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Ladrones de tiempo: eludiendo responsabilidad

Ladrones de tiempo: te falta responsabilidad

La efectividad personal es una cosa muy seria que afecta directamente a la felicidad de las personas. Quienes deciden tener un acercamiento o emprender un camino de mejora en su efectividad, están tomando una decisión importante que no puede ser tomada a la ligera.

Últimamente se siguen leyendo cosas completamente obsoletas, y erróneas, en lo que se refiere a la mejora de la efectividad o productividad personal. Una auténtica lástima debido a que la ciencia ya demuestra qué es útil cuando hablamos de efectividad.

Una de esas cosas absurdas es la insistencia en declarar la guerra a los ladrones de tiempo en general y, en particular, a los que se esconden en tu móvil. Ya he hablado de los ladrones de tiempo aquí y, en mi opinión, el mejor post sobre lo absurdo de los ladrones de tiempo lo puedes leer aquí.

Muchas personas se quejan de lo infernal que les resulta llevar siempre encima un móvil. Curiosamente, suelen ser las mismas que se quejan de la cantidad de email que reciben y que les impide trabajar. Tiempo de echar balones fuera, algo muy habitual cuando se habla de mejorar la efectividad y la forma de trabajar buscando soluciones fáciles y sin esfuerzo. El problema no está ahí fuera, y la solución tampoco.

Pero volvamos al teléfono móvil, ese aparato diabólico e infernal creado para poder estar en contacto, si quieres y/o necesitas, con personas independientemente de dónde estén. ¿Es tan malo?. ¿Te causa tanto problema?. ¿Te interrumpe tanto?. Si es así, deja de usarlo. Sencillo.

Pero resulta que crees que estás cautivo de tu teléfono móvil y de las notificaciones que te llegan a través suyo. Tanto él como ellas son las culpables de tu situación. Pobre de ti.

Mensajes de Whatsapp, SMS´s, notificaciones de Facebook, notificaciones de correo, más Whatsapp, mensajes de Telegram,…, y así sucesivamente. De esta manera es imposible trabajar, ¿verdad?

Parece que todos los ladrones de tiempo que habitan en el móvil se ha confabulado para distraerte… con todo lo que tienes que hacer. Pobre, otra vez.

Ante esta situación muchas personas intentan trucos y tips sencillos de, cuanto menos, dudosa utilidad en el largo plazo. Instalan apps en el móvil que bloquean notificaciones, dan la vuelta al teléfono para no ver la pantalla, lo ponen en silencio, bailan el hulahop o ponen velas en diferentes rinconcitos, … Todo para intentar callar a esos ladrones de tiempo.

En tu mundo real existen y existirán notificaciones e interrupciones. De eso no te vas a librar por mucho que uses la técnica del avestruz y metas la cabeza debajo de la tierra. Lo ideal sería que fuesen el menor número posible, pero la realidad es la que es y la solución no pasa por obviarlas. Y mucho menos por eludir tu responsabilidad de aprender a gestionarlas adecuadamente.

Una persona efectiva aprende a relacionarse de manera óptima con su entorno, evitando aislarse de él. Usar trucos como, por ejemplo, silenciar las notificaciones te puede ayudar puntualmente, pero es insuficiente. Lo que te ayudará realmente a ser una persona más efectiva es aprender a gestionar tu atención para dedicarla de manera consciente a lo que la tienes que dedicar.

Si sabes cómo gestionar adecuadamente tu atención, serás tú quien decida si atiendes o no esa notificación o interrupción. Será tu responsabilidad decidir a qué dedicas tu tiempo y atención. No olvides que tus resultados son consecuencia de tus decisiones.

Por tanto, la solución definitiva contra los inexistentes ladrones de tiempo está, realmente, en ti. Y eso te da la posibilidad de armarte de responsabilidad y asumir que tienes que aprender cosas nuevas para relacionarte mejor con tu realidad y adaptarte a ella. Deja de echar balones fuera y de sentirte víctima. Porque el problema no son los ladrones de tiempo, sino tu falta de responsabilidad.

