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Gestiona tus compromisos sin estrés

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Gestionar mal nuestros compromisos nos lleva a comprometernos con más cosas de las que podemos abordar. Ese exceso de compromisos hace que las personas pierdan el control sobre el trabajo que deben realizar. Es entonces cuando el estrés aparece.

El exceso de compromiso y la pérdida de control sobre nuestro trabajo se retroalimentan. Se produce un efecto de bola de nieve que hace que el problema vaya en aumento: mayor descontrol implica mayor desconocimiento de tu realidad. A mayor desconocimiento tendemos a seguir asumiendo compromisos de forma descontrolada. Se entra en un bucle de inefectividad incremental.

Casi todos hemos vivido la frustración y estrés que genera este tipo de situaciones.

Hace unos días compartía conversación con una persona que me confesaba el elevado nivel de frustración vital al que había llegado. Esta frustración venía del completo descontrol sobre su vida personal y profesional. Esta persona, madre trabajadora (y autónoma) con tres hijos vivía con la sensación de tener el agua al cuello cada día, reaccionando de manera estresada a cada situación nueva que aparecía. En lo profesional, tenía un sinfín de cosas por empezar, muchas ideas para emprender, tantas acciones y proyectos por terminar que ni se acordaba, llegaba siempre al límite de las fechas,…

Después de esos momentos de desahogo necesario en este tipo de situaciones, llegó a la conclusión de que tenía varios problemas. Uno era su incapacidad para decir no cuando no podía asumir más cosas. Otro era que sentía el impulso de empezar todo según surgía ya que, aparentemente, iba a tardar muy poco tiempo en acabarlo. Y, por último, le resultaba imposible dejar cosas sin hacer posponiéndolas para más adelante. Todo ello me resultaba familiar. Son reflexiones habituales que comparten las personas que asisten a los talleres de mejora de la efectividad personal que facilitamos en OPTIMA LAB.

Desgraciadamente, es habitual que las personas se comprometan con más cosas de las que pueden afrontar. Algunas de las razones más evidentes para ello son:

  • Un exceso de voluntarismo de hacer muchas cosas relacionado con un nivel preocupante de desconocimiento de su realidad, que lleva a decidir impulsivamente sin enfriar el pensamiento.
  • En las culturas latinas en general y, en España en particular, parece que cuesta mucho decir no. Mientras que en otros países es algo habitual, e incluso es una cualidad a respetar, en España está mal visto.
  • Ausencia de un sistema de organización personal que permita una visión completa y actualizada de todos los compromisos que ya tienen, tanto con uno mismo como con terceras personas.
  • Desconocer que es posible aprender a gestionar de manera efectiva los compromisos. En particular, esta es una de las claves que diferencia a las personas efectivas de las que no lo son. Está en tu mano aprender, si es que quieres, maneras efectivas para gestionar tus compromisos.

Metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, ofrecen soluciones para que las personas puedan tomar conciencia de todos esos compromisos. Además, permiten establecer una relación con esos compromisos, trabajando de manera eficiente en su consecución tomando las mejores decisiones en cada momento.

¿Te imaginas que controlas todos los compromisos que has adquirido? ¿Te imaginas que tienes claro qué es todo lo que tienes que hacer? ¿Te imaginas que sabes a qué no te puedes comprometer ahora? ¿Te imaginas que, además, te sientes bien?

Aprender a gestionar tus compromisos de manera efectiva no quiere decir que vayas a conseguir hacer todo lo que tendrías o te gustaría hacer. Como profesional del conocimiento, tendrás que dejar cosas sin hacer. Pero, sin duda, te será más fácil saber qué cosas dejas sin hacer y cuáles son las razones que te llevan a hacerlo, si aprendes a trabajar de manera efectiva gestionando tus compromisos sin estrés.

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Efectividad personal: evita el exceso de compromisos

Demasiados compromisos

Una de las principales causas del estrés que sufren las personas se debe al sobrecompromiso que adquieren con las cosas que les gustaría hacer. Comprometerte a hacer más cosas de las que puedes hacer te llevará, lógicamente, a no poder hacer todo y te acabará llevando una situación nada deseable de estrés, ansiedad e insatisfacción.

El sobrecompromiso consiste en adquirir más compromisos de los que puedes gestionar de manera efectiva. Gestionar un compromiso de manera efectiva significa realizar las acciones necesarias para cumplir con dicho compromiso, tomando las mejores decisiones para ello y haciendo un uso óptimo de los recursos que necesites.

