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#debatiendo: ¿engañarse para mejorar la efectividad?

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Durante el fin de semana mantuve un debate muy interesante con Jeroen Sangers en Twitter como consecuencia de los comentarios que publicaba en su blog, a raíz de este post de Jerónimo Sánchez sobre “Lo que nos enseña de verdad la Ley de Parkinson”.

Jeroen argumentaba en nuestro debate que, basándose en la Teoría de la Motivación Temporal, utilizar fechas subjetivas (es decir, no reales e inventadas por uno mismo) para hacer tu trabajo es una solución sostenible para encontrar motivación y mejorar la efectividad personal. 

Comparto los principios de la Teoría de la Motivación Temporal, pero discrepo con el enfoque de usar fechas inventadas, tanto desde una perspectiva general para la toma de decisiones como desde la perspectiva concreta para mejorar la efectividad personal.

¿Qué dice objetivamente la Teoría de la Motivación Temporal?

La Teoría de la Motivación Temporal afirma que las fechas límite (deadlines) influyen en la motivación para conseguir resultados, hacer cosas y, como consecuencia, en la procrastinación. Ante esto hay poca discusión pues a medida que se va acercando un deadline, el interés o los motivos para hacer algo con eso, se incrementa. Si quieres profundizar sobre el concepto de “procastinación”, te recomiendo esta magnífica serie de posts de mi colega y amigo Antonio José Masiá.

Sin embargo, una cosa es que las fechas límite motiven a la acción y otra es interpretar que cualquier tipo de fecha límite lo haga. Como ya escribí en su día, hay dos tipos de fechas: las fechas objetivas (reales y no inventadas) y las fechas subjetivas (irreales e inventadas por uno mismo). En ninguna parte de la Teoría de la Motivación Personal se hace referencia a que las fechas se deban inventar y que sembrar tu calendario de fechas inventadas por ti mismo vaya a resultar motivador. Conviene separar el grano de la paja.

¿Te es útil realmente inventarte las cosas?

Es evidente que la información real es mejor y más útil para tomar decisiones que la información inventada. ¿Prefieres que el médico te diagnostique con datos reales o que se los invente?. ¿Prefieres saber dónde van a estar realmente tus hijos el fin de semana o que se inventen dónde van a estar?. ¿Prefieres que el hombre del tiempo se invente la previsión o que utilice la información que facilitan los satélites meteorológicos?. ¿Sigo?.

Las decisiones que tomes serán más o menos acertadas dependiendo de varios factores y algunos de ellos quedarán fuera de tu zona de influencia. Sin embargo, cuando hablamos de efectividad personal, para decidir correctamente qué hacer hay dos factores fundamentales: pensar en qué se va a hacer  y utilizar información real. Usar fechas inventadas para decidir qué vas a hacer no requiere pensar en absoluto (da igual cuando las pongas, incluso puedes cambiarlas siempre que quieras) y, desde luego, no es información real. ¿Cómo de correctas te gustarían que fuesen las decisiones que tomas?.

Inventarse fechas sirve para motivarse de manera efectiva… ¿en serio?

Me cuesta creer que nadie pueda encontrar motivación sostenible utilizando fechas inventadas y sobrecargando innecesariamente su calendario con deadlines falsos. Me cuesta más aún imaginar que, y me parece completamente absurdo, que se pretenda relacionar sin fundamento usar fechas inventadas con factores de motivación como modelo para mejorar la efectividad personal.

Es posible que, al inicio, utilizar fechas inventadas pueda aportar un efecto motivacional circunstancial y momentáneo. Sin embargo, nuestro cerebro es difícil de engañar y sabe perfectamente que esas fechas carecen de fundamento y que, si las incumples, no va a pasar nada. ¿Nada?. Bueno, el incumplimiento sistemático de esas fechas, bien sea porque no llegues en tiempo o porque las vayas posponiendo una y otra vez, además de ineficiente, te acaba pasando factura en forma de frustración y pérdida de perspectiva real de tu trabajo.

Sin embargo cuando la fecha es objetiva, es decir, real, la cosa cambia. Cumplir o incumplir ese deadline ya tiene consecuencias reales, ya sean positivas por cumplimiento o negativas por incumplimiento. Es decir, la gratificación o el castigo pasan a ser reales, lo que sí que tiene un efecto motivacional real.

Conclusión

Si buscas motivación para poder hacer tu trabajo de manera efectiva, busca motivos reales. Si tomas decisiones sobre lo que debes hacer basándote en información falsa, es muy probable que el resultado de esas decisiones no sea el que esperas ni deseas. Ello te generará probablemente frustración, malestar y, curiosamente, desmotivación que es precisamente lo contrario a lo que buscas.

