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La verdadera sencillez de GTD®

Me sorprendo cuando alguien comenta que GTD® es un método demasiado complejo, cuando lo cierto es que GTD® es muy sencillo y, a la vez, potente.

En el fondo, GTD® es un método que se basa en comportamientos y hábitos sencillos que, en su mayoría, mucha gente ya hace. Lo que propone GTD® es hacerlos de una manera diferente y en una secuencia distinta.

Hacer algo distinto a lo que estamos habituados y que conocemos nos puede sacar de nuestra zona de confort. Esto puede ser incómodo al principio, pero es importante separar el trigo de la paja y no confundir los retos que supone un cambio con la sencillez y realidad del método.

La realidad es que GTD® propone unos comportamientos y hábitos concretos que ayudan a:

  • conseguir y mantener la sensación de que las cosas están bajo control y trabajar con enfoque en lo que debes
  • poder tomar mejores decisiones sabiendo qué haces y para qué lo haces

Para el primero de los puntos anteriores, GTD® propone cinco pasos sencillos: capturar todo lo que llame tu atención; aclarar el significado, de eso que has capturado, pensando y decidiendo que hay que hacer con ello; organizar recordatorios de aquello que hayas aclarado en contenedores de confianza; revisar esos recordatorios de manera regular y, por último, hacer eligiendo qué es lo mejor que puedes hacer en cada momento.

A la hora de tomar decisiones, GTD® propone un modelo en el que debes tener en cuenta, a la hora de elegir qué vas a hacer, tus áreas de responsabilidad, tus metas y tus objetivos, considerando tus valores y tu propósito.

Como puedes comprobar, los comportamientos que propone GTD® son tan sencillos que pueden ser aprendidos por un niño. De hecho, probablemente, le requiera menos esfuerzo que a un adulto debido a que no tendrá que deshacerse de sus creencias y aprendizajes acumulados 😉

Soy consciente de que mi planteamiento puede considerarse “contaminado” por la subjetividad de llevar usando GTD® varios años. Por ello, quisiera aportar dos aspectos objetivos para disipar cualquier posible duda.

El primero de ellos es el hecho de que millones de personas, en todo el mundo, usan GTD® desde hace varios años. Esto deja constancia que está al alcance de cualquier persona.

El segundo es la evidencia de que los principios de la metodología están contrastados por la ciencia cognitiva y la neurociencia. Esto quiere decir que, lo que plantea GTD® y cómo lo plantea, está alineado con el funcionamiento natural de nuestro cerebro. Puedes leer sobre ello en el paper «Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity»  publicado en 2008 por Francis Heylighen y Clément Vidal de la Universidad de Bruselas, así como en la serie #cienciaGTD que José Miguel Bolívar publicó en su blog.

Si crees que GTD® no es sencillo, te invito y animo a que tengas un acercamiento objetivo y abierto a lo que propone. Es cierto que sacarle todo el partido a GTD® puede llevar tiempo y que hay que practicar. Pero también es cierto que, desde el primer momento en el que empiezas a utilizarlo descubres lo que puede aportar. Y eso es, precisamente, porque GTD® es tan sencillo como potente.

Algunos beneficios que he obtenido con GTD®

Este año se cumplirán 8 años desde que tomé contacto por primera vez con GTD®, la metodología de productividad personal de David Allen. Os podéis imaginar la cantidad de cosas que he podido vivir en estos años.

He sido padre tres veces; he abordado gran cantidad de proyectos personales y profesionales; he cambiado de puestos y responsabilidades profesionales; he continuado aprendiendo y cuidando mi desarrollo,…

Sí, se han quedado asuntos por el camino, pero me parece justo reconocer que, entre otras cosas, he podido lidiar con todo ello gracias a GTD®.