Efectividad personal: gestiona tus distracciones sin usar trucos

Efectividad Personal- gestiona tus distracciones sin trucosLas distracciones son uno de los principales factores que afectan negativamente a la efectividad de las personas.

Sin embargo, a las distracciones les ocurre como al estrés: por sí mismas no son negativas. Si tu mente se distrae con una nueva idea, no es algo malo. Si te llaman por teléfono para ofrecerte una nueva oportunidad de negocio, no es algo malo. O si un compañero se acerca para informarte de una noticia relevante para el departamento, tampoco es malo. El problema surge cuando las distracciones controlan tu actividad en lugar de ser tú quien controla a tus distracciones.

Cada vez hay más fuentes potenciales de distracción. Cuando en los talleres de mejora de la efectividad que facilitamos preguntamos a los asistentes sobre si pueden centrarse en su trabajo, la práctica totalidad responden negativamente al sentirse abrumadas por las constantes distracciones o interrupciones que sufren provocadas por algún factor externo como los compañeros, las llamadas, las notificaciones en el móvil,… También hay personas  que reconocen distraerse con pensamientos, ideas o cosas que simplemente recuerdan y que les vienen a la cabeza mientras trabajan. En cualquier caso la conclusión es evidente: las personas se distraen demasiado como para poder hacer su trabajo de forma efectiva.

Pero ni las distracciones, ni su naturaleza, ni su volumen son el problema. La verdadera cuestión a resolver está en cómo las personas gestionan esas distracciones. Lejos de lo que algunos profesionales de la productividad personal defienden, las distracciones no son ladrones de tiempo. El único ladrón de tiempo que existe realmente eres tú, lo cual es genial porque si tú formas parte del problema también serás parte de la solución.

Hay que convivir con las distracciones, están aquí y seguirán por mucho tiempo. Puedes elegir entre convivir con ellas de manera efectiva desarrollando buenos hábitos o, sería otra opción, tratar de aplicar algunos trucos que les funcionan a algunas personas. Con respecto a los trucos, en mi opinión eso de encerrarse en una habitación para que no me “molesten”, o levantarse a las 5:00 de la mañana para que nada me distraiga o poner el móvil boca a abajo para que no distraigan las llamadas (si me llaman del colegio por algún problema grave con los niños, ¿cómo me entero?),… no me parecen soluciones que puedan ser válidas para cualquier persona y tienen una marcada componente subjetiva. Sinceramente creo que son soluciones con cimientos de barro que hacen más mal que bien.

Para gestionar y convivir de manera efectiva con las distracciones tienes que desarrollar determinados hábitos, siendo uno de los imprescindibles el hábito de capturar. Al capturar una distracción (algo que ha captado tu atención en un momento dado), le estarás dedicando la atención mínima necesaria para poder anotarla en alguna de tus bandejas de entrada. Cuando hayas hecho esto (en capturar una distracción interna puedes tardar entre 3 y 8 segundos) podrás volver a centrarte y dedicar tu atención en lo que estabas haciendo, reduciendo al mínimo el impacto negativo en la eficiencia de tu trabajo que podía causarte esa distracción.

Porque ya que no puedes evitar las distracciones (y no puedes aunque te pretendas aislar del mundo), lo mejor es que aprendas a relacionarte con ellas correctamente para que no te distraigan de tu trabajo y afecten a tu efectividad. Gestiona tus distracciones de manera efectiva: detéctalas, sé consciente de ellas, captúralas y, más adelante, piensa y decide qué hacer con ellas. Esta manera de trabajar te funcionará en cualquier situación, independientemente de dónde estés, con quién estés y de lo que estés haciendo. Porque para gestionar de manera efectiva tus distracciones no necesitas trucos.

