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Efectividad personal: Una cosa cada vez

Haz una cosa cada vez. Ya sé que quieres o te gustaría hacer más. Nos pasa a todos.

Pero también sabes que si haces más de una cosa a la vez estarás más cerca de hacer nada que de conseguir algo.

Porque tu mente no está preparada para hacer bien más de una cosa que requiera tu atención… de forma consciente. Podrás intentarlo. Incluso podrás engañarte creyendo que lo estás consiguiendo.

Realmente, en el fondo, sabes que así no vas a ningún lado.

¿Has probado alguna vez a conducir por una carretera oscura, desconocida, lloviendo y con niebla, manteniendo una conversación?.

¿Has intentado ver una película leyendo, además, un libro y comprendiendo todo lo que veías, leías y escuchabas?.

¿Has probado a escribir un correo electrónico sobre un tema complicado y, además, mantener una conversación inteligente por teléfono?

Probablemente alguno de vosotros estáis pensando que sí. Nos gusta creernos sobrehumanos. De ilusiones también se vive.

Nuestra mente está preparada para hacer varias cosas a la vez cuando no requieren atención consciente por nuestra parte. Cuando haces cosas que ya tienes interiorizadas, sí puedes hacer varias de esas cosas a la vez.

Por desgracia, donde más valor puedes aportar hay pocas de esas cosas.

En la actualidad, cada vez hay más asuntos que hacer que requieren tu atención consciente y de tu conocimiento para llevarlos a cabo. Proyectos, decisiones, tareas, compromisos,…, tanto en tu vida personal como profesional. Si haces una lista te sorprenderás.

El reto está en evitar hacer, a la vez, algo con todas esas cosas. O con varias de ellas. O, simplemente, con dos de ellas.

Avanzar rápido y mal haciendo varias cosas a la vez es peor que no avanzar. Porque si trabajas en multitarea con esas cosas que requieren tu atención consciente conseguirás que salgan mal.

Tendrás que volver a definir el proyecto porque te generará dudas de que esté todo lo que tiene que estar. Tendrás que volver a leer y reescribir ese correo porque tendrá errores. Y tendrás que volver a hacer esa llamada porque te habrás olvidado de algún dato. En definitiva, y en el mejor de los casos, trabajar de nuevo y con menos energía sobre los mismos asuntos.

Si quieres avanzar mejor, haz algo con todas esos asuntos. Pero haz una cosa cada vez.

 

GTD: Estar por encima del agua

«La gente no consigue resultados porque prefiere hacer lo cómodo a lo necesario.» Jim Rohn

Mucha gente vive sobrepasada por las urgencias, por tanta información y por el constante cambio en el vivimos. Viven por debajo del agua.

Sentirse a flote y respirar por encima del agua es algo a lo que mucha gente aspira. Algunas personas creen que es difícil de alcanzar, pero muchas ya lo han conseguido.

Como dice David Allen, la diferencia entre tener la cabeza un palmo por encima del agua o un palmo por debajo es enorme. Pero lo que marca esa diferencia es mucho menos de lo que imaginas. Requiere menos esfuerzo de lo que se suele creer, es más sencillo de lo que parece y, lo más importante, únicamente depende de ti.

Porque estar debajo del agua y resignarte a vivir superado por las circunstancias, es un opción.

Afortunadamente, estar por encima de ella con sensación de control sobre todo lo que tienes que hacer, también lo es.

Lo único que necesitas para moverte de un punto a otro es el compromiso de querer cambiar.

Evita resignarte a estar por debajo del agua. Tienes todo un mundo de oportunidades esperándote. Hay personas que ya viven por encima del agua… y, en muchos casos, GTD® les ha ayudado a conseguirlo.

Cada email que recibes

Envías el email pensando que ya has hecho lo que tenías que hacer.

Coges otro y lo mismo. Así uno tras otro.

Tratas de automatizar el proceso con la obsesión de dejar a cero una bandeja que siempre recibe, que siempre se llena. Podrías pasarte, y te pasas, los días dedicándote a eso. Responder, responder y responder. Enviar, enviar y enviar.

