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#efectividad2017: Mis compañeros creen que tengo superpoderes

 

En el post de hoy, publico la cuarta de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando en 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy tengo la satisfacción de entrevistar a David Jodra, responsable del Área de Proyectos de Tyntec, emprendedor y con más de 13 años de experiencia en el sector de las tecnologías de la información.

Conozco a David desde hace tiempo, cuando coincidimos en “épocas profesionales pasadas”, y me siempre me llamó la atención su proactividad para conseguir resultados, su nivel de compromiso, las ganas de aprender y la búsqueda permanente del equilibrio entre las diferentes áreas de su vida.  

En esta entrevista, David nos cuenta cómo conoció la metodología GTD®, su experiencia de aprendizaje y como la efectividad personal ha pasado a formar parte de su vida. Espero que la disfrutes tanto como yo.

David, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Después de 5 años trabajando como ingeniero, en 2009 me encontré en una posición de manager en la que el número de tareas se multiplicó exponencialmente y mi anterior sistema de organización iba a explotar. Debía hacer algo, si no el estrés acabaría conmigo.

Pasé horas investigando por Internet, hasta que encontré algo que se llamaba GTD®, que me convenció.

Lo iba haciendo a mi manera hasta que hasta que mi amigo David Sánchez me habló del libro de David Allen y me introdujo de lleno en el mundo de la efectividad personal. Y, a partir de este momento, GTD® se convirtió en una pieza imprescindible de mi vida, tanto personal como profesional.

¿Cómo fueron tus ‘primeros días’ al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Inicialmente, GTD® era para mi un simple sistema de listas, un “apoyo”. Era muy útil, pero me decía a mi mismo que nunca iba a pasar mucho tiempo solo actualizando mi sistema de organización.

Pese a ello, inconscientemente cada día dedicaba más tiempo a la gestión de GTD®, hasta darme cuenta de que era una inversión: el trabajo productivo era cada vez más rápido y efectivo. No era solo un sistema de listas, era mucho más: me permitía ser 100% productivo en cualquier contexto.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

No solamente me “caí del vagón” varias veces, sino que en algunos casos hasta me pasó el tren por encima.

Cuando no era constante en mi sistema de organización, perdía su utilidad, y llegué a abandonar el sistema durante meses. Luego el estrés regresaba y me ponía a correr hasta atrapar nuevamente el tren.  

La parte positiva es que cada caída vino acompañada por una mejora del sistema, cambiando los puntos débiles que me impedían ser constante por otros más óptimos.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

En 2014 tomamos la decisión de mudarnos la familia entera de Madrid a Alemania, con dos niños muy pequeños (1 y 3 años). Aparte de empezar en un trabajo nuevo, debía reconstruir mi vida familiar: guardería para los niños, encontrar vivienda, acostumbrarme a un idioma y una cultura distintos…

El nivel de exigencia de lo que tenía por delante era muy alto, por lo que decidí pegarme al 100% a mi GTD®, para que la mente no me bloqueara ante la complejidad. Aunque GTD® no haga milagros, mejoró la efectividad, redujo el stress y me dio grandes resultados en este proceso.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

Me ha enseñado a pensar de forma más ágil. Cuando tengo un proyecto largo y complejo – personal o profesional –  solo necesito desglosar la siguiente tarea y en cuanto tengo un rato libre ejecutarla sin interferencias, lo que se traduce en mayor efectividad.

Esta actitud genera una sensación de seguridad y confianza que reduce el estrés tanto en mi mismo como en la gente que me rodea.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Hay los que me ven como un “friki” y los que demuestran interés y curiosidad. No me suelo encontrar medias tintas. Por suerte, los segundos suelen ser más que los primeros 🙂

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Tras unos años de utilizar GTD®, quise mejorar mi sistema de organización añadiendo las perspectivas de las que habla David Allen en su libro. Cómo había muy poca documentación al respecto, me puse a hacerlo a mi manera, intentado desglosar los propósitos de la vida: ¿para qué estoy en este mundo?

El hábito de priorizar o incluso descartar las tareas de acuerdo a los propósitos que me he definido en la vida me llevó a otro nivel de productividad: se redujeron enormemente los proyectos empezados y no acabados, ya que todo proyecto y sus tareas deben pasar por el filtro de si realmente están alineados con mis propósitos.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Muchas veces mis compañeros creen que tengo superpoderes, no se me olvida nada y ejecuto las tareas de forma muy rápida.

