Archivo de la etiqueta: habitos

Algunos beneficios que he obtenido con GTD®

Este año se cumplirán 8 años desde que tomé contacto por primera vez con GTD®, la metodología de productividad personal de David Allen. Os podéis imaginar la cantidad de cosas que he podido vivir en estos años.

He sido padre tres veces; he abordado gran cantidad de proyectos personales y profesionales; he cambiado de puestos y responsabilidades profesionales; he continuado aprendiendo y cuidando mi desarrollo,…

Sí, se han quedado asuntos por el camino, pero me parece justo reconocer que, entre otras cosas, he podido lidiar con todo ello gracias a GTD®.

Ya escribí en su día sobre lo que significaba para mí aprender GTD® y el cambio que ello suponía. Soy un firme convencido de que GTD® aporta a las personas muchas de las cosas que necesitan para poder organizarse y gestionar su vida mejor. Todo ello, siendo muy consciente de que este mundo cada vez cambia más rápido y nos pone a prueba cada día, ¿verdad?

Con el ánimo de que mi experiencia pueda ser útil, me apetecía compartir algunos de los beneficios que, a nivel personal y profesional, sigo obteniendo gracias a los hábitos y comportamientos que hay detrás de GTD®. Allá van:

  • Gestionar mi vida de manera integral: ya hablé en su día de la falacia de tener una vida personal y profesional. Tú eres tú, en el trabajo, con tu pareja, con tus clientes, con tus hijos,… ¿Alguna vez has pensado en cosas del trabajo fuera ese ambiente?. ¿Piensas en aspectos de tu vida personal cuando estás en el trabajo?. Seguro que sí. En mi caso, poder gestionar mi vida como «un todo» me ayuda a ser más eficiente y a tomar mejores decisiones.
  • Gestionar las interrupciones de manera efectiva: he escrito aquí y aquí sobre ello, pero sin duda una de las grandes aportaciones de GTD® ha sido aprender comportamientos concretos para «interrumpir las interrupciones». Todo un descubrimiento.
  • Trabajar con enfoque: reducir el impacto de las interrupciones que interfieren en mi actividad, hace que pueda centrarme en lo que estoy haciendo en cada momento. La multitarea es cosa del pasado.
  • Conciencia del equilibrio entre vida personal y profesional: reconozco que, en ocasiones, es complicado y que GTD® no hace milagros. El equilibrio entre la vida personal y profesional es siempre un reto, pero ser consciente en cada momento de cómo estás respecto a ese reto ayuda a tomar perspectiva y ver las cosas de otra manera.
  • Tranquilidad al tener mi trabajo bajo control: si, hay cosas que se quedan sin hacer. Eso forma parte de la naturaleza de nuestro trabajo. Sin embargo, tener un inventario completo de todo lo que voy a hacer, y de lo que no voy a hacer, me aporta tranquilidad y sensación de control en el día a día. Sin duda, un gran aliado contra el estrés.
  • Confianza del entorno: cumplir tus compromisos demuestra profesionalidad y seriedad en lo que haces y cómo lo haces. También lo hace saber decir no, con seguridad y argumentos, antes de comprometerte con alguien o algo. Disponer de un inventario completo y actualizado de todo lo que tienes que hacer te aportará la información que necesitas para, en todo momento, saber a qué te puedes comprometer y que debes dejar para más adelante.
  • Descansar mejor: aunque con tres peques es complicado ser dueño de tu sueño, utilizar el sistema de confianza que propone GTD® me ayuda a tener la mente libre y dejar de usar la memoria par acordarme de las cosas. Esto hace que descanse mucho mejor que antes. Puedes leer un poco más aquí sobre ello.

Es evidente que se pueden alcanzar algunos de los beneficios anteriores sin usar GTD®. Sin embargo, la experiencia me dice que, cuando comienzas a probar las ventajas de los hábitos que forman parte de GTD®, experimentas un cambio cualitativo y sostenido en tu vida.