Ya escribí en su día sobre lo que significaba para mí aprender GTD® y el cambio que ello suponía. Soy un firme convencido de que GTD® aporta a las personas muchas de las cosas que necesitan para poder organizarse y gestionar su vida mejor. Todo ello, siendo muy consciente de que este mundo cada vez cambia más rápido y nos pone a prueba cada día, ¿verdad?

Con el ánimo de que mi experiencia pueda ser útil, me apetecía compartir algunos de los beneficios que, a nivel personal y profesional, sigo obteniendo gracias a los hábitos y comportamientos que hay detrás de GTD®. Allá van:

  • Gestionar mi vida de manera integral: ya hablé en su día de la falacia de tener una vida personal y profesional. Tú eres tú, en el trabajo, con tu pareja, con tus clientes, con tus hijos,… ¿Alguna vez has pensado en cosas del trabajo fuera ese ambiente?. ¿Piensas en aspectos de tu vida personal cuando estás en el trabajo?. Seguro que sí. En mi caso, poder gestionar mi vida como «un todo» me ayuda a ser más eficiente y a tomar mejores decisiones.
  • Gestionar las interrupciones de manera efectiva: he escrito aquí y aquí sobre ello, pero sin duda una de las grandes aportaciones de GTD® ha sido aprender comportamientos concretos para «interrumpir las interrupciones». Todo un descubrimiento.
  • Trabajar con enfoque: reducir el impacto de las interrupciones que interfieren en mi actividad, hace que pueda centrarme en lo que estoy haciendo en cada momento. La multitarea es cosa del pasado.
  • Conciencia del equilibrio entre vida personal y profesional: reconozco que, en ocasiones, es complicado y que GTD® no hace milagros. El equilibrio entre la vida personal y profesional es siempre un reto, pero ser consciente en cada momento de cómo estás respecto a ese reto ayuda a tomar perspectiva y ver las cosas de otra manera.
  • Tranquilidad al tener mi trabajo bajo control: si, hay cosas que se quedan sin hacer. Eso forma parte de la naturaleza de nuestro trabajo. Sin embargo, tener un inventario completo de todo lo que voy a hacer, y de lo que no voy a hacer, me aporta tranquilidad y sensación de control en el día a día. Sin duda, un gran aliado contra el estrés.
  • Confianza del entorno: cumplir tus compromisos demuestra profesionalidad y seriedad en lo que haces y cómo lo haces. También lo hace saber decir no, con seguridad y argumentos, antes de comprometerte con alguien o algo. Disponer de un inventario completo y actualizado de todo lo que tienes que hacer te aportará la información que necesitas para, en todo momento, saber a qué te puedes comprometer y que debes dejar para más adelante.
  • Descansar mejor: aunque con tres peques es complicado ser dueño de tu sueño, utilizar el sistema de confianza que propone GTD® me ayuda a tener la mente libre y dejar de usar la memoria par acordarme de las cosas. Esto hace que descanse mucho mejor que antes. Puedes leer un poco más aquí sobre ello.

Es evidente que se pueden alcanzar algunos de los beneficios anteriores sin usar GTD®. Sin embargo, la experiencia me dice que, cuando comienzas a probar las ventajas de los hábitos que forman parte de GTD®, experimentas un cambio cualitativo y sostenido en tu vida.

Sinceramente, al inicio da igual si usas GTD® al completo o si prácticas algunos hábitos. La forma de aprender a usarlo varía de unas personas a otras.  Lo importante es comenzar un camino de mejora que puede impactar positivamente en tu vida y, por extensión, en la de los demás.

Recuerda que siempre puedes darte la oportunidad de probar y, si no te convence, volver a donde estás ahora. Espero que te haya sido útil.

Efectividad personal: es lo que necesitas

Efectividad personal: es lo que necesitas

Seguramente nos merecemos otra vida.

Una vida con menos exigencias y menos estrés. Sin tantas cosas por hacer, sin tantas explicaciones que dar.

Una vida en la que la tranquilidad fuese la tónica general y no un momento puntual.