Cuando les cuentas el “secreto” de los superpoderes, suelen interesarse por cómo funciona realmente GTD®. Incluso en mi trabajo me pidieron si les podía hacer una clase de GTD® para todo el departamento, que también querían aprenderlo. Aprender estos hábitos de efectividad personal son muchos años de voluntad y práctica, aunque la clave es despertar esta curiosidad para empezar.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Un hábito muy importante para mí es apuntar cualquier tarea que me venga a la cabeza, en cualquier momento y en cualquier lugar. Es un “outsourcing” de pensamientos que me permite una efectividad y concentración mucho más alta, evitando que estos pensamientos vuelvan 528 veces a mi cabeza. Viene una vez, lo capturo y se va hasta que le toque ser procesado. Y para esta captura suelo utilizar mi móvil. Socialmente esto se ve como “este está siempre mirando whatsapp” aunque realmente se trate de lo contrario, un gran hábito productivo 😉

Cada email que recibes

Envías el email pensando que ya has hecho lo que tenías que hacer.

Coges otro y lo mismo. Así uno tras otro.

Tratas de automatizar el proceso con la obsesión de dejar a cero una bandeja que siempre recibe, que siempre se llena. Podrías pasarte, y te pasas, los días dedicándote a eso. Responder, responder y responder. Enviar, enviar y enviar.

Tu objetivo no es otro que responder cada email. No importa si eso es lo que había que hacer.

Tratas a todos por igual, sin dedicar tiempo y ni atención a pensar el significado de su contenido. Café para todos en un trabajo donde la aportación de valor de las cosas que haces nunca será la misma.

Pasas a ser una especie de autómata en lanzar emails, entrando al juego de esas interminables, absurdas e inútiles conversaciones de correos donde el valor que se aporta tiende a cero. Esas conversaciones donde parece que gana quien antes responde, quien más activo está y quien menos valor aporta al dejar de hacer lo que debería estar haciendo.

Tu trabajo no es contestar emails, pero aún así crees que es lo que tienes que hacer. Además de creerlo, si no lo haces, te sientes mal. ¿Qué pensarán de ti?. ¿Cómo no vas a responder?.

Sin embargo, deberías hacerte otras preguntas. ¿Te pagan por responder emails?. ¿En eso está tu valor?. ¿Ese es tu diferencial?. ¿Responder correos como una máquina?. Sabes que no y nadie lo cree. ¿Por qué consideras que es lo que debes hacer?.

Adoptar esa actitud y ese comportamiento es fácil porque no te exige pensar. Comportarte así te evita tomar de decisiones sobre qué dejas si hacer. Asunto complicado cuando crees que es imposible.

Si respondes a todo, nadie podrá enfadarse contigo. Como si eso fuera importante. No quieres responsabilidad… aunque lo que tú quieras importa poco.

Piensa, decide y sé responsable. Sólo así podrás salir del improductivo ciclo sin fin que supone responder cada email que recibes.

Es posible que, por eso, sí te paguen.

La primera herramienta para usar GTD®

Bloques de madera de juguete colocados en escalera

Algunas personas que toman contacto por primera vez con GTD® pueden sentirse un poco abrumadas por los conceptos, la propia dinámica de la metodología y, sobretodo, porque viendo el potencial que tiene, quieren ponerla en marcha de manera inmediata. Es algo normal.

Buscando respuesta a esa inmediatez por querer usar el sistema cuanto antes, a veces se cae en el error de buscar la solución en una aplicación, un software o una herramienta, que haga funcionar GTD® por nosotros. Ya sabes que eso es imposible y, en lugar de una ayuda, será una dificultad añadida y un problema para que desarrolles los hábitos que te harán ser una persona más productiva.

La inquietud por encontrar la mejor herramienta es algo habitual. Sin embargo, la búsqueda debe ser un proceso gradual y, desde luego, no debe llevarse a cabo en los primeros momentos de contacto y aprendizaje de la metodología. Al principio, es necesario centrarse en aprender y desarrollar los hábitos.

