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Cuando haces lo que tienes que hacer

Montañas de interrogaciones

Puede que resulte contradictorio. Y puede que genere incomodidad admitirlo. Pero al fin y al cabo, tus recursos físicos y mentales son limitados.

Ni puedes ni tienes que abarcar todo, aunque pretendas hacerlo. Más aún cuando en ese todo hay una gran cantidad de cosas sin definir. Cosas que ni siquiera sabes lo que son, ni lo que significan para ti y sobre las que tampoco sabes si, de verdad, tienes que hacer algo con ellas. Pero, paradójicamente, sí crees que tienes que hacer algo.

Afortunadamente hay solución para eso. ¿Qué es ese asunto que tienes entre manos?. ¿Qué significa?. ¿Requiere alguna acción por tu parte?. ¿Puede esperar? ¿Lo puede hacer otra persona?. Estás son algunas preguntas que te pueden ayudar a tener criterio a la hora de decidir qué hacer y que dejar sin hacer.

El problema viene si crees que siempre tienes que hacer algo con cada asunto que aparece. No sabes por que lo crees, pero lo crees.

Pero lo cierto es que vas a tener que dejar cosas sin hacer. Sí, has leído bien: vas a tener que dejar cosas sin hacer.

Sé que cuesta escucharlo o leerlo. Sé que cuesta pensar que puede tener sentido. Sé que cuesta ser consciente de que es radicalmente cierto porque sabes que tienes más trabajo que tiempo.

“Sólo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces”. David Allen

Pero es posible dejar de hacer cosas y sentirte bien con ello. Esto ocurre cuando haces aquellas cosas que tiene sentido hacer.

Tener claras tus prioridades te ayudará aprender a dejar de hacer cosas sintiéndote bien con eso que dejas sin hacer. Te aseguro que se puede conseguir.

Simplemente tienes que deshacerte de esas creencias que te han “vendido” durante toda tu vida: no pares, haz más, todo es importante, todo es urgente, todo lo de mi jefe, todo lo de mi cliente,… Todo. Manda a paseo esas creencias porque simplemente son eso: creencias.

Hay muchas cosas que haces en tu día a día que, muy posiblemente, deberías dejar sin hacer. Lo sabes. Son cosas fáciles, rápidas, que se te dan bien,… La mayor parte de esas cosas aportan muy poco valor a tu trabajo. Pero esa sensación de ser una persona muy ocupada te mola.

Y, mientras, ese trabajo de verdadero valor que como profesional del conocimiento debes generar, queda para ese momento en que estás con la energía por los suelos. Cuando tienes dos opciones: hacerlo con muchas posibilidades de hacerlo mal o, directamente, no hacerlo.

Hay solución para decidir qué hacer y qué no hacer. Es un proceso que, probablemente, te suponga afrontar cambios en cómo piensas y haces ahora las cosas. Porque no es lo mismo dejar de hacer sin más, que dejar de hacerlas cuando has hecho lo que tenías que hacer aportando valor a tu trabajo, a tus resultados y a tus objetivos. Es decir, cuando haces lo que tienes que hacer.

La efectividad se pierde cuando todo es urgente

Niño vestido de bombero simulando una urgencia

«En esta empresa siempre se pide todo para ya. Todo son prisas y todo es urgente. Llega un punto donde no sabes cómo actuar».

Esta frase me la comentaba un cliente hace unos días en una reunión de trabajo. Es evidente que, cuando todo es urgente existe un problema de gestión. En la mayoría de los casos, se confunden las prisas con las urgencias.

En las organizaciones, muchos de los asuntos que se solicitan con prisas y urgencia obedecen a una gestión deficiente: olvidos que se deberían haber abordado en su momento, sobre-reacciones o infra-reacciones ante situaciones, estilos anticuados de organización o simple incompetencia, consciente o inconsciente.

Los problemas de trabajar con prisas

Todo esto suele provocar que se pida trabajar con prisas, de forma acelerada, sin pensar y provocando un ciclo sin fin de interrupciones. Entornos donde la productividad, el bienestar y la felicidad de la personas es imposible.