Gestiona las interrupciones de manera eficiente usando GTD

Cartel de "No Molestar" colgado en una puertaLas interrupciones son uno de los mayores problemas que identifican las personas a la hora de poder realizar su trabajo de forma eficiente. En mi experiencia, esta es una afirmación que puede parecer a la vez tan evidente como errónea, pues realmente el problema no está en las interrupciones en sí mismas, sino en la gestión ineficiente que se hace de ellas. Muchas de esas personas piensan que las interrupciones son un mal sobre el que no se puede actuar y, lejos de asumir que ellas mismas pueden actuar eficientemente sobre ellas, culpan del impacto negativo que producen a aquellos que la generan y, en consecuencia, tienen la creencia de que poco o nada se puede hacer para que no afecten negativamente a su trabajo.

Si analizamos el foco u origen causantes de las interrupciones, existen dos tipos de interrupciones: las internas y las externas. Las interrupciones internas, son aquellas que surgen intrínsecamente y que nos provocamos nosotros mismos. Por ejemplo, son recuerdos que se te vienen a la cabeza, ideas que tienes, recordatorios de cosas que tenías que hacer y no has hecho,… Algunas de esas interrupciones son consecuencia de hacer un mal uso de nuestra mente al utilizarla para recordar cosas, mientras que otras son consecuencia de nuestra capacidad creativa y son ideas que se nos ocurren.

Por otro lado, las interrupciones externas son aquellas que vienen derivadas del entorno en el nos desenvolvemos. Por ejemplo, una interrupción externa es una llamada de teléfono, una petición de un colega pidiéndote un dato, el mensaje de whatsapp de tu pareja, el avisador de entrada de correo electrónico en el caso de que lo tengas habilitado, …

Cómo usar GTD para gestionar las interrupciones

Uno de los hábitos productivos que propone la metodología GTD es el de capturar o recopilar todo aquello que capta tu atención. Estés donde estés y hagas lo que hagas, siempre debes estar preparado para poder capturar esa idea que se te ocurre, esa cosa que tenías que hacer y que no has hecho o cualquier otro input que pase por tu cabeza o entorno. El objetivo de desarrollar este hábito es dejar de usar la mente para recordar cosas, algo para lo que es tremendamente ineficiente si estamos hablando de un número significativo de elementos a recordar (lo cual es habitual por ser profesional del conocimiento).

Capturar o recopilar en GTD consiste, básicamente, en anotar en algún sitio fiable (al que luego puedas y vayas a acudir a revisarlo) aquello que ha captado tu atención (interrupción interna o externa), de manera que anotes esa cosa para pensar y decidir que haces con ello más adelante. La idea que hay detrás de capturar en GTD es que anotes esa interrupción y sigas con lo que estabas haciendo, sin dedicarle más tiempo del necesario que el anotarlo en algún sitio (una libreta, un móvil, un post-it,…).

Teniendo todo lo anterior en cuenta, para gestionar las interrupciones de manera eficiente usando GTD lo único que vas a tener que hacer es desarrollar el hábito de capturar o recopilar esas interrupciones. Cada vez que aparezca en tu radar una interrupción, interna o externa, enfoca tu atención hacia ella, capturalá y reenfoca tu atención hacia lo que estabas haciendo. Ya verás más adelante qué hacer con ella para terminar de gestionarla, pero no le dediques ni un minuto más en ese momento.

Ya, pero hay interrupciones que debo atender si o si… ¿seguro?

En los talleres que facilito sobre mejora de la productividad personal, una de las consultas o dudas que suelen surgir respecto a este tema es qué hacer con aquellas interrupciones que si o si deben ser atendidas. Es un asunto curioso y, como diría mi amigo y colega artesano Antonio José Masiá (@ajmasia), cargado de creencias.