Pero, ¿con qué herramienta se puede o se recomienda comenzar?. Si partimos del hecho de que lo importante es centrarse en los hábitos, al principio es recomendable comenzar con la herramienta que ya uses, o alguna que ya conozcas, si es que te estás organizando de alguna manera. ¿Utilizas Outlook, Gmail o Evernote?¿Te organizas en una hoja Excel o en hojas en Word que subes a Dropbox?. ¿Sigues anotando en una agenda o en un cuaderno?. Bien, cualquier de ellas te vale. Si ya la estás usando, no busques más. Sólo necesitas algo que te permita escribir, usar listas de elementos y que puedas llevar contigo en todo momento.

A medida que vayas avanzando y consolidando hábitos, siempre que lo consideres interesante, podrás evaluar y probar nuevas herramientas que te apoyen en el uso de GTD®. Para cuando llegue ese momento, mi colega y amigo Jesús Serrano está realizando un exhaustivo análisis del grado de adecuación de diferentes herramientas para implementar GTD®. Pero insisto, cada cosa a su tiempo.
GTD® es una metodología sencilla y potente que se basa en principios sencillos y hábitos al alcance de cualquier persona. Su utilidad dependerá exclusivamente de cómo aprendas e interiorices esos hábitos. Por ello, si quieres comenzar con buen pie, dedica tu atención a su aprendizaje y despreocúpate por la herramienta con la que vas a gestionar tu sistema.

Acaba con los insectos de tu email

Por fin lo has conseguido. Intuyes que esa pequeña sensación de liberación que sientes sólo durará segundos. Eso que crees que te has quitado de encima, volverá. Más que intuir, lo sabes. Lo que has hecho, no es lo tendrías que haber hecho.

En lugar de pensar detenidamente qué es eso que te había llegado, de definir bien qué hacer y qué tenía que pasar para darlo por terminado, simplemente has reaccionado. Lo has querido poner en el tejado de alguien con la errónea sensación de que, así, era una cosa más que habías terminado.

Una reacción instintiva, primaria y, en cierto modo, alineada con una parte ancestral de nuestra evolución… como querer quitarse un insecto que molesta. Un insecto que, por más que le espantes una y otra vez, siempre acaba volviendo… más cabreado, más molesto, más insistente.

Entre todo tu trabajo hay multitud de esos insectos. En tu bandeja de email, especialmente. Son esas cosas que llegan, poco claras, parecen poca cosa, te molestan y con las que crees que no tienes que hacer nada. Si las ignoras o si te las quitas de encima sin pensar, persisten y vuelven con más peligro potencial.

Además, parece que unas llaman a otras. La bola se va haciendo más grande. Rápidamente tu bandeja se va llenado de todos esos insectos. Todo un enjambre.

Tratas de espantarlos, respondiendo rápido y sin pensar. Quieres quitártelos de encima para que no te molesten. Cuanto antes mejor, para poderte centrar en otras cosas. Pero, haciendo eso, sabes que esos insectos volverán. Y aún así lo haces, con la esperanza de que la persona a quien se lo envías te resuelva la papeleta y haga tu trabajo.

Grave error. Porque al tratar ese asunto así, siempre vuelve. Y cuando lo hace, te cabreas, te distrae y gastas energía, otra vez, con ese maldito insecto. Te cansa. Te agota.

Llega un momento, después de varios días de frustración y de comprobar que estás en un ciclo sin fin, en el que decides acabar con la situación de una vez. En lugar de reaccionar quitándotelo de encima, te paras a pensar y decidir qué vas a hacer. Vaya sorpresa…

Te lleva menos tiempo y esfuerzo de lo que creías, y tras vencer la pereza inicial, ya sabes qué es lo que hay que hacer. Entiendes qué tiene que pasar para que ese insecto se vaya y no vuelva. Ha sido tan fácil que te sorprende. Te vuelves a cabrear, pero esta vez por no haber hecho antes lo que tenías que haber hecho: pensar. Decides hacerlo con el resto, uno a uno. Sin prisa.

Ya sabes que una de las claves de tu trabajo está en pensar sobre las cosas. Incluso con esos insectos. Es cierto que no tienes costumbre de hacerlo, pero se puede conseguir. Te enseñaron, y aprendiste, a reaccionar poniendo los asuntos en el tejado de otra persona lo antes posible. No  importaba si hacías lo correcto y/o lo necesario. Daba igual. Reaccionar rápido, pensar poco y devolver cuantas más cosas mejor. Pero sabes que tu trabajo es mucho más que eso. De hecho, tiene poco que ver con eso.

