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Mis hábitos productivos con GTD: Delegar con la lista “A la espera”

Imagen de una mosca

Como os comentaba en este post, GTD es una metodología centrada en el desarrollo de buenos hábitos productivos que de verdad funcionan y que para sacarle todo el partido es necesario usar todos esos hábitos de manera completa y global. Por completa, me refiero a que cada hábito lo tienes que ejecutar de principio a fin. Y por global, me refiero a que hay que desarrollar todos ellos.

Sin embargo, lo bueno de los hábitos de GTD es que puedes usar alguno de ellos sin usarlos todos, empezando a ser más eficiente de lo que eras antes. No estarás usando GTD, pero sería un inicio. No será todo lo que podrías llegar a ser, pero algo es algo.

Cuando comento esto con gente interesada en aprender GTD pero abrumada por la metodología (realmente no es por la metodología, sino por las prisas que tienen en conseguir resultados diferenciales con poco esfuerzo), rápidamente me preguntan por cuales de esos hábitos deben comenzar. La respuesta es simple: por el que te sea más sencillo.

¿Cual es el hábito de GTD más sencillo de adoptar?

Todos y ninguno. Dependerá de cada persona.

Lo que para uno puede ser algo simple de implantar porque, incluso, ya lo esté usando sin ser consciente, para otro puede ser algo que le suponga más dificultad.

Es cierto que GTD tiene hábitos que sólo adquieres cuando has desarrollado otros. Por ejemplo, el hábito de tener tu mente vacía lo adquieres cuando capturas, procesas y organizas de manera regular y sistemática. Es decir, cuando ya tienes los hábitos de capturar, procesar y organizar. Pero no todos son así.

¿Por cual empezaría yo ahora?

La verdad es que no lo sé. Llevo más de 4 años usando la metodología GTD, así que no sabría como volver a empezar si quisiese obtener resultados rápidos con poco esfuerzo. O quizá sí lo sé y directamente no empezaría o empezaría, por el principio. Sin prisa. Con pausa. Carrera de fondo.

De todos modos, para los nerviosos, ansiosos o, simplemente, para los que necesiten achicar agua en su día a día quizás pensaría en poner foco inicialmente en el hábito de usar la lista “A la espera”.

Porqué usar la lista “A la espera” antes que cualquier otro hábito… si tienes prisa

Que quede claro: insisto en que si quieres aprender GTD bien, en el menor tiempo y esfuerzo posible, tienes que empezar por el principio. Despacito pero de manera constante. Pasos de bebé. Cayéndote…. y levantándote. Tenlo en cuenta.

Pero vayamos con la lista “A la Espera”:

  • ¿Cuántas veces te has encontrado con que alguien no te ha enviado algo que necesitas para continuar con tu trabajo?
  • ¿Cuantas veces alguien que se ha comprometido a solucionar una situación no lo ha hecho?
  • ¿Tienes que hacer seguimiento a algo porque el compromiso lo has adquirido tú?
  • ¿Te quejas de que la gente no te envía lo que te tiene que enviar a tiempo… ni en condiciones?

Para solucionar estas situaciones, GTD propone el uso de un hábito sencillo y una herramienta potente. El hábito es delegar y la herramienta es la lista de “A la Espera”.

Si usas ambos, gestionarás de manera eficaz las situaciones en las cuales la gente tiene un compromiso que cumplir contigo. No quiere decir que lo vayan a cumplir. Ni que lo hagan. Ni que te den prioridad. Simplemente tu harás un seguimiento proactivo en lugar de ser víctima. De eso se trata la producitividad para adultos.

Con el uso de la “lista A la Espera” entras en modo “mosca cojonera”. Sí. Es necesario. No te olvides que los demás no usarán GTD y por eso tienes que actuar así. Tú eres fiel a tus compromisos, los demás deben serlo y tú les vas a ayudar a ello… siendo “mosca cojonera”.

Resumiendo

  • Si quieres aprender GTD empieza por el principio y no busques atajos.
  • Si los buscas, sea cual sea la razón, trata de empezar por alguno de los hábitos de GTD que te sea sencillo de implantar para empezar a disfrutar cuanto antes de sus efectos.
  • Cuando hayas adquirido ese hábito, busca otro… si no estás convencido de aprender GTD desde sus orígenes. Pero vete convenciendo.
  • El hábito de delegar es sencillo de desarrollar y con buenos y evidentes resultados en tu día a día: tu harás menos, los demás más 😉
  • Se proactivo en ayudar a los demás a cumplir con sus compromisos hacia ti o relacionados contigo. Aquí no hay víctimas productivas y si las hay, ellas estarán en tu lista “A la Espera”.

En la siguiente entrada os contaré más sobre el hábito de Delegar y la Lista de “A la espera”. Además os contaré como la uso yo, por si os es de utilidad. Espero que sí.

De momento, apuntad en vuestra lista A la espera: “David 1208 – tiene que publicar en su blog el post donde comparte su experiencia en el uso de la lista A la Espera“.

Con esto, ya os doy una pista. 😉

Qué puedes hacer para transformar las cosas con GTD

Imagen indicando la mejor elección

GTD es  una metodología bastante sencilla de adoptar y sobre la cual creo que hay demasiados mitos. Un ejemplo de esa sencillez es que en GTD puedes realizar únicamente 6 acciones con las cosas con las que tienes que relacionarte. Esto es relevante porque te permite limitar las opciones de decisión que podrías tomar con respecto a algo, lo que facilita las cosas. Realmente, esas acciones no son otra cosa que posibles decisiones que puedes tomar con respecto a algo cuando estás definiendo la forma en que te vas a relacionar con ello.

Las posibles decisiones que puedes tomar, expresadas en forma verbo de acción son:
  1. Eliminar
  2. Archivar
  3. Incubar
  4. Delegar
  5. Hacer
  6. Aplazar
Como usuario de GTD, una vez hayas aplicado el flujo de trabajo habrás tenido que realizar una de estas acciones con lo que hayas procesado. En algún momento habrás tenido que tomar la decisión de:
  1. Eliminarlo si has considerado que no va a servirte para nada ni puede serte útil en el futuro
  2. Archivarlo si ahora mismo no te es útil pero crees que puede serlo en un futuro y, además, no necesitas revisarlo con periodicidad
  3. Incubarlo si no vas a hacer nada con ello en este momento pero quieres revisarlo en el corto, medio o largo plazo
  4. Delegarlo en el caso de otra persona pueda o tenga que responsabilizarse o hacer algo con ello
  5. Hacerlo si vas a tardar menos tiempo en realizar lo tengas que hacer con ello que en organizarlo dentro de tu sistema de listas.
  6. Aplazarlo porque te va a llevar más tiempo hacerlo que incluirlo y organizarlo en tu sistema de listas
GTD es una metodología para tomar decisiones orientadas a resultados y disponer de 6 alternativas de decisión sobre los elementos con los que te relacionas te ayuda a ser eficiente en un entorno donde todo cada vez es más cambiante, difuso e impreciso. En tu caso, ¿cómo tomas decisiones que te ayuden a ser más eficiente?. ¿Qué te parece la propuesta que ofrece GTD en ese sentido?