Lo primero, creo que es necesario revisar la creencia de cuándo una interrupción debe ser atendida. Una interrupción, de por sí y objetivamente, no tiene una naturaleza predeterminada para ser o no ser atendida. Será el paradigma de cada persona lo que desencadene el prestarle la atención de hacer algo con ella en ese momento o no, en función de las consecuencias que ello pueda tener. Y para poder hacer esto con el mayor criterio posible es muy importante tener clara la perspectiva de tu trabajo para tomar buenas decisiones. Por ejemplo, atender la llamada de un jefe podría parecer ser una interrupción de esas que hay que atender en el momento en el que se produzca si o si. Pero eso sólo puede ser analizado en cada caso y en ningún caso tiene una naturaleza axiomática ya que, por ejemplo, puedas estar en una entrevista con un cliente relevante y que sea más importante que atender esa llamada.

Sin embargo, una vez que hemos, de manera consciente, tomado la decisión de no capturar esa interrupción y ponernos a hacer algo con ella directamente (te aseguro que serán muy pocas), es muy sencillo gestionarla: dedica tu atención plenamente a ella. No tiene mucha más historia, lo único que deberías tener en cuenta es capturar y anotar qué es lo que estabas haciendo antes y por dónde ibas en esa acción, para que una vez hayas finalizado de atender la interrupción vuelvas a tu trabajo anterior de forma eficiente.

Conclusiones

Como verás no se trata de no atender las interrupciones de tu entorno. No se trata de aislarte del mundo que te rodea ni convertirte en el “borde” de la oficina, aunque esto último no es mala opción si el territorio es muy hostil 😉

Se trata de que seas consciente de que atender las todas interrupciones según surjan es altamente ineficiente e innecesario. Se trata de que seas consciente de que tú eres el único responsable de decidir a qué le dedicas tu atención en cada momento. Se trata de que seas consciente de que no todas las interrupciones tienes que gestionarlas igual, siempre que tengas claras las consecuencias que ello supone. Se trata de que captures y anotes todas las interrupciones para, posteriormente, decidir que hacer con ellas.

Se trata, en definitiva, de que seas consciente de que puedes gestionar de manera eficaz las interrupciones, siendo más eficiente y reduciendo significativamente tu estrés. Y eso con GTD es posible y, si lo intentas, es muy fácil. ¿Te animas?

Prestar la atención justa a las distracciones

Haciendo demasiadas cosasEn los diferentes entornos de aprendizaje y estudio sobre la productividad personal para el siglo XXI que he conocido, siempre se ha tenido presente, y ha sido foco de preocupación, el cómo la mente focaliza su esfuerzo y qué se podría hacer para gestionar de manera eficiente ese proceso de atención. Las causas y consecuencias de los procesos de atención y distracción son un motivo, cada vez mayor, de preocupación para las organizaciones que necesitan mejorar su productividad y eficacia de manera real y sostenida, es decir cuando se preocupan de mejorar la eficacia de las personas, buscando mejorar sus resultados. De hecho, en la mayoría de las situaciones en las que he podido contrastar casos de aguda sensación de problemas de productividad e ineficacia, el trasfondo real que provoca dicha situación se debía a una mala gestión, por ineficiente e incorrecta, de la atención de la propia persona sobre su entorno.

La evolución tecnológica de los últimos años (Internet, emails, smartphones, mensajería instantánea,…), así como la escasa formación práctica sobre su buen uso productivo, han permitido incrementar el número y la rapidez de las interacciones entre las personas, provocando con ello mayor celeridad en la aparición de cambios y elevando el número de elementos, eventos o interrupciones con los que tenemos relación. Por ejemplo, mientras que un directivo o manager en la década de los noventa podía redactar o tratar entre 10 y 15 cartas, o gestionar entre 10 y 25 llamadas por día, a día de hoy es posible que los emails de sus inbox no bajen de 200-300, que le sea imposible gestionar todas las llamadas que recibe en su móvil y que no pueda atender su mensajería instantánea. Es decir, se han incrementado las opciones potenciales de distracción para los profesionales en general y, con ello, los costes directos e indirectos asociados de las organizaciones y el impacto negativo en procesos de valor de carácter creativo, de reflexión o de planificación.