La próxima vez que aparezca un insecto en tu email, en lugar de reaccionar ya sabes lo que tienes que hacer. Piensa y decide, sin prisa, qué hacer con ello y cómo hacer para que, una vez se vaya, no vuelva. La solución siempre es más sencilla y te llevará menos esfuerzo que pasarte el día tratando de espantarlos… inútilmente.

GTD: Caerse es normal

Algo va mal. Lo notas. La sensación de control que llevabas sintiendo durante semanas ha empezado a desvanecerse peligrosamente.

Lo peor es que no sabes la causa. Bueno, igual sí la sabes, pero no eres consciente.

Además, tu nivel de estrés ha vuelto a una senda creciente. Aún está lejos de aquellos niveles de hace semanas. Lejos aún de cuando comenzaste, en serio, a darte una oportunidad con GTD.

Piensas que, seguramente, la pérdida de sensación de control esté muy ligada con que el estrés esté llamando a la puerta de nuevo. Ya te lo habían advertido. En su momento no caíste en ello, pero ahora tiene todo el sentido. Cuando tenías todo bajo control, cuando capturabas, procesabas y organizabas como había que hacerlo, nada se escapaba.

Pero ahora, hay cosas que se escapan y vuelven en forma de urgencias. Aparecen sin que tuvieses consciencia de ellas. Cuando te encuentras con ellas, ya es tarde.

Algo has tenido que dejar de hacer, o algo estás haciendo de forma diferente a como habría que hacerlo, para llegar a esta situación.

Experimentas una sensación contradictoria. ¿Será un problema de la metodología?. ¿Será tan compleja como creías al principio?. ¿Tendría más sentido retomar la estéril búsqueda de algo fácil que se adapte a ti?. ¿Algo con lo que consigas resultados rápidos?. Desde luego, es tentador…

En su día comprendiste que la sencillez de lo que propone GTD es evidente. También que te iba a suponer esfuerzo aprender a trabajar así. En tu eterna búsqueda por la píldora fácil para mejorar tu productividad, esa que te habían dado a probar tantas veces sin resultados, te encontraste con la realidad.

¿Te habrás equivocado ahora también?. ¿Te habrán vuelto a dar gato por liebre?. ¿Es esto para ti?. Una mezcla de esperanza, frustración y cabreo te embarga. Reflexionas por unos momentos.

Recuerdas que ya te advirtieron de que esta situación iba a llegar. Y que además iba a llegar varias veces. «Incluso los que llevamos años de experiencia con GTD hemos pasado por aquí… y seguimos pasando», te decían. Escuchar aquello, en cierto sentido, fue reconfortante. Había una curiosa expresión para referirse a esto que te está pasando: «caerse del carro».

Ahora comienza a encajar todo. Ha llegado el momento, ha llegado ese momento. Te has caído.

Después de semanas de saborear la sensación de control sobre tu trabajo, la proactividad en la toma de decisiones y lo gratificante que es trabajar con enfoque en las cosas relevantes, ha llegado el momento que te advirtieron que llegaría.

El sistema comienza a fallar. No de manera completa pero carece de la solvencia que tenía al principio, cuando hacías todo lo que había que hacer y cómo lo debías hacer.

Reconoces que hay cosas que has dejado de hacer. Hay hábitos que creías interiorizados y que, evidentemente, no es así. Has dejado de capturar en todo momento. Procesas de manera menos rigurosa, seleccionando elementos para procesar, dejando otros para más adelante… sobretodo con el email. Y la regla de los dos minutos ha pasado a dominarte, en lugar de dominarla tú a ella… Seguro que hay más cosas. Te has confiado en exceso. Demasiado pronto.

Ha llegado el momento de volver a tomar las riendas. Y para eso, tienes que volver a subirte al carro. Afortunadamente, tienes todo lo que necesitas: sólo tienes que volver a aplicar los fundamentos de la metodología. La sensación de control, la proactividad en la toma de decisiones y el enfoque volverán.

Comprendes, en un ejercicio de sinceridad, que no ha fallado el método. Has fallado tú. Caerse es algo normal y forma parte del proceso. Otro aprendizaje más. Enhorabuena, estás en el camino