Ante estas peticiones aceleradas y supuestamente urgentes, la mayoría de las personas dejan actuar a su sistema emocional y reaccionan sin pensar. Dejan lo que están haciendo y dedican su atención a intentar dar respuesta, por el simple hecho de que se lo han pedido.

“La mayor parte de lo que llamamos gestión consiste en hacer difícil que la gente haga su trabajo”. Peter Drucker

Y es precisamente en ese momento cuando se pierde buena parte de la esencia del trabajador del conocimiento: pensar qué aporta valor, decidir qué y cuándo hay que hacer, y determinar cómo hacerlo.

Este comportamiento de reaccionar irreflexivamente ante las prisas, que es humano y se puede corregir de manera sencilla, puede deberse a diversos motivos:

  • Desarrollo de hábitos improductivos de trabajo
  • Cultura corporativa que fomenta estas situaciones
  • Pleitesía y obediencia hacía egos superiores
  • Ausencia de pensamiento crítico y analítico
  • Supuesta, y mal entendida, comodidad por trabajar sin pensar
  • Falta de responsabilidad y autonomía
  • Etc…

Es evidente que hay algunas urgencias que verdaderamente lo son y que, por tanto, hay que atender, aunque son muchas menos de lo que se suele creer. Sin duda, cuando se da uno de estos casos excepcionales, hay que dar respuesta inmediata.

La solución es la efectividad personal

Sin embargo, la mayoría de las peticiones urgentes y de las prisas en las organizaciones son resultado de la ausencia de hábitos, comportamientos y sistemas de efectividad personal. Y esto se debe, entre otras cosas, a que se da menos importancia de la necesaria a ayudar a los profesionales a aprender a trabajar.

Aunque esta tendencia sigue agravándose cada vez más en muchas organizaciones, afortunadamente también hay otras que comienzan a reaccionar ante esta situación absurda e insostenible, buscando una solución que realmente les ayude a mejorar su competitividad y a que las personas trabajen con enfoque, confianza y sin estrés.

Aún así, queda trabajo por delante para desmitificar las falsas creencias de que los profesionales mejores y más comprometidos son los que trabajan con prisas, solicitando todo para ayer y con la urgencia por bandera.

Porque en realidad se trata de todo lo contrario. Esas exigencias recurrentes y sin previo aviso de información con fecha límite, las convocatorias repentinas de asistencia inmediata a reuniones, las peticiones carentes de un propósito concreto o la  burocracia injustificada son claros síntomas de falta de efectividad.

Así que cuidado con las prisas y las falsas urgencias, porque la efectividad se pierde cuando todo es urgente.

 

Cómo sentir tu trabajo bajo control con GTD®

Grupo de personas sorprendidas alrededor de una esfera de luz sobre una mesa

Enfrentarse a lo desconocido es uno de los mayores factores que contribuyen al estrés. Por ello es tan importante sentir tu trabajo bajo control.

La incertidumbre, la duda y, en definitiva, desconocer el significado y lo que tenemos que hacer dispara mecanismos relacionados con el miedo en nuestro cerebro.

Posiblemente se trate de un miedo poco consciente, pero tan real que nuestro cerebro comienza a activar el mecanismo del estrés para ayudarnos a «sobrevivir» a esa situación.

Lo cierto es que los cambios constantes, la rapidez con la que se producen, el exceso de información, las urgencias,…, dan lugar a situaciones donde lo desconocido aparece cada vez con mayor frecuencia en el día a día de la gente y, también, de las organizaciones. Y, como consecuencia, aparece un estrés sostenido y permanente.

Por sí mismas, esas situaciones de forma aislada no contribuirían a generar una situación indeseable ni preocupante. Pero la coincidencia de muchas de ellas sí lo hacen, provocando una sensación de descontrol en la que no sabes qué te vas a encontrar a la vuelta de la esquina. Y eso no le gusta nada a nuestro cerebro.

