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Eso que buscas

Eso que buscas es GTD

Llegas a primera hora a la oficina. Gracias al madrugón que te has dado, consigues que el tiempo que te suele llevar ir de casa al trabajo se haya quedado en menos de la mitad. Todo un récord.

A esa hora temprana la oficina es un mar en calma. Muy diferente a la tempestad en la que se convierte a media mañana, cuando todo el mundo ha llegado y comienza a trabajar. Te resulta extraño tanto silencio. La mezcla de sueño y tranquilidad hacen que sientas relajado.

Miras el reloj. Tienes dos horas hasta que la mayoría de la gente empiece a llegar. Dos horas para que empiece a sonar el teléfono, para distraerte con las conversaciones de oficina, para que tu jefe comience a pedirte cosas «para ya» y las circunstancias vayan cambiando tus prioridades. Así no hay quien trabaje. Así no hay quien planifique. En realidad, aunque no lo sabes aún, son excusas que te pones.

Haces el esfuerzo de centrarte en el momento. Dos horas para ti y para poder dar un buen empujón a tu trabajo pendiente. Un privilegio que piensas aprovechar.

Llega el momento de elegir por dónde empezar a trabajar de entre todo lo que tienes que hacer. Sabes que hay mucho por hacer pero, realmente, no sabes qué es lo que debes hacer. No sabes por dónde empezar.

Ante esta situación, un mal hábito adquirido durante años se adueña de tu indecisión: abres el correo electrónico para ocuparte de algo de lo último que te haya llegado. Entre tanto mensaje, buscas algo que te guste, que te resulte fácil o que te vaya a llevar poco tiempo. Quieres aprovechar para hacer cuantas más cosas mejor aunque no te paguen por ello.

A medida que pasa el tiempo te vas quitando cosas de encima. Intuyes que la mayoría son tonterías o cosas que pueden esperar a otro momento. Sin embargo, ir borrando y archivando emails te da la sensación de que estás siendo una persona muy productiva. Nada más lejos de la realidad.

De pronto, te acuerdas de que tienes que terminar un informe para entregar mañana como último día de plazo. Tu pulso se acelera y comienzas a recordar más cosas. Te comprometiste con tu jefe a responderle a la previsión de cifras que te pidió hace varias semanas. Además, caes en la cuenta de que necesitabas una información previa, pero no te acuerdas qué era ni a quién se la tenías que pedir… Sientes que el día empieza a torcerse.

La sensación de agobio hace que, como por arte de magia, te olvides de tu bandeja de email. Esa que te dictaba sin criterio que ir haciendo. Puede que no seas consciente aún, pero en el fondo sabes que esa no es su función. Tienes que dejar de fiarte de ella para eso.

Pasadas dos horas desde que llegaste, tus compañeros de trabajo empiezan a aparecer en la oficina. Saludos, disertaciones sobre el partido de fútbol de ayer, blasfemias contra el tráfico y trivialidades meteorológicas para ir calentando motores. Tu mar en calma comienza a agitarse. Los tambores de guerra de tu día a día empiezan a sonar. En lugar de haber avanzado las cosas que debías te has dedicado a hacer cosas que, ahora, entiendes que podían haber esperado.

Empiezas a sentir una mezcla de nervios, estrés y frustración. Si hubieses tenido bien claro lo que tenías que hacer, no te habrías puesto a trabajar sobre el correo a primera hora. En su lugar, te habrías ocupado de ese informe que debes enviar. Maldito email.

Piensas que debe haber una forma de organizarse mejor, de poder entregar las cosas a tiempo, de que no se olviden las cosas,… Un forma de dejar de estar al final de la cadena alimentaria de la productividad: dejar de ser presa de las circunstancias siendo zarandeado cada día por tu realidad y pasar a tomar el control.

La buena noticia es que, eso que buscas, existe. Conseguir estabilidad, dejar de sentir constantemente esa sensación de descontrol, poder recuperar las riendas de tu día a día cuando tengas necesidad, tener criterios para decidir qué hacer y qué no hacer, elegir la mejor opción para empezar a trabajar en función de tu situación, … Esta forma de trabajar, ya existe.

Tienes el problema pero también tienes la solución. Porque eso que buscas, se llama GTD®.

Aprender a trabajar

Aprender a trabajar

Nos han enseñado a leer, a escribir, a hablar,… También matemáticas, física, literatura, latín, química,…

Nos han enseñado a comportarnos, a ser educados, a respetar a los demás,… En algunos casos, también valores, actitudes,…

A lo largo de nuestra vida nos han enseñado muchas cosas. Al menos lo han intentado. Lo que cada uno haya aprendido ya es cosa suya.

