos que procesar los emails de nuestra bandeja de entrada (y en general, las cosas de cualquier bandeja de entrada). Es cierto, que hay que procesar todos los emails que tengamos en la bandeja y que, al terminar, la dejaremos vacía.

Pero vaciar la bandeja es una consecuencia, no un objetivo. Cuando se da esa situación de tener la bandeja de email vacía, sentimos esa sensación de control sobre todo y todos. Incluso te imagino mirando humildemente por encima del hombro  y con el pecho hinchado como un pavo a tus compañeros. Una mirada presumida de quien sabe que tiene algo que los demás no tienen. De quien sabe que ha conseguido algo que lo demás creen imposible. Sí. Tu bandeja de entrada es la única que, probablemente, esté vacía en ese momento en toda la oficina. Reprimes las ganas de gritarlo en voz alta y mostrar tu pantalla en blanco a todos.

Pero esa euforia puede desaparecer rápidamente. Has metido un gol en el minuto 89 y te han empatado en el 91. Sí, me pongo metafórico porque ahora en casa hay dos nuevas aficiones: el fútbol y los Pokémon. No os voy a desvelar cuál es la mía. Pero volvamos al tema que me distraigo. La cuestión es que, al poco tiempo de tener tu bandeja impoluta y vacía, vuelven a entrar emails.  Y de qué manera, ¿verdad?. Menos mal que no has dicho nada antes a tus compañeros.

¿Qué haces ahora?. ¿Sigues procesando todo lo que entre hasta volver a dejar la bandeja vacía?. ¿Te enfrentas a ese tsunami constante de emails?. Es posible que aparezcan dudas de para qué procesar, para qué pensar y decidir. Al final, volvemos a estar igual. Como el hamster en la rueda. La bandeja deja de estar en blanco para llenarse de nuevos correos que te susurran “abremé y leemé”. Como le cantaban las sirenas a Ulises en su regreso hacia Ítaca. Bueno, parecido.

No te preocupes. Resiste y deja de que tu bandeja se llene. Sí. Es lo que os decía antes intencionadamente. Deja que se llene porque tu trabajo no es vaciar el email. Tu trabajo consiste en aportar valor en lo que haces, y el valor lo aportas pensando, decidiendo y haciendo bien lo que tienes que hacer.

Si ya has procesado tu email, cierra tu bandeja. Seguro que tienes muchas acciones en tus contextos que puedes hacer y tachar. Ponte con ello y avanza.

Y mientras deja que la bandeja de email se llene porque tú, que sabes y usas GTD®, sabes que tienes todo lo que necesitas para volver a dejarla vacía cuando quieras. Eres tú, con GTD®, quien mantiene tu email bajo control. Así que deja de preocuparte y deja que la bandeja de email se llene.

Gestiona tus compromisos sin estrés

Selección de alternativas

 

Gestionar mal nuestros compromisos nos lleva a comprometernos con más cosas de las que podemos abordar. Ese exceso de compromisos hace que las personas pierdan el control sobre el trabajo que deben realizar. Es entonces cuando el estrés aparece.

El exceso de compromiso y la pérdida de control sobre nuestro trabajo se retroalimentan. Se produce un efecto de bola de nieve que hace que el problema vaya en aumento: mayor descontrol implica mayor desconocimiento de tu realidad. A mayor desconocimiento tendemos a seguir asumiendo compromisos de forma descontrolada. Se entra en un bucle de inefectividad incremental.

Casi todos hemos vivido la frustración y estrés que genera este tipo de situaciones.

Hace unos días compartía conversación con una persona que me confesaba el elevado nivel de frustración vital al que había llegado. Esta frustración venía del completo descontrol sobre su vida personal y profesional. Esta persona, madre trabajadora (y autónoma) con tres hijos vivía con la sensación de tener el agua al cuello cada día, reaccionando de manera estresada a cada situación nueva que aparecía. En lo profesional, tenía un sinfín de cosas por empezar, muchas ideas para emprender, tantas acciones y proyectos por terminar que ni se acordaba, llegaba siempre al límite de las fechas,…

Después de esos momentos de desahogo necesario en este tipo de situaciones, llegó a la conclusión de que tenía varios problemas. Uno era su incapacidad para decir no cuando no podía asumir más cosas. Otro era que sentía el impulso de empezar todo según surgía ya que, aparentemente, iba a tardar muy poco tiempo en acabarlo. Y, por último, le resultaba imposible dejar cosas sin hacer posponiéndolas para más adelante. Todo ello me resultaba familiar. Son reflexiones habituales que comparten las personas que asisten a los talleres de mejora de la efectividad personal que facilitamos en OPTIMA LAB.