Una vida en la que trabajases con ese jefe ideal que te pidiese hacer únicamente lo que quieres y te gusta hacer.

Un vida en la que los clientes comprasen sin que tuvieses que hacer mucho esfuerzo.

Un vida donde el equilibrio entre lo profesional, lo personal, el ocio, el trabajo, lo espiritual,…, surgiese de manera natural. Un vida, en definitiva, menos compleja.

Un vida en la cual, con algunos trucos y poco esfuerzo, pudieses solventar los sobresaltos y complejidades que te surgen. Suena bien, ¿verdad?.

Es posible que tu vida se parezca poco a ese tipo de vida. Bueno, al menos en mi caso es así. Y a la mayoría de las personas que asisten a los talleres de mejora de la efectividad que facilito, les ocurre algo parecido. O al menos eso me dicen.

También siento decirte que la mayoría de las cosas que no son como te gustarían que fuesen, pueden tener una parte de responsabilidad tuya. Dicho de otro modo, está en tu mano empezar a hacer algo para poder cambiar las cosas que no te gustan. El victimismo sólo te hace sentirte más víctima. Si quieres salir del hoyo, deja de cavar.

Deja de pensar en lo que mereces y en lo que te gustaría. O piensa en ello si quieres, pero no te obsesiones. El pasado está ahí para aprender de él, y para nada más.

Empieza a pensar en lo que necesitas para poder vivir mejor es estos tiempos líquidos, para sufrir menos y para disfrutar más. ¿Qué te ayudaría a conseguirlo?. ¿Qué está en tu mano hacer?

Si lo piensas tranquilamente, puede que identifiques muchas cosas que podrías hacer. Y es también muy posible que aquellas que más llamen tu atención sean las que menos te van a ayudar. Paradójico, pero cierto. El cambio suele gustar poco, y el esfuerzo que hay que hacer menos aún. Por eso tenemos tendencia a acogernos a las soluciones fáciles… y poco efectivas. Ya sabes a lo que me refiero: la permanente búsqueda de la inexistente pastilla que lo solucione todo.

Son tiempos de ser personas efectivas. De hacer bien las cosas correctas. De saber que tenemos límites y de que debemos hacer un uso óptimo de nuestros recursos (y sería un detalle hacer lo mismo con los recursos de los demás).

Son tiempos de aprender a decidir qué hacer y qué no hacer. No digo que sea fácil, pero con la información adecuada es más probable tomar buenas decisiones.

Son tiempos de aprender a pensar y de dejar de hacer por hacer.

Son tiempos de aprender a hacer bien lo que debemos hacer.

Son tiempos de aprender efectividad personal. Puede que pienses que aprender cómo mejorar tu efectividad personal no sea algo que mereces, pero sin duda, puede ser algo que necesitas… y necesitarás.

Efectividad personal: la necesidad de fomentar autonomía

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Es la necesidad lo que hace avanzar.

La necesidad de resolver situaciones. La necesidad de plantear soluciones a problemas. Muchas veces con el marrón ya entre las manos. Otras, las menos, de manera proactiva.

Al fin y al cabo, avanzamos como sociedad y como especie cuando detectamos o tenemos necesidad. También como personas. Como familia. Como colectivo… Hacemos de la necesidad virtud.

Enseñar a pescar

En casa enseñamos a los niños a pescar.

No es que la pesca sea el oficio familiar ni la actividad lúdica de la familia. Les enseñamos por la necesidad de desarrollar su autonomía… y salvaguardar nuestra salud física y mental.

“Regala un pescado a un hombre y le darás alimento para un día, enseñale a pescar y lo alimentarás para el resto de su vida”. Proverbio chino

Con tres niños en casa hay que plantearse ciertas cosas. De lo contrario te arriesgas a estar pringado (literalmente) más tiempo del estrictamente necesario.

En la cena de hace unos días, reflexionaba sobre el tiempo que invertimos desde que empezábamos a cenar con los niños hasta que terminaban. Mucho. El necesario.

