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Fluir sobre tus listas de recordatorios

Mujer trabajando sobre listas de recordatorios en un cuaderno

Muchas personas continúan trabajando y utilizando la bandeja de correo electrónico como recordatorio de las cosas que tienen que hacer, en lugar de utilizar listas de recordatorios.

Son conscientes de que utilizar la bandeja de entrada y los emails para recordar lo que tienen que hacer es una solución inútil para trabajar sin estrés, tener sensación de control sobre su trabajo y poder trabajar con enfoque.

Sin embargo, lo siguen haciendo, bien por evitar cambiar o por desconocimiento de otras soluciones. Seguro que conoces a alguien que dice organizarse así.

¿Usar la bandeja de email para gestionar los recordatorios?

He escuchado muchos tipos de excusas para justificar el uso de la bandeja de email como un buen lugar para tener los recordatorios de lo que hay que hacer:

  • “así lo tengo todo en un mismo sitio…”

  • “todo lo que tengo que hacer está ahí y así no se me escapa nada…”

  • “me pongo los emails con diferentes colores y así lo tengo clasificado…”

  • “cada vez que me llega algo nuevo me avisa y puedo comprobar si es urgente…”

  • “es donde mi jefe y los clientes me envían las cosas”

 

Son excusas y malos hábitos que alejan a los profesionales del conocimiento de la efectividad que necesitamos hoy en día.

Las personas que usan la bandeja entrada de email con el fin de organizar el trabajo que tienen que hacer, también la suelen usar para archivar información, conservar basura (emails que se podrían eliminar), correos enviados como recordatorios de cosas que tienen que hacer otros,…

Es decir, utilizan un sistema donde se mezclan de forma irracional cosas de diferente naturaleza y que dificulta al cerebro trabajar de forma efectiva.

Mejor listas de recordatorios

Frente a la creencia de que es más cómodo y fácil trabajar directamente sobre la bandeja de email, la realidad impone que es más eficiente organizar los recordatorios de lo que tienes que hacer en un lugar distinto de donde están los emails.

Una buena práctica para llevar a cabo esta separación es usar listas. Puedes tener una única lista para todos los recordatorios o tener diferentes listas agrupadas por una serie de criterios específicos que te ofrecerá grandes oportunidades para mejorar tu efectividad:

  • Dispondrás de un sistema organizado de recordatorios y de las cosas que tienes que hacer, en lugar de tenerlo todo mezclado y desorganizado en un «cajón de sastre».

  • Si te animas a utilizar varias listas de recordatorios, podrás elegir por cual empezar a trabajar en función de la situación en la que estés. ¿Quieres revisar las cosas que te deben los demás?. Puedes echar un vistazo a una lista donde hayas incluido todos esos recordatorios. ¿Tienes tiempo para trabajar con el ordenador?. Revisa la lista donde tengas esos recordatorios de cosas para hacer con el ordenador. Sencillo.

  • Otra ventaja de utilizar varias listas de recordatorios es que estas tendrán un menor número de elementos que si tuvieses una lista única. Gracias a ello te será más fácil elegir con sentido algo sobre lo que empezar a trabajar liberando a tu cerebro de tener revisar constantemente listas con interminables opciones para tener que elegir la adecuada cada vez.

  • Escribir un recordatorio de lo que tienes que hacer en una lista, en lugar de usar el email de tu bandeja de entrada como recordatorio, es una buena oportunidad para pensar y detallar qué es lo que tienes que hacer. Sin duda, un gran hábito que disparará tu efectividad.

  • En una lista puedes tener un único recordatorio por cada acción que tengas que hacer. De ese modo, cuando terminas esa acción, tachas o eliminas ese recordatorio de la lista. En un email es muy probable que haya más de una cosa por hacer, así que… ¿cuándo podrás tachar o eliminar ese email?

  • Al trabajar sobre listas de recordatorios, evitarás interrupciones debido a la entrada constante de inputs, algo que sí ocurre cuando estás permanentemente trabajando sobre tu bandeja de entrada.