Desgraciadamente, es habitual que las personas se comprometan con más cosas de las que pueden afrontar. Algunas de las razones más evidentes para ello son:

  • Un exceso de voluntarismo de hacer muchas cosas relacionado con un nivel preocupante de desconocimiento de su realidad, que lleva a decidir impulsivamente sin enfriar el pensamiento.
  • En las culturas latinas en general y, en España en particular, parece que cuesta mucho decir no. Mientras que en otros países es algo habitual, e incluso es una cualidad a respetar, en España está mal visto.
  • Ausencia de un sistema de organización personal que permita una visión completa y actualizada de todos los compromisos que ya tienen, tanto con uno mismo como con terceras personas.
  • Desconocer que es posible aprender a gestionar de manera efectiva los compromisos. En particular, esta es una de las claves que diferencia a las personas efectivas de las que no lo son. Está en tu mano aprender, si es que quieres, maneras efectivas para gestionar tus compromisos.

Metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, ofrecen soluciones para que las personas puedan tomar conciencia de todos esos compromisos. Además, permiten establecer una relación con esos compromisos, trabajando de manera eficiente en su consecución tomando las mejores decisiones en cada momento.

¿Te imaginas que controlas todos los compromisos que has adquirido? ¿Te imaginas que tienes claro qué es todo lo que tienes que hacer? ¿Te imaginas que sabes a qué no te puedes comprometer ahora? ¿Te imaginas que, además, te sientes bien?

Aprender a gestionar tus compromisos de manera efectiva no quiere decir que vayas a conseguir hacer todo lo que tendrías o te gustaría hacer. Como profesional del conocimiento, tendrás que dejar cosas sin hacer. Pero, sin duda, te será más fácil saber qué cosas dejas sin hacer y cuáles son las razones que te llevan a hacerlo, si aprendes a trabajar de manera efectiva gestionando tus compromisos sin estrés.

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No uses una lista única de tareas

No uses una lista única de tareas

No tiene ningún sentido utilizar cosas que no te funcionan para mejorar tu efectividad personal. Un ejemplo de estas cosas que no funcionan es la lista única de tareas.

Muchas personas usan una única lista de tareas como medio para organizar su trabajo. La mayoría de estas personas ya son conscientes de que esa única lista de tareas es inútil para poder organizarse de manera efectiva, pero lo siguen haciendo  porque no conocen otra cosa.

Usar una lista única para organizar el trabajo es una pérdida de tiempo. Puede que en el caso de tener muy pocas cosas por hacer, una lista única pueda ser de utilidad. Sin embargo, cuando ese volumen de cosas es considerable y crece sin parar, utilizar una lista única es un despropósito para trabajar de manera efectiva.

Emplear una lista única de tareas para organizar un número elevado de cosas por hacer presenta serios inconvenientes. Al ser una lista única, todos los elementos que tienes en ella están mezclados. Tendrás elementos que serán acciones, proyectos, ideas, datos, cosas que has pedido a otras personas… Esta mezcla es algo que impactará negativamente en tu efectividad, porque te va a obligar a tener que pensar qué es cada elemento cada vez que revises la lista. Como dice mi colega José Miguel Bolívar, a nuestro cerebro no le gustan las mezclas y, dado que como profesionales del conocimiento nuestro cerebro es nuestra principal herramienta de trabajo, no sería muy inteligente ponerle las cosas difíciles.

Como ya sabes, para poder ser una persona eficaz debes elegir bien qué es lo que haces y qué es lo que no haces, y para poder elegir bien debes tener claras cuáles son las opciones que tienes para elegir. Si tu lista única de acciones tiene muchos elementos, deberás revisarla desde el principio hasta el fin para poder saber qué elemento, de entre todos,  vas a escoger para ponerte a trabajar. ¡Hacer esa revisión constantemente es agotador e ineficiente, ya que la tienes que hacer cada vez que vayas a elegir algo de la lista para hacer!