Tu objetivo no es otro que responder cada email. No importa si eso es lo que había que hacer.

Tratas a todos por igual, sin dedicar tiempo y ni atención a pensar el significado de su contenido. Café para todos en un trabajo donde la aportación de valor de las cosas que haces nunca será la misma.

Pasas a ser una especie de autómata en lanzar emails, entrando al juego de esas interminables, absurdas e inútiles conversaciones de correos donde el valor que se aporta tiende a cero. Esas conversaciones donde parece que gana quien antes responde, quien más activo está y quien menos valor aporta al dejar de hacer lo que debería estar haciendo.

Tu trabajo no es contestar emails, pero aún así crees que es lo que tienes que hacer. Además de creerlo, si no lo haces, te sientes mal. ¿Qué pensarán de ti?. ¿Cómo no vas a responder?.

Sin embargo, deberías hacerte otras preguntas. ¿Te pagan por responder emails?. ¿En eso está tu valor?. ¿Ese es tu diferencial?. ¿Responder correos como una máquina?. Sabes que no y nadie lo cree. ¿Por qué consideras que es lo que debes hacer?.

Adoptar esa actitud y ese comportamiento es fácil porque no te exige pensar. Comportarte así te evita tomar de decisiones sobre qué dejas si hacer. Asunto complicado cuando crees que es imposible.

Si respondes a todo, nadie podrá enfadarse contigo. Como si eso fuera importante. No quieres responsabilidad… aunque lo que tú quieras importa poco.

Piensa, decide y sé responsable. Sólo así podrás salir del improductivo ciclo sin fin que supone responder cada email que recibes.

Es posible que, por eso, sí te paguen.

Efectividad personal: Empezar por algo

Lo tienes delante de ti desde hace semanas. Aparentemente es tan enorme, tan complejo y tan inalcanzable como quieras creer, pero seguro que menos de lo piensas.

Día tras día permanece en tus listas de acciones pendientes. No te has puesto con ello todavía. Tenerlo ahí te va minando la moral poco a poco, casi de manera proporcional a como crece tu creencia sobre lo inabordable que es.

Es curioso cómo algo tan aparentemente sencillo, evidente e inmediato se resiste. Es probable que no sea tan evidente ni tan inmediato porque no has pensado adecuadamente sobre ello.

A pesar de todo, decides seguir esperando hasta encontrar el momento adecuado para ponerte con ello. ¿Será cuando tengas el tiempo suficiente para acabarlo de una vez?. Te convences de que ahora no es el momento. Igual que pensaste ayer, anteayer y cada día desde hace varias semanas …

Te resulta extraño que, desde hace tiempo, no hayas encontrado ese momento perfecto para ocuparte de ese asunto. Probablemente no lo hayas encontrado porque no existe, ni existirá.

Empiezas a ser consciente de que siempre has tenido alguna excusa. No encontrar el momento perfecto, el desconocimiento que sobre el tema, el número de frentes abiertos que crees que te exigen una supuesta respuesta inmediata, la idea perfecta para poder empezar,… Han sido tantos.

Sonríes por la capacidad creativa y de convicción con la que te maneja tu mente. Parece que ni siquiera mandas en ti.

Siempre vas a encontrar excusas para posponer las cosas. Lo sabes. Así que decides que hasta aquí has llegado. Es el momento de empezar a mover ese asunto, de cortar el suministro de inmensidad que le aporta tu dejadez.

“Un camino de mil millas empieza con un único paso”. Lao Tse

Decides empezar a hacer algo. Tienes la duda de si será lo mejor, lo más adecuado o lo más correcto. Pero sientes que es mejor empezar a moverse, y a hacer algo, que seguir justificándote. Seguro que al avanzar, aunque sea poco a poco, se irá despejando la tupida telaraña de dudas, incertidumbre y miedo infundado sobre ese asunto.