Enseñanzas bajo la esperanza de prepararnos para afrontar un mundo profesional que ya no es como era. Enseñanzas obsoletas para tiempos modernos. Se le deberían encender las alarmas a más de uno.

Tampoco voy a ser un cenizo y machacar lo que todos saben: la educación tradicional no es suficiente para preparar a las personas a relacionarse de forma óptima con la realidad actual y, mucho menos, con su trabajo. Que se lo pregunten al estrés, a la ansiedad, a eso de no parar ni un minuto,…

El sistema educativo debe cambiar y esperemos que lo haga. Pero aquellos que ya no vamos a volver a pasar por esa trituradora del desarrollo del potencial humano, ¿qué podemos hacer por nosotros?

La realidad es que únicamente una parte de las enseñanzas que recibimos en nuestras etapas pre-profesionales son de utilidad a día de hoy. Y me atrevo a aventurar que esa parte es muy pequeña en la mayoría de los casos.

En la sociedad actual los profesionales tenemos que aprender a trabajar. Sé que esto puede provocar más de una incomodidad e incluso afectar al ego de alguien. Pero es cierto y, en parte, se debe a que no nos han enseñado a hacerlo.

En el trabajo tradicional sí se enseñaba a los trabajadores a realizar su función. Debido a que lo que había que hacer era evidente, se tenía muy claro qué debían aprender las personas para realizar su trabajo correctamente. Además, como esas funciones permanecían estables en el tiempo, tampoco había que preocuparse por refrescar enseñanzas ni conocimientos con frecuencia.

Sin embargo, a día de hoy la situación ha cambiado radicalmente. Lo que tenemos que hacer, nuestro trabajo, no resulta para nada evidente y, además, el cambio es constante. Esto es así, al menos, para la mayoría de las personas. Es muy importante que tomemos consciencia de que somos profesionales del conocimiento, nos guste o no, lo creamos o no y queramos o no.

Por todo lo anterior, es por lo que es necesario que los profesionales aprendamos a trabajar. Y aprender a trabajar es cuestión de aprender a ser personas más efectivas. De ello va a depender el valor de nuestras aportaciones, nuestra felicidad, nuestro desarrollo y, por supuesto, nuestro futuro. Tanto en lo personal y en lo profesional.

La buena noticia es que ya sabemos qué es lo que podemos hacer para trabajar mejor y de manera efectiva. Conocemos bien el entorno: sabemos que es VUCA, líquido y condicionado por la tecnología. Además, gracias al trabajo de figuras como Peter Drucker, Stephen Covey o David Allen, entre otros, y a la ciencia cognitiva sabemos lo que hay que hacer para ser personas efectivas, eficaces y eficientes. Tenemos todo lo necesario para trabajar mejor gracias a metodologías como GTD® y OPTIMA3®.

Ya sabemos cómo gestionar de manera eficaz las interrupciones, cómo evitar que se nos olviden cosas, qué hacer para entregar nuestros proyectos en plazo y sin estrés, la importancia de pensar y decidir qué hacemos y qué no hacemos, cómo delegar de manera eficiente, etc… Sabemos cómo trabajar de manera más enfocada y concentrada, aprovechando de manera óptima nuestros recursos y capacidades. Es decir, que sabemos muchas cosas para poder trabajar mejor.

Afortunadamente, aunque no nos hayan enseñado a trabajar, ya tenemos a nuestro alcance lo que necesitamos para aprender y comenzar a trabajar mejor, de manera más efectiva. Todo depende de nosotros. ¿Te animas a aprender a trabajar?

Recopila para descansar mejor

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Llevas tiempo durmiendo mal. No sólo te cuesta conciliar el sueño, sino que te despiertas varias veces a lo largo de la noche. Te cuesta descansar bien y eso lo notas al día siguiente. Vaya que si lo notas: mal humor, apatía, falta de claridad. Y eso, día tras día. Resulta agotador e insostenible.

Apagas la luz y apoyas tu cabeza en la almohada. Cierras los ojos buscando ese momento de descanso que tanto necesitas. Es tu momento y, a pesar de todo lo que tienes por hacer, piensas que mañana será otro día. Toca desconectar.

Pero no. En seguida, en la oscuridad, empiezas a darte cuenta de que tu mente no tiene intención de ser cómplice de tu descanso porque para ella no ha llegado el momento. Tenéis tantas cosas por hacer que teme que se te olviden. No lo va a permitir.

