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GTD®: una metodología útil para las personas

Grupo de personas felices en circulo

Hay personas que han apostado por sí mismas, para mejorar y cambiar. Personas conscientes de que para conseguir resultados diferentes deben hacer cosas diferentes.

Son personas que se enfrentan a un mundo en el que todo es urgente, las cosas cambian demasiado rápido y falta tiempo para tanta información. Personas a las que el día a día las desborda y resulta agotador. Personas para las que no llegar a todo es frustrante y tienen la sensación de trabajar mucho y avanzar poco.

Muchas de ellas siguen probando e incluso utilizan técnicas de organización y gestión del tiempo que son otra época, cuando todo era diferente a cómo es ahora.

Tras comprobar que seguir por ese camino es inútil, han dado un paso adelante buscando una solución real y tomando contacto con GTD®.

Esta vez no voy a escribir sobre mi propia experiencia, porque si lees este blog seguro que ya la conoces. Hoy quería compartir experiencias reales de esas personas reales que comentaba al principio.

Experiencias en forma de pensamientos y reflexiones cuando descubren algunas de las cosas que GTD® va a aportar a su vida. Aquí te dejo con ellas, esperando que te sean útiles:

  • “El barrido mental te da la seguridad de que no se olvida nada”.

  • “Saber organizar mi día a día y la sensación de “no agobio” porque lo tienes todo estructurado y bajo control.”

  • “Creo que la metodología GTD puede ser realmente útil y me permitirá mejorar mi eficiencia.”

  • “El método es muy dinámico y práctico.”

  • “El barrido mental y la clarificación de las bandejas de entrada los considero realmente útiles a la hora de organizar mi trabajo.”

  • “Una nueva forma de poder gestionarme en cuanto a productividad y eficiencia, sabiendo aclarar mis asuntos.”

  • “Ver que realmente se pueden hacer las cosas de diferente manera e integrar que no podemos fiarnos de la memoria. El sistema en general me parece muy útil y lo aplicaré seguro.”

  • “Vaciar la mente de tareas y plasmarlas en un soporte determinado.”

  • “No depender del email para trabajar. Es importante dedicar tiempo a aclarar y organizar para después ser más productivo.”

  • “Liberar la mente, la sensación de control y de que no te explote nada.”

  • “Con ciertas preguntas clave aprendes a aclarar para organizar de forma breve. Además, aporta herramientas para volver a organizarte cuando hay descontrol.”

  • “Los conceptos aprendidos de aclarar y organizar me van a ser útiles y aplicables en mi día a día para organizarme mejor.”

  • “La necesidad y utilidad de hacer una revisión semanal del sistema.”

  • “Nuevas formas de gestionar la información sobre las tareas /actividades que tengo que hacer por medio de listas.”

  • “La captura de tareas pendientes para no depender de la memoria .”

  • “Es un método muy práctico y de utilidad en mi trabajo.”

  • “Tener una sistemática para organizarme y ser consciente de la fase de aclarar me parece imprescindible y no la utilizaba.”

  • “Vaciar la mente de incompletos. Dar significado a esos incompletos que hacen sentirte desconocer y disminuir la productividad y felicidad.”

  • “El paso de aclarar va a serme especialmente útil y también aprender cómo enfocarme en no confiar en la memoria.”

  • “La metodología es aplicable desde el minuto uno.”

  • “Buena metodología para organizar tu vida (laboral, personal,…) y así ganar en tranquilidad y buena gestión de actividades/proyectos.”

  • “La forma de organizar y cómo gestionar todo lo capturado. Sin tirar de memoria.”

  • “Un sistema sencillo de gestión de tareas que permite liberar la mente y evitar olvidos tanto para la vida profesional como la privada.”

  • “La forma de capturar los inputs de diferentes fuentes, aclararlos y organizarlos para poder despejar la mente de cosas.”

  • “La metodología es útil y te enseña hábitos que personalmente considero que me ayudarán.”

