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Efectividad personal: tu realidad es la que es

Persona con los ojos vendados a punto de caer por un hueco en el suelo

“Puede que no sea el héroe que Gotham merece, pero es el que necesita”
El Caballero Oscuro

Llevas tiempo buscando una solución para organizarte mejor. Algún sistema o técnica simple que te resuelva tu problema de forma rápida. Algo que te suponga poco o ningún esfuerzo.

Buscas algo simple. No quieres complicarte. Sería genial encontrar el “nirvana productivo” con unos simples y replicables trucos personales como algunos prometen.

Afortunadamente, también has leído que hay otras formas de solucionar tu problema mejorando tu efectividad.

Se trata de soluciones realistas. Diseñadas para ofrecer una respuesta óptima y de garantías para el tipo de profesional que eres y el tiempo que te ha tocado vivir.

Soluciones avaladas por la neurociencia y utilizadas durante años por millones de personas de todo el mundo. Soluciones como GTD®.

El otro día me comentaban algunas personas durante un curso que les daba la sensación de que GTD® parecía un sistema complicado.

Demasiados pasos para conseguir sensación de control total sobre tu trabajo, cuando la realidad es que GTD® propone únicamente cinco sencillos pasos para eliminar el estrés.

Demasiadas listas y contenedores para organizar los recordatorios y la información, cuando en realidad no necesitas más que unas pocas listas y un calendario.

Demasiado tiempo para invertir en un sistema fiable a prueba de olvidos, actualizado y sobre el que poder trabajar con enfoque, cuando en realidad solo necesitas desarrollar una serie de hábitos para tener un sistema de organización fiable.

GTD® es, en realidad, un método sencillo formado por hábitos sencillos. Ni más ni menos.

En mi experiencia, una de las grandes ventajas de GTD® es que te muestra tu realidad tal y como es. Puede que prefieras una solución simple e incompleta, y que GTD® no sea la solución que te gustaría.

Pero tu realidad es la que es y por tanto necesitas algo que te la muestre con sinceridad y transparencia. No necesitas sistemas de organización sobresimplificados que te oculten parte de lo que tienes que hacer para que puedas sentir una falsa y peligrosa sensación de bienestar.

Si quieres mejorar tu efectividad personal, busca un sistema que te muestre las cosas como son y no como te gustarían que fueran. Porque tu realidad es la que es y necesitas lo que necesitas.

GTD®: una metodología útil para las personas

Grupo de personas felices en circulo

Hay personas que han apostado por sí mismas, para mejorar y cambiar. Personas conscientes de que para conseguir resultados diferentes deben hacer cosas diferentes.

Son personas que se enfrentan a un mundo en el que todo es urgente, las cosas cambian demasiado rápido y falta tiempo para tanta información. Personas a las que el día a día las desborda y resulta agotador. Personas para las que no llegar a todo es frustrante y tienen la sensación de trabajar mucho y avanzar poco.

Muchas de ellas siguen probando e incluso utilizan técnicas de organización y gestión del tiempo que son otra época, cuando todo era diferente a cómo es ahora.

Tras comprobar que seguir por ese camino es inútil, han dado un paso adelante buscando una solución real y tomando contacto con GTD®.

Esta vez no voy a escribir sobre mi propia experiencia, porque si lees este blog seguro que ya la conoces. Hoy quería compartir experiencias reales de esas personas reales que comentaba al principio.

Experiencias en forma de pensamientos y reflexiones cuando descubren algunas de las cosas que GTD® va a aportar a su vida. Aquí te dejo con ellas, esperando que te sean útiles:

  • “El barrido mental te da la seguridad de que no se olvida nada”.

  • “Saber organizar mi día a día y la sensación de “no agobio” porque lo tienes todo estructurado y bajo control.”

  • “Creo que la metodología GTD puede ser realmente útil y me permitirá mejorar mi eficiencia.”

  • “El método es muy dinámico y práctico.”

  • “El barrido mental y la clarificación de las bandejas de entrada los considero realmente útiles a la hora de organizar mi trabajo.”