Sinceramente, al inicio da igual si usas GTD® al completo o si prácticas algunos hábitos. La forma de aprender a usarlo varía de unas personas a otras.  Lo importante es comenzar un camino de mejora que puede impactar positivamente en tu vida y, por extensión, en la de los demás.

Recuerda que siempre puedes darte la oportunidad de probar y, si no te convence, volver a donde estás ahora. Espero que te haya sido útil.

Muchas urgencias son neglicencias

 

Todas las personas tenemos que atender imprevistos. Forman parte de la realidad. Y, en cierto sentido, se pueden considerar como un aliciente a la rutina del día a día.

El que todo cambie más a menudo y vivir en entornos VUCA hace que los imprevistos aparezcan con mayor probabilidad. Cuando esto ocurre, lo mejor que puedes hacer es reaccionar de la mejor manera posible.

Luego tenemos las mal entendidas “urgencias”. Hay personas que viven permanentemente en ellas. Algunas creen que debe ser así y que es imposible hacer nada por evitarlo. Otras creen que dar esa imagen les hace más interesantes e, incluso, aumenta su valor como profesionales. Obviamente, están equivocados.

Me atrevo a decir que, en la mayoría de las ocasiones, las urgencias no son imprevistos que surgen de la nada. En la mayoría de los casos son, como dice David Allen, “inputs mal gestionados”, neglicencias (cómo dice mi amigo José Miguel Bolívar) o descuidos a la hora de gestionar correctamente el trabajo al no tratar, en su momento, ese asunto como se debería haber hecho.

Muchas de tus urgencias son la consecuencia de creer que te acordarás de hacer cosas porque tu mente es privilegiada, o de no dedicar atención adecuada a pensar lo suficiente sobre las cosas o, entre otras cosas, de ir reaccionando ante todo lo que va surgiendo en tu entorno creyendo que tienes que hacerlo todo.

Si eres de los viven permanentemente en la urgencia, podrías reflexionar sobre qué debería haber ocurrido para que esas urgencias no se hubiesen producido. ¿Qué estaba en tu mano hacer para evitarla?. ¿Qué podrías haber hecho diferente?. Es muy posible que ahí encuentres la causa de la neglicencia de la que hablaba antes. No eches balones fuera.

Porque una cosa es un imprevisto y, otra, una neglicencia. Lo primero, simplemente ocurre. Lo segundo se puede evitar.

Poco a poco será suficiente

Mucha gente quiere conseguir de manera inmediata sus resultados. Y la mayoría de las veces, en estos casos, rápido es sinónimo de mal.

Generalmente, trabajar de manera acelerada es consecuencia de no haber empezado a trabajar antes. Se pierde criterio y perspectiva, y se desperdician recursos. Si finalmente consigues el resultado, no suele ser el deseado.

Empezar a trabajar en algo cuanto antes, después de pensar y decidir de manera objetiva sobre ello, es lo correcto. Hacerlo de otra manera hará que, probablemente, tengas que trabajar de manera estresante cuando se aproxime la fecha de entrega. Perderás efectividad en lo que haces.

Se trata de trabajar sin estrés empezando antes. Por muy lejos que parezca que está tu objetivo, normalmente está más cerca de lo que crees. Esa realidad imposible de controlar te lo suele poner difícil y es caprichosa con los imprevistos que tanto te disgustan.

Evita los atracones de última hora y prepárate, lo mejor posible, para las sorpresas. Porque si empiezas a trabajar antes, hacerlo poco a poco será suficiente para conseguir resultados sin estrés.

Recopila para descansar mejor

008_recopila-para-descansar-mejor

 

Llevas tiempo durmiendo mal. No sólo te cuesta conciliar el sueño, sino que te despiertas varias veces a lo largo de la noche. Te cuesta descansar bien y eso lo notas al día siguiente. Vaya que si lo notas: mal humor, apatía, falta de claridad. Y eso, día tras día. Resulta agotador e insostenible.

