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¿Usas tu calendario de la mejor manera posible?

Calendario con señalizadores de díaHace unas semanas escribía sobre el riesgo que supone para la efectividad personal el organizar todo el trabajo en el calendario (al calendario también se le denomina en ocasiones agenda. En este post usaré indistintamente ambos términos). Concretamente, veíamos como mucha gente sigue reservando huecos en su calendario para hacer determinadas tareas o acciones que no tienen que hacerse en una fecha concreta. Analizábamos, también, las causas de por qué trabajar así es ineficiente.

¿Cómo diferenciar cuándo organizar tu trabajo en el calendario y cuándo no?

La clave está en encontrar un criterio que sea sencillo, claro, objetivo y universal para poder decidir qué parte de tu trabajo colocas en el calendario y qué parte no. Este criterio existe y se basa en el concepto de fecha objetiva, el cual escuché por mi primera vez a mi colega José Miguel Bolívar.

Si quieres hacer un uso óptimo del calendario, decidiendo de manera efectiva qué acciones de las que debes realizar tienes que organizar en él, tienes que preguntarte si esas acciones las tienes que hacer, o no, en una fecha objetiva. De este modo, si una acción la tienes que hacer en una fecha objetiva, apuntarás y organizarás esa acción en el calendario. De lo contrario, irá fuera de él.

El concepto de fecha objetiva

Una fecha subjetiva, como veíamos en este post, es una fecha que te pones a ti mismo para hacer algo porque emplear ese momento para hacerlo crees que es lo mejor, crees que te va a ser posible o crees que es lo que te gustaría hacer. Es decir, pones una fecha para hacer algo siguiendo tus criterios puramente subjetivos. De cara a una organización y una efectividad óptima, nuestras opiniones y deseos subjetivos debemos, generalmente, dejarlos a un lado: la efectividad personal óptima se basa en criterios objetivos universales, probados y usados por mucha gente.

Una fecha objetiva es una fecha que, o bien nos viene impuesta por el entorno o bien acordamos con terceras personas.

Frente al demostrado ineficiente uso de fechas subjetivas, la efectividad personal óptima utiliza el concepto de fecha objetiva. Una fecha objetiva es una fecha que, o bien nos viene impuesta por el entorno o bien acordamos con terceras personas. Es, en definitiva, una fecha (puede ser un día o una combinación de día y hora) que, o bien no podemos cambiar (viene impuesta por el entorno) o que para cambiarla debemos negociar con alguien y no depende exclusivamente de nosotros (acuerdo con terceras personas) el cambiarla.

Las principales diferencias entre una fecha subjetiva y una fecha objetiva son:

  • Una fecha subjetiva la puedes modificar cuando quieras o necesites, ya que eres tú el único que interviene en fijarla. Sin embargo, una fecha objetiva es una fecha que tú no puedes modificar por ti mismo ya que no eres el único que ha intervenido en fijarla. Incluso se puede dar el caso en el que no puedas modificar esa fecha objetiva.
  • No puedes llegar tarde a una fecha subjetiva porque siempre puedes moverla al habértela “impuesto” a ti mismo. Ya sé que hacer eso suena a trampa pero, ¿cuántas veces has movido fechas subjetivas en tu calendario porque no te daba tiempo o, simplemente, porque no te apetecía hacer lo que te habías marcado para hacer en ese momento?. Sin embargo, a una fecha objetiva si que puedes llegar tarde y, además, eso puede implicar que ya no puedas realizar la acción (podrás realizar otra acción, pero no esa). Por ejemplo, si tienes que entregar una solicitud antes de un plazo concreto y no lo entregas en la fecha indicada es muy probable que ya no puedas hacerlo.

Compromisos con fecha objetiva: su lugar está en el calendario

Como dice David Allen, buena parte del estrés que sufre la gente es consecuencia de la mala gestión de los compromisos que adquieren y, por tanto, se debe aprender a gestionar esos compromisos de la manera adecuada. Este, es uno de los principios fundamentales de GTD®.

Si hablamos de fechas y agenda en un entorno de efectividad personal óptima, lo que tenemos que aprender a gestionar adecuadamente son los compromisos que tienen una fecha objetiva. Este tipo de compromiso, y sólo éstos, son los que debes organizar en tu calendario. De ese modo, en tu calendario únicamente tendrás anotadas aquellos compromisos (acciones) que tienes que acometer en una fecha concreta y objetiva. Algunos ejemplos del tipo de compromisos que deben ir en un calendario son:

  • llevar a tu hijo a la clase extraescolar que tanto le gusta
  • asistir a la reunión que convocó tu jefe  (a la cuál aceptase ir, después de haberle propuesto un horario alternativo)
  • enviar tu propuesta de oferta de suministro a la plataforma de licitación de compras de uno de tus clientes
  • acudir a tu cita con el médico
  • ir a casa de tu amigo para ver el partido de baloncesto de este domingo que dan por la TV
  • presentar los papeles para renovar el carnet de conducir

Conclusión

Al organizar en tu calendario sólo los compromisos con fecha objetiva tendrás una visión muy clara de cuál es la realidad de tu agenda cada día. Además, si revisas adecuadamente tu sistema de organización comenzarás por mirar tu calendario y trabajar en esos compromisos a los que puedes llegar tarde, independientemente de que te parezcan más o menos importantes que otros que no tienen fecha objetiva.

