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La verdadera sencillez de GTD®

Me sorprendo cuando alguien comenta que GTD® es un método demasiado complejo, cuando lo cierto es que GTD® es muy sencillo y, a la vez, potente.

En el fondo, GTD® es un método que se basa en comportamientos y hábitos sencillos que, en su mayoría, mucha gente ya hace. Lo que propone GTD® es hacerlos de una manera diferente y en una secuencia distinta.

Hacer algo distinto a lo que estamos habituados y que conocemos nos puede sacar de nuestra zona de confort. Esto puede ser incómodo al principio, pero es importante separar el trigo de la paja y no confundir los retos que supone un cambio con la sencillez y realidad del método.

La realidad es que GTD® propone unos comportamientos y hábitos concretos que ayudan a:

  • conseguir y mantener la sensación de que las cosas están bajo control y trabajar con enfoque en lo que debes
  • poder tomar mejores decisiones sabiendo qué haces y para qué lo haces

Para el primero de los puntos anteriores, GTD® propone cinco pasos sencillos: capturar todo lo que llame tu atención; aclarar el significado, de eso que has capturado, pensando y decidiendo que hay que hacer con ello; organizar recordatorios de aquello que hayas aclarado en contenedores de confianza; revisar esos recordatorios de manera regular y, por último, hacer eligiendo qué es lo mejor que puedes hacer en cada momento.

A la hora de tomar decisiones, GTD® propone un modelo en el que debes tener en cuenta, a la hora de elegir qué vas a hacer, tus áreas de responsabilidad, tus metas y tus objetivos, considerando tus valores y tu propósito.

Como puedes comprobar, los comportamientos que propone GTD® son tan sencillos que pueden ser aprendidos por un niño. De hecho, probablemente, le requiera menos esfuerzo que a un adulto debido a que no tendrá que deshacerse de sus creencias y aprendizajes acumulados 😉

Soy consciente de que mi planteamiento puede considerarse “contaminado” por la subjetividad de llevar usando GTD® varios años. Por ello, quisiera aportar dos aspectos objetivos para disipar cualquier posible duda.

El primero de ellos es el hecho de que millones de personas, en todo el mundo, usan GTD® desde hace varios años. Esto deja constancia que está al alcance de cualquier persona.

El segundo es la evidencia de que los principios de la metodología están contrastados por la ciencia cognitiva y la neurociencia. Esto quiere decir que, lo que plantea GTD® y cómo lo plantea, está alineado con el funcionamiento natural de nuestro cerebro. Puedes leer sobre ello en el paper «Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity»  publicado en 2008 por Francis Heylighen y Clément Vidal de la Universidad de Bruselas, así como en la serie #cienciaGTD que José Miguel Bolívar publicó en su blog.

Si crees que GTD® no es sencillo, te invito y animo a que tengas un acercamiento objetivo y abierto a lo que propone. Es cierto que sacarle todo el partido a GTD® puede llevar tiempo y que hay que practicar. Pero también es cierto que, desde el primer momento en el que empiezas a utilizarlo descubres lo que puede aportar. Y eso es, precisamente, porque GTD® es tan sencillo como potente.

Algunos beneficios que he obtenido con GTD®

Este año se cumplirán 8 años desde que tomé contacto por primera vez con GTD®, la metodología de productividad personal de David Allen. Os podéis imaginar la cantidad de cosas que he podido vivir en estos años.

He sido padre tres veces; he abordado gran cantidad de proyectos personales y profesionales; he cambiado de puestos y responsabilidades profesionales; he continuado aprendiendo y cuidando mi desarrollo,…

Sí, se han quedado asuntos por el camino, pero me parece justo reconocer que, entre otras cosas, he podido lidiar con todo ello gracias a GTD®.

Ya escribí en su día sobre lo que significaba para mí aprender GTD® y el cambio que ello suponía. Soy un firme convencido de que GTD® aporta a las personas muchas de las cosas que necesitan para poder organizarse y gestionar su vida mejor. Todo ello, siendo muy consciente de que este mundo cada vez cambia más rápido y nos pone a prueba cada día, ¿verdad?

Con el ánimo de que mi experiencia pueda ser útil, me apetecía compartir algunos de los beneficios que, a nivel personal y profesional, sigo obteniendo gracias a los hábitos y comportamientos que hay detrás de GTD®. Allá van:

  • Gestionar mi vida de manera integral: ya hablé en su día de la falacia de tener una vida personal y profesional. Tú eres tú, en el trabajo, con tu pareja, con tus clientes, con tus hijos,… ¿Alguna vez has pensado en cosas del trabajo fuera ese ambiente?. ¿Piensas en aspectos de tu vida personal cuando estás en el trabajo?. Seguro que sí. En mi caso, poder gestionar mi vida como «un todo» me ayuda a ser más eficiente y a tomar mejores decisiones.
  • Gestionar las interrupciones de manera efectiva: he escrito aquí y aquí sobre ello, pero sin duda una de las grandes aportaciones de GTD® ha sido aprender comportamientos concretos para «interrumpir las interrupciones». Todo un descubrimiento.
  • Trabajar con enfoque: reducir el impacto de las interrupciones que interfieren en mi actividad, hace que pueda centrarme en lo que estoy haciendo en cada momento. La multitarea es cosa del pasado.
  • Conciencia del equilibrio entre vida personal y profesional: reconozco que, en ocasiones, es complicado y que GTD® no hace milagros. El equilibrio entre la vida personal y profesional es siempre un reto, pero ser consciente en cada momento de cómo estás respecto a ese reto ayuda a tomar perspectiva y ver las cosas de otra manera.
  • Tranquilidad al tener mi trabajo bajo control: si, hay cosas que se quedan sin hacer. Eso forma parte de la naturaleza de nuestro trabajo. Sin embargo, tener un inventario completo de todo lo que voy a hacer, y de lo que no voy a hacer, me aporta tranquilidad y sensación de control en el día a día. Sin duda, un gran aliado contra el estrés.
  • Confianza del entorno: cumplir tus compromisos demuestra profesionalidad y seriedad en lo que haces y cómo lo haces. También lo hace saber decir no, con seguridad y argumentos, antes de comprometerte con alguien o algo. Disponer de un inventario completo y actualizado de todo lo que tienes que hacer te aportará la información que necesitas para, en todo momento, saber a qué te puedes comprometer y que debes dejar para más adelante.
  • Descansar mejor: aunque con tres peques es complicado ser dueño de tu sueño, utilizar el sistema de confianza que propone GTD® me ayuda a tener la mente libre y dejar de usar la memoria par acordarme de las cosas. Esto hace que descanse mucho mejor que antes. Puedes leer un poco más aquí sobre ello.

Es evidente que se pueden alcanzar algunos de los beneficios anteriores sin usar GTD®. Sin embargo, la experiencia me dice que, cuando comienzas a probar las ventajas de los hábitos que forman parte de GTD®, experimentas un cambio cualitativo y sostenido en tu vida.

Sinceramente, al inicio da igual si usas GTD® al completo o si prácticas algunos hábitos. La forma de aprender a usarlo varía de unas personas a otras.  Lo importante es comenzar un camino de mejora que puede impactar positivamente en tu vida y, por extensión, en la de los demás.

Recuerda que siempre puedes darte la oportunidad de probar y, si no te convence, volver a donde estás ahora. Espero que te haya sido útil.

Muchas urgencias son neglicencias

 

Todas las personas tenemos que atender imprevistos. Forman parte de la realidad. Y, en cierto sentido, se pueden considerar como un aliciente a la rutina del día a día.

El que todo cambie más a menudo y vivir en entornos VUCA hace que los imprevistos aparezcan con mayor probabilidad. Cuando esto ocurre, lo mejor que puedes hacer es reaccionar de la mejor manera posible.

Luego tenemos las mal entendidas “urgencias”. Hay personas que viven permanentemente en ellas. Algunas creen que debe ser así y que es imposible hacer nada por evitarlo. Otras creen que dar esa imagen les hace más interesantes e, incluso, aumenta su valor como profesionales. Obviamente, están equivocados.

Me atrevo a decir que, en la mayoría de las ocasiones, las urgencias no son imprevistos que surgen de la nada. En la mayoría de los casos son, como dice David Allen, “inputs mal gestionados”, neglicencias (cómo dice mi amigo José Miguel Bolívar) o descuidos a la hora de gestionar correctamente el trabajo al no tratar, en su momento, ese asunto como se debería haber hecho.

Muchas de tus urgencias son la consecuencia de creer que te acordarás de hacer cosas porque tu mente es privilegiada, o de no dedicar atención adecuada a pensar lo suficiente sobre las cosas o, entre otras cosas, de ir reaccionando ante todo lo que va surgiendo en tu entorno creyendo que tienes que hacerlo todo.

Si eres de los viven permanentemente en la urgencia, podrías reflexionar sobre qué debería haber ocurrido para que esas urgencias no se hubiesen producido. ¿Qué estaba en tu mano hacer para evitarla?. ¿Qué podrías haber hecho diferente?. Es muy posible que ahí encuentres la causa de la neglicencia de la que hablaba antes. No eches balones fuera.

Porque una cosa es un imprevisto y, otra, una neglicencia. Lo primero, simplemente ocurre. Lo segundo se puede evitar.

Poco a poco será suficiente

Mucha gente quiere conseguir de manera inmediata sus resultados. Y la mayoría de las veces, en estos casos, rápido es sinónimo de mal.

Generalmente, trabajar de manera acelerada es consecuencia de no haber empezado a trabajar antes. Se pierde criterio y perspectiva, y se desperdician recursos. Si finalmente consigues el resultado, no suele ser el deseado.