Apagas la luz y apoyas tu cabeza en la almohada. Cierras los ojos buscando ese momento de descanso que tanto necesitas. Es tu momento y, a pesar de todo lo que tienes por hacer, piensas que mañana será otro día. Toca desconectar.

Pero no. En seguida, en la oscuridad, empiezas a darte cuenta de que tu mente no tiene intención de ser cómplice de tu descanso porque para ella no ha llegado el momento. Tenéis tantas cosas por hacer que teme que se te olviden. No lo va a permitir.

Por esa razón comienza , sin que tú se lo pidas, a realizarte todo tipo de recordatorios: cosas que no has hecho, cosas que tienes que hacer, cosas que quieres hacer, cosas que no quieres hacer pero tendrás que hacer,… Un torrente de actividad reminiscente de tu día a día que te gustaría que ella te guardase en silencio para el día siguiente. Porque lo que tú quieres y necesitas es descansar.

“Tu mente está para tener ideas, no para guardarlas”. David Allen

Sin embargo, esto no funciona así. Tu inseparable amiga no te va a dejar descansar porque, a falta de un sistema que te funcione de verdad, durante años le has pedido que te recuerde las cosas. Además, le has demostrado que, a pesar de lo mucho que te falla, te sigues fiando de ella.

Y ella, que es muy bien mandada y amiga fiel, seguirá tratando de recordarte las cosas siempre que intuya una oportunidad de hacerlo. Y lo hará, generalmente, en el momento menos adecuado. Pero no se lo tengas en cuenta, no lo hace a propósito. Es que le estás pidiendo algo que no sabe, ni sabrá, hacer bien.

Llegada esta situación, ¿qué puedes hacer para solucionar esta situación?. La respuesta es sencilla: pon todos esos asuntos en un sitio externo a tu mente para que no se vea obligada a recordártelos. Porque está claro que tú sí te fías de ella, pero la muy puñetera no se fía de ti. Desarrolla el hábito de recopilar o capturar para que tu mente sepa que ya no tiene que recordarte cosas.

“Si tu mente no descansa, tú tampoco lo harás”

Recopilar o capturar consiste en anotar, siempre, en algún sitio fiable todo lo que pasa por tu cabeza y que capte tu atención. No tienes que hacer más. Nada más. Sólo anotar y hacerlo siempre. Sin pensar y sin hacer. Esto ya lo harás más tarde.

Porque anotar en un sitio externo (una libreta, un post-it, un app en el móvil,…) todas esas llamadas de atención que te está haciendo tu mente te ayudará a eliminar todo ese ruido silencioso que te impide, entre otras cosas,  dormir. Además, te aportará la tranquilidad de saber que nada se te va a olvidar.

Más adelante y en otro momento, tendrás que pensar y decidir qué hacer con eso que has anotado, cómo y cuándo hacerlo. Pero, por el momento, recopilar todos esos pensamientos y preocupaciones es todo lo que debes hacer para comenzar a ganar tranquilidad y mandarle a tu mente el mensaje de que puede, también, desconectar y comenzar a descansar.

Y, entonces, sí que podrás pensar que mañana será otro día. Un día lleno de posibilidades para ser una persona más efectiva. Te animo a que lo pruebes porque quien recopila, descansa.

Deja de que tu bandeja de email se llene

004-deja-que-la-bandeja-de-email-se-llene

Sí, deja que tu bandeja de email se llene. No me he vuelto loco, aunque tendría razones para poder hacerlo. Me imagino vuestras incrédulas caras y puedo suponer lo que estará pasando por esas cabecitas productivas. Cosas, por ejemplo, como:

  • “Perdona. Tú, que llevas más de 6 años usando GTD®, ¿vas y me dices eso ahora?”
  • “¿Precisamente uno de los objetivos de GTD® no era tener las bandejas de entrada vacías?”
  • “¿Después de que he desarrollado e interiorizado el hábito de procesar de manera productiva mi email, ahora ya no tengo que hacerlo?”
  • “¿Es la nueva moda productiva cool?. ¿Dejar que el email reviente?”
  • “Voy a dejar de leer este post, que éste no sabe de lo que escribe…”