  • En tus listas de recordatorios habrás incluido cosas para hacer que hayas capturado y te hayan llegado por diferentes vías (una conversación de pasillo, una llamada, una idea que se te haya ocurrido,…). Recuerda que tu trabajo va más allá de gestionar emails.

Resumen

Como puedes comprobar, existe una gran diferencia entre trabajar sobre la bandeja de entrada de tu correo y trabajar sobre listas de recordatorios.

Tener los recordatorios de lo que tienes que hacer organizados en un lugar distinto de donde guardas el email es un hábito fundamental para mejorar tu efectividad.

Por eso, sal del barrizal que supone trabajar sobre tu bandeja de email y anímate a fluir sobre tus recordatorios de acciones.

El email como excusa

Todo se pretende comunicar, pedir o informar por ese maldito gran invento.

Casi todo el mundo recela de él, quejándose de lo mucho que reciben pero agradeciendo, en silencio, el poder usarlo sin límites.

Tomó el control de las organizaciones hace años. Se fue introduciendo poco a poco, siendo aceptado por todo el mundo. Su facilidad de uso y la inmediatez de los resultados que aportaba cambió, para bien, la forma de trabajar. Y eso le dio el poder.

Un poder difícil de arrebatar a día de hoy. Muchos de sus más silenciosos y fervientes usuarios son también sus más públicos detractores. Incongruencias de la vida.

Creyendo erróneamente que el exceso de trabajo y el estrés es consecuencia suya, se busca el truco fácil o el “tip” de oferta para acabar con él, reducirlo al mínimo y mantenerlo, al menos, bajo control. Sin saber qué significa eso exactamente.

Pero lo cierto es que el email nunca ha sido, ni será, el problema de la falta de efectividad en las organizacionesPor mucho que interese que así sea. Una manera más de echar balones fuera sobre la responsabilidad de las personas de hacer lo correcto de manera efectiva.

Porque el verdadero problema es desconocer qué comportamientos y estrategias seguir para desenvolverse de manera efectiva en la realidad que se vive en las organizaciones… y esforzarse en ponerlas en práctica.

Cada email que recibes

Envías el email pensando que ya has hecho lo que tenías que hacer.

Coges otro y lo mismo. Así uno tras otro.

Tratas de automatizar el proceso con la obsesión de dejar a cero una bandeja que siempre recibe, que siempre se llena. Podrías pasarte, y te pasas, los días dedicándote a eso. Responder, responder y responder. Enviar, enviar y enviar.

Tu objetivo no es otro que responder cada email. No importa si eso es lo que había que hacer.

Tratas a todos por igual, sin dedicar tiempo y ni atención a pensar el significado de su contenido. Café para todos en un trabajo donde la aportación de valor de las cosas que haces nunca será la misma.

Pasas a ser una especie de autómata en lanzar emails, entrando al juego de esas interminables, absurdas e inútiles conversaciones de correos donde el valor que se aporta tiende a cero. Esas conversaciones donde parece que gana quien antes responde, quien más activo está y quien menos valor aporta al dejar de hacer lo que debería estar haciendo.

Tu trabajo no es contestar emails, pero aún así crees que es lo que tienes que hacer. Además de creerlo, si no lo haces, te sientes mal. ¿Qué pensarán de ti?. ¿Cómo no vas a responder?.

Sin embargo, deberías hacerte otras preguntas. ¿Te pagan por responder emails?. ¿En eso está tu valor?. ¿Ese es tu diferencial?. ¿Responder correos como una máquina?. Sabes que no y nadie lo cree. ¿Por qué consideras que es lo que debes hacer?.

Adoptar esa actitud y ese comportamiento es fácil porque no te exige pensar. Comportarte así te evita tomar de decisiones sobre qué dejas si hacer. Asunto complicado cuando crees que es imposible.

Si respondes a todo, nadie podrá enfadarse contigo. Como si eso fuera importante. No quieres responsabilidad… aunque lo que tú quieras importa poco.

Piensa, decide y sé responsable. Sólo así podrás salir del improductivo ciclo sin fin que supone responder cada email que recibes.