  • “Una nueva forma de poder gestionarme en cuanto a productividad y eficiencia, sabiendo aclarar mis asuntos.”

  • “Ver que realmente se pueden hacer las cosas de diferente manera e integrar que no podemos fiarnos de la memoria. El sistema en general me parece muy útil y lo aplicaré seguro.”

  • “Vaciar la mente de tareas y plasmarlas en un soporte determinado.”

  • “No depender del email para trabajar. Es importante dedicar tiempo a aclarar y organizar para después ser más productivo.”

  • “Liberar la mente, la sensación de control y de que no te explote nada.”

  • “Con ciertas preguntas clave aprendes a aclarar para organizar de forma breve. Además, aporta herramientas para volver a organizarte cuando hay descontrol.”

  • “Los conceptos aprendidos de aclarar y organizar me van a ser útiles y aplicables en mi día a día para organizarme mejor.”

  • “La necesidad y utilidad de hacer una revisión semanal del sistema.”

  • “Nuevas formas de gestionar la información sobre las tareas /actividades que tengo que hacer por medio de listas.”

  • “La captura de tareas pendientes para no depender de la memoria .”

  • “Es un método muy práctico y de utilidad en mi trabajo.”

  • “Tener una sistemática para organizarme y ser consciente de la fase de aclarar me parece imprescindible y no la utilizaba.”

  • “Vaciar la mente de incompletos. Dar significado a esos incompletos que hacen sentirte desconocer y disminuir la productividad y felicidad.”

  • “El paso de aclarar va a serme especialmente útil y también aprender cómo enfocarme en no confiar en la memoria.”

  • “La metodología es aplicable desde el minuto uno.”

  • “Buena metodología para organizar tu vida (laboral, personal,…) y así ganar en tranquilidad y buena gestión de actividades/proyectos.”

  • “La forma de organizar y cómo gestionar todo lo capturado. Sin tirar de memoria.”

  • “Un sistema sencillo de gestión de tareas que permite liberar la mente y evitar olvidos tanto para la vida profesional como la privada.”

  • “La forma de capturar los inputs de diferentes fuentes, aclararlos y organizarlos para poder despejar la mente de cosas.”

  • “La metodología es útil y te enseña hábitos que personalmente considero que me ayudarán.”

Estos son solo algunos ejemplos y aquí tienes más. Una muestra evidente, más allá de los demostrados por la ciencia, de lo que GTD® aporta al día a día de las personas.

Si algo de lo que has leído aquí puede ser de utilidad en tu vida, te has quedado sin excusas. Empieza a cambiar y aprende una nueva forma de hacer las cosas. Sólo depende de ti y el camino es más sencillo de lo que crees.

GTD: más sencillo de lo que crees

un persona mirando un panel en blanco con varias opciones

Necesitas algo diferente y que, de una vez, te sea útil. Al menos, que te haga sentir esa sensación de que, esta vez sí, has dado con algo diferente que puede ayudarte a cambiar tu situación.

Llevas mucho tiempo probando cosas de dudosa utilidad hasta la fecha. Son cosas que lees por ahí como «Mi método personal para el éxito productivo», «Mi metodología de productividad para gente como tú», «Los 10 tips fundamentales de toda persona productiva» o «PEOR (Productividad, Emprendimiento, Organización y Resultados), el método definitivo para despegar».  

Son ejemplos ficticios, espero. Pero válidos para lo que quiero expresar.

¿Métodos y técnicas personales válidas para todo el mundo?

Probablemente, esos métodos y técnicas personales sean válidos para las personas que los han creado. También, probablemente, estén basados en circunstancias propias de esas personas que muy poco o nada tengan que ver con las tuyas.

Creer y afirmar que algo vaya a funcionar a otras personas simplemente por el hecho de que te haya funcionado a ti es, por lo menos, digno de un egocentrismo sospechoso.

Además, es curioso como los resultados que ofrecen esos métodos y técnicas personales suelen ser inmediatos, infalibles e incuestionables. A lo que habría que añadir, en mi experiencia, también irreales, insuficientes e insostenibles.