Antes de irte, espera un momento. Todo esto viene al hilo de una conversación con un amigo. Me comentaba que había días en los que era imposible dejar vacía la bandeja de email. Y cuando lo conseguía, rápidamente volvía a llenarse. Nunca conseguía dejar la bandeja vacía. ¿Nunca?. Nos montamos unas películas con nuestras creencias que no veas.

Por si no lo sabías, tu trabajo no consiste en el leer el email. De la misma manera, ser una persona productiva tampoco consiste en vaciar la bandeja de email… y mantenerla vacía. De hecho, vaciar la bandeja de email es muy fácil: seleccionas todos los emails, le das a «Eliminar» o «Borrar» y ya la has vaciado. Objetivo cumplido, ¿verdad?. Va a ser que no.

Tú sabes que no se trata de eso. Si queremos mejorar nuestra productividad personal ganando confianza y tranquilidad en lo que hacemos, tenemos que procesar los emails de nuestra bandeja de entrada (y en general, las cosas de cualquier bandeja de entrada). Es cierto, que hay que procesar todos los emails que tengamos en la bandeja y que, al terminar, la dejaremos vacía.

Pero vaciar la bandeja es una consecuencia, no un objetivo. Cuando se da esa situación de tener la bandeja de email vacía, sentimos esa sensación de control sobre todo y todos. Incluso te imagino mirando humildemente por encima del hombro  y con el pecho hinchado como un pavo a tus compañeros. Una mirada presumida de quien sabe que tiene algo que los demás no tienen. De quien sabe que ha conseguido algo que lo demás creen imposible. Sí. Tu bandeja de entrada es la única que, probablemente, esté vacía en ese momento en toda la oficina. Reprimes las ganas de gritarlo en voz alta y mostrar tu pantalla en blanco a todos.

Pero esa euforia puede desaparecer rápidamente. Has metido un gol en el minuto 89 y te han empatado en el 91. Sí, me pongo metafórico porque ahora en casa hay dos nuevas aficiones: el fútbol y los Pokémon. No os voy a desvelar cuál es la mía. Pero volvamos al tema que me distraigo. La cuestión es que, al poco tiempo de tener tu bandeja impoluta y vacía, vuelven a entrar emails.  Y de qué manera, ¿verdad?. Menos mal que no has dicho nada antes a tus compañeros.

¿Qué haces ahora?. ¿Sigues procesando todo lo que entre hasta volver a dejar la bandeja vacía?. ¿Te enfrentas a ese tsunami constante de emails?. Es posible que aparezcan dudas de para qué procesar, para qué pensar y decidir. Al final, volvemos a estar igual. Como el hamster en la rueda. La bandeja deja de estar en blanco para llenarse de nuevos correos que te susurran “abremé y leemé”. Como le cantaban las sirenas a Ulises en su regreso hacia Ítaca. Bueno, parecido.

No te preocupes. Resiste y deja de que tu bandeja se llene. Sí. Es lo que os decía antes intencionadamente. Deja que se llene porque tu trabajo no es vaciar el email. Tu trabajo consiste en aportar valor en lo que haces, y el valor lo aportas pensando, decidiendo y haciendo bien lo que tienes que hacer.

Si ya has procesado tu email, cierra tu bandeja. Seguro que tienes muchas acciones en tus contextos que puedes hacer y tachar. Ponte con ello y avanza.

Y mientras deja que la bandeja de email se llene porque tú, que sabes y usas GTD®, sabes que tienes todo lo que necesitas para volver a dejarla vacía cuando quieras. Eres tú, con GTD®, quien mantiene tu email bajo control. Así que deja de preocuparte y deja que la bandeja de email se llene.