Muchas personas pretenden mejorar su efectividad y trabajar mejor usando un sistema basado en una lista única. Cuando conocen metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, que basan la organización del trabajo en varias listas, su primera impresión es que son sistemas complejos. Sin embargo, es una sensación que desaparece en cuanto entienden que la complejidad de un sistema no te lo da el número de elementos que lo componen, sino lo ineficiente que resulta usarlo.

Para mejorar la organización de tu trabajo y ser una persona más efectiva deberías olvidarte de usar una lista única de tareas. En próximos post profundizaremos en cómo podemos sustituir este sistema ineficiente por otro sistema más efectivo y que te ayudará a trabajar mejor. Cuento contigo.

Efectividad personal: gestiona tus distracciones sin usar trucos

Efectividad Personal- gestiona tus distracciones sin trucosLas distracciones son uno de los principales factores que afectan negativamente a la efectividad de las personas.

Sin embargo, a las distracciones les ocurre como al estrés: por sí mismas no son negativas. Si tu mente se distrae con una nueva idea, no es algo malo. Si te llaman por teléfono para ofrecerte una nueva oportunidad de negocio, no es algo malo. O si un compañero se acerca para informarte de una noticia relevante para el departamento, tampoco es malo. El problema surge cuando las distracciones controlan tu actividad en lugar de ser tú quien controla a tus distracciones.

Cada vez hay más fuentes potenciales de distracción. Cuando en los talleres de mejora de la efectividad que facilitamos preguntamos a los asistentes sobre si pueden centrarse en su trabajo, la práctica totalidad responden negativamente al sentirse abrumadas por las constantes distracciones o interrupciones que sufren provocadas por algún factor externo como los compañeros, las llamadas, las notificaciones en el móvil,… También hay personas  que reconocen distraerse con pensamientos, ideas o cosas que simplemente recuerdan y que les vienen a la cabeza mientras trabajan. En cualquier caso la conclusión es evidente: las personas se distraen demasiado como para poder hacer su trabajo de forma efectiva.

Pero ni las distracciones, ni su naturaleza, ni su volumen son el problema. La verdadera cuestión a resolver está en cómo las personas gestionan esas distracciones. Lejos de lo que algunos profesionales de la productividad personal defienden, las distracciones no son ladrones de tiempo. El único ladrón de tiempo que existe realmente eres tú, lo cual es genial porque si tú formas parte del problema también serás parte de la solución.

Hay que convivir con las distracciones, están aquí y seguirán por mucho tiempo. Puedes elegir entre convivir con ellas de manera efectiva desarrollando buenos hábitos o, sería otra opción, tratar de aplicar algunos trucos que les funcionan a algunas personas. Con respecto a los trucos, en mi opinión eso de encerrarse en una habitación para que no me “molesten”, o levantarse a las 5:00 de la mañana para que nada me distraiga o poner el móvil boca a abajo para que no distraigan las llamadas (si me llaman del colegio por algún problema grave con los niños, ¿cómo me entero?),… no me parecen soluciones que puedan ser válidas para cualquier persona y tienen una marcada componente subjetiva. Sinceramente creo que son soluciones con cimientos de barro que hacen más mal que bien.

Para gestionar y convivir de manera efectiva con las distracciones tienes que desarrollar determinados hábitos, siendo uno de los imprescindibles el hábito de capturar. Al capturar una distracción (algo que ha captado tu atención en un momento dado), le estarás dedicando la atención mínima necesaria para poder anotarla en alguna de tus bandejas de entrada. Cuando hayas hecho esto (en capturar una distracción interna puedes tardar entre 3 y 8 segundos) podrás volver a centrarte y dedicar tu atención en lo que estabas haciendo, reduciendo al mínimo el impacto negativo en la eficiencia de tu trabajo que podía causarte esa distracción.