Estos son solo algunos ejemplos y aquí tienes más. Una muestra evidente, más allá de los demostrados por la ciencia, de lo que GTD® aporta al día a día de las personas.

Si algo de lo que has leído aquí puede ser de utilidad en tu vida, te has quedado sin excusas. Empieza a cambiar y aprende una nueva forma de hacer las cosas. Sólo depende de ti y el camino es más sencillo de lo que crees.

GTD: más sencillo de lo que crees

un persona mirando un panel en blanco con varias opciones

Necesitas algo diferente y que, de una vez, te sea útil. Al menos, que te haga sentir esa sensación de que, esta vez sí, has dado con algo diferente que puede ayudarte a cambiar tu situación.

Llevas mucho tiempo probando cosas de dudosa utilidad hasta la fecha. Son cosas que lees por ahí como «Mi método personal para el éxito productivo», «Mi metodología de productividad para gente como tú», «Los 10 tips fundamentales de toda persona productiva» o «PEOR (Productividad, Emprendimiento, Organización y Resultados), el método definitivo para despegar».  

Son ejemplos ficticios, espero. Pero válidos para lo que quiero expresar.

¿Métodos y técnicas personales válidas para todo el mundo?

Probablemente, esos métodos y técnicas personales sean válidos para las personas que los han creado. También, probablemente, estén basados en circunstancias propias de esas personas que muy poco o nada tengan que ver con las tuyas.

Creer y afirmar que algo vaya a funcionar a otras personas simplemente por el hecho de que te haya funcionado a ti es, por lo menos, digno de un egocentrismo sospechoso.

Además, es curioso como los resultados que ofrecen esos métodos y técnicas personales suelen ser inmediatos, infalibles e incuestionables. A lo que habría que añadir, en mi experiencia, también irreales, insuficientes e insostenibles.

Me gustaría dejar claro que soy de la opinión de que cada persona utilice aquello que le funcione, que ya somos mayorcitos. Pero que funcione de verdad.

Soluciones basadas en evidencias

Por todos es sabido que las investigaciones sobre neurociencia y ciencia cognitiva ha aportado importantes y relevantes avances en el conocimiento del funcionamiento del cerebro y comportamiento humano.

Muchos de estos avances han ayudado a validar científicamente muchas de las propuestas de GTD® para que las personas se organicen mejor, trabajen con enfoque y eliminen el estrés.

Por ello, podemos decir que GTD® es una alternativa de eficacia probada.

La reacción de algunas personas cuando toman contacto con GTD® es estar frente a algo complejo: capturar todo, pensar y decidir, organizar en listas, reflexionar, elegir para ejecutar,…

GTD®: sencillez para gestionar la complejidad

Si GTD® te parece complejo es porque tu vida es compleja. Si tu vida fuera sencilla, GTD® te parecería sencillo.

Te llegan inputs y cosas que atender constantemente, aunque ahora obvies muchas de ellas.

Tienes que pensar sobre todas esas cosas y tomar decisiones, aunque ahora no lo hagas.

En algún lugar tienes que poner recordatorios para que no se te olviden las cosas, por mucha memoria que creas tener,… Tu vida es aún más compleja de lo que parece.

GTD®, sencillamente, te muestra la realidad y, si tu vida es compleja, lo que te muestre GTD® te parecerá complejo.

Pero la realidad es que GTD® es algo sencillo, porque es un conjunto de comportamientos sencillos.

Conclusión

Frente a los ejemplos subjetivos que mencionaba al principio, GTD® propone mejores prácticas fácilmente aplicables y comportamientos concretos basados en ciencia cognitiva y neurociencia. Algo que utilizan personas de todo el mundo y de culturas muy diferentes desde hace muchos años.

Mejorar tu efectividad personal es importante, porque afecta a tu vida y a tu felicidad. Acudir a pseudo-soluciones es una pérdida de tiempo si realmente quieres cambiar algo y conseguir resultados diferentes y sostenibles.