 Básicamente, una distracción puede provocarse por dos vías básicas:

  • distracción extrínseca: es la motivada por factores externos a nosotros donde el origen causante de la distracción se ubica fuera de nuestros procesos mentales. Por ejemplo son las distracciones causadas por interrupciones, llamadas telefónicas, emails recibidos, …
  • distracción intrínseca: su origen tiene lugar en los diferentes procesos mentales que tenemos durante la ejecución de una actividad, sean conscientes o inconscientes. Nuestra mente los evoca independientemente del contexto en el que nos encontremos.

Para el primero de los casos, no existe una solución eficiente que elimine dichas distracciones ya que no las podemos cortar en origen. Podemos gestionarlas de manera eficaz, pero no podemos evitar el envío de emails, de llamadas e incluso de interrupciones. Podremos, también, poner en práctica mecanismos de eficiencia para concienciar y optimizar en origen, pero su resultado y eficacia no dependerá de nosotros (por ejemplo, podríamos pedir que determinados compañeros reduzcan el número de emails que nos envíen, pero dependerá de ellos el hacerlo o no. Lo que si depende de ti, es la gestión que hagas de esos emails y esto último, al depender de ti, si que te podrás conseguir resultados satisfactorios).

Para las distracciones intrínsecas, tenemos también mecanismos para gestionarlas de manera eficaz. Gestionar las distracciones intrínsecas de manera eficaz no es otra cosa que prestarles la atención suficiente  que te permita dejarles de prestar atención  y, de ese modo, puedas continuar con el foco en la actividad que estabas realizando  evitando periodos de distracción que afecten a la productividad. Por ejemplo, GTD facilita procesos para vaciar la mente, de manera eficaz, o de captura  y recopilación que hacen que, a pesar de sufrir una distracción, se le dedique el tiempo justo para que puedas evitar tener que preocuparte por actuar de manera inmediata sobre ella. Realmente, en ese momento prestamos atención a lo que llama nuestra atención, pero la manera en que lo gestionamos evita que se pierda el foco del proceso productivo ya que ubicaremos esa distracción capturada en el lugar adecuado para iniciar el proceso de reflexión sobre qué hacer con ello más adelante.

Si somos puristas, realmente, el desencadenante de la distracción siempre es interno. Aunque el origen sea un email, una llamada o una interrupción (origen externo), es nuestra mente consciente (nosotros) la que decide atender (prestar o no prestar atención) la distracción. Y es que la mente es ganadora, o mejor dicho, superviviente por naturaleza y ante cualquier “amenaza desconocida” (distracción) reacciona queriendo, primero, saber qué es y, segundo, queriendo hacer algo con ella cuanto antes. Hace unos años este modelo de actuación no era un problema, pero con el gran número (y su falta general de definición) de inputs, distracciones y acontecimientos de cambios que se producen en nuestro entorno, actualmente no es válido si queremos ser eficaces.

GTD recoge los principios suficientes y necesarios para poder enfrentarnos de manera eficiente a lo que llama nuestra atención, y para  no hacerlo a lo que no debemos. Además, los proporciona de manera sistematizada y separada de otros procesos mentales que demandan unos comportamiento diferentes (por ejemplo, no actuamos igual ante la captura de un input, que ante la reflexión sobre qué significa ese elemento que capta nuestra atención). Por ello, la adopción de GTD como medio para mejorar la productividad en las empresas del siglo XXI debería ser, sin duda, algo a lo que los managers y directivos deberían prestar atención y gestionarlo de manera inteligente y eficaz. Por que al fin y al cabo, tenemos que prestar atención a lo que llama nuestra atención si queremos ser eficaces en nuestra vida profesional y personal.