En la mayoría de las ocasiones, el problema viene derivado del significado que tiene la palabra compromiso para las personas. Ya he hablado sobre este tema aquí, aquí y aquí. Reconozco la intención positiva de las personas a comprometerse en exceso, fruto de un voluntarismo exagerado, inconsciente y muy peligroso.  Es cierto que, por motivos culturales, cuesta decir no a los demás y, también, nos cuesta decirnos que no a nosotros mismos. En el primer caso, la tendencia a comprometernos a hacer cosas que nos piden los demás es prácticamente automática: si nos piden algo, en muchas ocasiones, lo hacemos anteponiéndolo a cosas que ya estamos haciendo o que deberíamos hacer. En el segundo caso, el exceso de emoción y la falta de reflexión racional juegan un papel decisivo para comprometerse en exceso.  

Entender que debes limitar las cosas con las que te comprometes es fundamental para empezar a poder trabajar y vivir sin estrés. Antes había menos cosas con las que comprometerse y, por tanto, el riesgo de sobrecomprometerte era menor. Pero en la sociedad actual, la sociedad del conocimiento y el trabajo que se deriva de ella, el trabajo del conocimiento, no es así: todo cambia más a menudo, el significado que tienen las cosas y cómo nos pueden afectar no es evidente. Es esta falta de evidencia lo que provoca, junto al voluntarismo que comentaba anteriormente, que las personas adquieran más compromisos de los que pueden gestionar de manera efectiva.

Para evitar caer en un exceso de compromisos tienes que aprender a enfriar tu proceso de toma de decisiones sobre las cosas con las que te vas a comprometer. Tomar decisiones en caliente no es la mejora manera de tomar buenas decisiones. Si tienes ante ti un posible compromiso, antes de decidir en caliente si te vas a comprometer tienes que pensar. Es algo a lo que las personas están menos acostumbradas de lo que creen, pero es algo de vital importancia a día de hoy (y lo de vital no es sentido figurado). Hay que pensar y, además, hacerlo bien de modo tengas muy claro:

  • ¿Qué es realmente este compromiso?. ¿Es el momento de comprometerme con esto?
  • Si no me comprometo, ¿qué es lo peor que puede pasar?. ¿Qué gano y qué pierdo?
  • Si debo o puedo comprometerme, ¿cual es el resultado que tengo que conseguir para poder dar por cumplido ese compromiso (conmigo o con otras personas)?
  • ¿Qué acciones puedo hacer que me aproximen al cumplimiento de ese compromiso?. ¿Voy a poder hacerlas?

Estas son algunos ejemplos de preguntas que podrías hacerte para pensar y saber más sobre ese posible compromiso que estás a punto de decidir adquirir. En definitiva, se trata de pensar de modo que puedas tomar buenas decisiones evitando actuar de forma rápida e impulsiva. Porque en un mundo donde siempre vas a tener más cosas por hacer que tiempo disponible para hacerlas, es fundamental elegir bien qué te comprometes a hacer y con qué no te comprometes. En definitiva, se trata de que evites el exceso de compromisos si quieres mejorar tu efectividad personal… y tu vida.

No uses una lista única de tareas

No uses una lista única de tareas

No tiene ningún sentido utilizar cosas que no te funcionan para mejorar tu efectividad personal. Un ejemplo de estas cosas que no funcionan es la lista única de tareas.

Muchas personas usan una única lista de tareas como medio para organizar su trabajo. La mayoría de estas personas ya son conscientes de que esa única lista de tareas es inútil para poder organizarse de manera efectiva, pero lo siguen haciendo  porque no conocen otra cosa.

Usar una lista única para organizar el trabajo es una pérdida de tiempo. Puede que en el caso de tener muy pocas cosas por hacer, una lista única pueda ser de utilidad. Sin embargo, cuando ese volumen de cosas es considerable y crece sin parar, utilizar una lista única es un despropósito para trabajar de manera efectiva.

Emplear una lista única de tareas para organizar un número elevado de cosas por hacer presenta serios inconvenientes. Al ser una lista única, todos los elementos que tienes en ella están mezclados. Tendrás elementos que serán acciones, proyectos, ideas, datos, cosas que has pedido a otras personas… Esta mezcla es algo que impactará negativamente en tu efectividad, porque te va a obligar a tener que pensar qué es cada elemento cada vez que revises la lista. Como dice mi colega José Miguel Bolívar, a nuestro cerebro no le gustan las mezclas y, dado que como profesionales del conocimiento nuestro cerebro es nuestra principal herramienta de trabajo, no sería muy inteligente ponerle las cosas difíciles.

