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El email como excusa

Todo se pretende comunicar, pedir o informar por ese maldito gran invento.

Casi todo el mundo recela de él, quejándose de lo mucho que reciben pero agradeciendo, en silencio, el poder usarlo sin límites.

Tomó el control de las organizaciones hace años. Se fue introduciendo poco a poco, siendo aceptado por todo el mundo. Su facilidad de uso y la inmediatez de los resultados que aportaba cambió, para bien, la forma de trabajar. Y eso le dio el poder.

Un poder difícil de arrebatar a día de hoy. Muchos de sus más silenciosos y fervientes usuarios son también sus más públicos detractores. Incongruencias de la vida.

Creyendo erróneamente que el exceso de trabajo y el estrés es consecuencia suya, se busca el truco fácil o el “tip” de oferta para acabar con él, reducirlo al mínimo y mantenerlo, al menos, bajo control. Sin saber qué significa eso exactamente.

Pero lo cierto es que el email nunca ha sido, ni será, el problema de la falta de efectividad en las organizacionesPor mucho que interese que así sea. Una manera más de echar balones fuera sobre la responsabilidad de las personas de hacer lo correcto de manera efectiva.

Porque el verdadero problema es desconocer qué comportamientos y estrategias seguir para desenvolverse de manera efectiva en la realidad que se vive en las organizaciones… y esforzarse en ponerlas en práctica.

Llegar a todo

Probablemente, en algún momento, sientas que tienes demasiadas cosas para hacer y te falta tiempo para poder hacerlas.

Conviene que vayas tomando conciencia de que esa realidad es y será así: cuando tu día termine, siempre te quedarán cosas sin hacer.

Porque es imposible llegar a todo. Lo sabes. Y la solución está muy lejos de tener relación con el tiempo que tienes disponible.

¿Qué podrías cambiar para que deje de ocurrir?. ¿Qué podrías hacer de manera distinta para quedarte en «limpio» y empezar con el contador a cero al día siguiente?

Realmente, en mi experiencia, lamento decirte que no hay nada que puedas hacer para llegar a ese punto. ¿Verdaderamente importa?

No conozco nada, ni nadie, que vaya a hacer que tu contador de cosas por hacer se quede a cero cada día. Y lo cierto es que no lo necesitas.

Sin embargo, sí que puedes aprender a tomar buenas decisiones sobre qué cosas tienes que hacer, que cosas puedes dejar para más adelante y que cosas vas a dejar sin hacer.

Podrás decidir mejor si tienes claras todas las opciones posibles y puedes reflexionar sobre cuál es la aportación real de valor para tu trabajo de cada una de esas cosas. De ese modo, podrás hacer las cosas que aporten más valor y dejarás sin hacer las que te aportarían menos valor.

Porque, de lo que se trata, es que al final del día reflexiones sobre las cosas qué has hecho y las que has dejado sin hacer, y te sientas bien al saber que has actuado de forma correcta… sin haber llegado a todo.

GTD: ¿sólo en lo profesional?

Cuesta comprender la disociación que realiza mucha gente de su vida profesional y su vida personal. Hay casos en los que parece que la primera está por encima de la segunda y, otros, donde la segunda está por encima de la primera.

Como si de una competición sin sentido se tratase. Como si esa diferenciación fuese real.

Tenemos una (única) vida y cada persona es un (único) ser. Puede ser comprensible que quien esté descontento en su vida personal se quiera convencer de que, en su vida profesional, es diferente. Y viceversa… que suele ser lo más habitual. No de ja de ser una separación artificial en forma de placebo que muchos se resisten a abandonar.

Somos el conjunto de pensamientos, sentimientos y comportamientos que acumulamos en nuestra (única) vida. Somos todas las experiencias desde nuestra infancia y a medida que vamos creciendo en nuestro entorno familiar, en el colegio, con los amigos, en el trabajo, con nuestras aficiones, en nuestra soledad, …

Separar artificialmente lo personal de lo profesional es absurdo. Lo personal está en lo profesional, y lo profesional aporta en lo personal.

Por todo esto, extraña la resistencia de algunas personas a gestionar su vida como un todo, con un alcance y realidad global. Personas que creen que sólo han de intentar gestionar de manera eficaz su vida en el ámbito profesional y que, en el resto, no tiene sentido aplicarle el concepto de gestión… como si en el fondo no lo hicieran o trataran de hacerlo.

Los comportamientos y las técnicas que se proponen en GTD® se plantean sobre el ser, el hacer y el pensar de la persona. Todos esos comportamientos y técnicas van mucho más allá de trucos para el trabajo y de soluciones subjetivas para situaciones puntuales propias. Todo lo que propone GTD® está orientado hacia la mejora de las personas de modo que lo puedan a aplicar en todos los aspectos de su vida.