Me gustaría dejar claro que soy de la opinión de que cada persona utilice aquello que le funcione, que ya somos mayorcitos. Pero que funcione de verdad.

Soluciones basadas en evidencias

Por todos es sabido que las investigaciones sobre neurociencia y ciencia cognitiva ha aportado importantes y relevantes avances en el conocimiento del funcionamiento del cerebro y comportamiento humano.

Muchos de estos avances han ayudado a validar científicamente muchas de las propuestas de GTD® para que las personas se organicen mejor, trabajen con enfoque y eliminen el estrés.

Por ello, podemos decir que GTD® es una alternativa de eficacia probada.

La reacción de algunas personas cuando toman contacto con GTD® es estar frente a algo complejo: capturar todo, pensar y decidir, organizar en listas, reflexionar, elegir para ejecutar,…

GTD®: sencillez para gestionar la complejidad

Si GTD® te parece complejo es porque tu vida es compleja. Si tu vida fuera sencilla, GTD® te parecería sencillo.

Te llegan inputs y cosas que atender constantemente, aunque ahora obvies muchas de ellas.

Tienes que pensar sobre todas esas cosas y tomar decisiones, aunque ahora no lo hagas.

En algún lugar tienes que poner recordatorios para que no se te olviden las cosas, por mucha memoria que creas tener,… Tu vida es aún más compleja de lo que parece.

GTD®, sencillamente, te muestra la realidad y, si tu vida es compleja, lo que te muestre GTD® te parecerá complejo.

Pero la realidad es que GTD® es algo sencillo, porque es un conjunto de comportamientos sencillos.

Conclusión

Frente a los ejemplos subjetivos que mencionaba al principio, GTD® propone mejores prácticas fácilmente aplicables y comportamientos concretos basados en ciencia cognitiva y neurociencia. Algo que utilizan personas de todo el mundo y de culturas muy diferentes desde hace muchos años.

Mejorar tu efectividad personal es importante, porque afecta a tu vida y a tu felicidad. Acudir a pseudo-soluciones es una pérdida de tiempo si realmente quieres cambiar algo y conseguir resultados diferentes y sostenibles.

Es cierto que GTD® requiere esfuerzo por tu parte, pero cualquier cambio que merece la pena lo requiere. Hacerlo con GTD® es más sencillo de lo que crees.

Cuando haces lo que tienes que hacer

Montañas de interrogaciones

Puede que resulte contradictorio. Y puede que genere incomodidad admitirlo. Pero al fin y al cabo, tus recursos físicos y mentales son limitados.

Ni puedes ni tienes que abarcar todo, aunque pretendas hacerlo. Más aún cuando en ese todo hay una gran cantidad de cosas sin definir. Cosas que ni siquiera sabes lo que son, ni lo que significan para ti y sobre las que tampoco sabes si, de verdad, tienes que hacer algo con ellas. Pero, paradójicamente, sí crees que tienes que hacer algo.

Afortunadamente hay solución para eso. ¿Qué es ese asunto que tienes entre manos?. ¿Qué significa?. ¿Requiere alguna acción por tu parte?. ¿Puede esperar? ¿Lo puede hacer otra persona?. Estás son algunas preguntas que te pueden ayudar a tener criterio a la hora de decidir qué hacer y que dejar sin hacer.

El problema viene si crees que siempre tienes que hacer algo con cada asunto que aparece. No sabes por que lo crees, pero lo crees.

Pero lo cierto es que vas a tener que dejar cosas sin hacer. Sí, has leído bien: vas a tener que dejar cosas sin hacer.

Sé que cuesta escucharlo o leerlo. Sé que cuesta pensar que puede tener sentido. Sé que cuesta ser consciente de que es radicalmente cierto porque sabes que tienes más trabajo que tiempo.

“Sólo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces”. David Allen

Pero es posible dejar de hacer cosas y sentirte bien con ello. Esto ocurre cuando haces aquellas cosas que tiene sentido hacer.