Es cierto que GTD® requiere esfuerzo por tu parte, pero cualquier cambio que merece la pena lo requiere. Hacerlo con GTD® es más sencillo de lo que crees.

Cuando haces lo que tienes que hacer

Montañas de interrogaciones

Puede que resulte contradictorio. Y puede que genere incomodidad admitirlo. Pero al fin y al cabo, tus recursos físicos y mentales son limitados.

Ni puedes ni tienes que abarcar todo, aunque pretendas hacerlo. Más aún cuando en ese todo hay una gran cantidad de cosas sin definir. Cosas que ni siquiera sabes lo que son, ni lo que significan para ti y sobre las que tampoco sabes si, de verdad, tienes que hacer algo con ellas. Pero, paradójicamente, sí crees que tienes que hacer algo.

Afortunadamente hay solución para eso. ¿Qué es ese asunto que tienes entre manos?. ¿Qué significa?. ¿Requiere alguna acción por tu parte?. ¿Puede esperar? ¿Lo puede hacer otra persona?. Estás son algunas preguntas que te pueden ayudar a tener criterio a la hora de decidir qué hacer y que dejar sin hacer.

El problema viene si crees que siempre tienes que hacer algo con cada asunto que aparece. No sabes por que lo crees, pero lo crees.

Pero lo cierto es que vas a tener que dejar cosas sin hacer. Sí, has leído bien: vas a tener que dejar cosas sin hacer.

Sé que cuesta escucharlo o leerlo. Sé que cuesta pensar que puede tener sentido. Sé que cuesta ser consciente de que es radicalmente cierto porque sabes que tienes más trabajo que tiempo.

“Sólo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces”. David Allen

Pero es posible dejar de hacer cosas y sentirte bien con ello. Esto ocurre cuando haces aquellas cosas que tiene sentido hacer.

Tener claras tus prioridades te ayudará aprender a dejar de hacer cosas sintiéndote bien con eso que dejas sin hacer. Te aseguro que se puede conseguir.

Simplemente tienes que deshacerte de esas creencias que te han “vendido” durante toda tu vida: no pares, haz más, todo es importante, todo es urgente, todo lo de mi jefe, todo lo de mi cliente,… Todo. Manda a paseo esas creencias porque simplemente son eso: creencias.

Hay muchas cosas que haces en tu día a día que, muy posiblemente, deberías dejar sin hacer. Lo sabes. Son cosas fáciles, rápidas, que se te dan bien,… La mayor parte de esas cosas aportan muy poco valor a tu trabajo. Pero esa sensación de ser una persona muy ocupada te mola.

Y, mientras, ese trabajo de verdadero valor que como profesional del conocimiento debes generar, queda para ese momento en que estás con la energía por los suelos. Cuando tienes dos opciones: hacerlo con muchas posibilidades de hacerlo mal o, directamente, no hacerlo.

Hay solución para decidir qué hacer y qué no hacer. Es un proceso que, probablemente, te suponga afrontar cambios en cómo piensas y haces ahora las cosas. Porque no es lo mismo dejar de hacer sin más, que dejar de hacerlas cuando has hecho lo que tenías que hacer aportando valor a tu trabajo, a tus resultados y a tus objetivos. Es decir, cuando haces lo que tienes que hacer.

Aclarar en #GTD: pensar y tomar decisiones

Persona mirando hacia su cerebro que se ve, simbolizando que hay que utilizarlo

Pensar y tomar decisiones son características principales que definen a los profesionales del conocimiento. Funciones imprescindibles para determinar la verdadera aportación de valor de tu trabajo y que influyen directamente sobre tu efectividad personal.

Como profesional del conocimiento, debes definir la tarea que vas a hacer. Algo que Peter Drucker ya decía cuando hablaba de las diferencias entre el trabajo manual y el trabajo del conocimiento: “en el «trabajo manual» la tarea es evidente mientras que en el «trabajo del conocimiento» hay que definirla”.

Como ya sabes, GTD® es el nuevo estándar en productividad personal. Una metodología que ayuda a mejorar la efectividad de los profesionales del conocimiento. Profesionales como tú.