¿Qué es la sensación de control?

En el lado opuesto a ese tipo de situaciones está la sensación de control.

La sensación de control es esa sensación donde sientes que tú dominas la situación en lugar de ser ella la que te domina.

Alcanzas la sensación de control cuando consigues saber qué es todo lo que tienes que hacer y cuales son todos tus frentes abiertos. Cuando tienes un conocimiento y dominio absoluto sobre las responsabilidades, obligaciones y compromisos que has adquirido.

Precisamente, ese conocimiento de todo lo que tienes que hacer es lo que consigue que desaparezca el estrés que provoca tener la situación descontrolada.

Cinco pasos para sentir tu trabajo bajo control con GTD®

Para conseguir control sobre tu trabajo, GTD® propone cinco pasos sencillos.

Una vez interiorizas estos cinco pasos y los conviertes en hábitos, consigues vivir de manera constante con esa sensación de control. Veamos cuales son y en qué consisten:

  • Capturar: poner en contenedores de confianza, que vacías regularmente, todas aquellas cosas que captan tu atención  
  • Aclarar: vaciar completamente y de manera regular los contenedores anteriores, identificando el significado de cada una de las cosas que contienen y decidiendo qué hacer o qué no hacer con ellas
  • Organizar: poner la información y los recordatorios sobre qué hacer en los lugares adecuados para poder verlos cuando tenga sentido
  • Reflexionar: revisar regularmente todo nuestro sistema de organización para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global
  • Ejecutar: llevar a cabo con confianza lo que elegimos hacer en cada momento

Conseguir aplicar estos cinco pasos de manera sistemática y regular, te reportará interesantes beneficios en tu día a día:

  • Aprovecharás mejor tu potencial y tus recursos (tiempo, energía,…)
  • Disfrutarás de claridad para poder decidir y elegir de forma adecuada qué hacer
  • Mejorarás la gestión de tus proyectos y tus áreas de responsabilidad
  • Ganarás en tus relaciones con las personas de tu entorno (equipo, familia, amigos, clientes,…)
  • Conseguirás mayor equilibrio entre las diferentes áreas de tu vida
  • Reducirás increíblemente tu nivel de estrés

Conclusión

Uno de los principales factores de generación de estrés es la sensación de tener descontrolados tus asuntos y responsabilidades.

Cuando consigues dominar la situación en lugar de que ella te domine, consigues alcanzar lo que en GTD® se denomina «sensación de control».

GTD® propone cinco pasos para sentir tu trabajo bajo control de forma proactiva y habitual: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. Son cinco hábitos sencillos, muchos de los cuales la mayoría de las personas ya hace, y que GTD® propone hacer de otra manera diferente.

Si tienes la sensación de que tu trabajo te controla a ti, ya sabes qué es lo que puedes hacer para cambiar la situación y sentir tu trabajo bajo control.

Llévate la efectividad a lo personal

Bola de metal con el símbolo del Ying-Yang en su interior en color naranja para representar llevar la efectividad al plano personalSe mire por donde se mire, la efectividad es algo personal.

Se hable de efectividad personal o de efectividad organizativa, la verdad es que todo empieza y termina en las personas. Te recomiendo que veas el vídeo que comparto más abajo de David Criado en TEDx.

Si una organización quiere ser más efectiva, debe empezar por ayudar a las personas a ser más efectivas.

Si una persona quiere ser más efectiva, debe empezar por ayudarse a sí misma a serlo.

Sé que esto último puede sonar extraño, pero es cierto. La tendencia  habitual es la de echar balones fuera  y pedir inútilmente al entorno que cambie. Y ya sabemos los resultados que eso ofrece.

Como resulta evidente que la efectividad es algo personal, es mejor afrontar su aprendizaje y desarrollo teniendo en cuenta todos los ámbitos de tu vida. Al final somos un «todo» indivisible.

GTD en lo personal y en lo profesional

En ocasiones, cuando las personas se acercan a GTD®, su primer impulso es aplicarlo solo a la parte profesional. Es algo instintivo que también me ocurrió a mi.