Empezar a trabajar en algo cuanto antes, después de pensar y decidir de manera objetiva sobre ello, es lo correcto. Hacerlo de otra manera hará que, probablemente, tengas que trabajar de manera estresante cuando se aproxime la fecha de entrega. Perderás efectividad en lo que haces.

Se trata de trabajar sin estrés empezando antes. Por muy lejos que parezca que está tu objetivo, normalmente está más cerca de lo que crees. Esa realidad imposible de controlar te lo suele poner difícil y es caprichosa con los imprevistos que tanto te disgustan.

Evita los atracones de última hora y prepárate, lo mejor posible, para las sorpresas. Porque si empiezas a trabajar antes, hacerlo poco a poco será suficiente para conseguir resultados sin estrés.

Eso que buscas

Eso que buscas es GTD

Llegas a primera hora a la oficina. Gracias al madrugón que te has dado, consigues que el tiempo que te suele llevar ir de casa al trabajo se haya quedado en menos de la mitad. Todo un récord.

A esa hora temprana la oficina es un mar en calma. Muy diferente a la tempestad en la que se convierte a media mañana, cuando todo el mundo ha llegado y comienza a trabajar. Te resulta extraño tanto silencio. La mezcla de sueño y tranquilidad hacen que sientas relajado.

Miras el reloj. Tienes dos horas hasta que la mayoría de la gente empiece a llegar. Dos horas para que empiece a sonar el teléfono, para distraerte con las conversaciones de oficina, para que tu jefe comience a pedirte cosas «para ya» y las circunstancias vayan cambiando tus prioridades. Así no hay quien trabaje. Así no hay quien planifique. En realidad, aunque no lo sabes aún, son excusas que te pones.

Haces el esfuerzo de centrarte en el momento. Dos horas para ti y para poder dar un buen empujón a tu trabajo pendiente. Un privilegio que piensas aprovechar.

Llega el momento de elegir por dónde empezar a trabajar de entre todo lo que tienes que hacer. Sabes que hay mucho por hacer pero, realmente, no sabes qué es lo que debes hacer. No sabes por dónde empezar.

Ante esta situación, un mal hábito adquirido durante años se adueña de tu indecisión: abres el correo electrónico para ocuparte de algo de lo último que te haya llegado. Entre tanto mensaje, buscas algo que te guste, que te resulte fácil o que te vaya a llevar poco tiempo. Quieres aprovechar para hacer cuantas más cosas mejor aunque no te paguen por ello.

A medida que pasa el tiempo te vas quitando cosas de encima. Intuyes que la mayoría son tonterías o cosas que pueden esperar a otro momento. Sin embargo, ir borrando y archivando emails te da la sensación de que estás siendo una persona muy productiva. Nada más lejos de la realidad.

De pronto, te acuerdas de que tienes que terminar un informe para entregar mañana como último día de plazo. Tu pulso se acelera y comienzas a recordar más cosas. Te comprometiste con tu jefe a responderle a la previsión de cifras que te pidió hace varias semanas. Además, caes en la cuenta de que necesitabas una información previa, pero no te acuerdas qué era ni a quién se la tenías que pedir… Sientes que el día empieza a torcerse.

La sensación de agobio hace que, como por arte de magia, te olvides de tu bandeja de email. Esa que te dictaba sin criterio que ir haciendo. Puede que no seas consciente aún, pero en el fondo sabes que esa no es su función. Tienes que dejar de fiarte de ella para eso.

Pasadas dos horas desde que llegaste, tus compañeros de trabajo empiezan a aparecer en la oficina. Saludos, disertaciones sobre el partido de fútbol de ayer, blasfemias contra el tráfico y trivialidades meteorológicas para ir calentando motores. Tu mar en calma comienza a agitarse. Los tambores de guerra de tu día a día empiezan a sonar. En lugar de haber avanzado las cosas que debías te has dedicado a hacer cosas que, ahora, entiendes que podían haber esperado.

Empiezas a sentir una mezcla de nervios, estrés y frustración. Si hubieses tenido bien claro lo que tenías que hacer, no te habrías puesto a trabajar sobre el correo a primera hora. En su lugar, te habrías ocupado de ese informe que debes enviar. Maldito email.

Piensas que debe haber una forma de organizarse mejor, de poder entregar las cosas a tiempo, de que no se olviden las cosas,… Un forma de dejar de estar al final de la cadena alimentaria de la productividad: dejar de ser presa de las circunstancias siendo zarandeado cada día por tu realidad y pasar a tomar el control.

La buena noticia es que, eso que buscas, existe. Conseguir estabilidad, dejar de sentir constantemente esa sensación de descontrol, poder recuperar las riendas de tu día a día cuando tengas necesidad, tener criterios para decidir qué hacer y qué no hacer, elegir la mejor opción para empezar a trabajar en función de tu situación, … Esta forma de trabajar, ya existe.

Tienes el problema pero también tienes la solución. Porque eso que buscas, se llama GTD®.