Porque cuando aprendes y consigues algo que te ayuda a tener controlado todo lo que tienes que hacer y poner foco en lo relevante, algo que contribuye a reducir el estrés y mejorar la gestión personal de todos tus asuntos, algo que te permite conseguir resultados de manera más eficiente y que abre nuevas puertas y oportunidades… ¿por qué aprovecharlo sólo en lo profesional?.

Efectividad personal: es lo que necesitas

Efectividad personal: es lo que necesitas

Seguramente nos merecemos otra vida.

Una vida con menos exigencias y menos estrés. Sin tantas cosas por hacer, sin tantas explicaciones que dar.

Una vida en la que la tranquilidad fuese la tónica general y no un momento puntual.

Una vida en la que trabajases con ese jefe ideal que te pidiese hacer únicamente lo que quieres y te gusta hacer.

Un vida en la que los clientes comprasen sin que tuvieses que hacer mucho esfuerzo.

Un vida donde el equilibrio entre lo profesional, lo personal, el ocio, el trabajo, lo espiritual,…, surgiese de manera natural. Un vida, en definitiva, menos compleja.

Un vida en la cual, con algunos trucos y poco esfuerzo, pudieses solventar los sobresaltos y complejidades que te surgen. Suena bien, ¿verdad?.

Es posible que tu vida se parezca poco a ese tipo de vida. Bueno, al menos en mi caso es así. Y a la mayoría de las personas que asisten a los talleres de mejora de la efectividad que facilito, les ocurre algo parecido. O al menos eso me dicen.

También siento decirte que la mayoría de las cosas que no son como te gustarían que fuesen, pueden tener una parte de responsabilidad tuya. Dicho de otro modo, está en tu mano empezar a hacer algo para poder cambiar las cosas que no te gustan. El victimismo sólo te hace sentirte más víctima. Si quieres salir del hoyo, deja de cavar.

Deja de pensar en lo que mereces y en lo que te gustaría. O piensa en ello si quieres, pero no te obsesiones. El pasado está ahí para aprender de él, y para nada más.

Empieza a pensar en lo que necesitas para poder vivir mejor es estos tiempos líquidos, para sufrir menos y para disfrutar más. ¿Qué te ayudaría a conseguirlo?. ¿Qué está en tu mano hacer?

Si lo piensas tranquilamente, puede que identifiques muchas cosas que podrías hacer. Y es también muy posible que aquellas que más llamen tu atención sean las que menos te van a ayudar. Paradójico, pero cierto. El cambio suele gustar poco, y el esfuerzo que hay que hacer menos aún. Por eso tenemos tendencia a acogernos a las soluciones fáciles… y poco efectivas. Ya sabes a lo que me refiero: la permanente búsqueda de la inexistente pastilla que lo solucione todo.

Son tiempos de ser personas efectivas. De hacer bien las cosas correctas. De saber que tenemos límites y de que debemos hacer un uso óptimo de nuestros recursos (y sería un detalle hacer lo mismo con los recursos de los demás).

Son tiempos de aprender a decidir qué hacer y qué no hacer. No digo que sea fácil, pero con la información adecuada es más probable tomar buenas decisiones.

Son tiempos de aprender a pensar y de dejar de hacer por hacer.

Son tiempos de aprender a hacer bien lo que debemos hacer.

Son tiempos de aprender efectividad personal. Puede que pienses que aprender cómo mejorar tu efectividad personal no sea algo que mereces, pero sin duda, puede ser algo que necesitas… y necesitarás.

Efectividad personal: la necesidad de fomentar autonomía

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Es la necesidad lo que hace avanzar.

La necesidad de resolver situaciones. La necesidad de plantear soluciones a problemas. Muchas veces con el marrón ya entre las manos. Otras, las menos, de manera proactiva.

Al fin y al cabo, avanzamos como sociedad y como especie cuando detectamos o tenemos necesidad. También como personas. Como familia. Como colectivo… Hacemos de la necesidad virtud.

Enseñar a pescar

En casa enseñamos a los niños a pescar.

No es que la pesca sea el oficio familiar ni la actividad lúdica de la familia. Les enseñamos por la necesidad de desarrollar su autonomía… y salvaguardar nuestra salud física y mental.

“Regala un pescado a un hombre y le darás alimento para un día, enseñale a pescar y lo alimentarás para el resto de su vida”. Proverbio chino

Con tres niños en casa hay que plantearse ciertas cosas. De lo contrario te arriesgas a estar pringado (literalmente) más tiempo del estrictamente necesario.