Porque ya que no puedes evitar las distracciones (y no puedes aunque te pretendas aislar del mundo), lo mejor es que aprendas a relacionarte con ellas correctamente para que no te distraigan de tu trabajo y afecten a tu efectividad. Gestiona tus distracciones de manera efectiva: detéctalas, sé consciente de ellas, captúralas y, más adelante, piensa y decide qué hacer con ellas. Esta manera de trabajar te funcionará en cualquier situación, independientemente de dónde estés, con quién estés y de lo que estés haciendo. Porque para gestionar de manera efectiva tus distracciones no necesitas trucos.

Trabaja sin estrés empezando antes

Trabaja sin estrés empezando antesMuchas personas dejan las cosas para el último momento. A pesar de saber que deben conseguir un resultado o hacer algo antes de una fecha límite objetiva, es como si esa fecha no fuese con ellos hasta que se acerca peligrosamente.

No es necesario esperar a que se acerque la fecha límite de algo para ponerte a trabajar en ello. De hecho, si lo haces estarás cometiendo una torpeza perfectamente evitable que te ocasionará más problemas que ventajas.

¿El plazo para entregar los papeles de la matrícula de tu hijo para el curso que viene termina dentro de 3 semanas?. ¿Por qué no te pones ya con ello?.

¿Tienes que entregar un presupuesto a un cliente antes del día 10 del mes que viene?.  ¿Por qué no te pones ya con ello?

¿Por qué esperas a que se acerque el 30 de junio para presentar la declaración de hacienda?. ¿Por qué no te pones ya con ello?

¿Qué es lo que lleva a las personas a llegar a esa situación extrema de llegar tan apuradas y con tanto estrés a una fecha límite?. La respuesta es simple: piensan que es demasiado pronto para empezar a trabajar en ello.

Estarás cometiendo un grave error si realmente piensas y te crees eso. No lo digo porque te quede mucho o poco tiempo hasta la fecha en cuestión. El problema no es el tiempo. El problema real es que estás subestimando la realidad ya que crees que, según se acerque la fecha límite, podrás ponerte a trabajar en ello sin distracciones. ¡Cómo nos gusta jugar a ser adivinos!

Lo que suele ocurrir en estas situaciones es que vas dejando pasar el tiempo y cuando ya estás cerca de esa fecha tienes por todo por hacer aún. Además, comienzan a surgir imprevistos que te dificultan o impiden dedicar atención a lo que tenías que hacer antes de esa fecha que ahora es muy cercana: te surge un nuevo proyecto muy importante que debes atender, sufres un problema de salud o, simplemente, coincide casualmente con momento en la que se produce el cambio de sistema informático de tu empresa. En definitiva, te surgen situaciones que no tenías previstas. Ahora toca correr… y sufrir.

¿Por qué esperar para ponerte ya a trabajar en algo que tiene una fecha límite objetiva?. ¿Qué ganas esperando?. ¿Tranquilidad?. ¿Dinero?. ¿Amor?. ¿Esperanza de que no se tenga que hacer?. Ilusiones. Lo único que puedes conseguir es estrés y una posibilidad real de no llegar en plazo.

Tú lo sabes, yo lo sé y todo el mundo lo sabe. Entonces, ¿porque las personas siguen apurando sus compromisos con una fecha límite objetiva?. La respuesta es sencilla: anteponen cosas que no tienen relación con una fecha objetiva a las cosas que sí tienen relación con una fecha objetiva. Y la razón de ello es debido a que siguen basando sus decisiones para elegir qué hacer en creencias y criterios subjetivos (hacer lo creen más importante, más urgente, lo que más gusta, lo que más apetece, …) en lugar de basarse en criterios objetivos (tienes un fecha límite objetiva para hacer algo).

Si tienes que hacer algo con una fecha límite objetiva ponte a trabajar en ello ya mismo. Aunque tengas como límite una fecha que consideres muy lejana. Si puedes hacer algo ya, ponte con ello.  Porque no vas a ganar nada, salvo estrés, dejándolo para más tarde. Si quieres trabajar sin estrés y con efectividad, tienes que ponerte a trabajar cuando debes y no cuando a ti te apetezca. Si quieres trabajar sin estrés y conseguir resultados, empieza a trabajar antes.