Probablemente, se deba al hecho de que, a priori, las causas más evidentes de la frustración, el estrés, la sensación de no llegar a todo, agobio, etc…, puedan procedan del ámbito laboral.

Pero sabemos que muy pocas veces se quedan exclusivamente ahí. Los compromisos y responsabilidades personales y familiares pueden dar lugar a situaciones poco deseables similares a las que se pueden dar en el ámbito laboral.

En mi experiencia, y en la de todos los usuarios que conozco, GTD® demuestra su potencia cuando se usa como un sistema completo y se utiliza en todos los planos de nuestra vida.

Y ello se explica, precisamente, porque  GTD® está construido atendiendo a los aspectos cognitivos de cómo funciona nuestro cerebro.

Resulta poco discutible que nuestro cerebro funciona de la misma manera en casa o en el trabajo, en la vida personal o en la profesional. Y eso es porque nuestro cerebro es único.

Además, cuando desarrollas un hábito lo haces como persona. Lo generas tanto en tu vida personal como profesional. Por ejemplo, si tienes el hábito de ponerte el cinturón de seguridad al montarte en el coche, lo tienes cuando montas en el coche para ir a trabajar o para ir de vacaciones.

Si la efectividad es personal… que sea para cualquier persona

GTD® se compone de una serie de hábitos y comportamientos que son muy útiles para cualquier persona.

Da igual cómo sea esa persona: organizada o desorganizada, ordenada o desordenada, de carácter impulsivo o tranquilo, metódica o caótica,… Es indiferente.

Del mismo modo, GTD® es tan flexible que también es útil para las diferentes situaciones por las que pasamos las personas a lo largo de nuestra vida:

  • Desde momentos de mucho estrés y carga de trabajo, hasta momentos de más tranquilidad
  • Es igual de útil para estudiantes que para personas en puestos directivos o emprendedores
  • Tengas muchas responsabilidades familiares o pocas
  • Si trabajas en casa o lo haces fuera
  • Etc…

GTD® es abstracto a las situaciones específicas. De ahí su gran aceptación por tantas personas en todo el mundo.

Conclusión

Si estás pensando en empezar a aprender GTD para conseguir, de una vez por todas, organizarte mejor, trabajar con mayor enfoque y, en definitiva, empezar a controlar la situación en lugar de que ella te domine a ti, recuerda que tienes un sistema para obtener lo mejor en el plano profesional y personal.

Así que deja de buscar excusas, céntrate en lo que puedes empezar a hacer y llévate la efectividad a lo personal.

 

El email como excusa

Todo se pretende comunicar, pedir o informar por ese maldito gran invento.

Casi todo el mundo recela de él, quejándose de lo mucho que reciben pero agradeciendo, en silencio, el poder usarlo sin límites.

Tomó el control de las organizaciones hace años. Se fue introduciendo poco a poco, siendo aceptado por todo el mundo. Su facilidad de uso y la inmediatez de los resultados que aportaba cambió, para bien, la forma de trabajar. Y eso le dio el poder.

Un poder difícil de arrebatar a día de hoy. Muchos de sus más silenciosos y fervientes usuarios son también sus más públicos detractores. Incongruencias de la vida.

Creyendo erróneamente que el exceso de trabajo y el estrés es consecuencia suya, se busca el truco fácil o el “tip” de oferta para acabar con él, reducirlo al mínimo y mantenerlo, al menos, bajo control. Sin saber qué significa eso exactamente.

Pero lo cierto es que el email nunca ha sido, ni será, el problema de la falta de efectividad en las organizacionesPor mucho que interese que así sea. Una manera más de echar balones fuera sobre la responsabilidad de las personas de hacer lo correcto de manera efectiva.

Porque el verdadero problema es desconocer qué comportamientos y estrategias seguir para desenvolverse de manera efectiva en la realidad que se vive en las organizaciones… y esforzarse en ponerlas en práctica.