En la cena de hace unos días, reflexionaba sobre el tiempo que invertimos desde que empezábamos a cenar con los niños hasta que terminaban. Mucho. El necesario.

Lo cómodo sería darles la cena a los pequeños. Que abriesen la boca y a engullir. Sería sencillo. No te hace esforzarte más allá del puro automatismo de coger la cuchara, hacerla pasar por el “hangar” del plato, avisar al expectante lechón de que se aproxima el avión y, con pericia y reflejos felinos, hacer que aterrice en el objetivo.

Pura zona de confort parental. Un proceso industrial estandarizado, simple, relativamente rápido, de escaso consumo de energía física e intelectual para el sufrido progenitor. Eso si, de nulo valor para el aprendizaje y desarrollo del crío.

Precisamente lo contrario que necesita una familia que coquetea constantemente con el desbordamiento.

 

Invierte tiempo para mejorar

¿Qué hacemos en casa?. Algo de sentido común, o eso creemos al menos.

Invertimos tiempo (mucho) para que los niños desarrollen su autonomía en la cena (y en otras cosas, claro). Si conseguimos que cenen de manera autónoma habrá beneficios para todos.

Aunque la solución es sencilla, la ejecución no es rápida. Casi todas las cosas que merecen la pena requieren tiempo, constancia y esfuerzo.

Lo cierto es que ya tenemos a casi dos tercios de la prole con la certificación en autonomía del auto-abastecimiento. Nos queda margen de mejora, pero es cuestión de tiempo.

Y lo estamos consiguiendo con mucha paciencia, viendo de vez en cuando “El sargento de hierro” y huyendo de la comodidad. Haciendo lo correcto y no lo cómodo.

Está mereciendo la pena. Bien por ellos porque lo están consiguiendo. Niños más efectivos hacen padres más efectivos.

 

No es cuestión de niños, sino de personas

Todo esto que os he contado se puede extrapolar al ámbito personal o laboral. ¡También con adultos!

Al final, se trata de invertir tiempo y recursos para aprender técnicas que ayuden a desarrollar habilidades. Todo para conseguir resultados.

Resultados que pueden ir desde cerrar un acuerdo comercial, la implantación de un nuevo sistema informático, preparar la reunión de Dirección o, simplemente, terminar de cenar y que la cocina no parezca la sala del crimen de un capítulo de Dexter (cambiando la sangre por tomate, claro)

Porque cualquier persona puede aprender. Únicamente tiene que querer. Ayuda siempre va a tener. Eso sí, tendrá que elegir bien la ayuda que pide y a quién la pide. Pero eso es otro tema.

 

¿Y qué pasa con las organizaciones?

A las organizaciones les interesa tener niños que cenen de manera autónoma. No hay duda de ello. Manchan menos, disfrutan más, se cena antes, queda tiempo para ver una serie, leer, jugar… Creo que me entendéis.

Si, a las organizaciones les interesa la autonomía. Obviamente, me refiero a la autonomía de las personas.

Lamentablemente muchas organizaciones siguen, aún, en modelos de gestión cómodos, antiguos e ineficientes. Modelos que les permiten por el momento sobrevivir, pero no vivir.  Modelos de “abre la boca que viene el avión”. Esos modelos de “ya pienso yo por ti”. Modelos donde no se enseña a pescar.

Y es una pena. Porque hay otras opciones más efectivas. Algunas organizaciones, afortunadamente, ya lo están descubriendo. Por el bien de todos.

Simplemente hay que querer cambiar. Dejar de hacer siempre lo mismo por el hecho de que siempre se ha hecho así.

En su lugar, se pueden dedicar recursos para enseñar a trabajar de una manera más efectiva. Una manera mucho más óptima para el día a día de las personas, a las que, todo hay que decirlo, no nos han enseñado a trabajar. Cosas del sistema.

 

Conclusión

En resumen:

  • La autonomía hay que promoverla dedicándole recursos, no aparece por arte de magia
  • Es más beneficioso enseñar a una persona a hacer cosas nuevas que dárselas hechas
  • Los resultados llegan con paciencia y dedicación
  • Las organizaciones necesitan autonomía y personas que sepan trabajar en los entornos actuales

Resulta evidente que, independiente de la edad, resulta más beneficioso relacionarse y trabajar con personas autónomas y efectivas.

Si las organizaciones quieren apostar por crear ecosistemas de autonomía, ya saben lo que hay que hacer: dedicar recursos que funcionen y ayuden, de verdad, a las personas. Está en su mano, porque ayuda no les va a faltar.

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