Al empezar a moverte aparecerán ideas, definirás acciones e irás cubriendo etapas. Con errores y con aciertos, de manera más o menos eficiente. Pero, al menos, ya estarás mirando de igual a igual a ese engendro inabordable que, hasta ahora, te había ganado todas las batallas.

Ha llegado el momento de cambiar eso. Sientes que has encontrado la forma de hacerlo. Ahora ya sabes que, cuando te veas bloqueado con un tema lo mejor que puedes hacer es empezar hacer con algo con ello. Lo que sea …pero empezar por algo.

Acaba con los insectos de tu email

Por fin lo has conseguido. Intuyes que esa pequeña sensación de liberación que sientes sólo durará segundos. Eso que crees que te has quitado de encima, volverá. Más que intuir, lo sabes. Lo que has hecho, no es lo tendrías que haber hecho.

En lugar de pensar detenidamente qué es eso que te había llegado, de definir bien qué hacer y qué tenía que pasar para darlo por terminado, simplemente has reaccionado. Lo has querido poner en el tejado de alguien con la errónea sensación de que, así, era una cosa más que habías terminado.

Una reacción instintiva, primaria y, en cierto modo, alineada con una parte ancestral de nuestra evolución… como querer quitarse un insecto que molesta. Un insecto que, por más que le espantes una y otra vez, siempre acaba volviendo… más cabreado, más molesto, más insistente.

Entre todo tu trabajo hay multitud de esos insectos. En tu bandeja de email, especialmente. Son esas cosas que llegan, poco claras, parecen poca cosa, te molestan y con las que crees que no tienes que hacer nada. Si las ignoras o si te las quitas de encima sin pensar, persisten y vuelven con más peligro potencial.

Además, parece que unas llaman a otras. La bola se va haciendo más grande. Rápidamente tu bandeja se va llenado de todos esos insectos. Todo un enjambre.

Tratas de espantarlos, respondiendo rápido y sin pensar. Quieres quitártelos de encima para que no te molesten. Cuanto antes mejor, para poderte centrar en otras cosas. Pero, haciendo eso, sabes que esos insectos volverán. Y aún así lo haces, con la esperanza de que la persona a quien se lo envías te resuelva la papeleta y haga tu trabajo.

Grave error. Porque al tratar ese asunto así, siempre vuelve. Y cuando lo hace, te cabreas, te distrae y gastas energía, otra vez, con ese maldito insecto. Te cansa. Te agota.

Llega un momento, después de varios días de frustración y de comprobar que estás en un ciclo sin fin, en el que decides acabar con la situación de una vez. En lugar de reaccionar quitándotelo de encima, te paras a pensar y decidir qué vas a hacer. Vaya sorpresa…

Te lleva menos tiempo y esfuerzo de lo que creías, y tras vencer la pereza inicial, ya sabes qué es lo que hay que hacer. Entiendes qué tiene que pasar para que ese insecto se vaya y no vuelva. Ha sido tan fácil que te sorprende. Te vuelves a cabrear, pero esta vez por no haber hecho antes lo que tenías que haber hecho: pensar. Decides hacerlo con el resto, uno a uno. Sin prisa.

Ya sabes que una de las claves de tu trabajo está en pensar sobre las cosas. Incluso con esos insectos. Es cierto que no tienes costumbre de hacerlo, pero se puede conseguir. Te enseñaron, y aprendiste, a reaccionar poniendo los asuntos en el tejado de otra persona lo antes posible. No  importaba si hacías lo correcto y/o lo necesario. Daba igual. Reaccionar rápido, pensar poco y devolver cuantas más cosas mejor. Pero sabes que tu trabajo es mucho más que eso. De hecho, tiene poco que ver con eso.

La próxima vez que aparezca un insecto en tu email, en lugar de reaccionar ya sabes lo que tienes que hacer. Piensa y decide, sin prisa, qué hacer con ello y cómo hacer para que, una vez se vaya, no vuelva. La solución siempre es más sencilla y te llevará menos esfuerzo que pasarte el día tratando de espantarlos… inútilmente.