Como ya sabes, para poder ser una persona eficaz debes elegir bien qué es lo que haces y qué es lo que no haces, y para poder elegir bien debes tener claras cuáles son las opciones que tienes para elegir. Si tu lista única de acciones tiene muchos elementos, deberás revisarla desde el principio hasta el fin para poder saber qué elemento, de entre todos,  vas a escoger para ponerte a trabajar. ¡Hacer esa revisión constantemente es agotador e ineficiente, ya que la tienes que hacer cada vez que vayas a elegir algo de la lista para hacer!

Muchas personas pretenden mejorar su efectividad y trabajar mejor usando un sistema basado en una lista única. Cuando conocen metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, que basan la organización del trabajo en varias listas, su primera impresión es que son sistemas complejos. Sin embargo, es una sensación que desaparece en cuanto entienden que la complejidad de un sistema no te lo da el número de elementos que lo componen, sino lo ineficiente que resulta usarlo.

Para mejorar la organización de tu trabajo y ser una persona más efectiva deberías olvidarte de usar una lista única de tareas. En próximos post profundizaremos en cómo podemos sustituir este sistema ineficiente por otro sistema más efectivo y que te ayudará a trabajar mejor. Cuento contigo.

Trabaja sin estrés empezando antes

Trabaja sin estrés empezando antesMuchas personas dejan las cosas para el último momento. A pesar de saber que deben conseguir un resultado o hacer algo antes de una fecha límite objetiva, es como si esa fecha no fuese con ellos hasta que se acerca peligrosamente.

No es necesario esperar a que se acerque la fecha límite de algo para ponerte a trabajar en ello. De hecho, si lo haces estarás cometiendo una torpeza perfectamente evitable que te ocasionará más problemas que ventajas.

¿El plazo para entregar los papeles de la matrícula de tu hijo para el curso que viene termina dentro de 3 semanas?. ¿Por qué no te pones ya con ello?.

¿Tienes que entregar un presupuesto a un cliente antes del día 10 del mes que viene?.  ¿Por qué no te pones ya con ello?

¿Por qué esperas a que se acerque el 30 de junio para presentar la declaración de hacienda?. ¿Por qué no te pones ya con ello?

¿Qué es lo que lleva a las personas a llegar a esa situación extrema de llegar tan apuradas y con tanto estrés a una fecha límite?. La respuesta es simple: piensan que es demasiado pronto para empezar a trabajar en ello.

Estarás cometiendo un grave error si realmente piensas y te crees eso. No lo digo porque te quede mucho o poco tiempo hasta la fecha en cuestión. El problema no es el tiempo. El problema real es que estás subestimando la realidad ya que crees que, según se acerque la fecha límite, podrás ponerte a trabajar en ello sin distracciones. ¡Cómo nos gusta jugar a ser adivinos!

Lo que suele ocurrir en estas situaciones es que vas dejando pasar el tiempo y cuando ya estás cerca de esa fecha tienes por todo por hacer aún. Además, comienzan a surgir imprevistos que te dificultan o impiden dedicar atención a lo que tenías que hacer antes de esa fecha que ahora es muy cercana: te surge un nuevo proyecto muy importante que debes atender, sufres un problema de salud o, simplemente, coincide casualmente con momento en la que se produce el cambio de sistema informático de tu empresa. En definitiva, te surgen situaciones que no tenías previstas. Ahora toca correr… y sufrir.

¿Por qué esperar para ponerte ya a trabajar en algo que tiene una fecha límite objetiva?. ¿Qué ganas esperando?. ¿Tranquilidad?. ¿Dinero?. ¿Amor?. ¿Esperanza de que no se tenga que hacer?. Ilusiones. Lo único que puedes conseguir es estrés y una posibilidad real de no llegar en plazo.