Mejorar tu forma de trabajar es más sencillo de lo que te querrán hacer creer, siempre que bases tu mejora en tomar las decisiones correctas con información correcta. Como decía Platón, una buena decisión está basada en conocimiento y el conocimiento se basa en gran medida en información real. Tú decides cómo quieres, si es que de verdad quieres, comprometerte contigo mismo para mejorar, pero recuerda, y es importante, que para mejorar realmente tu efectividad personal, los atajos son mentira.

Cómo saber si algo requiere acción (I)

Child thinking

Uno de los mayores problemas para la efectividad personal es el voluntarismo. Querer hacer muchas cosas o tener la creencia de que debes hacer todo lo que te llega es un torpedo directo, que tú mismo te disparas, a la línea de flotación de tu efectividad personal.

Entiendo perfectamente la intención positiva del voluntarismo por hacer muchas cosas, y lo hago porque lo he sufrido durante mucho tiempo. Pero lejos de ser algo positivo, no es otra cosa que un grave error con consecuencias negativas en forma de estrés, frustración por no llegar a todo, sensación de descontrol, incumplimiento de compromisos, …

Una de las cosas que me ayudó a dejar de lado el voluntarismo por hacer muchas cosas fue aprender a distinguir realmente qué cosas requerían acción inmediata y qué cosas no requerían acción inmediata. Como usuario de GTD®, no conseguía sentirme completamente cómodo a la hora de responder a la pregunta “¿es accionable?” que plantea David Allen en el diagrama del flujo de trabajo a la hora de procesar. Sentía que me faltaban criterios para poder tomar un decisión correcta en el 100% de los casos.

No fue hasta que, en una conversación, José Miguel Bolívar me habló de los tres criterios que me podrían ayudar a identificar de la manera más objetiva posible si lo que estaba procesando requería acción o no requería acción. Me gustaría compartir contigo estos tres criterios, los cuales vienen descritos en detalle en el libro de José Miguel “Productividad personal – Aprende a libertarte del estrés con GTD®”, por si te fuesen de utilidad a ti también.

Primer criterio: ¿Tiene fecha objetiva o relación con fecha objetiva?

Como ya vimos, una fecha objetiva es una fecha que nos viene impuesta, bien sea por una persona o por el entorno. Es, en definitiva, una fecha que no nos hemos puesto nosotros.

Si una cosa tiene fecha objetiva o relación directa con una fecha objetiva, y puedes hacer ya algo con ello, entonces la respuesta a la pregunta “¿requiere acción?” es “sí”. La razón de ello es simple: existe el riesgo de llegar tarde a esa fecha.

Independientemente de lo cercana o lejana que esté esa fecha, si una cosa tiene fecha objetiva o relación con fecha objetiva, la decisión correcta y efectiva es hacer algo con ello. Muchas personas comienzan a trabajar en cosas que tienen fecha objetiva cuando dicha fecha esta ya muy cerca. Al actuar así, dejan pasar un tiempo muy valioso para haber realizado tranquilamente un trabajo que, posiblemente, tendrán que hacer con mayor presión, estrés y con riesgo de no terminar en plazo.

Te propongo que reflexiones sobre las situaciones que expongo a continuación y te plantees si requerirían acción inmediata o no. Puedes hacerlo siguiendo tus criterios actuales (si los tienes) y también aplicando el criterio de fecha objetiva para comparar resultados:

  • Entregar la declaración de hacienda
  • Presentar los resultados contables antes de final mes
  • Preparar el disfraz de tu hijo para su fiesta de cumpleaños
  • Comprar las entradas del concierto
  • Asistir a la reunión mensual de departamento

Utilizar el criterio de fecha objetiva es tan sencillo y evidente como potente de cara a mejorar tu efectividad personal. Si decides ponerlo en práctica comprobarás como nunca llegarás tarde a ninguno de tus compromisos y disfrutarás de una agradable sensación al saber que tienes controlado todo aquello con riesgo de llegar tarde.

En un próximo post veremos cuales son los otros dos criterios para poder decidir, objetivamente, si lo que estás procesando requiere o no requiere acción.

 

¿Usas tu calendario de la mejor manera posible?

Calendario con señalizadores de díaHace unas semanas escribía sobre el riesgo que supone para la efectividad personal el organizar todo el trabajo en el calendario (al calendario también se le denomina en ocasiones agenda. En este post usaré indistintamente ambos términos). Concretamente, veíamos como mucha gente sigue reservando huecos en su calendario para hacer determinadas tareas o acciones que no tienen que hacerse en una fecha concreta. Analizábamos, también, las causas de por qué trabajar así es ineficiente.

¿Cómo diferenciar cuándo organizar tu trabajo en el calendario y cuándo no?

La clave está en encontrar un criterio que sea sencillo, claro, objetivo y universal para poder decidir qué parte de tu trabajo colocas en el calendario y qué parte no. Este criterio existe y se basa en el concepto de fecha objetiva, el cual escuché por mi primera vez a mi colega José Miguel Bolívar.