Es posible que, por eso, sí te paguen.

Acaba con los insectos de tu email

Por fin lo has conseguido. Intuyes que esa pequeña sensación de liberación que sientes sólo durará segundos. Eso que crees que te has quitado de encima, volverá. Más que intuir, lo sabes. Lo que has hecho, no es lo tendrías que haber hecho.

En lugar de pensar detenidamente qué es eso que te había llegado, de definir bien qué hacer y qué tenía que pasar para darlo por terminado, simplemente has reaccionado. Lo has querido poner en el tejado de alguien con la errónea sensación de que, así, era una cosa más que habías terminado.

Una reacción instintiva, primaria y, en cierto modo, alineada con una parte ancestral de nuestra evolución… como querer quitarse un insecto que molesta. Un insecto que, por más que le espantes una y otra vez, siempre acaba volviendo… más cabreado, más molesto, más insistente.

Entre todo tu trabajo hay multitud de esos insectos. En tu bandeja de email, especialmente. Son esas cosas que llegan, poco claras, parecen poca cosa, te molestan y con las que crees que no tienes que hacer nada. Si las ignoras o si te las quitas de encima sin pensar, persisten y vuelven con más peligro potencial.

Además, parece que unas llaman a otras. La bola se va haciendo más grande. Rápidamente tu bandeja se va llenado de todos esos insectos. Todo un enjambre.

Tratas de espantarlos, respondiendo rápido y sin pensar. Quieres quitártelos de encima para que no te molesten. Cuanto antes mejor, para poderte centrar en otras cosas. Pero, haciendo eso, sabes que esos insectos volverán. Y aún así lo haces, con la esperanza de que la persona a quien se lo envías te resuelva la papeleta y haga tu trabajo.

Grave error. Porque al tratar ese asunto así, siempre vuelve. Y cuando lo hace, te cabreas, te distrae y gastas energía, otra vez, con ese maldito insecto. Te cansa. Te agota.

Llega un momento, después de varios días de frustración y de comprobar que estás en un ciclo sin fin, en el que decides acabar con la situación de una vez. En lugar de reaccionar quitándotelo de encima, te paras a pensar y decidir qué vas a hacer. Vaya sorpresa…

Te lleva menos tiempo y esfuerzo de lo que creías, y tras vencer la pereza inicial, ya sabes qué es lo que hay que hacer. Entiendes qué tiene que pasar para que ese insecto se vaya y no vuelva. Ha sido tan fácil que te sorprende. Te vuelves a cabrear, pero esta vez por no haber hecho antes lo que tenías que haber hecho: pensar. Decides hacerlo con el resto, uno a uno. Sin prisa.

Ya sabes que una de las claves de tu trabajo está en pensar sobre las cosas. Incluso con esos insectos. Es cierto que no tienes costumbre de hacerlo, pero se puede conseguir. Te enseñaron, y aprendiste, a reaccionar poniendo los asuntos en el tejado de otra persona lo antes posible. No  importaba si hacías lo correcto y/o lo necesario. Daba igual. Reaccionar rápido, pensar poco y devolver cuantas más cosas mejor. Pero sabes que tu trabajo es mucho más que eso. De hecho, tiene poco que ver con eso.

La próxima vez que aparezca un insecto en tu email, en lugar de reaccionar ya sabes lo que tienes que hacer. Piensa y decide, sin prisa, qué hacer con ello y cómo hacer para que, una vez se vaya, no vuelva. La solución siempre es más sencilla y te llevará menos esfuerzo que pasarte el día tratando de espantarlos… inútilmente.