Por esa razón comienza , sin que tú se lo pidas, a realizarte todo tipo de recordatorios: cosas que no has hecho, cosas que tienes que hacer, cosas que quieres hacer, cosas que no quieres hacer pero tendrás que hacer,… Un torrente de actividad reminiscente de tu día a día que te gustaría que ella te guardase en silencio para el día siguiente. Porque lo que tú quieres y necesitas es descansar.

“Tu mente está para tener ideas, no para guardarlas”. David Allen

Sin embargo, esto no funciona así. Tu inseparable amiga no te va a dejar descansar porque, a falta de un sistema que te funcione de verdad, durante años le has pedido que te recuerde las cosas. Además, le has demostrado que, a pesar de lo mucho que te falla, te sigues fiando de ella.

Y ella, que es muy bien mandada y amiga fiel, seguirá tratando de recordarte las cosas siempre que intuya una oportunidad de hacerlo. Y lo hará, generalmente, en el momento menos adecuado. Pero no se lo tengas en cuenta, no lo hace a propósito. Es que le estás pidiendo algo que no sabe, ni sabrá, hacer bien.

Llegada esta situación, ¿qué puedes hacer para solucionar esta situación?. La respuesta es sencilla: pon todos esos asuntos en un sitio externo a tu mente para que no se vea obligada a recordártelos. Porque está claro que tú sí te fías de ella, pero la muy puñetera no se fía de ti. Desarrolla el hábito de recopilar o capturar para que tu mente sepa que ya no tiene que recordarte cosas.

“Si tu mente no descansa, tú tampoco lo harás”

Recopilar o capturar consiste en anotar, siempre, en algún sitio fiable todo lo que pasa por tu cabeza y que capte tu atención. No tienes que hacer más. Nada más. Sólo anotar y hacerlo siempre. Sin pensar y sin hacer. Esto ya lo harás más tarde.

Porque anotar en un sitio externo (una libreta, un post-it, un app en el móvil,…) todas esas llamadas de atención que te está haciendo tu mente te ayudará a eliminar todo ese ruido silencioso que te impide, entre otras cosas,  dormir. Además, te aportará la tranquilidad de saber que nada se te va a olvidar.

Más adelante y en otro momento, tendrás que pensar y decidir qué hacer con eso que has anotado, cómo y cuándo hacerlo. Pero, por el momento, recopilar todos esos pensamientos y preocupaciones es todo lo que debes hacer para comenzar a ganar tranquilidad y mandarle a tu mente el mensaje de que puede, también, desconectar y comenzar a descansar.

Y, entonces, sí que podrás pensar que mañana será otro día. Un día lleno de posibilidades para ser una persona más efectiva. Te animo a que lo pruebes porque quien recopila, descansa.

Dedica tiempo para hacer tu trabajo

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“Alguna gente quiere que ocurra, otras desean que ocurriese, otras hacen que ocurra.” Michael Jordan

Ya sabes que pensar y decidir qué haces y qué no haces es fundamental para los profesionales del conocimiento.

Si no piensas y decides de manera adecuada puedes, entre otras cosas, caer en el perjudicial voluntarismo de pretender hacer más cosas de las que realmente puedes. Ya sabes que quien mucho abarca poco aprieta, por muchas imposiciones que te pongan o te pongas.

La realidad es que pensar y decidir es una condición necesaria, pero no suficiente, para ser  una persona más efectiva. Sacarte el carnet de conducir, es condición necesaria para poder conducir pero no es suficiente para ser un buen conductor. Pues con lo de pensar y decidir ocurre lo mismo:  es insuficiente para ser un buen profesional del conocimiento.

Porque, aunque pienses y decidas sobre tu trabajo no conseguirás resultados salvo que  dediques tiempo para hacer esas cosas sobre las que has pensado, decidido y  comprometido.

A medida que vamos interiorizando la potencia de pensar, decidir, organizar y revisar regularmente todos nuestros asuntos, es posible que surja una insuficiente sensación de control sobre nuestro trabajo. Es cierto que tener un «mapa» con todo lo que tienes que hacer es mejor, mucho mejor, que no tenerlo. Pero también es cierto que tener un mapa para no moverte, es de dudosa utilidad.

Si procesas, organizas y revisas tu trabajo, habrás mejorado tu efectividad de forma evidente respecto a si no lo haces. Sin embargo te estarás quedando a la mitad del camino. La palabra «hacer» está en la propia esencia del concepto de efectividad para los trabajadores del conocimiento del presente y del futuro.

Para ser una persona realmente efectiva, tendrás que dedicar tiempo a «hacer». Sólo así conseguirás alcanzar resultados haciendo bien las cosas correctas.