GTD® propone nuevos hábitos y una manera diferente de trabajar adaptada a las necesidades actuales. Uno de esos hábitos principales es el de «aclarar» todas las cosas que previamente has capturado porque han llamado tu atención.

Definir tu tarea

Para Peter Drucker, la productividad del trabajador del conocimiento exige que hagamos la pregunta «¿Cuál es la tarea?». El objetivo de esta pregunta es definir cuál es el trabajo que debes hacer y, para definirlo, es imprescindible pensar y decidir.

En «Organízate con eficacia», David Allen dice que antes de organizar algo que está incompleto debes capturarlo y aclararlo. Una vez hecho esto, ya puedes organizar las acciones que habrás de hacer basándote en las decisiones has tomado.

Por tanto, antes de poder organizar tus asuntos tienes que aclararlos. El hábito de «aclarar» en GTD® consiste en:

  • Preguntarte qué es cada uno de los elementos capturados, para transformarlos en algo que tiene significado para ti
  • Decidir qué vas a hacer con cada uno de esos elementos. Algunos requerirán acción y otros no.
  • Para aquellos elementos sobre los que hayas decidido qué vas a hacer algo, pensar cuál es la siguiente acción que te va a permitir avanzar y, si tiene sentido, cuál es el resultado deseado que deseas alcanzar en ese asunto
  • Continuar este proceso con todos los elementos de la bandeja de entrada, hasta vaciarla

Resumen

Cuando hayas completado el paso de aclarar, habrás vaciado tus bandejas de entrada, pensando sobre las cosas que había en ellas, dotándolas de significado y tomando decisiones al respecto.

Tendrás un conocimiento absoluto sobre qué tienes que hacer y qué no tienes que hacer, lo que te ayudará en el proceso de conseguir sensación de control y poder trabajar con enfoque.

 

Cómo capturar en GTD

Cómo capturar en GTD

En el post de la semana pasada vimos que capturar era el primero de los cinco pasos que propone GTD para conseguir sensación de control. Hoy avanzaremos en ese paso y veremos cómo capturar en GTD.

Capturar es el primer paso para liberarte del estrés y poder construir un sistema que permita liberar a tu mente de la pesada e ineficiente tarea de tener que recordar todo lo que tienes que hacer y todo sobre lo que tienes que decidir.

Existen dos modos fundamentales de cómo capturar en GTD: la captura «automática» y la captura «manual».

La principal diferencia entre ambos tipos está en si eres tú quien desencadena la acción de capturar (captura manual) o, si por el contrario, tu no intervienes de forma directa en el proceso (captura automática).

Cómo capturar en GTD: la captura automática

Constantemente, de forma automática, se están capturando cosas en nuestro entorno. Y lo hacen sin que tú hagas nada.

Esas cosas, por sí solas, van a parar a tus contenedores y bandejas de entrada.

Algunos ejemplos podrían ser correos electrónicos, mensajes que te envían y publican en redes sociales, cartas en tu buzón de correo, notas y documentos que te dejan en la mesa de la oficina, propaganda, mensajes en tu buzón de voz, llamadas perdidas,… Una buena diversidad de elementos de los que, en ocasiones, no somos conscientes.

Sobre todas estas cosas, más adelante, tendrás que pensar y decidir qué harás con ellas.

Cómo capturar en GTD: la captura manual

Por otra parte, hay muchas cosas que tendrás que capturar tú.

Será todo aquello que capte tu atención en algún momento o, por ejemplo, cosas que te lleven dando vueltas en la cabeza desde hace tiempo: ideas, ocurrencias, preocupaciones, olvidos, información,…

En este caso, es cuando tienes que poner en práctica la captura manual usando los medios que tengas a tu alcance. Tendrás que sacar eso de tu cabeza y ponerlo en algún sitio para decidir qué hacer con ello más adelante.

En GTD®, Capturar consiste en recopilar todo aquello que llama tu atención en contenedores externos de confianza que vacías regularmente.