Deja de que tu bandeja de email se llene

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Sí, deja que tu bandeja de email se llene. No me he vuelto loco, aunque tendría razones para poder hacerlo. Me imagino vuestras incrédulas caras y puedo suponer lo que estará pasando por esas cabecitas productivas. Cosas, por ejemplo, como:

  • “Perdona. Tú, que llevas más de 6 años usando GTD®, ¿vas y me dices eso ahora?”
  • “¿Precisamente uno de los objetivos de GTD® no era tener las bandejas de entrada vacías?”
  • “¿Después de que he desarrollado e interiorizado el hábito de procesar de manera productiva mi email, ahora ya no tengo que hacerlo?”
  • “¿Es la nueva moda productiva cool?. ¿Dejar que el email reviente?”
  • “Voy a dejar de leer este post, que éste no sabe de lo que escribe…”

Antes de irte, espera un momento. Todo esto viene al hilo de una conversación con un amigo. Me comentaba que había días en los que era imposible dejar vacía la bandeja de email. Y cuando lo conseguía, rápidamente volvía a llenarse. Nunca conseguía dejar la bandeja vacía. ¿Nunca?. Nos montamos unas películas con nuestras creencias que no veas.

Por si no lo sabías, tu trabajo no consiste en el leer el email. De la misma manera, ser una persona productiva tampoco consiste en vaciar la bandeja de email… y mantenerla vacía. De hecho, vaciar la bandeja de email es muy fácil: seleccionas todos los emails, le das a «Eliminar» o «Borrar» y ya la has vaciado. Objetivo cumplido, ¿verdad?. Va a ser que no.

Tú sabes que no se trata de eso. Si queremos mejorar nuestra productividad personal ganando confianza y tranquilidad en lo que hacemos, tenemos que procesar los emails de nuestra bandeja de entrada (y en general, las cosas de cualquier bandeja de entrada). Es cierto, que hay que procesar todos los emails que tengamos en la bandeja y que, al terminar, la dejaremos vacía.

Pero vaciar la bandeja es una consecuencia, no un objetivo. Cuando se da esa situación de tener la bandeja de email vacía, sentimos esa sensación de control sobre todo y todos. Incluso te imagino mirando humildemente por encima del hombro  y con el pecho hinchado como un pavo a tus compañeros. Una mirada presumida de quien sabe que tiene algo que los demás no tienen. De quien sabe que ha conseguido algo que lo demás creen imposible. Sí. Tu bandeja de entrada es la única que, probablemente, esté vacía en ese momento en toda la oficina. Reprimes las ganas de gritarlo en voz alta y mostrar tu pantalla en blanco a todos.

Pero esa euforia puede desaparecer rápidamente. Has metido un gol en el minuto 89 y te han empatado en el 91. Sí, me pongo metafórico porque ahora en casa hay dos nuevas aficiones: el fútbol y los Pokémon. No os voy a desvelar cuál es la mía. Pero volvamos al tema que me distraigo. La cuestión es que, al poco tiempo de tener tu bandeja impoluta y vacía, vuelven a entrar emails.  Y de qué manera, ¿verdad?. Menos mal que no has dicho nada antes a tus compañeros.

¿Qué haces ahora?. ¿Sigues procesando todo lo que entre hasta volver a dejar la bandeja vacía?. ¿Te enfrentas a ese tsunami constante de emails?. Es posible que aparezcan dudas de para qué procesar, para qué pensar y decidir. Al final, volvemos a estar igual. Como el hamster en la rueda. La bandeja deja de estar en blanco para llenarse de nuevos correos que te susurran “abremé y leemé”. Como le cantaban las sirenas a Ulises en su regreso hacia Ítaca. Bueno, parecido.

No te preocupes. Resiste y deja de que tu bandeja se llene. Sí. Es lo que os decía antes intencionadamente. Deja que se llene porque tu trabajo no es vaciar el email. Tu trabajo consiste en aportar valor en lo que haces, y el valor lo aportas pensando, decidiendo y haciendo bien lo que tienes que hacer.

Si ya has procesado tu email, cierra tu bandeja. Seguro que tienes muchas acciones en tus contextos que puedes hacer y tachar. Ponte con ello y avanza.

Y mientras deja que la bandeja de email se llene porque tú, que sabes y usas GTD®, sabes que tienes todo lo que necesitas para volver a dejarla vacía cuando quieras. Eres tú, con GTD®, quien mantiene tu email bajo control. Así que deja de preocuparte y deja que la bandeja de email se llene.