Deja de que tu bandeja de email se llene

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Sí, deja que tu bandeja de email se llene. No me he vuelto loco, aunque tendría razones para poder hacerlo. Me imagino vuestras incrédulas caras y puedo suponer lo que estará pasando por esas cabecitas productivas. Cosas, por ejemplo, como:

  • “Perdona. Tú, que llevas más de 6 años usando GTD®, ¿vas y me dices eso ahora?”
  • “¿Precisamente uno de los objetivos de GTD® no era tener las bandejas de entrada vacías?”
  • “¿Después de que he desarrollado e interiorizado el hábito de procesar de manera productiva mi email, ahora ya no tengo que hacerlo?”
  • “¿Es la nueva moda productiva cool?. ¿Dejar que el email reviente?”
  • “Voy a dejar de leer este post, que éste no sabe de lo que escribe…”

Antes de irte, espera un momento. Todo esto viene al hilo de una conversación con un amigo. Me comentaba que había días en los que era imposible dejar vacía la bandeja de email. Y cuando lo conseguía, rápidamente volvía a llenarse. Nunca conseguía dejar la bandeja vacía. ¿Nunca?. Nos montamos unas películas con nuestras creencias que no veas.

Por si no lo sabías, tu trabajo no consiste en el leer el email. De la misma manera, ser una persona productiva tampoco consiste en vaciar la bandeja de email… y mantenerla vacía. De hecho, vaciar la bandeja de email es muy fácil: seleccionas todos los emails, le das a «Eliminar» o «Borrar» y ya la has vaciado. Objetivo cumplido, ¿verdad?. Va a ser que no.

Tú sabes que no se trata de eso. Si queremos mejorar nuestra productividad personal ganando confianza y tranquilidad en lo que hacemos, tenemos que procesar los emails de nuestra bandeja de entrada (y en general, las cosas de cualquier bandeja de entrada). Es cierto, que hay que procesar todos los emails que tengamos en la bandeja y que, al terminar, la dejaremos vacía.

Pero vaciar la bandeja es una consecuencia, no un objetivo. Cuando se da esa situación de tener la bandeja de email vacía, sentimos esa sensación de control sobre todo y todos. Incluso te imagino mirando humildemente por encima del hombro  y con el pecho hinchado como un pavo a tus compañeros. Una mirada presumida de quien sabe que tiene algo que los demás no tienen. De quien sabe que ha conseguido algo que lo demás creen imposible. Sí. Tu bandeja de entrada es la única que, probablemente, esté vacía en ese momento en toda la oficina. Reprimes las ganas de gritarlo en voz alta y mostrar tu pantalla en blanco a todos.

Pero esa euforia puede desaparecer rápidamente. Has metido un gol en el minuto 89 y te han empatado en el 91. Sí, me pongo metafórico porque ahora en casa hay dos nuevas aficiones: el fútbol y los Pokémon. No os voy a desvelar cuál es la mía. Pero volvamos al tema que me distraigo. La cuestión es que, al poco tiempo de tener tu bandeja impoluta y vacía, vuelven a entrar emails.  Y de qué manera, ¿verdad?. Menos mal que no has dicho nada antes a tus compañeros.

¿Qué haces ahora?. ¿Sigues procesando todo lo que entre hasta volver a dejar la bandeja vacía?. ¿Te enfrentas a ese tsunami constante de emails?. Es posible que aparezcan dudas de para qué procesar, para qué pensar y decidir. Al final, volvemos a estar igual. Como el hamster en la rueda. La bandeja deja de estar en blanco para llenarse de nuevos correos que te susurran “abremé y leemé”. Como le cantaban las sirenas a Ulises en su regreso hacia Ítaca. Bueno, parecido.

No te preocupes. Resiste y deja de que tu bandeja se llene. Sí. Es lo que os decía antes intencionadamente. Deja que se llene porque tu trabajo no es vaciar el email. Tu trabajo consiste en aportar valor en lo que haces, y el valor lo aportas pensando, decidiendo y haciendo bien lo que tienes que hacer.

Si ya has procesado tu email, cierra tu bandeja. Seguro que tienes muchas acciones en tus contextos que puedes hacer y tachar. Ponte con ello y avanza.

Y mientras deja que la bandeja de email se llene porque tú, que sabes y usas GTD®, sabes que tienes todo lo que necesitas para volver a dejarla vacía cuando quieras. Eres tú, con GTD®, quien mantiene tu email bajo control. Así que deja de preocuparte y deja que la bandeja de email se llene.