Como con cualquier hábito, al inicio tendrás que hacerlo de forma consciente y, antes de lo que piensas, habrás conseguido empezar a capturar sin esfuerzo.

Herramientas de captura

Existen diversos tipos de herramientas que te ayudarán a la hora de capturar. Recuerda que tienes que poder capturar cualquier cosa en el momento en el que necesites hacerlo.

Ya sea en tu oficina, en una reunión con un cliente o un proveedor, en casa viendo la televisión, leyendo un libro, en el parque con tus hijos, dando un paseo con tu pareja, haciendo deporte o de charla con amigos,….

Siempre que necesites capturar algo, tendrás que tener a mano una herramienta para hacerlo. Es importante que lo tengas en cuenta para cuando te plantees cómo capturar en GTD.

Utilizar unas herramientas u otras dependerá de varios factores como tus gustos personales, situaciones en las que estés o la naturaleza física de lo que capturas (papeles, ideas, imágenes,…). En realidad, lo único importante es que tus herramientas te ayunden a capturar con el menor esfuerzo siempre que sea necesario.

Veamos algunos ejemplos de herramientas que te pueden ayudar a desarrollar el hábito de capturar:

  • Aplicación de notas de tu teléfono
  • Libreta o cuaderno
  • Tener una pizarra (en tu despacho, pegada en la nevera,… )
  • Aplicaciones de correo para enviarte emails, tanto personales como profesionales
  • Asistentes de voz del teléfono móvil, como Ok Google o Siri
  • Aplicaciones de mensajería (Whatsapp, Telegram,…) para enviarte mensajes
  • Bandeja para documentos en tu mesa de trabajo
  • Bandejas en diferentes puntos de tu casa
  • Billetera o cartera, donde guardas tickets, notas,…
  • Bolso o bandolera
  • Bolsillos de una mochila, maletín,…
  • Post-its, tanto en el trabajo como en diferentes lugares de tu casa
  • Grabadora de voz del móvil
  • Aplicaciones informáticas en el ordenador para notas como Evernote, Onenote, Word,…

Estos son algunos ejemplos, pero puede haber muchos más.

Recuerda que, uses las que uses, tendrás posteriormente que vaciar todos los contenedores donde acaben esas cosas que captures. Así evitarás los cuellos de botella y podrás aclarar qué significan para ti y qué acciones o resultados quieres conseguir.

¿Cuántas herramientas necesitas para capturar?

El número de herramientas que necesitarás para capturar depende varios factores.

Puedes preferir herramientas digitales (móvil, aplicaciones informáticas,…) o puedes preferir usar herramientas de papel (cuaderno, libretas, post-it).

En cualquier caso, tus preferencias son secundarias ya que lo importante es que uses lo que tengas que usar para capturar cuando lo necesites.

También tienes que tener en cuenta que tendrás que vaciar, regularmente y más adelante, todos los contenedores donde se capturen cosas de forma automática o donde tú captures de forma manual.

Para poder capturar de forma efectiva, tendrás que usar el menor número de herramientas de captura posible pero tendrás que usar todas las necesarias para capturar siempre que tengas que hacerlo.

Tener más herramientas de las necesarias podría complicar el desarrollo de tus hábitos para capturar y, posteriormente, vaciar tus contenedores. Usar menos herramientas podría tener como consecuencia que dejases de capturar cosas que, posiblemente, tendrías que capturar.

Resumen

Hay cosas que se capturan solas, de manera automática, y cosas que tienes que capturar tú de forma manual.

Todo aquello que capte tu atención en algún momento o que tengas en la cabeza tendrás que capturarlo utilizando diversas herramientas de captura.

Hay que usar el menor número de herramientas de captura posible pero todas las necesarias para que puedas capturar cuando debas hacerlo, independientemente de tus gustos o preferencias.

Disponer de las herramientas adecuadas, sin duda, te ayudará a desarrollar el hábito de capturar en GTD.