Lo cómodo sería darles la cena a los pequeños. Que abriesen la boca y a engullir. Sería sencillo. No te hace esforzarte más allá del puro automatismo de coger la cuchara, hacerla pasar por el “hangar” del plato, avisar al expectante lechón de que se aproxima el avión y, con pericia y reflejos felinos, hacer que aterrice en el objetivo.

Pura zona de confort parental. Un proceso industrial estandarizado, simple, relativamente rápido, de escaso consumo de energía física e intelectual para el sufrido progenitor. Eso si, de nulo valor para el aprendizaje y desarrollo del crío.

Precisamente lo contrario que necesita una familia que coquetea constantemente con el desbordamiento.

 

Invierte tiempo para mejorar

¿Qué hacemos en casa?. Algo de sentido común, o eso creemos al menos.

Invertimos tiempo (mucho) para que los niños desarrollen su autonomía en la cena (y en otras cosas, claro). Si conseguimos que cenen de manera autónoma habrá beneficios para todos.

Aunque la solución es sencilla, la ejecución no es rápida. Casi todas las cosas que merecen la pena requieren tiempo, constancia y esfuerzo.

Lo cierto es que ya tenemos a casi dos tercios de la prole con la certificación en autonomía del auto-abastecimiento. Nos queda margen de mejora, pero es cuestión de tiempo.

Y lo estamos consiguiendo con mucha paciencia, viendo de vez en cuando “El sargento de hierro” y huyendo de la comodidad. Haciendo lo correcto y no lo cómodo.

Está mereciendo la pena. Bien por ellos porque lo están consiguiendo. Niños más efectivos hacen padres más efectivos.

 

No es cuestión de niños, sino de personas

Todo esto que os he contado se puede extrapolar al ámbito personal o laboral. ¡También con adultos!

Al final, se trata de invertir tiempo y recursos para aprender técnicas que ayuden a desarrollar habilidades. Todo para conseguir resultados.

Resultados que pueden ir desde cerrar un acuerdo comercial, la implantación de un nuevo sistema informático, preparar la reunión de Dirección o, simplemente, terminar de cenar y que la cocina no parezca la sala del crimen de un capítulo de Dexter (cambiando la sangre por tomate, claro)

Porque cualquier persona puede aprender. Únicamente tiene que querer. Ayuda siempre va a tener. Eso sí, tendrá que elegir bien la ayuda que pide y a quién la pide. Pero eso es otro tema.

 

¿Y qué pasa con las organizaciones?

A las organizaciones les interesa tener niños que cenen de manera autónoma. No hay duda de ello. Manchan menos, disfrutan más, se cena antes, queda tiempo para ver una serie, leer, jugar… Creo que me entendéis.

Si, a las organizaciones les interesa la autonomía. Obviamente, me refiero a la autonomía de las personas.

Lamentablemente muchas organizaciones siguen, aún, en modelos de gestión cómodos, antiguos e ineficientes. Modelos que les permiten por el momento sobrevivir, pero no vivir.  Modelos de “abre la boca que viene el avión”. Esos modelos de “ya pienso yo por ti”. Modelos donde no se enseña a pescar.

Y es una pena. Porque hay otras opciones más efectivas. Algunas organizaciones, afortunadamente, ya lo están descubriendo. Por el bien de todos.

Simplemente hay que querer cambiar. Dejar de hacer siempre lo mismo por el hecho de que siempre se ha hecho así.

En su lugar, se pueden dedicar recursos para enseñar a trabajar de una manera más efectiva. Una manera mucho más óptima para el día a día de las personas, a las que, todo hay que decirlo, no nos han enseñado a trabajar. Cosas del sistema.