Tener claras tus prioridades te ayudará aprender a dejar de hacer cosas sintiéndote bien con eso que dejas sin hacer. Te aseguro que se puede conseguir.

Simplemente tienes que deshacerte de esas creencias que te han “vendido” durante toda tu vida: no pares, haz más, todo es importante, todo es urgente, todo lo de mi jefe, todo lo de mi cliente,… Todo. Manda a paseo esas creencias porque simplemente son eso: creencias.

Hay muchas cosas que haces en tu día a día que, muy posiblemente, deberías dejar sin hacer. Lo sabes. Son cosas fáciles, rápidas, que se te dan bien,… La mayor parte de esas cosas aportan muy poco valor a tu trabajo. Pero esa sensación de ser una persona muy ocupada te mola.

Y, mientras, ese trabajo de verdadero valor que como profesional del conocimiento debes generar, queda para ese momento en que estás con la energía por los suelos. Cuando tienes dos opciones: hacerlo con muchas posibilidades de hacerlo mal o, directamente, no hacerlo.

Hay solución para decidir qué hacer y qué no hacer. Es un proceso que, probablemente, te suponga afrontar cambios en cómo piensas y haces ahora las cosas. Porque no es lo mismo dejar de hacer sin más, que dejar de hacerlas cuando has hecho lo que tenías que hacer aportando valor a tu trabajo, a tus resultados y a tus objetivos. Es decir, cuando haces lo que tienes que hacer.

Aclarar en #GTD: pensar y tomar decisiones

Persona mirando hacia su cerebro que se ve, simbolizando que hay que utilizarlo

Pensar y tomar decisiones son características principales que definen a los profesionales del conocimiento. Funciones imprescindibles para determinar la verdadera aportación de valor de tu trabajo y que influyen directamente sobre tu efectividad personal.

Como profesional del conocimiento, debes definir la tarea que vas a hacer. Algo que Peter Drucker ya decía cuando hablaba de las diferencias entre el trabajo manual y el trabajo del conocimiento: “en el «trabajo manual» la tarea es evidente mientras que en el «trabajo del conocimiento» hay que definirla”.

Como ya sabes, GTD® es el nuevo estándar en productividad personal. Una metodología que ayuda a mejorar la efectividad de los profesionales del conocimiento. Profesionales como tú.

GTD® propone nuevos hábitos y una manera diferente de trabajar adaptada a las necesidades actuales. Uno de esos hábitos principales es el de «aclarar» todas las cosas que previamente has capturado porque han llamado tu atención.

Definir tu tarea

Para Peter Drucker, la productividad del trabajador del conocimiento exige que hagamos la pregunta «¿Cuál es la tarea?». El objetivo de esta pregunta es definir cuál es el trabajo que debes hacer y, para definirlo, es imprescindible pensar y decidir.

En «Organízate con eficacia», David Allen dice que antes de organizar algo que está incompleto debes capturarlo y aclararlo. Una vez hecho esto, ya puedes organizar las acciones que habrás de hacer basándote en las decisiones has tomado.

Por tanto, antes de poder organizar tus asuntos tienes que aclararlos. El hábito de «aclarar» en GTD® consiste en:

  • Preguntarte qué es cada uno de los elementos capturados, para transformarlos en algo que tiene significado para ti
  • Decidir qué vas a hacer con cada uno de esos elementos. Algunos requerirán acción y otros no.
  • Para aquellos elementos sobre los que hayas decidido qué vas a hacer algo, pensar cuál es la siguiente acción que te va a permitir avanzar y, si tiene sentido, cuál es el resultado deseado que deseas alcanzar en ese asunto
  • Continuar este proceso con todos los elementos de la bandeja de entrada, hasta vaciarla

Resumen

Cuando hayas completado el paso de aclarar, habrás vaciado tus bandejas de entrada, pensando sobre las cosas que había en ellas, dotándolas de significado y tomando decisiones al respecto.

Tendrás un conocimiento absoluto sobre qué tienes que hacer y qué no tienes que hacer, lo que te ayudará en el proceso de conseguir sensación de control y poder trabajar con enfoque.