Tú lo sabes, yo lo sé y todo el mundo lo sabe. Entonces, ¿porque las personas siguen apurando sus compromisos con una fecha límite objetiva?. La respuesta es sencilla: anteponen cosas que no tienen relación con una fecha objetiva a las cosas que sí tienen relación con una fecha objetiva. Y la razón de ello es debido a que siguen basando sus decisiones para elegir qué hacer en creencias y criterios subjetivos (hacer lo creen más importante, más urgente, lo que más gusta, lo que más apetece, …) en lugar de basarse en criterios objetivos (tienes un fecha límite objetiva para hacer algo).

Si tienes que hacer algo con una fecha límite objetiva ponte a trabajar en ello ya mismo. Aunque tengas como límite una fecha que consideres muy lejana. Si puedes hacer algo ya, ponte con ello.  Porque no vas a ganar nada, salvo estrés, dejándolo para más tarde. Si quieres trabajar sin estrés y con efectividad, tienes que ponerte a trabajar cuando debes y no cuando a ti te apetezca. Si quieres trabajar sin estrés y conseguir resultados, empieza a trabajar antes.

Trabajo del conocimiento: adiós a la disciplina

Profesionales del conocimiento: Adiós disciplina

Resulta evidente que la autogestión es una competencia a desarrollar en los entornos complejos y en los tiempos líquidos que vivimos. Ya no podemos depender de otras personas para tomar nuestras decisiones y asumir responsabilidades. Reflexionando sobre qué puede ayudar a las personas a desarrollar una autogestión efectiva, he llegado a la conclusión de que hay un factor relevante para llegar a ese nivel óptimo de autogestión: la autodisciplina.

La disciplina y la autodisciplina son dos conceptos que pueden parecer lo mismo pero que realmente son diferentes. La disciplina es algo que se impone de manera externa a la persona. Por ejemplo, en el ejército se impone un régimen disciplinario por razones evidentes ya que acometer una orden de la jerarquía (factor externo) no puede quedar al criterio de quien la recibe. La autodisciplina, sin embargo, es algo que corresponde con un factor interno de la persona, quien se autoimpone algo porque quiere sin ningún control externo. Por ejemplo, proponerse y cumplir levantarse a una hora determinada corresponde a un factor interno de autodisciplina ya que la persona es la única responsable de hacerlo.

Confundir disciplina y autodisciplina puede tener un impacto negativo en la efectividad y desempeño de las personas.  En la actualidad, las organizaciones que fomentan la disciplina se posicionan en escenarios de mando y control altamente ineficientes. Estas organizaciones siguen funcionando en un modelo en el que unos pocos piensan (managers) y el resto de las personas ejecutan disciplinariamente (sin pensar). Esta situación hace que las personas no sean todo lo eficaces y eficientes que podrían ser, dejen de motivarse para pensar,  no aporten ideas y, en definitiva, no puedan alcanzar todo su potencial como profesionales del conocimiento. La disciplina es cosa del pasado.

En el trabajo tradicional, un buen profesional debía ser una persona disciplinada. Esto significa que ejecutaba las órdenes y los procedimientos que se le indicaban, con poca o nula opción para pensar sobre el trabajo que hacía. Por ejemplo, la gente tenía que levantarse pronto para arar el campo, tenía que llegar a una hora concreta a la cadena de montaje o tenía que seguir unas directrices concretas de manufactura. No cabía otra posibilidad que la de ser disciplinado y seguir lo que otros indicaban que había que hacer para ser considerado un buen profesional.

Sin embargo, en la actualidad las reglas del juego son diferentes para los profesionales del conocimiento, su efectividad y desempeño. El profesional del conocimiento ha de pensar y definir su trabajo, tomar decisiones eligiendo qué hacer y qué no hacer y responsabilizarse de las consecuencias de esas decisiones. Además, ha de ser capaz de gestionarse a sí mismo sin depender ni buscar excusas en el entorno (jefe, clientes, compañeros, familia,…).

Por todo ello, es necesario que el profesional del conocimiento sea consciente del papel que juega la autodisciplina en su trabajo y en su efectividad. Ya no puede permitirse una actitud pasiva, por muy disciplinada que sea, pues estará poniendo en riesgo su propia supervivencia profesional. Cuando hablamos de ser más efectivos y mejorar la efectividad, la autodisciplina juega un papel imprescindible. De hecho, sin autodisciplina es imposible llegar a unos niveles óptimos de efectividad. Porque no te confundas, para ser una persona más efectiva tienes que dejar a un lado la disciplina y comenzar a trabajar tu autodisciplina. Ten en cuenta que tu trabajo es tu responsabilidad.