 

Conclusión

En resumen:

  • La autonomía hay que promoverla dedicándole recursos, no aparece por arte de magia
  • Es más beneficioso enseñar a una persona a hacer cosas nuevas que dárselas hechas
  • Los resultados llegan con paciencia y dedicación
  • Las organizaciones necesitan autonomía y personas que sepan trabajar en los entornos actuales

Resulta evidente que, independiente de la edad, resulta más beneficioso relacionarse y trabajar con personas autónomas y efectivas.

Si las organizaciones quieren apostar por crear ecosistemas de autonomía, ya saben lo que hay que hacer: dedicar recursos que funcionen y ayuden, de verdad, a las personas. Está en su mano, porque ayuda no les va a faltar.

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#GTD: Bienestar y Gestión eficiente de compromisos

GTD - Gestión eficiente compromisos

Conversando ayer con mi colega y amigo Jerónimo Sánchez salió a reducir la relevancia que tiene para el bienestar de las personas la gestión de los compromisos. De hecho, el propio David Allen afirma que buena parte del estrés que sufren las personas es consecuencia de llevar a cabo una mala gestión de los compromisos que adquirimos.

Por ello, quería compartir contigo algunos de los beneficios que puedes obtener si realizas una gestión eficiente de tus compromisos con GTD®:

  • Generar confianza en los demás, en las relaciones que tienes con ellos y, en general, en tu propia marca personal.
  • Desenvolverse mejor en el entorno, de manera más ágil, con mayor claridad de ideas y tomando mejores decisiones.
  • Te sientes mejor con lo que haces… y con lo que no haces.
  • Eliminas la angustia por tener demasiadas cosas por hacer. Ya sabes que siempre vas a tener más trabajo que tiempo, y por tanto siempre vas a tener demasiadas cosas por hacer.
  • Dejas de sentir culpabilidad por no llegar a todo, así como las sensaciones de frustración y malestar que ello genera.

¿Consideras que alcanzar alguno de los beneficios anteriores merece la pena?. ¿Cuál ha llamado más tu atención? ?¿Por cuál querrías empezar?. Lo cierto es que la respuesta a esta última pregunta es irrelevante ya que gestionar tus compromisos de manera eficiente con GTD® te aportará de forma global todas esas situaciones… y muchas más.

Por otro lado, tan importantes son los compromisos que adquirimos con los demás como los que adquirimos con nosotros mismos. Ocuparte únicamente de los primeros descuidando los segundos es absurdo, tanto como aplicar GTD® al plano profesional y no al personal. Este aspecto tiene más relevancia de la que la mayoría de las personas que se acercan a GTD® consideran.

A la hora de gestionar tus compromisos, sea propios o con alguien, recuerda que siempre puedes hacer tres cosas (tienes más información en este post):

  • No adquirir el compromiso: si piensas que no es el momento de comprometerse, no lo hagas. Simple.
  • Renegociar el compromiso: puedes haber adquirido un compromiso y ser necesario volver a plantear los términos que te llevaron a asumirlo. Es natural y ocurre todos los días. Mejor negociar que incumplir.
  • Cumplir el compromiso: siempre tienes la opción de poner todo lo que haya que poner para cumplir con el compromiso. Si tomas la decisión, llevarlo a cabo sólo depende de ti.

GTD® es una metodología de productividad personal que ofrece la posibilidad de evitar los sentimientos negativos que aparecen cuando no se gestionan adecuadamente las cosas, consiguiendo generar sensaciones positivas que tendrán impacto en tu bienestar. Así que si quieres gestionar de manera efectiva tus compromisos, tienes la solución en GTD®.

Como es habitual cada año, mi intención en verano es seguir compartiendo mis experiencias en el blog, aunque nuevos proyectos profesionales consumirán buena parte de mi atención. Esto, unido a que en esta época aprovecho para abrir nuevas vías de aprendizaje y que la familia demanda más atención, tendrá como consecuencia que baje un poco el ritmo. No obstante, seguiré activo en redes sociales y a vuestra disposición en Twitter y LinkedIn. Me encantará saber cómo de efectivo está siendo vuestro verano 😉

¡Felices vacaciones!