Si quieres hacer un uso óptimo del calendario, decidiendo de manera efectiva qué acciones de las que debes realizar tienes que organizar en él, tienes que preguntarte si esas acciones las tienes que hacer, o no, en una fecha objetiva. De este modo, si una acción la tienes que hacer en una fecha objetiva, apuntarás y organizarás esa acción en el calendario. De lo contrario, irá fuera de él.

El concepto de fecha objetiva

Una fecha subjetiva, como veíamos en este post, es una fecha que te pones a ti mismo para hacer algo porque emplear ese momento para hacerlo crees que es lo mejor, crees que te va a ser posible o crees que es lo que te gustaría hacer. Es decir, pones una fecha para hacer algo siguiendo tus criterios puramente subjetivos. De cara a una organización y una efectividad óptima, nuestras opiniones y deseos subjetivos debemos, generalmente, dejarlos a un lado: la efectividad personal óptima se basa en criterios objetivos universales, probados y usados por mucha gente.

Una fecha objetiva es una fecha que, o bien nos viene impuesta por el entorno o bien acordamos con terceras personas.

Frente al demostrado ineficiente uso de fechas subjetivas, la efectividad personal óptima utiliza el concepto de fecha objetiva. Una fecha objetiva es una fecha que, o bien nos viene impuesta por el entorno o bien acordamos con terceras personas. Es, en definitiva, una fecha (puede ser un día o una combinación de día y hora) que, o bien no podemos cambiar (viene impuesta por el entorno) o que para cambiarla debemos negociar con alguien y no depende exclusivamente de nosotros (acuerdo con terceras personas) el cambiarla.

Las principales diferencias entre una fecha subjetiva y una fecha objetiva son:

  • Una fecha subjetiva la puedes modificar cuando quieras o necesites, ya que eres tú el único que interviene en fijarla. Sin embargo, una fecha objetiva es una fecha que tú no puedes modificar por ti mismo ya que no eres el único que ha intervenido en fijarla. Incluso se puede dar el caso en el que no puedas modificar esa fecha objetiva.
  • No puedes llegar tarde a una fecha subjetiva porque siempre puedes moverla al habértela “impuesto” a ti mismo. Ya sé que hacer eso suena a trampa pero, ¿cuántas veces has movido fechas subjetivas en tu calendario porque no te daba tiempo o, simplemente, porque no te apetecía hacer lo que te habías marcado para hacer en ese momento?. Sin embargo, a una fecha objetiva si que puedes llegar tarde y, además, eso puede implicar que ya no puedas realizar la acción (podrás realizar otra acción, pero no esa). Por ejemplo, si tienes que entregar una solicitud antes de un plazo concreto y no lo entregas en la fecha indicada es muy probable que ya no puedas hacerlo.

Compromisos con fecha objetiva: su lugar está en el calendario

Como dice David Allen, buena parte del estrés que sufre la gente es consecuencia de la mala gestión de los compromisos que adquieren y, por tanto, se debe aprender a gestionar esos compromisos de la manera adecuada. Este, es uno de los principios fundamentales de GTD®.

Si hablamos de fechas y agenda en un entorno de efectividad personal óptima, lo que tenemos que aprender a gestionar adecuadamente son los compromisos que tienen una fecha objetiva. Este tipo de compromiso, y sólo éstos, son los que debes organizar en tu calendario. De ese modo, en tu calendario únicamente tendrás anotadas aquellos compromisos (acciones) que tienes que acometer en una fecha concreta y objetiva. Algunos ejemplos del tipo de compromisos que deben ir en un calendario son:

  • llevar a tu hijo a la clase extraescolar que tanto le gusta
  • asistir a la reunión que convocó tu jefe  (a la cuál aceptase ir, después de haberle propuesto un horario alternativo)
  • enviar tu propuesta de oferta de suministro a la plataforma de licitación de compras de uno de tus clientes
  • acudir a tu cita con el médico
  • ir a casa de tu amigo para ver el partido de baloncesto de este domingo que dan por la TV
  • presentar los papeles para renovar el carnet de conducir

Conclusión

Al organizar en tu calendario sólo los compromisos con fecha objetiva tendrás una visión muy clara de cuál es la realidad de tu agenda cada día. Además, si revisas adecuadamente tu sistema de organización comenzarás por mirar tu calendario y trabajar en esos compromisos a los que puedes llegar tarde, independientemente de que te parezcan más o menos importantes que otros que no tienen fecha objetiva.

De esta manera, conseguirás llegar a cumplir tus compromisos en todas esas fechas que, realmente, son objetivas de cumplir. Al prever esas fechas con anticipación puedes trabajar sin estrés para alcanzar el resultado previsto.

En definitiva, deja de creer en la falsa utilidad de las fechas subjetivas e incluye en tu calendario sólo compromisos con fecha objetiva. Experimentarás una nueva forma de trabajar más realista, con menos estrés y más efectiva con tu calendario.