De esta manera, conseguirás llegar a cumplir tus compromisos en todas esas fechas que, realmente, son objetivas de cumplir. Al prever esas fechas con anticipación puedes trabajar sin estrés para alcanzar el resultado previsto.

En definitiva, deja de creer en la falsa utilidad de las fechas subjetivas e incluye en tu calendario sólo compromisos con fecha objetiva. Experimentarás una nueva forma de trabajar más realista, con menos estrés y más efectiva con tu calendario.

Vivir en la agenda… peligrosamente

Vivir en la agenda peligrosamenteLa agenda o calendario es una de las herramientas que más ha aportado a la organización y la efectividad de las personas en las últimas décadas. Como todo el mundo sabe, la agenda es un lugar físico donde realizas anotaciones sobre los compromisos (reuniones, citas, entregas, acciones,…) que tienes en una hora y/o día en concreto.

Por ejemplo, si tienes una cita en el médico probablemente lo anotarás en tu agenda en el día y hora que te hayan propuesto. De igual manera, si tienes una reunión con un cliente, te guardarás de ponerla en tu calendario para ser consciente de ese compromiso. También, si realizas la declaración de impuestos probablemente tengas anotado en tu agenda, en el último día hábil para hacer la declaración, algo así como: “¡¡Último día para entregar la declaración de impuestos!!”. Como ves, el uso es variado y conocido por todos.

Sin embargo, no deja de sorprenderme el ineficiente uso que muchas personas siguen dando a la agenda. Como decía al principio, en la agenda deberían anotarse los compromisos que tienes que hacer en un día y/o en una hora concreta. Se puede hacer un uso eficiente o un uso ineficiente de la agenda y, como en otros tantos aspectos, tampoco aquí el uso depende de la persona, sino de criterios objetivos ligados a la efectividad.

La diferencia entre usar el calendario de manera eficiente o de manera ineficiente radica en un aspecto fundamental: si la fecha que estamos manejando es objetiva o es subjetiva. Es decir, sólo manejaremos dos opciones. No depende de nada más.

Un fecha subjetiva es una fecha que te pones a ti mismo para hacer algo, mientras que una fecha objetiva es una fecha que no te pones a ti mismo, sino que viene impuesta por el entorno: un cliente, un amigo, un trámite, un proyecto a entregar, un taller para impartir, el horario del colegio de tus hijos… Por ejemplo, el que tú quieras mañana a las 11:00h escribir el resumen ejecutivo para la Junta de Accionistas es hacer uso de una fecha subjetiva (mañana a las 11:00h). De la misma manera, anotarte en tu calendario “realizar llamadas” el  jueves de 15:00h a 16:00h es igual de subjetivo. Me gustaría que reflexionaras sobre estos ejemplos, o sobre alguno similar que se te ocurra o incluso algún caso real que tengas, respondiendo a estas preguntas (si lo compartes en los comentarios, mejor ;-)):

  • ¿Quién o qué te “exige” escribir el informe a las 11:00h o realizar llamadas de 15:00h a 16:00h?
  • ¿Si no haces eso en esa fecha y hora, ya no tendría sentido hacerlo después?
  • ¿No podrías hacer eso antes incluso de las fechas que te pones?

La realidad es que eres tú el que te impones esas fechas y compromisos, de ahí su carácter subjetivo. Echa un vistazo a tu agenda e identifica cuántas cosas anotas en tu agenda cuya fecha te has puesto tú mismo: tener cumplimentado un hito intermedio de un proyecto, realizar una llamada, leer un artículo, mandar un mail… Seguramente más de las que crees.

El uso de fechas subjetivas en tu calendario para organizar tus acciones te llevará a sobrecargar la agenda con falsos pseudocompromisos contigo mismo que, recurrentemente los irás incumpliendo. Irás moviendo de un lugar a otro de tu calendario las cosas que has apuntado y que no has podido hacer cuando lo tenías planificado, volviendo a tener que pensar cuándo te gustaría hacerlo y organizándolo de nuevo para, muy probablemente, volver a empezar. En definitiva, tú agenda pierde funcionalidad y tu pierdes efectividad.

Las fechas subjetivas podían tener un sentido hace varios años, cuando los cambios y la incertidumbre eran mucho menores de lo que lo son a día de hoy. En esos tiempos, podía tener sentido planificar qué ibas a hacer a lo largo de tu asignado “slots” de tiempo en tu calendario. Al fin y al cabo, era muy probable que al tener más tiempo disponible que trabajo por hacer, pudieses terminar con todo.

Sin embargo, la realidad actual es que la mayoría de la gente desarrolla su actividad en entornos V.U.C.A (volátiles, inciertos, complejos y ambiguos). Esto, unido a la realidad de la evolución que hemos sufrido como trabajadores del conocimiento, hace que el uso de fechas subjetivas sea un problema directo para tu efectividad.

Dejar de trabajar con fechas subjetivas y pasar a utilizar fechas objetivas supondrá una gran mejora en tu efectividad. En otro post profundizaremos sobre las fechas objetivas, qué son y cómo usarlas para ser más efectivos.